档案管理
第一节 文书资料管理
公司档案是公司的历史财富，也是公司决策和改进现实工作的重要依据，为使其管理科学化、规范化，特制定本制度。
第一条：公司行政人员负责档案资料的归档督促和日常管理工作 第二条：公司各部门在工作活动中开成的各种有保存价值的档案资料，都要按照本制度的规定在总经办备份。 第三条 归档范围
（1）公司印发的公文
（2）公司的各种规章制度、实施细则、程序文件 （3）公司与其他单位签订的合同、协议书等文件正本 （4）公司重要会议资料、包括会议通知、决议、总结、重要发言、会议纪要等
（5）上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、条例、规定、计划等文件资料
（6）公司对外的正式发文及有关单位来往的文书及传真 （7）公司重要的技术资料、供应商档案资料、客户资料等 （8）公司管理人员任免的文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料
（9）公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录间、录像等
（10）公司及产品的获奖证书原件 （11）公司保密制度中规定的保密范围材料归档管理
第四条：重要资料承办人应及时将办理完毕或经批准的文件资料、收集齐全，加以整理，送交档案管理人员归档。
第五条：一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的重要文件资料，由此项工作的负责人收集并交总经办归档保管。 第六条：档案管理人员的职责：
1、掌握公司文件资料的归档范围，收集保管公司重要的文件资料
2、认真执行定期归档制度。对公司的重要文件资料平时分类收集，每年12月底应将归档文件资料进行整理，凡在年底执行完毕的，在年度末全部归档，按合同号一次保存；本年度末执行完的合同，转下一年度继续执行。
3、公司人员查阅和借用文件资料时，应根据公司文档保密级别由公司不同部门签字确认后方可借阅。 第七条：归档的方法
1、采取分年度、分类别，按客户档案、公司内部档案、项目档案三种不同保管期限进行分类立卷归档。
2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在批复年立卷；没有批复的，放在请示年立卷；跨年度的文件或合同放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
4、由各部门所作方案、资料及其他相关须存档材料，各部门整理后交于总经办。
5、总经办对所交资料核实后，登记并归类存档。 第八条：保存的期限
1、永久保存：
（1）公司章程；（2）股东名册；（3）股东会纪录；（4）财务报表；（5）相关政府核准文件；（6）不动产所有权及其他债权凭证；（7）其他经核定永久保存的文书；（8）各种规章由总经办永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。
2、10年保存：
（1）预算、决算书；（2）会计凭证；（3）项目计划资料、报告书； （4）志愿书、违约书；（5）往来公文、重要信函； （6）期满或解除的合同；（7）其他经核定须保存10年的文书。
3、5年保存：
（1）期满或解除的一般合约；（2）其他经核定须保存5年的文书。
4、1年保存：无效后的文书或资料无长期保存必要的。
第九条：档案文件的借阅
1、借阅流程
（1）文书档案，以就地查阅为主，各部门人员需要借用或抄录、复印档案时，须经总经办主管签字后方能办理借阅手续。
（2）资料档案的借阅，包括项目资料（策划报告、调研报告、图纸等）可直接到总经办办理借阅手续。 （3）档案的借阅要严格遵守保密制度。
（二）借阅归还文档时应注意事项
1、在借阅或归还文档时，必须严格履行借阅手续，借阅文档需按公司保密制度执行，借阅双方当面对所借材料进行详细检查、核查。
2、借阅的文档应加以爱护、保管，不得随意转借、抄录、复印、涂改、勾画或撕页，不准污损、剪裁、抽换或拆换，如违反上述规定，视情节严重报公司领导处理。
3、调动、离职人员，应和总经办联系及时办理清退调阅手续。
