会议接待操作注意事项
● 接收任务单
总台在接收任务单时核对清楚，核对内容必须包含如下内容：
（1）任务单张数；
（2）返佣是否有分管老总签字；
（3）大门横幅、会场横幅、指示牌内容；
（4）桌签名单；
（5）用房数、房型、房价；
（6）送早要求及是否需要单独制作中、晚餐券；
（7）抵离日期；
（8）签到台设置时间和要求；
（9）是否需要安排拍照，拍照时间和相架摆放要求；
（10）其他特殊要求；
（11）会议跟踪人姓名、会务组联系人姓名和联系方式；
对任务单相关内容有存在疑问或理解不清楚的地方，应当场与营销部人员核实清楚。
● 开工作责任单
总台填写“工作责任单”，要求认真、详细、字迹工整，需在“工作责任单”中标明如下内容：
（1）会议名称；
（2）抵离日期；
（3）大门横幅内容、价格；
（4）会场横幅内容、价格；
（5）指示牌内容；
（6）桌签名单、价格；
（7）设签到台人数和要求、时间；
（8）如需制作中、晚餐卷,注明制作要求,收费标准;
（9）拍照时间、站立人数、座位人数、相架摆放要求；
（10）其他特殊要求；
（11）发放岗位名称及发放者签名；
● 发放任务单
（1）行李房发放任务单时，必须将任务单的第一联发放至总台；
（2）发放至其他相关部门均需在“任务单发放记录表”上有接收者
的签字确认（客房送至房务中心签收，餐饮部由迎宾、领班以 上人员签收，歌舞厅、棋牌、渔塘等外包部门统一送至监控室）；
（3）对未能第一时间送达相关部门的情况发生，应及时在交接本上
做好记录，同时也要有与当班同事的口头交接，做到有据可查， 事后要求有及时的跟进和补位完成；
● 制作横幅、指示牌、桌签、中晚餐卷的标准
（1）商务中心根据“工作责任单”中注明的内容，制作横幅、指示
牌、桌签、中晚餐卷；
（2）制作内容要和“工作责任单”、会议通知原件、任务单进行三核
对，如有疑问及时联系会议跟踪人或会务组人员；
（3）制作完成后，要有交接记录，并要求接收岗位签收、核对，横
幅、指示牌交给行李员，桌签交给会场服务员，应在交接的过程中有书面说明会议开展的时间，以便避免延误；
（4）每天早班人员到岗后按照“岗前准备工作要求”，根据“工作责
任单”、会议通知原件、任务单对大堂指示牌、大门横幅进行核 对，确保准确无误；
● 会议横幅、大门横幅
（1）行李员接收到刻好的会议横幅、大门横幅，根据时间要求提前
一天进行制作，并及时根据要求悬挂（如悬挂大门和大堂出现
冲突时，联系营销部协调解决）；
（2）会议横幅根据会场地点的不同进行交接（歌舞厅横幅交接给歌
舞厅，一楼香榭厅、二楼玉皇厅、协同庆合盛元会场交接给餐 饮部，其他会场均交接给房务中心），交接时均要求对方进行核 对签字确认；
（3）早班行李员根据“工作责任单”核对大门横幅；
● 设签到台、贴指示牌的标准
（1）中班行李员下班前根据接收到的“工作责任单”设签到台，要
求桌布和桌裙挺括、无褶皱、无污渍，台面摆放签到席的标识牌，桌椅摆放整齐；
（2）贴指示牌要求内容准确、无差错、粘贴端正，无倾斜、无破损；
（3）早班行李员依照“岗前半小时准备工作”流程做好相关内容的
两遍核对；
●特殊要求
（1）获取客人房间要求摆放水果、礼品、资料等相关信息时，认真
记录下客人要求，包括摆放房间号、每间房摆放数量、特别要求，并及时把信息传达到相关部门；
（2）客人自带水果、礼品、香烟、资料要求摆放应及时通知房务中
心，电脑打印出所要求送房的房号，一式两联，在打印的房号单上标明客人所要求的时间范围，由行李员送至房务中心签收、核对，其中一联交还总台留底备查；
（3）客人偿付费用，要求由山庄配备水果，应根据客人提出的标准
要求，及时通知餐饮部，电脑打印出所要求送房的房号，一式两联，在打印的房号单上标明客人所要求的时间范围，由行李员送至餐饮部签收、核对，其中一联交还总台留底备查。
