岗位描述
办公室主任
岗位名称：
办公室主任
本职工作：
负责公司办公秩序及行政事务管理。
直接责任：
（1） 制订办公室年度、月度工作目标、工作计划和预算并上报，经批准后执行。
（2） 制订办公室年度培训计划经批准后协助培训部实施和考核。
（3） 掌握和执行国家有关方针、政策和法律法规。
（4） 负责督办、检查各部门对上级指示和高管级会议决议的贯彻执行。
（5） 组织起草公司行政文件，对系统间发文做好法律审核。
（6） 组织全公司档案的管理工作。
（7） 巡视、监督、检查公司各部门办公秩序及办公室各项工作。
（8） 掌握办公室的整体工作情况及公司重大会议、活动情况，汇总分析各项检查结
果，定期为总经理、行政总监提供公司工作简报。
（9） 做好总经理和各部门的信息传递工作。
（10） 负责公司高管层、系统间会议及其他重大会议、活动的会务工作。
（11） 组织记载公司大事记，编撰公司辞典工作。
（12） 指定专人收集、整理公司内外的反馈信息及合理化建议。
（13） 组织做好公司印鉴、介绍信使用保管、函电收发和报刊征订分发工作。
（14） 负责掌印，合理合法使用公司印信。
（15） 组织做好公司文件的编号、打印及发放。
（16） 做好信访工作，处理重要信函，接待重要客人。
（17） 督办公司有关证照，办理公司的法律事务。
（18） 为总经理派出得力人员做好秘书工作。
（19） 负责对司机班车辆的统筹管理，监督检查车辆定点维修。
（20） 公司公共活动场所的使用。
（21） 负责公司通讯设备的检查、管理工作。
（22） 负责掌管公司各部门钥匙（财务部门除外）。
（23） 指定专人负责办公室文件、资料的保管和定期归档工作。
（24） 负责主管业务的检查改进与研究发展，并及时向行政总监报告工作。
（25） 指定专人负责总经理室办公用具、设备、设施的登记、保管和报损报失工作。
（26） 按程序做好与相关部门的横向联系，积极接受上级和有关部门的监督检查，及
时对部门间争议提出界定要求。
（27） 制定直接下级的岗位描述，定期听取述职并对其工作做出评定。
（28） 指导、监督、检查所属下级的各项工作，掌握工作情况和有关数据，视情况填
写过失单或奖励单，按程序办理。
（29） 定期向行政总监述职。
（30） 做好本部门各项行政事务处理工作，提高工作效能，增强团队精神。
（31） 及时、准确传达上级指示并贯彻执行。
（32） 主持办公室例会，参加公司有关行政方面会议。
（33） 审阅办公室及与其相关的文件，审核下级上报的月度工作计划、预算和有关作
业文件，视其性质内容，决定处理方式。
（34） 在必要的情况下向下级授权。
（35） 及时对所属下级工作中的争议做出裁决。
（36） 开展内部民主管理活动，调动和发挥员工工作的积极性、主动性、创造性，向
上级或有关部门提供合理化建议。
（37） 培养和发现人才，负责直接下级岗位人员任命的提名。
（38） 指定专人负责本部门办公用品的领用、分发和文件、资料、记录的收发、上报、
保管与定期归档工作。
（39） 组织做好保密工作。
（40） 指定专人负责本部门和下级部门所使用的办公用具、设备设施的建帐建卡、定
期盘点、报损报失工作。
（41） 完成行政总监交办的其他工作任务。
（42） 关心所属下级的思想、工作、生活。
（43） 代表公司与外界有关部门和机构联络并保持良好合作关系。
领导责任：
（1） 对公司办公秩序负责。
（2） 对文件的拟、收、发、定期归档负责。
（3） 对机密文件和文书档案管理不严，发生失密、泄密或丢失、损坏负责。
（4） 对印鉴、介绍信管理不严，使用不当造成不良后果负责。
（5） 对办公室工作目标的完成负责。
（6） 对所属下级的纪律行为、工作秩序、整体精神面貌负责。
（7） 对办公室预算开支的合理支配负责。
（8） 对办公室工作程序的正确执行负责。
（9） 对办公室负责监督检查的规章制度的执行情况负责。
（10） 对办公室所辖的设备、工具的完好性负责。
（11） 对办公室所掌管的公司秘密的安全负责。
（12） 对办公室给公司造成的影响负责。
主要权力：
（1） 对公司各部门办公秩序的监督检查权。
（2） 对重大会议根据需要有现场指挥权。
（3） 必要时有向总经理直接报告权。
（4） 有权向各部门索取必要的资料。
（5） 对总经理指示和高管级会议有权督办。
（6） 有权督促各部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作。
（7） 对公共活动场所使用的审批权。
（8） 对办公室所属员工及各项业务工作的管理权。
（9） 业务范围内紧急事件的权宜处理权。
（10） 对限额资金使用有批准权。
（11） 有对直接下级岗位调配的建议权、任命的提名权和奖惩建议权。
（12） 对所属下级的工作有监督、检查权。
（13） 对所属下级的工作争议有裁决权。
（14） 对所属下级的管理水平、业务水平和业绩有考核评价权。
（15） 有代表公司与外界有关部门和机构联络的权力。
管辖范围：
（1） 办公室所属员工。
（2） 办公室所属办公场所及卫生责任区。
（3） 办公室办公用具、设施设备。
（4） 公司通讯设备。
