校学生会秘书处新干事培训材料（文秘部分）
——各种学生会文件的写法及注意事项
一、计
划
1、标题
标题一般由单位名称、时限、内容、文种四部分组成，不成熟的计划在标题下注明“草案”、“征求意见稿”、“讨论稿”等字样。
例：山东工艺美术学院学生会2006——2007学年第一学期工作计划
单位名称
时限
内容文种
2、正文
写明制定计划的依据（根据上级要求、当前面临的实际情况），计划的目的与任务（具体写明目标、任务、要求，一般分条目来写），计划的步骤（具体明确的写明完成任务的采取的步骤、措施、人力物力的分配、时间安排等，一般要分条列项来写）。 例：
在即将到来的新的学年里，校学生会在总结上学期工作经验的基础上，将进一步贯彻“全心全意为同学服务”工作宗旨，在加强内部建设的同时维护同学权益，开展丰富多彩的活动，为使学生会在本学期更好更有效地开展工作，根据长清校区的实际情况，特制定工作计划如下：
一、继续完善学生会组织建制：
校学生会自律检查委员会将联合秘书处对所有学生会成员通过考试等形式作一次综合测评，严格纪律，公正、公平的批阅后进行奖惩。
为使学生会组织具有强大的凝聚力和战斗力，确保学生会工作正常运行，工业设计学院学生会将进一步加强学生会的各项工作制度的落实，特别是档案管理制度、会议制度、奖惩制度等等，加强内部建设。
人文艺术学院学生会秘书处将会对该院学生会管理制度进行完善，进一步制定一系列更适合的规章制度，加强对新老干事的管理，使学生会的工作能够更加顺利的进行。
……
3、结尾
结尾要署上制定计划单位名称和时间，上报或下达的计划，要加盖公章。
例：
校学生会秘书处
2006年6月29日
例文1
山东工艺美术学院 学生会秘书处新干事培训计划书
为全面提升学生会秘书处新干事综合素质，了解秘书处工作职能，熟悉学生会工作方式及内容，更好地发挥秘书处在学生会中上传下达的作用及组织、安排、协调学生会各项活动的作用。为此，秘书处将组织新干事培训活动，具体安排如下：
妙笔生花、游刃有余——掌握学生会各种文件的写法
培训目的：熟悉各种文件的格式及语言组织技巧，使具备及时修改、拟定学生会各种文件、指导帮助学生会各部及各学院学生会做好活动的总结及计划的能力。
培训文件类型：工作计划、总结、规划、报告、决议、通知、信函、通讯 培训方式:向新干事展示各种规范的学生会文件，并加以讲解需要注意的问题，同时提供不合格的学生会文件，供鉴别。
培训时间：2006年12月11日（周一）18：00 培训地点：第几 教室
注重礼仪、有礼有节——加强秘书处对外联系工作
培训目的：加强学生会秘书处同各部门（校团委、学生会主席团、各学院团总支、学生会各部、各学院学生会）的交流与沟通，更好的协调好学生会各项工作。
培训方式：通过事例讲解秘书处在对外联系时需注意的问题及对突发事件的处理方式，介绍各部门负责人称谓及联系方式，了解在对各部门联系时的需注意的礼节。
培训时间：2006年12月13日(周三)18：00 培训地点：学生会办公室
深思熟虑、事无巨细——完善秘书处工作步骤 ，提高工作效率
培训目的：提高新干事的处事能力，使在工作中考虑到各方面影响，做好最充分的准备，提高秘书处整体的工作效率，尽量避免工作失误。
培训方式：通过事例讲解做好一件事需要有哪些准备，需要考虑到哪些不确定因素及如何应对突发事件，保证工作的圆满完成。
培训时间：2006年12月13日(周三)18：00 培训地点：学生会办公室
校学生会秘书处
2006年11月29日
附所需材料：
1、各种规范及不合格学生会文件（工作计划、总结、规划、报告、决议、通知、信函、通讯）
2、各部门（校团委、学生会主席团、各学院团总支、学生会各部、各学院学生会）的联系方式
3、学生会纳新的各种材料及各项准备工作
4、学生会新干事培训的材料及各项准备工作
二、总
结
1、标题
标题的三种形式（单位名称+时间+文种型、只出现总结内容不出现文种型、主标题+副标题型）。 例：
山东工艺美术学院学生会2005——2006学年第二学期工作总结
单位名称
时限
内容文种
我院公开选拔处级干部是改革干部制度的一次成功尝试
只出现总结内容
提高学生综合素质有新路
——某学院教学改革总结 主标题、副标题
2、正文
前言部分，即正文的开头，简明扼要的概述某个阶段的工作后任务的基本情况，为主体内容的开展做必要的铺垫，要根据表现主旨的需要而定。