4、外单位需借阅或抄录、复印我公司档案时，必须持有单位介绍信，并经我公司总经理签批后方能使用，借期不能超过三天，借阅人对所借档案要当面核实，不得转借。
第二节 合同文本管理制度
第一条 合同拟定
合同由相关业务人员负责草拟，部门经理校核，总经理审批。 第二条 合同签订
公司需要对外签约时，须先将合同交由总经理批准后，由业务经办人到管理部门处填写《印章使用表》，并写明使用合同的内容，方可盖章，否则不予办理。 第三条
合同的管理
1、签约后的合同原件统一交总经办，由总经办负责保管，复印件由签约单位保管。
2、合同按年限分类存档。每一年度的合同，归入本年度合同文档。
3、期满合同保管期限为10年。普通合同如广告合同、租房合同等的保管期限为5年。 第四条 合同的查阅
1、合同不准借走带出公司。
2、查阅一般合同原本，须经总经办准批，重要合同或涉及到预算费用的合同等须经总经理准批。
第三节 印信管理制度
第一条 目的
为加强对公司印章的刻制，保管及使用、改正与废止的管理，严格控制印章的使用范围，特制定本制度。
第二条 使用范围
凡是以公司名义、权利与义务发出的有关文件合同者，均应遵守此制度，以本制度执行。
第三条 职责
1、印信具有法定性、权威性、效用性。公司印章由公司财务部负责保管及使用。
2、公司印章不得私自带出，如有特殊情况需带出使用的，需到管理部门登记填写行政章使用登记表，由总经理签批，管理人员须随同前往。
第四条 程序 1、种类
（1）公司印鉴：公司的公章，是按照国家的规定，由有关部门正式批准制作，或由上级机构颁发印章，代表公司的法定名称和权利。
（2）部门专用章：如合同章、财务章、工程章。公司为履行某一专项职责或某一专项权利的印章，具有特殊的使用范围。
2、印章刻制、改刻
公司印章的刻制由指定部门经理负责，经总经理签批后办理：需持有公司证明，在持有公安部门颁发的特种行业营业执照的刻章单位制作。同时，需要更换或废止的印章应由负责保管人迅速将印章交还公司指定的管理部门。
3、印信保管
（1）重要印章由总经理或指定部门经理负责保管，财务用章由财务部负责保管。
（2）本制度的制定下发和修改、废止，由总经理决定。 （3）印章的保管必须有健全的制度和严格的纪律。所有印章，必须由指定部门经理或财务人员负责保管，未经领导批准，不得擅自委托他人代管。保管人员接到印章后，必须进行登记。登记具体项目包括印章名称、颁发部门、收到枚数、日期、领取人和保管人姓名、启用时间等，各项必须登记清楚。 （4）印章的保管必须完全可靠。所有的印章应置于牢固的柜里，特别重要的印章，应放在保险柜里，并随时锁好柜子，以免发生意外。
（5）保持印章清晰。保管人员对所保管的印章，应经常检查，保持印章的清晰。
（6）如果发现印章有异常现象或丢失，应该保护现场，并及时报告领导，迅速查明情况，妥善处理。
4、印信使用：要建立用印登记制度。所有用印，都要进行详细的登记记录，（登记的项目主要：有用印时间、用印编号、用印部门、用印事由、批准人、经办人、盖印人姓名）经总经理签字后方可盖章。
销售收款管理流程
一、目的
规范公司销售收款，加速应收款的回笼，规避财务管理风险。
二、使用范围
适用于公司所有项目的销售收费管理.
三、销售流程
1、签订认购协议
销售部或销售代理公司与客户谈好认购协议，交客户签字盖章，销售部、财务部审核无误，财务部收取房款后加盖“合同专用章”，签初认购协议书，如有优惠、折扣情况，需核对优惠审批会签単，并将优惠审批会签単存档。销售部或销售代理公司与客户办理收款通知书（收款通知书中应注明购买的房号、姓名、销售面积、销售单价、成交总价、定金比例、付款方式等内容），收款通知书要经销售部项目经理、财务主管、出纳签字。
2、签订购房合同
销售部或销售代理公司收集客户签约所需材料，收回认购协议，与客户签正式合同，经部门负责人审核后，交客户签字盖章后，送财务部审核登记。
3、收款
（1）签订认购协议后客户交纳定金，签订购房合同后客户交纳房款，财务部负责收款，并编制收款日报表。
（1-1）签订认购协议后客户交纳定金销售部与客户签署房产认购书后，由公司财务部人员负责收取定金、审验成交价格、合同房款及认购协议书、收款通知书，审核无误后，在购房协议书上加盖合同章，为客户开具收据，同时做好销控。编制收款日报表 。
