阳煤集团物资采购管理办法
第一章 总
则
第一条 为加强集团公司物资供应管理，发挥规模采购优势，规范物资采购行为，明确分级采购权限责任，降低物资采购成本，堵塞物资管理漏洞，加大专业化管理力度，提升物资供应管理水平，制订本办法。 第二条 物资采购管理的基本原则
（一）坚持煤炭主业全部集中的原则；
（二）坚持通用、大宗物资“一厂一策”的原则；
（三）坚持集中采购与分级采购相结合的原则；
（四）坚持公开、公平、公正和择优采购的原则；
（五）坚持突出保护企业利益的原则。 第三条 组织机构
集团公司成立物资采购领导组，负责协调解决物资采购活动中存在的问题，其成员由集团公司领导和相关部门负责人组成。 组 长：赵石平总经理
副组长：李彦壁 党委副书记、纪委书记
廉 贤 总会计师
许文珍 总法律顾问 法律事务部部长 成 员： 王万军 纪委常务副书记 高彦青 副总会计师、审计部部长
张卫星 副总经济师、发展计划部部长
王继红 财务部常务副部长 潘龙成 机电动力部部长
董玉柱 供应处处长
物资采购领导组办公室设在供应处，办公室主任由供应处处长担任。 物资采购领导组成员岗位变动时，由接替者替补。
第四条 阳煤集团供应处作为集团公司物资采购管理部门，在集团公司以及物资采购领导组的领导下，负责组织、管理、指导和协调集团公司所有的物资采购工作。
第五条 集团公司所属各单位要成立相应的物资采购领导组，组长由行政正职担任，负责协调解决本单位物资采购活动中存在的问题，并依据本办法，结合本单位实际情况，制订物资采购实施细则。 第六条 集团公司各物资采购管理部门要随时掌握市场行情，准确把握价格动态，适时调整采购策略。 第七条 集团公司纪委监委对物资采购活动实施监督，并依法依纪查处物资采购活动中的违法违纪行为。审计部对物资采购活动实施业务监督，法律事务部负责物资采购合同的监管审核和检查监督工作。
第二章 物资采购权限划分
第八条 为确实保证集团公司的物资供应，根据集团公司各行业所需物资的特点，对物资采购权限范围进行划分。
第一节 煤炭主业
第九条 煤炭主业单位（包括联营兼并煤矿）物资采购全部集中管理。
（一）现已纳入集中管理的单位，仍按现行物资供应模式执行，包括一矿、二矿、三矿、五矿、新景矿、开元矿、新元矿、平舒矿、石港矿、寺家庄矿十家单位。
（二）未纳入集中采购的单位，试生产后要全部实行集中采购管理。 第十条 筹建或技改的单位，对所需的大宗、涉及到安全生产等要害部位的物资实行集中管理，集中品种为：采掘设备、钢材、建材、油脂（不含汽柴油）、橡胶制品、轴承、阀门、支护用品、工具、导风筒、瓦斯管、电缆、电线、涂料、电工材料、防爆器材（见附表一）。
第二节 非煤企业
第十一条 化工企业，本埠化工单位（氯碱化工公司）实行部分集中管理，集中品种十一大类；埠外化工企业暂不集中管理，待条件成熟后逐步纳入集中管理。
第十二条 建筑企业，包括宏厦总公司、宏厦一建、宏厦三建、太行公司和房地产分公司等五个建筑单位，对其承揽集团公司本部以及在晋东和寿阳区域之内投资的项目工程所需的钢材、水泥、油脂实行集中采购管理，除此之外自行组织采购。
第十三条 铝电企业，包括兆丰铝业公司和发供电分公司，集中品种分别有十五和十三大类。 第十四条 机械电器制造，包括华越公司和华鑫公司以及所属的分（子）公司，集中品种十二大类。 第十五条 其他非煤企业，包括威虎化工公司、亚美公司、奥伦公司、升华公司、煤层气分公司、京宇公司、新宇岩土公司、运输分公司、新闻信息中心等九个单位，主要集中品种十大类。 第十六条 医疗单位， 包括阳煤总院、二院和三院，所有医疗设备全部集中招标采购。
第十七条 非煤企业单位，实行部分集中采购的物资，参照《阳煤集团非煤单位部分集中采购物资目录》（见附表二）。
第三章 计划管理
第十八条 各单位在每月底根据生产需求计划，平衡利库后，编制下月物资采购计划。 第十九条 物资采购计划报送上级采购部门，要经本单位主管领导审批后方可上报。 第二十条
物资采购计划要有物资名称、型号规格、计量单位、数量等关键要素。
