“真爱·信息”信息学院新年联欢会
暨萨师煊精英基金颁奖典礼
案例分析
在信息学院院领导的支持下，于2009年12月27日信息学院主办、信息学院分团委信息学院工会承办了“真爱·信息”信息学院新年联欢会暨萨师煊精英基金颁奖典礼。
此次活动联合了信息学院工会、萨师煊精英基金会、信息学院分团委学生会、信息学院青年志愿者协会以及信息学院研究生会，实现了师生共同组织一同联欢，同时表彰了一年来表现优异的老师和学生，宣传了萨师煊精英基金，总结了信息学院一年来在全体师生的共同努力下所取得了成就。
现将此次活动（信息学院分团委学生会工作的）总结如下：
一、出现的问题
1.主持人迟到30分钟。直接导致晚会延后开始。
这是本次活动出现的最大问题。上午彩排结束后，主持人因为临时更换服装以及外出做造型的原因在时间上没有把握好，以至于到了既定的晚会开始时间主持人还未能赶到，致使晚会延迟了30分钟。
作为活动在组织方，信息学院分团委学生会文化部没有事先叮嘱主持人一定要提前赶到晚会现场，没有跟主持人说明情况（校和院领导会提前入席）以至于主持人主观地认为领导会晚到在时间上放松了警惕。
同时，文化部应该提示主持人找机会选择适合的方式就迟到对在座观众尤其是学校和学院领导表示歉意。
2.晚会即将开始时设备出现故障，话筒突然无法正常使用。
由于演出开始前现场观众管理比较混乱，文化部没有事先与负责观众管理的部门进行沟通，将部内所有工作人员安排在后台管理道具、催场和前台的视频音频控制上，并没有提前安排工作人员负责前排秩序的管理，以至于观众随意从前排经过，踩到地上的设备接线。这可能是导致话筒突然无法正常使用的原因。
3.晚会过程中该关闭的话筒没有及时关闭。
在节目串接的过程中，文化部负责道具的工作人员没有及时将该关闭的话筒关闭，导致现场出现一些后场的杂音。在道具彩排的工程中，文化部将主要注意力放在的道具和话筒的摆放和撤回顺序以及速度上，却忽视了要在节目结束后迅速将该关闭的话筒及时关闭这一点。另外，文化部应该事先与音响师傅沟通好，强调好哪一个节目结束后哪几只话筒应该关闭，这样音响师傅就可以在控制台将话筒及时关闭。
4.晚会过程中主持人串词多次出错。
虽然文化部已经事先对支持人进行过串词的彩排，但是在晚会过程中主持人还是出现了错误，甚至是一些比较严重的错误。
文化部对主持人过于信任，主观地认为因为他们很有主持经验所以应该不会出错，没有意识到本次晚会的特殊性——新年联欢会+颁奖典礼的形式。由于晚会形式的特殊性，在节目与颁奖之间有多次串接，同时晚会主题与主题之间也有多次串接，而且颁奖过程上场人员较多，这些都容易导致主持过程中出现错误，文化部应该对一些较容易出错的地方（如颁奖环节）对主持进行多次的彩排，将错误出现的可能降到最低。
5.获奖者领奖时秩序较混乱。
由于获奖者较多，文化部没有事先与负责组织获奖者领奖的部门沟通好，没有强调要叮嘱领奖同学领奖时不必在乎证书名字是否正确，下来再进行调换，以至于出现一些领奖同学在台上选择证书的情况出现，浪费了宝贵的晚会时间同时造成了一些混乱。
6.活动收尾工作没有及时完成。
文化部在晚会结束后没有及时完成活动相应的收尾工作，如活动总结的撰写、相应奖励规定的实施、活动宣传品的回收等。
活动总结应该是一个活动非常重要的一部分，学生活动的目的应该是从中学到知识积累经验，而经验的累积与传递很多时候都是靠活动总结。文化部不应该以准备考试为由不及时进行活动总结。
二、值得肯定的地方
活动过程中虽然出现了诸多问题，但在全体分团委学生会文化部同学的共同努力下，有很多地方仍然是值得肯定和坚持的。
1.充满创意的晚会策划。
在活动前期，文化部通过发动全体成员的创造力和想象力，得到了关于本次晚会的多种不同形式的策划，在融合各个策划的优点之后，得到了最后的富有创意又充分体现信息学院特色的策划——以时代变化、真爱传递为主线，展示随时代变化信息传递方式的变化，由朋友之爱、亲人之爱、男女之爱升华到家国之爱，展现一个充满爱的世界，同时也体现信息传递的重要性。
但是，不可否认，由于视频技术、艺术表达水平等方面水平的限制，策划所想要表达的内容和情感在晚会现场时并没有完全传递出来，让观众感受到，这也是以后组织晚会这类的活动需要提高的地方。
2.征集到大量的节目。
活动前期文化部关于本次活动对大一新生进行了多次多方面的宣传，并出台了一些奖励措施，在学院领导老师的支持下、在分团委老师的帮助下收集到了较多的节目，在数量上有了保障，为节目筛选奠定了基础。