（1-2）签订购房合同后客户交纳房款
（1-3）现金收款必须保证准确及安全，所有现金收入必须经点钞机复检过方可 收下，送存银行时将出现假钞必须由当班销售收银负责赔偿。
（1-4）POS机收款持卡人须为购房者本人，如由其他人代为刷卡，POS机交易単中必须有购房者、刷卡人两个人的签字。必要时要求持卡人写份承诺书多，承诺同意代购房者缴纳房款。使用未设密码的信用卡刷卡需验证持卡人身份证件（留存复印件），POS机交易单第一联和发票（收据）记帐联粘贴在一起交财务部入帐，第二联交客户。
(2)票据（支票、汇票、本票）收款
1）销售收银人员对客户交付的支票、汇票、本票等票据须认真进行审核，重点査看出票日期、金额、收款单位名称、用途是否填写无误，没有填全这些要素的，需销售收银人员当场补齐。所有票据的出票方和购房者名称不符的，必须由原出票方出具委托书原件，未提交委托书的可暂时先给客户开具收据，待补齐后再进行更换发票。
2）支票付款的必须当场填写保证书，如遇票据退票，及时与客户联系，同时告知置业顾问进行催收，客户来取退票时，要求他们补齐退票房款，并交回原发票（收据），同时用红字发票冲回，重新按实际交款方式开具新发票。
3）销售收银人员应及时将收到的票据原件通过票据传送人员交给财务部出纳，并将票据复印件、委托书原件、保证书原件和发票（收据）记帐联粘贴在一起交财务部入帐。
（3）按揭收款
按揭收款中，由按揭银行直接交付财务部。销售收银员应于收到按揭进帐单的当天开具发票，并录入销售系统，特殊情况不得晚于次日。所有按揭进帐清单（即按揭贷款借方凭证）应和发票（收据）记帐联粘贴在一起交财务部入帐，按揭进帐汇总単（即特种转帐贷方传票）单独摆放，如只有按揭进帐单而无汇总単的，需在按揭进帐清单上注明。
（4）尾款客户交尾款时应核对应收款，出现不符及时通知财务部核对，确认后再行操作。
（5）退房款：合法销售情况下，原则上调换不退，如有特殊情况，确实需要退已收房款，经销售负责人批准后，销售部办理退房审批会签中，经公司、总部领导审批后办理已收房款退款手续。
（6）开票
（6-1）发票领取：每当收银前台库存仅剩1本时，请速与财务部联系，预约领取。一般一次可以领取2本，特殊情况可另行处理。空白发票、收据要求放置在保管箱内并妥善保管，若有遗失、损毁要立即与财务部联系。
（6-2）发票管理：收银前台要建立发票、收据领用登记薄，填写领用存情况，并要与交接人签名并签署交接日期。发票领用存日报表要在每月6号前上报财务部。已用完的发票必须在2个工作日内一并交到财务部。
（6-3）发票装订：严格按税务局的要求装订发票。封面内容要填写清楚完整，并将销售软件打印的票据清单与已用发票核对后装订在每本发票的最后一页。
（6-4）支票退票客户重新付款时，需先冲回原发票（收据）后再按新付款方式重新开票
（6-5）发票（收据）各栏内容必须填写齐全，包括交款人姓名、楼号、付款方式、支票号码等相关辅助信息，并且必须在当日输入系统，核对正确无误。
四：销售管理
1、财务部、销售部建立销售台帐。日常帐必须日结日清，即当天收款和开具发票必须当天登记，并核对相符（包括税控系统），每月结束再对系统发票汇总数与税控系统的发票汇总数核对一致，
2、每日清帐，以便登记每日的交接単，明确职责。
3、每日收取的现金必须及时存入银行，并将收取的票据和每日存入银行的现金逐笔登记《领取现金及票据登记簿》由取款人签字确认。
工程款支付管理流程
一、目的
规范工程款支付流程，明确各相关方在工程付款各环节审核（批）的责任，确保工程款的正确支付，杜绝错付、超付，以确保工程质量和进度，控制工程成本。
二、适用范围
适用于公司工程预付款、进度款、结算款、设备款、保修金、工程尾款、零星工程款的支付
三、工程预付款、进度款和结算款支付流程
（一）工程预付款支付流程
1、施工单位提交预付款《工程款支付申请表》给预算专员，施工单位项目经理要签字确认；
2、预算办根据合同约定的预付比例审核预付款，签署预付款《工程款支付申请表》然后交给财务部；
3、财务部再次复核后，交给总经理和董事长审批，然后将审核审批通过的《工程款支付申请表》交给出纳安排付款。