第二十一条 计划的编制要体现准确性、实用性、预见性、严肃性，避免造成积压与浪费。 第二十二条 对紧缺和生产周期长的产品，采购计划要提前编制并及时上报。
第四章 供应商管理
第二十三条 供应商是指与集团公司及所属各单位发生物资买卖行为的法人或其他经济组织。 第二十四条 供应商准入的原则
（一）公开、公平、公正的原则；
（二）技术领先、质量过硬的产品优先的原则；
（三）同质同价、内部生产厂优先的原则；
（四）总量控制，优胜劣汰的原则；
（五）以生产厂为主，代理商为辅的原则。 第二十五条 供应商准入的基本条件
（一）资质资信证明齐全（工商营业执照副本、单位组织机构代码证副本、税务登记证副本、银行开户许可证、生产许可证、煤安标志、CCC强制认证等）；
（二）符合国家安全标准的证明材料和产品所需的资质证明材料；
（三）从事专卖销售的供应商必须持有专卖许可证明。其他代理销售的供应商，必须持有生产厂家或销售总代理提供的书面授权书、委托书或证明文件；
（四）生产经营国家有特殊规定标准的商品必须持有产品需有的相关资质证明或经营许可证；
（五）与集团公司副处级以上领导和主管物资采购部门助理（副科级）以上领导及相关业务人员无任何利益关系，并以书面形式作出承诺的供应商；
（六）法律法规、行政规章规定的应具备的其他条件以及集团公司合同监管部门要求提供的有关资料；
（七）采购活动要求的其他材料。 第二十六条 供应商准入的程序
（一）通过公开招标，中标的供应商为准入供应商。
（二）特殊情况需增加供应商时，采购部门要按照供应商准入的基本条件，以书面形式提出新增供应商理由，填写《供应商准入登记表》（见附表三），按以下程序准入：
1、供应处所有供应商准入要召开专题会议通过，属于生产商，由主要领导审批后纳入准入供应商；属于代理商，由集团公司分管领导审批后纳入准入供应商。
2、各基层有自采职能单位的供应商准入，属于生产商，由各单位分管领导审批后纳入准入供应商；属于代理商，召开专题会议通过，由各单位主要领导审批后纳入准入供应商。
（三）采购部门每年根据供应商的资质、产品质量、价格、交货期、信誉度等填写《供应商考核评定表》（见附表四），按照优胜劣汰的原则，进行一次综合考核评定。
第二十七条 采购部门要对准入的供应商按照外部企业和内部保护企业及生产厂和代理商进行分类并建立供应商档案，纳入计算机管理。
第二十八条
对已准入的供应商要严格控制中间代理商业务，采购业务中间代理商不得超过30%。 第二十九条
发现有下列行为之一者，立即终止其供应业务并取消其准入供应商资格，三年内不得准入。
（一）提供的相关证件及资料有伪造现象的；
（二）中标后不能按合同要求履约的；
（三）所供物资以次充好，有意损害集团公司利益的；
（四）报价不实事求是，采取低价策略进入后不履约的；
（五）向采购人员行贿或为其提供不正当利益的；
（六）已停止生产、经营或变更生产、经营范围，不再具备准入条件的；
（七）一年内出现两次质量问题的。
第五章 物资招标采购 第一节 范
围
第三十条 各单位要成立物资招标采购工作组，并在集团公司物资采购领导组领导下组织和实施本单位的物资招标采购活动。
第三十一条 享受国家政策性补贴、国债资金投资的项目，其所需的材料、设备必须按相关程序公开招标。
第三十二条 集团公司各单位所需的各类设备一次采购金额在20万元以上（含20万元）、大宗或批量材料、配件一次采购金额10万元以上（含10万元）的均属于招标采购的范围。
第三十三条 各单位不得将必须招标采购的项目化整为零，或者以其他任何方式规避招标。 第三十四条 下列情况可不进行招标
（一）采购的物资只能从唯一供应商获得；
（二）出现不可预见的急需采购，而无法按招标方式得到的物资；
（三）法律、法规另有规定的。
第二节 招
标
第三十五条 物资招标采购（以下简称招标）由招标人依照本办法组织实施。招标人指本企业的法人或委托代理人领导下的由有关领导和部门组成的招标组织。
第三十六条 物资招标采购方式分为公开招标、邀请招标、竞争性谈判和内部产品订货会。
（一）公开招标，指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。