主体部分，主要包括成绩和缺点，经验和教训，从中提炼出带有规律性的东西，作为今后的工作的借鉴，切勿事无巨细，一一罗列。 例：
转眼间05—06学年第二学期即将结束，山东工艺美术学院学生会在学院党委领导下和团委指导下，坚持“全心全意为同学服务”的原则，针对长清校区的实际情况，对学生会组织建制作了一定的完善与调整，并开展了一系列丰富多彩的生活学习活动，丰富了同学们课余生活的同时，带给同学们大量文化、专业知识，促进了同学们之间的交流与沟通，真正起到了老师和学生之间的桥梁纽带作用，活跃了学院的良好学术氛围。现将山东工艺美术学院新校区学生会本学期工作总结如下：
与时俱进、开拓创新——组织建制篇
新学期伊始，为使我校学生会工作更加完善具体，扩大我校学生会的影响，同时加强驻长清高校间的交流与沟通，为今后在长清大学科技园各高校间举办大型校间活动打造基础。新校区学生会秘书处、社团部联合组织了以与各高校学生会间互相交流学习为目的的驻济高校走访活动，活动取得圆满成功。
本学期初，人文艺术学院学生会工作较上学期更加的制度化、规范化，该院学生会秘书处参照校学生会的考核制度，并根据其院学生会的特点进一步修改了人文艺术学院学生会考评制度，使之更趋完善，并据此核算出每学期学生会成员的考核分数，以此来作为参评“优秀学生会干部”的标准之一。考评制度加强了对学生会成员的管理，增强了紧迫感，使学生会成员在工作中更加积极主动，从而提高工作效率，也将使其学生会各部的工作进一步完善。 工业设计学院学生会秘书处根据长清新校区的具体情况，重新进行了工业设计学院学生会章程的编写。学生会章程的出台，为其学生会以后的工作确定了大的工作方向和工作具体要求。
5月中旬，新校区学生会自律检查委员会针对学生会全体成员开展了“以礼待人，以德修身——重新树立学生会形象”的计划。号召学生会全体成员认真学习，深刻反思，及时纠正自己在学习生活中的不良习惯，从我做起，先律己，后律人，为树立学生会形象不懈努力。
„„
3、结尾
主要写存在的问题和今后努力的方向，一般字数较少，概括写出即可。在右下角具名和日期。 例：
本学期即将结束，以上是山东工艺美术学院新校区学生会本学期活动总结，在学院领导和全体老师及同学的支持下，学生会在本学期工作中取得了较大的成绩，但仍看到有不足的方面，在今后的工作中会戒骄戒躁，积极吸取经验教训，不断完善进取,我们信心十足，相信在领导的指导和关怀下，在各部门和各学院学生会的共同努力下，山东工艺美术学院学生会一定会再接再厉，再创辉煌！
新校区学生会秘书处 2006年6月23日
例文1
走访驻济高校活动总结
新学期伊始，为进一步完善学生会组织建制、更好地为全校同学服务，新校区学生会秘书处和社团部本着虚心学习、共同提高的原则共同组织了以学生会之间的交流学习为目的走访驻济高校活动。
3月10日开始我校学生会陆续走访了山东轻工业学院、山东交通学院、山东中医药大学、中华女子学院山东分院、山东联合大学五个学校，各校学生会均友好接待，双方就学生会建制、内部管理、部门分工、工作规程、学生会干部选拔与考核制度等问题进行了交流。虽然各校长清校区学生会基本由大
一、大二同学负责，有些工作还不是很具体完善，但各校学生会干部还是对我们提到的问题给予了极为客观中肯的阐述，我们对其提到的关于我校学生会的问题也作了较好的回答，现场气氛活跃，各校均表示学到了很多东西。
学生会建制方面各校学生会大体相同又各有特点，基本都是在其学校党委领导、团委指导下独立开展工作。山东轻工业学院学生会设主席一名，副主席三名，团委指导教师担任学生会秘书长职务，校学生会主席团下设有社团联合会、大学生艺术团、秘书部、宣传部、外联部、安全部、自律部、体育部、生活卫生部、文化事业部、网络信息部。生活卫生部主要负责协调解决同学们在新校区的衣食住行中出现的各种问题、帮助同学们解决生活方面的困难。下设有伙食管理委员会，负责协调解决同学们在餐饮方面关心的问题。伙食管理委员会成员是伙食管理委员会办公室领导下,由校学生会生活卫生部成员和各学生会分会生活卫生部成员组成.本着“以人为本,一切为学生服务”的宗旨,唱响“让您满意,使我们最大的心愿”的口号.山东轻工业学院学生会文化事业部负责学校内各类讲座的安排，以及各种校内文化活动的组织和开展，丰富同学们的校园文化生活。网络信息部负责学生会网站的建设与维护，以及组织和开展各类电脑技能的比赛活动。秘书处只负责档案和规划，不做活动，由各部上交一年的计划，经汇总后，安排筛选一部分作为主要计划，统筹安排其他活动。秘书处每周有二人去本校学习查看档案资料。