（二）工程进度款支付流程：
1、施工单位先向工程部提交进度款《工程款支付申请表》，要求附上已完工程的预算书，一式叁份（工程部、预算办、财务部各一份），施工单位项目经理要签字。
2、工程部审核当月完成的项目及相关工程量，审核完毕由工程部经理签字后交给预算专员。
3、预算专员审核已完成工程量，并审核工程预算价，确定当月完成工程造价，根据合同约定，审批工程款，然后预算专员签字确认。（注：预算办要求提供电子版预算书时，施工单位要积极配合。）
4、预算专员将进度款《工程款支付申请表》上交财务部审核。
5、财务部审核无误后，将进度款《工程款支付申请表》交由总经理和董事长审批。
6、施工单位根据审核审批通过的进度款《工程款支付申请表》中的金额开具当地建安发票，发票需按进度款《工程款支付申请表》中的工程项目分别填开。
7、施工单位将审核审批通过的进度款《工程款支付申请表》以及相同金额的建安发票上交到财务部，财务部再次复核《工程款支付申请表》的金额是否与发票金额一致，以及核对发票的各项内容后，交到出纳处办理该款项的转付。
8、其他注意事项：
（1）施工单位要提供开户信息并加盖公章，开户信息内容有：单位名称、合同编号、开户名称、税号、账号、开户行。
（2） 工程预算书要按单位工程分开，设备基础的土建工程与房屋的土建工程要分开。
（三） 工程结算款支付流程：
1、施工单位向工程部提交《工程款支付申请表》（必须经施工单位项目经理签字并加盖印章）
2、现场工程师核实本次请款的实际完成工程数量及工程质量，并签署《工程款支付申请表》
3、工程部经理核实工程质量和数量并签署《工程款支付申请表》
4、工程完工后，由施工单位向预算专员提交电子版的结算书，同时提供相应的设计变更、与工程造价相关工作联系单、工程签证单等。
5、预算专员根据图纸及设计变更、工作联系单、工程签证单等进行审核，经双方共同确认后，由预算专员出一份结算书，并复核已付款、扣款和本次付款金额与工程进度、合同的一致性后，确定实际应结算的金额，然后签署《工程款支付申请表》。
6、分部工程进度验收结算应有《工程质量竣工验收记录》和《工程验收合格证书》，单位工程竣工结算款支付时还应具备《工程竣工报验表》、《工程竣工报告》、《工期核定报告》。
7、预算专员将结算款《工程款支付申请表》及相关的审核上交财务部审核。
8、财务部再次复核已付款、扣款和本次付款金额与工程进度、合同的一致性后，确定实际应结算的金额，审核无误后将结算款《工程款支付申请表》交由总经理和董事长审批。
9、施工单位根据已通过审核审批的《工程款支付申请表》开具建安发票。发票金额为本次完成工程造价金额（不含甲供材）扣减已开票金额。开具的发票必须有税务局的签章以及施工单位的发票专用章。
10、如果工程结算涉及甲供材的，预算办需按定额中所耗用的量，以及财务提供的单价计算所用甲供材金额，并提供给施工单位，由施工单位开具建安发票时将甲供材税金一并开具。
11、施工单位将审核审批通过的结算款《工程款支付申请表》以及相同金额的建安发票上交到财务部，财务部再次复核《工程款支付申请表》的金额是否与发票金额一致，以及核对发票的各项内容后，交到出纳处办理该款项的转付。
四、其他付款审核要点
1、工程预付款审核：预付款=合同金额×预付%
2、工程进度款审核：由施工单位编制上报，工程部技术经理签署意见的已完工程进度报表，经预算经理审核，双方确认，并核对有关合同条款无误。
3、工程进度款=合同金额×已审核进度%；检验是否超付：合同金额-合同金额×已审进度%-已付金额
4、工程结算款审核：根据预算部已审核工程结算。
工程结算款=结算总价-下浮价-保修金（或扣留金额）-预付款-进度款-甲供料款-扣款。
5、保修的审核：在合同规定之保修期满后，经使用部门核实无质量问题时方可办理。
保修金=（结算价-下浮价）×保修%-扣款
6、设备款的审核：材料设备款的支付，主办人必须附上相应送料单、入库单、施工单位领用单及材料设备发票，再根据合同审核支付，工程结束后，按实结算，若发生新增加材料设备，必须经设计单位签认后给予结算。
7、零星工程款的审核：零星工程即无合同的工程按实结算后给予付款。