国家法律法规和集团公司规定的必须公开招标采购的物资，必须公开招标；其他方式可采用邀请招标和竞争性谈判。
（二）邀请招标，指招标人以邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。
（三）竞争性谈判，指直接邀请1-2个符合条件的投标人就物资采购事宜进行谈判的招标形式。下列情况可采取竞争性谈判
1.因多方面条件限制，只有不足三个潜在投标人可供选择的； 2.通过必要的招标，对物资采购工作不利或对企业利益有影响的； 3.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的； 4.生产急需的。
（四）内部产品订货会指集团公司组织的内部产品采购订货活动，集团公司内部产品的采购按照集团公司有关内部保护政策执行。
第三十七条 公开招标和邀请招标的投标人应当在三个（含三个）以上，投标人少于三个的，招标人应依照本办法重新招标。
第三十八条 招标采购工作组按已确定的招标方式，根据招标物资技术要求编制招标文件，招标文件不得以不合理的条件限制或者排斥潜在投标人。 第三十九条 招标文件应当包括以下内容
（一）招标公告或邀请投标书；
（二）投标须知；
（三）招标项目说明；
（四）技术要求和投标报价表；
（五）评标标准；
（六）交货时间、售后服务及货款结算方式；
（七）需提供的有关资质资信证明；
（八）提交投标文件的方式、地点和截止时间；
（九）开标、评标、定标地点及时间；
（十）其他应当说明的事项。
第四十条
招标文件及拟邀请的投标人名单，经物资招标采购工作组审核批准后，发售招标文件，招标文件售出后，不予退还。
第四十一条 招标应该确定投标人编制投标文件所需要的合理时间。
第四十二条 招标采购工作组对已发出的招标文件进行必要的澄清或修改的，应当在投标截止日期前，以书面形式通知所有招标文件收受人，该澄清或修改的内容为招标文件的组成部分。
第三节 投
标
第四十三条 投标人是响应招标、参与投标竞争的法人或其他组织。投标人应当具备承担招标项目的能力，满足招标文件对投标人的资格条件、技术能力等方面的要求。
第四十四条 投标人应当按照招标文件以及法律、法规的要求编制投标文件，对招标文件提出的实质性要求和条件做出响应。
第四十五条 招标人根据需要可以在招标文件中要求投标人提交投标保证金（投标物资总额的2%），并随投标文件一起提交招标人。
第四十六条 投标人应在招标文件规定的投标截止时间前，将投标文件用密封条密封，并在密封条上加盖投标人印章后送达。招标人收到投标文件后应签收保存，不得开启。超过投标截止时间送达的投标文件，招标人拒收。
第四十七条 投标截止时间前，投标人可以对已提交的投标文件进行补充、修改或撤回，但须由投标人的法定代表人或其授权代表签字方可有效。
第四节 开标、评标、定标
第四十八条 开标应按招标文件规定的时间和地点公开进行，招标采购工作组主持，由纪委监委、审计部门监标。
第四十九条 开标前由纪委监委、审计部门审查投标文件的密封情况，确认无误后，当众启封投标文件。由唱标人对投标文件内容及投标报价进行唱标，审计部门进行资质后审。开标过程，要有专人作文字记录，招标结束后由招标人存档备案，投标文件及招标记录存档保存不低于三年。 第五十条 有下列情形之一者，按废标处理
（一）对招标文件实质性要求偏离过大或响应不力的投标；
（二）交货期有保留、不确切、不肯定的投标；
（三）需交而未交投标保证金或金额不足，保函有效期不足的投标；
（四）超出经营范围的投标；
（五）资格证明文件不满足招标文件要求的投标；
（六）投标文件无法定代表人签字或签字人无法定代表人有效授权书的投标；
（七）投标有效期不足的投标；
（八）投标文件不满足招标文件中主要技术指标或非主要技术指标超出允许偏离最大范围的投标；
（九）违犯国家有关法律、法规的其他情形的投标。
第五十一条 评标委员会（以下简称评委会）由招标人负责组建，在监标人监督下抽取评委。评委会成员名单应于开标前确定，在中标结果确定前应当保密。