同时，文化部力邀本院有表演才能的同学参与演出，征集到了不少大二以上年级同学的节目。另外，在学院的支持院工会的宣传下，信息学院教职工也积极参与到节目的准备中来，肖小波书记和杜小勇院长都参与了节目的演出，实现了晚会师生同乐的目的。
3.在时间紧任务重的情况下完成了晚会的视频制作。
由于晚会形式的特殊性以及晚会策划所定的多个不同分主题，本次晚会的视频素材收集、拍摄和制作工作相当繁重。
在文化部成员的努力下，在不到一个星期的时间内完成了视频的素材收集工作，在不到两个星期的时间内完成了视频的拍摄和后期编辑工作，总共完成了七个晚会相关视频的制作工作，保证了晚会主题与主题之间的串接、节目与颁奖之间的串接。
当然，由于水平所限，我们制作的视频效果并没有预期理想，在收集整改意见以后，在研究生会的帮助下最后完成了晚会所有视频的修改以及视频与PPT的连接工作。
4.准确到位的彩排，细致的催场和道具工作。
晚会开始前的彩排对晚会的有序进行起到了至关重要的作用。
由于本次晚会时联欢会+颁奖典礼的形式，晚会各个环节之间的串接难度比一般晚会要大，串接是否流畅直接影响晚会的质量。文化部分工明确，在彩排过程中，催场组工作人员给各个演员或演员组强调了出场顺序以及出场方式，保证了晚会过程中出场的正确性；道具组工作人员给每一个道具定好点，叮嘱每一位演员使用道具的注意事项，确保道具摆放和撤回的正确性和迅速性。
5.面对紧急情况时沉着冷静。
文化部在晚会开始前反复强调过：晚会过程中经常都会遇到一些意想不到的紧急情况，这时候快速反应是一定的，但要切记不能着急，要沉着冷静。当出现演员话筒不出声的时候，干事拿着正常的话筒应该立即上台为演员更换而不是询问部长怎么办；当出现意外情况时，部长首先要冷静，千万不能跑来跑去，这样会让干事更加着急。
本次晚会马上就要开始时设备突然出现故障时，得知后文化部并没有把此事宣扬出去，而是保持冷静，一方面找来音响师傅排查故障原因，另一方面联系逸夫四百会议中心工作人员看是否有其它替代措施。庆幸的是，几分钟后设备又恢复正常，晚会可以正常开始。
6.晚会的互动性。
开通的投票和留言通道增加了晚会的互动性，让观众也能参与到其中来，同时也是对晚会节目受欢迎度的及时反馈。
三、需要改善的地方
1.大型活动的分工和沟通问题。
纵观整个活动可以发现，出现的问题中很大一部分是由于分工不明确而造成的。由于参与此次活动的部门多，涉及的范围广人员多，自然接口就会很多。分工不明确，沟通做不好，活动的每一部分就无法正常连接，容易造成工作效率低、推卸责任的情况，很难保证活动的质量。
在本次活动中，我们应该在活动一开始就做好明确的详细的分工，找好各部分工作的责任人，各责任人要及时沟通确保工作方向一致。最好不要牵扯太多部门进来，那样接口太多反而影响工作进度。各责任人再在自己的团队中将工作进一步细分，再分别认定负责人。这样，横向和纵向的管理并行应该能提高工作的效率和质量。
2.关于提高晚会节目质量。
晚会的水平很大程度上是由节目的水准决定的。
在本次晚会中，虽然文化部在前期征集到了大量的节目，但是由于都是同学们利用课余时间自发准备的，缺乏整体的设计和策划，节目质量都比较一般。尽管文化部进行了筛选，也针对每一个节目也多次给予了修改意见，并进行了修改后的验收工作，但是晚会节目在整体水平上还是比较低。
在以后的类此活动中，文化部应该更加提高对节目质量的要求，必要时安排工作人员对每一个节目进行跟踪监控，参与到节目的排练组织中去，并对演出时演员服装、造型等做进一步细化的要求，以提高节目质量。
另外，在节目的编排上也要注重观众的不同需求。在一台由老师和同学共同参与表演和观看的晚会中，要平衡老师和同学对节目类型的不同需求，节目可以多元化。
3.培养本院大型晚会主持人。
由于本次晚会定位为本院师生同乐的晚会，在主持人的选择上应该选择本院学生和老师。
主持人对于一场晚会正确地进行应该是起着很重要作用的，而且本次晚会中有许多颁奖环节，对主持人来说更是一种考验。以后举办这样大型的晚会的机会还会有很多，我们应该在平时多注重培养本院大型晚会的主持人。可以鼓励同学们多参与到如五四主持人比赛这类比赛中去，同时在平时的院内活动中多提供一些锻炼的机会。
信息学院分团委文化部
2010年03月20日
