建设项目档案资料试点单位
总结与经验推广办法
各建设集团在建项目部：
为落实关于加强控股集团在建工程档案资料管理，规避和抵御各种风险，确保投资收益顺利实现提供可靠的档案资料基础保障的指示精神，在严桂夫同志的指示和参与下，我们于2013年6月至2014年4月分别在南京雨润星雨华府项目、南京雨润国际广场项目、淮安城市公司、西安项目、池州项目、常州项目（新板块）、怀远项目（老板块）等7家建设项目进行了不同类型项目档案资料工作试点。经过10个月的试点，目前已完成验收总结，现将情况简要通报如下：
一、试点概况
根据《雨润控股集团建设项目档案资料管理办法》，试点工作的主要做法是：
1、开展启动动员，传达董事长指示,提高参试单位领导、中层干部、档案资料员对试点工作的认识。
2、成立专家小组，有序指导建档。通过电话、网络、现场等多种形式，对参试单位档案员按月进行检查和手把手指导，及时跟催和落实整改情况，为项目档案管理夯实基础和提供技术保障。
3、适时召开现场会，深入推进试点工作。2013年11月25日在试点工作较好的淮安城市公司召开现场会，各试点单位汇报试点情况，现场学习淮安城市公司的做法和经验；专家上课培训，并对37名档案资料员进行现场考试；集团领导进一步明确试点要求。现场会对试点工作推动很大。
4、实施岗位工资和津贴，稳定档案工作队伍。
5、建立档案员网络，实行业务垂直管理。试点中分别建立了档案员QQ群，档案业务由集团档案室垂直管理，建设项目档案员每月定期接受档案部门的监督和指导，并定期反馈月结资料。畅通了沟通渠道，加强了上下联系，推动了试点工作扎实开展。
二、试点验收
2014年4月,由控股集团办公室、各子集团办公室有关人员和特聘的3位档案专家组成检查验收组,对参与试点的7家建设项目进行了检查、验收。按照验收方案,验收内容主要为“组织管理”、“文件形成质量”、“档案收集整理质量”和“档案安全”等四个方面35个点,验收组逐条对照检查。
从验收情况看,各试点单位都成立了档案工作领导小组， 制定了各项规章制度,建立了档案管理网络,设臵了独立的档案室,添臵了档案工作设备,发放了专职档案员的岗位津贴；指定专人负责项目档案资料的收集、管理工作, 项目建立了档案台账,项目各部门也建立了文件资料收、发台账。
验收组认为,参与试点的单位，档案工作有了显著改进，正逐步走向正轨，完全达到了试点目的。
三、试点单位存在问题
1、项目档案室隶属不统一，应统一隶属项目办公室（综合部）。
2、项目档案资料员的专业知识缺乏，大多未经培训，无上岗证。
3、档案管理网络不健全，未能覆盖建设项目的每个部门，如监理单位和各施工单位未列入管理网络。
4、项目档案资料收集不完整、不规范，存在缺失和复印件现象。
5、大事记记录不规范、不完整。
四、根据对7个单位的试点考察发现，集团建设项目档案资料管理存在以上普遍性问题。现针对问题，集团档案室总结了以下建设项目档案资料管理注意事项及经验失误，计划推广至全集团，供项目部对照学习并实施。
1、处理好与施工员、质检员、材料主管、其他相关部门的关系，是档案工作能够顺利实施的关键。档案管理过程中必须按照“合作、互助”的原则处理好与上述资料形成人员和部门之间的关系。
2、在专业技术上面要有较好的水平才能使别人信服，才能树立起档案管理的威信。首先要提高自身的技能，到相关部门进行档案培训，尽量能持证上岗，做到在档案管理方面事事心中有底。
3、在工程一开工时就严格按档案室要求和优质结构标准进行收集整理，做到及时归档和齐全完整，以减少施工过程中一些不良因素对档案工作的影响。
4、各级领导和档案资料员充分认识档案工作对工程和项目使用价值所起的作用，务必把好档案管理工作关。
5、加强合同管理，项目公司应对总包单位签订的分包合同、协议，包括分包单位的资质加强管理及时收集归档。已便于项目公司对工程的全面管理。
6、加强印章管理，项目上停止在工程各种文件材料中使用“****工程资料专用章”，不论是施工单位还是建设单位，使用“****工程项目部”印章。在工程文件上签章、签名时，必须签署时间。保证资料的有效性。
7、加强资料管理，江苏省内新开工的工程或单体工程（如：南京雨润国际广场地下车库项目、已开工的工程（如：淮安项目），统一使用江苏省“工程档案资料管理系统”管理工程档案资料，保证资料的完整、系统。将归档资料的质量和数量写进施工、监理等合同。
8、强化工程管理，确立项目公司在工程建设过程中的领导地位，特别是建设、施工、监理同为雨润集团的时候，施工、监理单位必须服从建设单位的领导。
9、各项目公司应及时与当地城建档案部门、质量监督部门取得联系，参加城建档案部门组织的培训和学习。请当地城建档案部门的工作人员到项目上指导和检查，提高资料管理水平，为日后档案验收和移交打下基础。
10、作为档案分管领导，应定期组织档案工作会议，做好各部门之间的沟通协调工作，确保各类档案及时收集、整理，得到有效保护。
11、对施工单位上报需进行设计变更、技术核定等事宜使用表单，建议统一使用江苏省2013年版“洽商记录”表，公司甲方项目部应要求施工单位在涉及结（决）算的表单文件中尽量转化成“洽商记录”的形式的表单.12、凡是竣工图上存在修改的内容应用云线标注，并在空白处写明修改出处和基础文件依据；
13、施工单位发至公司项目部的文件和资料都必须标注页码，对施工单位和监理单位的签字、盖章的要求，要字迹清晰，盖章合法，同时要求监理单位对过
程中资料进行严格把关；
14、公司项目部需严格管控监理单位对分部分项工程验收资料的完整性，必要时，需要求监理单位将验收资料目录提报公司项目进行审核把关；
15、项目档案按单体规模进行分类整理归档，如：人防工程、办公楼、主塔楼、住宅楼、公寓楼等，把握一个单体一个质监号，一个质监号一套完整资料的关键点。涉及同一单体，不同工程的应该分类分开归档，图纸整理亦是同一道理；
16、开工报告应按一个单体单独归档；
17、公司项目部应对总包单位的分包单位签订的分包协议进行收集归档管理，以便于项目公司作为甲方单位对工程的更细致、全面的管控；
18、施工单位（总、分包单位）上报的报审表、工序报验等各类资料不允许出现“资料专用章”，必须使用项目部章，落款要有时间、有相应项目责任人签字，此工作可要求监理单位进行过程中管控；
19、在项目桩基工程决算前，还未收到桩基验收资料的情况下，公司项目部应主动要求当地城建管相关档案专家进行现场资料归档验收的指导和帮扶，便于桩基验收资料的后期提报，对发现的问题及时安排施工单位做好修正和配合工作；
20、对隐蔽工程验收报验等提报的资料必须是原件，不允许出现复印件，监理单位要及时对施工单位过程中资料进行管控、检查，做到资料的完整有效；
21、对于报规划、审查、消防的图纸和资料，具备原件存放在公司要做好原件保存，若只能使用复印件存档，应做好原件存档地点记录及使用情况记录。
控股集团董事会办公室
2014年5月