第五十二条 评委会由招标人代表以及有关技术、经济、法律等方面的专家组成，成员人数为5人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。各采购部门要建立专家库，评委会专家成员一般在专家库内抽取，也可由招标采购工作组采取选定或相关单位派专业技术人员参加的形式。 第五十三条 评委会人员应符合下列条件
（一）能够认真、公正、诚实、廉洁地履行职责；
（二）具有足够的与招标项目相关的专业理论知识和实践经验；
（三）具有综合的技术、经济等分析判断能力；
（四）与投标人无任何利益和亲属关系。
第五十四条 评委会应当依据招标文件的要求对有效的投标文件进行评审和比较，以投标方案可行性、质量可靠性、技术先进性、报价合理性、交货期和售后服务等为依据进行综合评定。
第五十五条 评委会对投标文件进行综合评定后，要写出书面评标报告或填写《物资招标采购评审表》（见附表五），并在评标报告或《物资招标采购评审表》上签字。
第五十六条 招标人根据评委会提出的书面评标报告或《物资招标采购评审表》和推荐的中标候选人确定中标人。招标人也可以授权评委会直接确定中标人。
第五十七条 中标人确定后，招标人应当在3日内向中标人发出书面中标通知书，并同时报集团公司纪委监委、审计部和法律事务部备案。
第五十八条 中标通知书对招标人和中标人具有同等法律效力，双方应当在中标通知书发出之日起5日内签订合同或代储代销协议。
第五十九条 招标采购如收取投标保证金，招标人与中标人签订合同或代储代销协议后，中标人的投标保证金自动转为履约保证金。招标人应在5日内向未中标的投标人退还投标保证金。 第六十条 招标要有记录，记录招标的全过程，招标过程中的各种资料保存期不低于三年。
第六十一条 属于集中采购的物资，由供应处统一组织招标，可邀请股东代表共同参与招标的全过程，股东方可推荐优秀供应商参与供应处的招标投标活动；属于自行采购的物资，各单位组织招标时，要首先邀请阳煤集团物资经销公司参与投标，同等条件下优先中标。
第五节 监督与处罚
第六十二条 集团公司纪委监委、审计部负责招标采购的监督，集团公司纪委监委负责对招标方、投标方、评委及有关工作人员的违纪违规行为进行调查处理。
第六十三条 出现以下行为之一的，集团公司采购领导组、评标委员会、监标人有权中止其招标投标活动或宣布中标无效，并由集团公司纪委监委对责任人进行调查处理，给予相应的党纪、政纪处分，并按照集团公司有关规定给予相应的经济处罚。
(一) 招标人因弄虚作假，导致投标方做出错误反应，并造成损失的； (二) 招标人泄露招标秘密的；
(三) 招标人以不合理的条件限制或者排斥潜在投标人的； (四) 招标人必须进行招标的项目不招标或化整为零以及以其他任何方式规避招标的。 (五) 招标人与投标人相互串通、搞虚假招标投标的； (六) 投标人之间互相串通，哄抬标价或暗推中标人的；
(七) 招标采购工作组工作人员滥用职权，以不正当手段干扰招标投标工作的；
(八) 评委会成员收受投标人或其他利害关系人的财物和其他好处的或向他人透露对投标文件的评审和比较、中标候选人的推荐以及与评标有关的其他情况的；
(九) 招标人在评委会依法推荐的中标候选人以外确定中标人的； (十) 其他违犯《招标投标法》和集团公司有关规定以及本办法行为的。
第六十四条 投标人以他人名义投标或者以其他方式弄虚作假，骗取中标的，给招标人造成损失的，依法承担赔偿责任；构成犯罪的，依法追究其法律责任。
第六十五条 中标人未按规定时间、地点与招标人签订合同或代储代销协议，按中标物资总额的2%支付违约金。
第六十六条 投标人和其他利害关系人认为招标投标采购活动不符合法律、法规和集团公司有关规定的，有权依法向集团公司纪委监委投诉。
第六章 物资询价比价采购
第六十七条 物资询价比价采购的范围
（一）批量小、零散的，不适于招标采购的物资；
（二）生产急需来不及招标采购的物资；
（三）其他不够招标条件的物资。
第六十八条