山东交通学院长清校区学生会受学团工作部直接领导，主要由常委会及其下属各部组成，常委会设主席一名，副主席六名，下设办公室、学术科研部、宣传部、调研部、文艺部、生活勤助部、女生部、卫生部、体育部、社团部、自律检查委员会、广播站、杂志社十三个部。其中办公室类似我校学生会秘书处，广播站负责学校宣传和发布通知，调研部负责校外社会现象调查，这一方面类似我校学生会社会实践部。
山东中医药大学学生会不设主席团，主席分常委主席和名誉主席，学生会有秘书处、自律委、学习部、体育部、宣传部、生活、卫生部、文艺部、社会实践部九个部，该校有社团联合会，与学生会平级。
中华女子学院山东分校学生会设主席团和六个部分别是学习宣传部、外联部、生活卫生部、文艺部、体育部、自律委，不设秘书处。
在组织活动方面，各校各有特点，山东轻工业学院由于学校规模较大，所以学生会组织的都是一些比较大型的活动，并且一部分活动已由校级推为省级，其社会影响力较大。山东交通学院学生会在举办活动时也会到入石头记等拉赞助，与我校学生会不同的是其赞助直接成为活动经费，又学学生会独立支配。比较有特点的活动有篮球2+1比赛，指2个男生、1个女生组成一队参加比赛。山东交通学院长清校区学生会在举行活动是由学校拨款，再由学生会社会实践部拉部分赞助，经费上缴视活动情况而定。影响最大的活动是科技文化艺术节，与其他高校合办。
山东交通学院长清校区学生会与我校学生会一样有较为完备的例会和值班制度，例会有常务委员会议、部长会议、全体委员会议。每天定时值班。山东中医药大学每周一下午例会，又各部负责人参加。
山东交通学院长清校区学生会学生会干部以全体委员会议选举结合学团工作部领导任命综合产生，学生会成员的选出主要分报名、笔试、面试三个环节，考核制度的重点包括立会得出情况和对工作的态度和完成情况
我们与各校学生会还就长清大学科技园学校间的交流与沟通进行了交谈，各校学生会普遍认为：我校的驻济高校走访活动促进了各校学生会间的交流与学习，是一项非常有益的活动，在这方面山东工艺美术学院学生会走在了长清大学科技园兄弟院校的前面，各校学生会也考虑组织类似的活动。我们也代表学生会表示欢迎各校学生会在时间合适时到我校走访，我们会热情接待。
此次走访令我们受益非浅。适时的走出去，了解一下外界的情况确实是我们更好地完善、发展山工艺学生会工作的一个好办法。我们既可以在走访兄弟院校的过程中取其精华，弃其糟粕，又可以扩大我们学校的影响，我们工艺美院学生会一定会百尺竿头，更进一步。
校学生会秘书处 2006年3月22日
三、通
知
1、标题
标题大多由发文机关、事由和文种组成，也可以只用“通知”两字作标题，必要时根据实际情况注明“联合”、“紧急”、“重要”等字样。 例：关于2006年上半年推优评奖的通知
2、主送机关
主送机关在标题之下，正文之前，顶格写，末尾加冒号。 例：各学院学生会：
3、正文
一般由通知缘由、通知事项、通知的执行要求三部分。 例：
本学期开学以来，校学生会本着“全心全意为同学服务”的工作原则，围绕学校建设重点，不断完善内部建制，在各院学生会的配合下，开展了一系列丰富多彩的活动，活跃了学院氛围，加强了各学院间的交流与联系，取得了一定成绩。为使学生会工作更加完善，根据学生会章程，将对优秀单位及个人进行表彰，特将具体事项通知如下：
综合测评依据：
校学生会主席团根据《山东工艺美术学院学生会对各院学生会及校学生会各部的考核机制》对各部门进行统一评定，确定分值，占综合测评的50%，校学生会主席团根据例会制度对学生会各部门负责人进行考勤，占综合测评的30%，各院学生会负责人、校学生会各部部长根据各部门工作情况进行投票，占综合测评的20%，综合上述三项为各部门本学期工作情况最后得分。
……
4、落款和日期
在正文右下方写明发文机关名称和成文日期。 例：
山东工艺美术学院学生会
2006年6月15日 例文1 山东工艺美术学院学生会文件
鲁工美学发 [2007] 第06号
—————————————————————————————
山东工艺美术学院学生会