物资询价比价采购要在准入供应商中选择三家或三家以上供应商，进行一次性密封报价。异地供应商可通过特快专递函标报价，也可来人密封报价。密封报价要用密封条密封，密封条要加盖供应商印章。
第六十九条 供应商函标报价书到齐后，由采购部门组织三人以上的评议组（由采购主管、计划员及相关管理人员组成）共同启封，填写《物资询价比价采购评审表》（见附表五），并对供应商报价进行评议，确定最合适供应商，评议组人员在评审表上签字。
第七十条 询价比价采购评议组确定供应商后，采购业务人员凭《物资询价比价采购评审表》同确定的供应商签订合同或代储代销协议。
第七十一条 在询价比价采购时，工作人员弄虚作假或同供应商恶意串通，损害其他供应商和企业利益的，集团公司纪委监委要追究当事人责任。
第七章 合同管理 第一节 职
责
第七十二条 各单位要有专职或兼职合同管理员，负责本单位物资采购合同（以下均含代储代销协议）管理工作。
第七十三条 合同管理员的职责
（一）制定和完善本单位合同管理实施细则；
（二）负责物资采购所签订合同的初审和资质的审核；
（三）参与物资采购的集体洽谈活动；
（四）参与合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼准备及善后工作；
（五）建立合同管理登记台帐，对经合同监管部门审核后的合同及会签表留存并建档，做好合同专用章管理工作。
第二节 合同的订立、履行 第七十四条 集团公司及所属各单位发生物资采购活动（一万元以上）的均以书面形式签订合同。国家规定采用标准合同文本的必须采用标准文本。与合同有关的文本、图表、传真文件等均为合同的组成部分。 第七十五条 合同条款应具备以下内容 (一) 标的（货物）； (二) 数量；
(三) 质量标准：合同中要注明具体执行标准； (四) 价款：包括支付方式、支付进度； (五) 合同履行期限、地点和方式； (六) 运杂费用及包装费用承担； (七) 质保期以及质保金额； (八) 违约责任； (九) 解决争议的方式；
(十) 对需要“MA”标志或其他证件的产品，必须在合同中注明；
(十一) 合同双方的法定名称、地址、邮政编码、电话、法定代表人、委托代理人、经办人、联系方式、开户行、银行帐号、纳税登记号； (十二) 签约时间； (十三) 其他约定； (十四) 服务承诺。 第七十六条 合同的审核
（一） 对集团公司规定应由法律事务部审核的合同（十万元以上），必须经本单位合同管理员初审后，报集团公司法律事务部进行审核。否则，财务部门不得作为下账依据，供应部门不得作为入库验收依据。
（二） 属于招标采购物资的合同要附《中标通知书》、《物资采购招标评审表》；属询价比价采购物资的合同要附《物资采购询价比价评审表》。
第七十七条
对外订立的合同，严禁在空白文本上盖章。 第七十八条 单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。
第七十九条 合同依法签订后，即具有法律效力，签约单位应当对合同履行情况负责。
第八十条 合同履行期间如发生纠纷应及时向集团公司法律事务部和审计部报告，按有关规定办理。 第八十一条
合同在履行中，因客观情况发生变化需要变更、终止或解除合同时，应根据法律规定或者当事人的约定，按照合同的订立流程，经单位领导批准，并经法律事务部审核同意后，方可办理有关手续。 第八十二条 在签订、履行合同中对有下列行为之一的，按有关规定追究当事人责任；构成犯罪的，要追究其刑事责任。
（一） 草签合同不履行会签审批手续的；
（二） 先行为后补办合同审批手续的；
（三） 不按规定履行合同签证手续的；
（四） 将合同分解化大为小，规避签证的；
（五） 不按合同条款履行合同的；
（六） 随意变更合同条款的；
（七） 在合同履行中对方违约不追究责任或擅自处理损害企业利益的；
（八） 与供应商串通损害集团公司利益的；
（九） 工作严重不负责任，造成货款、物资被骗，给企业造成损失的；
（十） 不认真审查资质和证件，造成因使用不符合有关规定的物资而被外部检查罚款的；
（十一） 对进口免税货物不按规定使用，擅自出租、转让、赠送等，被海关检查处罚，甚至造成严重后果的；
（十二） 不在规定的诉讼期内，对纠纷进行索赔、诉讼，给企业造成损失的；
（十三） 业务人员收受供应商钱、物，经查属实的或接受供应商安排的高档娱乐、旅游活动的。
第三节 合同专用章及档案管理
第八十三条 合同的订立、变更、终止或解除，必须按集团公司有关规定履行必要的审批审核程序，并经授权代表签字后加盖合同专用章生效。
第八十四条
各单位所签订的合同一律使用统一的合同专用章，不得使用行政印章或其他印章签订合同。 第八十五条 合同专用章由专人负责使用和保管，任何部门、人员不得擅自使用。 第八十六条
各单位要建立合同专用章管理台帐，健全借还合同专用章手续。
第八十七条 各单位对所签合同应按照集团公司档案管理有关规定统一编号、装订，建立合同档案，并按规定保存期妥善保存。
第八章 物资索赔管理
第八十八条 物资索赔指发现采购的物资存在质量或数量问题或不符合合同的有关其他约定时，在法律规定的有效期内对供应商进行索赔的活动。
第一节 范围、方式
第八十九条 凡出现下了情形，应按规定和约定向供应商索赔：
（一） 在使用过程中发现存在质量问题的物资；
（二） 在物资验收中发现质量、数量问题的物资；
（三） 采购的物资不符合合同或代储代销协议规定，存在违约情况的。
第九十条 物资索赔方式有要求供应商更换、修理、降价处理、退货、要求支付违约金、赔偿损失等形式，上述方式可合并使用或单独使用。
第二节 物资索赔程序
第九十一条 采购的物资因质量或数量存在问题时，由使用单位或验收单位提出索赔要求。
第九十二条 使用单位或验收单位提出索赔要求后，应填写《物资索赔申请（受理）表》（见附表六）并报采购部门、合同监管部门及其他相关管理部门，采购部门、合同监管部门和其他相关管理部门接到《物资索赔申请（受理）表》后，应立即组织有关人员调查、核实情况。
第九十三条 确认属物资质量问题或数量短缺而进行索赔的，由采购部门先行向供应商进行索赔并对使用单位赔付。若协商不成，必须在法定时效期间内，提请集团公司法律事务部依法解决。
第九十四条 供应商对提出的物资索赔有异议时，应及时进行协调，协调未果，按集团公司有关法律纠纷处理的规定执行。
第九十五条 各单位对物资索赔情况要做好登记、备案工作。
第九十六条 由于业务人员把关不严，使假冒、伪劣产品进入集团公司并给企业造成损失的，要追究当事人责任；构成犯罪的，要追究其刑事责任。
第九十七条
物资索赔协调工作由供应处、生产技术部、机电动力部、技术中心、审计部和法律事务部相关负责人负责。
第三节 物资索赔标准
第九十八条 物资索赔工作要严格按《合同法》及合同规定的违约责任条款执行。
第九十九条 物资到货数量短缺超出误差范围，按相差数量进行索赔或按实际到货数量结算。
第一百条 物资在未投入生产使用前，发现存在质量问题，应换货或退货，如影响生产或造成停工待料要扣罚供应商违约金，并要求赔偿损失。
第一百零一条 物资在使用过程中发现存在质量问题，没有造成重大损失时，按直接损失金额进行赔付；如果因质量问题造成重大安全、生产事故的按有关法律、法规的规定执行。 第一百零二条 物资索赔过程中发生的费用，由责任方承担。
第一百零三条 索赔工作从明确责任之日起，属当地采购的物资一周内完成；属异地采购的物资在一个月内完成，但不能因协商而延误法定的诉讼时效期间。
第九章 物资出入库管理
第一百零四条 各级仓库必须持有物资采购部门出具的送货凭证方可进行接货验收。送货凭证类型包括:送货通知单（含手工单）、调拨单、配送单、销售单。
第一百零五条 属于铁路整车、零担、行李快件、邮局到货的物资，保管员应与主管业务部门联系，主管业务部门要在两个工作日内补齐送货通知单。
第一百零六条 各级仓库要成立专门物资验收组，共同参与物资验收，并做好验收记录，物资验收记录要求填写规范，记录完善。
第一百零七条 验收人员要保证随货同行的产品资证齐全，中间商提供的产品质量证明书必须加盖中间商印章。
第一百零八条 出现以下情况时，仓库不予验收
（一）无验收依据的物资；