关于选拔校学生会新任干事的通知
各学院学生会：
为求更全面、更深入、更细致的做好我校学生会工作，进一步促进我校大学生的自我管理、自我教育和自我服务，同时做好学生会后备力量的积蓄，现决定选拔一批有热情、有能力、综合素质高的同学加入校学生会，在团委的直接指导下，校学生会将于近期进行纳新活动，现将纳新程序及有关事宜通知如下：
一、被选拔的学生范围：
全校学生（主要从2007级、2006级同学中选拔）
二、被选拔学生的条件：
1、坚持共产党的领导，坚持四项基本原则，遵守宪法和法律，遵守校规校纪，遵守学生会的各种规章制度。
2．能够做到个人利益服从集体利益，坚持全心全意为同学服务。
3．举止大方得体，诚实守信，说话和气，待人有礼，尊敬师长，乐于助人，维护学生会的整体形象。 4．具备较强的组织纪律观念，有高度的责任心、集体荣誉感；充分的自信心、敬业精神；积极的工作态度，高涨的工作热情及一定的工作能力。
5．学习刻苦认真，成绩突出，尽职尽责，工作吃苦在前，享乐在后。
6.勇于创新，热情高、点子多、创意好，能有力的促进学生会工作的进展。
此外，校学生会还将对被选拔者随时考察，以确保高素质人才进入学生会。
三、纳新程序：
1．学生会各部通过展出展板、设点解答纳新疑问等宣传方式，对纳新活动进行宣传，动员在校生（以200
7、2006级为主）积极报名。
2．纳新期间，校学生会将在新生公寓楼前设点报名。此后，对报名新生进行文字功底及思想素质的考核与演说答辩。此次纳新将在众多优秀新生中选拔出各部新任干事。 .报名时间及注意事项：
时间：2007年9月21日――23日（周五――周日） 9月21日：16：30――18：00 9月22日：11：30――13：00 16：00――17：30 9月23日：11：30――13：00 16：00――17：30 报名后领取笔试题目，于2007年9月28日12：00及17：00将笔试论文上交，地点为报名处。 .面试、答辩：
通过笔试的同学将参加面试答辩，面试时间另行通知。 面试环节： 自由演讲：2—3分钟，超时将予以扣分；
现场答辩：回答评委提出的问题，答辩限制在3分钟内，超时将予以扣分；
才艺展示：此环节面试者可根据自身条件选择展示或不展示；
.二轮面试：
在一轮面试中，各部门将针对具体情况对部分成绩较好的面试者进行二次面试，时间地点另行通知。
3．纳新结束后，校学生会常委会将为新任干事进行培训，以便他们更好的适应学生会工作，有效地完成工作任务。
本次选拔活动的解释权归校学生会秘书处，请认真组织。其它未尽事宜，由学生会秘书处另行通知。
山东工艺美术学院学生会
二○○七年九月二十日
主题词：校学生会 纳新 通知 报：团委 发：校学生会各部分管主席、各学院学生会 山东工艺美术学院学生会 二○○七年九月二十日印发
四、通
讯
1、标题
标题一般分主标题和副标题，主标题根据内容拟定，副标题点名具体活动或事件。
2、正文
时间地点交代清楚，有必要介绍到场领导是称谓一定要正确，中间内容要充实，全文简洁。
一、会议记录
1、会议名称
注明某某会会议记录
2、开头
交待具体的时间（年月日）、地点(某会议室)、出席人、缺席人（原因）、主持人、记录人，人员有职务的注明。
3、内容
会议中报告内容、讨论内容、决议内容。
4、结尾
主持人、记录人签名。
二、表格
1、表格名称
一般由单位+内容+ 文种组成 例：山东工艺美术学院学生会考勤表
2、表格内容
表格各项内容要有正确的顺序
3、落款
表格右下方注明制表单位
五、计划总结中需注意的问题
1.标题拟定
要符合实际情况，切勿大而空 计划和总结的标题要一致 2.字体字号
标题用小二宋体 正文小四宋体 行间距为1.5倍行距 落款小四宋体加粗 3.落款的格式
位置在正文的右下角
校学生会各部门注明“校学生会××部” 较大型的活动注明“山东工艺美术学院学生会”
各学院学生会注明“××学院学生会” 不用在注明“新校区学生会”
各学院学生会计划总结交到学院秘书处的应注明“××学院学生会××部”，有部门协办的也要注明
时间都为200×年×月×日
代表部门做的材料不允许出现个人姓名 4.内容
出现老师姓名是注意称呼
计划活动时间写清楚“200×年×月×日”，不要写“本周×”
计划书须附带的材料在正文最后注明
需报、送、发的材料要在正文最后注明