（二）无产品资证或产品资证不完备的物资；
（三）实物与送货通知单、调拨单所列内容不符的物资；
（四）产品存在质量问题的物资。
第一百零九条 保管员对验收后合格的物资，必须填写《物资到货验收登记》后，方可办理相关业务手续。 第一百一十条 物资出库必须以主管业务部门开具的发料凭证，作为物资发放的依据，严禁白条发料。 第一百一十一条 仓库要建立双休日、节假日和夜间值班制度，实行二十四小时发料，满足生产单位的供应需要。
第一百一十二条 物资出库发放要遵循“先进先出，易损先发”的原则。
第一百一十三条 仓库的物资出门证要实行“专人负责，统一格式，统一编号，交旧领新，集中管理”制度。
第一百一十四条 贵重物品和危险物品的发放按照专项管理规定执行。
第一百一十五条 仓库保管员帐务处理要书写公正，及时规范。业务凭证要按月装订成册，妥善保存。 第一百一十六条 各单位要严格控制库存，库存结构要科学合理，常用物资的储备不得超过生产所需三个月的用量，确需储备三个月以上的用量或特种储备的物资要经各单位分管领导批准方可储备。 第一百一十七条 未尽事宜，按照阳煤供字[2008]181号《阳煤集团物资仓库管理办法》执行。
第十章 结算及报表管理
第一百一十八条 物资采购坚持代储代销的模式，先使用后结算的原则。
第一百一十九条 代储物资，供应部门依据使用单位物资使用后的数量通知供应商开票；现购物资,供应商依据送货通知单的实际验收数量开票。供应部门将根据发票进行挂账。
第一百二十条 集中采购的物资，供应处根据各单位每月实际用料明细及时开据销售发票（调拨单），下月25日前，各单位要及时结清货款，对于不能按时结算货款的单位，按集团公司有关规定办理。 第一百二十一条 各单位自行组织采购的物资，要根据库存、使用和消耗情况，对各车间、队组领用的材料做的日清月结。
第一百二十二条 对供应商货款支付，采取召开专题会议形式，根据资金运营情况，按照先内后外，先急后缓原则，通过会议集体商定承付。
第一百二十三条 供应处要建立覆盖全集团公司的物资统计报表体系，定期研究和分析各单位物资管理状况，及时提出物资管理指导意见。
第十一章 监督与检查
第一百二十四条 供应处是集团公司物资管理责任主体和职能部门。随着集团公司跨越式发展，物资管理范围不断扩大，物资管理精益化要求不断加深，供应处要明确专门的分管领导并成立专门机构负责对集团公司物资管理的全过程进行监督和检查。 第一百二十五条 供应处在集团公司本部外设立的各供应站负责所辖区域煤矿的物资采购、物资配送、物资销售及业务管理工作。
第一百二十六条 各煤炭区域公司及化工局协助供应处对所辖单位的物资供应进行监督和检查。 第一百二十七条 供应业务检查每年定期进行两次，由供应处牵头，集团公司纪委、审计部、法律事务部等相关部门共同参加。
第一百二十八条 业务监督与检查的主要内容有
（一）管理制度建立健全和执行情况；
（二）计划管理情况；
（三）供应商管理情况；
（四）招标和询价比价采购情况；
（五）合同签订和执行情况；
（六）仓库、储木场标准化管理情况；
（七）结算管理情况；
（八）物资集中采购管理执行情况；
（九）报表报送情况;
（十）采购行为是否规范；
（十一）供应系统从业人员是否存在违规、违纪、违法行为。
第一百二十九条 在检查中发现有违反本办法的，责令限期整改，不整改或在限期内未整改的，将在集团公司予以通报批评，并进行考核，同时，视情节轻重追究有关领导和当事人的责任。
第一百三十条 各单位有权对实行集中采购物资的质量、价格和服务进行监督，对出现的问题可向有关部门反映，经调查情况属实，要追究有关人员的责任。
第十二章 附
则
第一百三十一条 本办法适用于集团公司所属各单位。
第一百三十二条 本办法解释权归集团公司供应处。原文件与本办法有抵触的，按本办法执行。 第一百三十三条 本办法自下发之日起执行。
附表：
一、筹建或技改单位集中品种明细表
二、阳煤集团非煤单位部分集中采购物资明细表
三、供应商准入登记表
四、供应商考核评定表
五、物资招标（询价比价）采购评审表
六、物资索赔申请（受理）表
