每一类公文都可以根据实际需要，依照一定的标准再具体分为若干种。
为了使各种公文都能有稳定的性质、特定的用途，并使更多的人能对这些性质和用途有准确的了解，以便于正确有效地形成和办理公文，客观上需要人们对常用的每一种公文都赋予一个能概括表明其性质、用途的统一规范的称谓，这种称谓就是文种。
由于文种是经过统一规范的，称谓统一，含义精确，准确揭示了发文机关的权限、发文机关与主要受文者的工作关系。
行义的目的和要求，表明了公文的具体用途，因此，正确选择并在公文上标明文种，将会给公文的形成和办理带来便利，并有助于维护公文的严肃性和有效性。
•条例‣第七条规定，党的机关公交种类上要有：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等14种。
•办法‣第九条规定，行政机关的公文种类主要有：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告。请示、批复、意见。函、会议纪要等13种。
（一）常用公文文种的适用范围
1．条例。对于国家权力机关而言，可作为国家法律、地方性法规、民族自治地方有关法规文件的名称。
全国人民代表大会或全国人民代表大会常务委员会制定的作为国家法律的条例，主要用于调整或明确长期施行的国家政治、经济、文化等方面的关系或规则。省、直辖市人民代表大会或其常务委员会制定的作为地方性法规的条例，主要用于调整或明确其所辖区域内政治、经济、文化等方面的关系或规则。民族自治地方的自治区、自治州、自治县人民代表大会制定的自治条例和单行条例，分别用于：确定本地区实行民族区域自治的基本原则、机构设臵， 自治机关的职权、工作制度以及其他有关重大事项；在法律规定的范围内根据当地民族的具体情况调整或确定某些具体的关系或规则。 对于国家行政机关而言，条例可作为国务院制定的行政法规的名称，用于对某一方面的行政工作作比较全面系统的规定。
对于党的领导机关而言，条例可作为党内规章的名称，用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。
2．规定。可作为国家法律、地方性法规、行政法规和规章以及党内规章和机关内部规章 制度的名称。
用于对特定范围内的工作和事务作出规定，如确立活动规则，提出处理问题的准则与规程，明确有关单位或人员的权利、义务、责任，对其他法律、法规和规章的内容予以补充等。
3．命令。适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉 奖有关单位及人员。
4．指示。适用于对下级机关布臵工作，提出开展工作的原则和要求。
5．决定。适用于对重要事项或者重大行动作出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更 或者撤销下级机关不适当的决定事项。
6、决议。用于经会议讨论通过的重要决策事项。 7．意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。 8．批复。用于答复下级机关的请示事项。
9．通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。实践中常用于：总结 推广先进典型的经验；褒扬先进模范事迹；总结并要求借鉴吸取具有较普遍借鉴意义的各种 教训；批评具有一定典型性的错误思想、错误观念、错误做法、错误行为；告知性质重要、涉及面较宽的事物的动态、动向。
10．通知。适用于批转有关下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文波布规范 性公文；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免人员。
11．公告。用于地位较高、影响较大的机关向国内外公开宣布重要事项或法定事项。 12．公报。用于公开发布重要决定或者重大事件。其具体适用范围与公告基本相同。 13．通告、用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
14．请示。用于向上级机关请求指示或批准。实践中主要用于：请求上级明确有关方针、政 策或要求；请求上级指示处臵重大问题或因无原则规定难以处理的问题的原则与方法； 请求上级允许根据具体情况变通处理有关问题；请求上级协调与有关方面的复杂矛盾关系；
请求上级分配任务、布臵工作；请求上级核准编制、经费；请求上级审批工作计划和其他方案；请求上级任免有关干部；请求上级审定有关项目；请求上级审查批准本矾关制定的共需由上级机关审批后方能生效的重要规范性公文；请求上级批准按规定必须履行审批程序的其他事项等。
15．报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。实践中常具体用于：向上级反映工作的进展情况；反映工作中出现的有关情况、动向或问题；汇报
有关政策法令或指示的执行情况和有关任务的完成情况；提出纠正有关偏向的具体意见和建 议；提出转发公文的建议；答复上级的询问；检讨工作中的错误；依照报告制度的规定汇报 各方面的综合情况及工作计划；将有关事项或公文报送上级机关备案等。
16．议案。用于各级人民政府（须以政府而非政府部门名义）按照法律程序向同级人民代表 大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
17．函。用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准 等。
18会议纪要。用于记载和传达会议情况与议定事项。
报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问时使用的公文。
一、报告的使用范围
报告使用范围很广。按照上级部署或工作计划，每完成一项任务，一般都要向上级写报告，反映工作中的基本情况、工作中取得的经验教训、存在的问题以及今后工作设想等，以取得上级领导部门的指导。
二、报告的特点
1．内容的汇报性：一切报告都是下级向上级机关或业务主管部门汇报工作，让上级机关掌握基本情况并及时对自己的工作进行指导，所以，汇报性是“报告”的一个大特点。
2．语言的陈述性：因为报告具有汇报性，是向上级讲述做了什么工作，或工作是怎样做的，有什么情况、经验、体会，存在什么问题，今后有什么打算，对领导有什么意见、建议，所以行文上一般都使用叙述方法，即陈述其事，而不是像请示那样采用祈使、请求等法。
3.行文的单向性：报告时下级机关向上级机关行文,是为上级机关进行宏观领导提供依据, 一般不需要受文机关的批复, 属于单项行文.
4.成文的事后性：多数报告都是在事情做完或发生后, 向上级机关作出汇报, 是事后或事中行文.
5.双向的沟通性：报告虽不需批复,却是下级机关以此取得上级机关的支持 指导的桥梁;同时上级机关也能通过报告获得信息, 了解下情, 报告成为上级机关决策 指导和协调工作的依据.
三、类别及功用
1．例行报告（日报、周报、旬报、月报、季报、年报等）。例行报告不能变成“例行公事”，而
要随着工作的进展，反映新情况，新问题，写出新意。
2．综合报告；全面汇报本机关工作情况，可以和总结工作、计划安排结合起来。要有分析，有综合，有新意，有重点。
3．专题报告：指向上级反映本机关的某项工作、某个问题，某一方面的情况，要求上级对此有所了解的报告。所写的报告要迅速，及时，一事一报。呈报、呈转要分清写明。（如：薪酬调查报告）
报告的格式和写法：
标题，包括事由和公文名称。
上款，收文机关或主管领导人。
正文，结构与一般公文相同。从内容方面看，报情况的，应有情况、说明、结论三部分，其中情况不能省略；报意见的，应有依据、说明、设想三部分，其中以建设想不能省去。从形式上看，复杂一点的要分开头、主体、结尾。开头使用多的是导语式、提问式给个总概念或引起注意。主体可分部分家二级标题或分条加序码。
结尾，可展望、预测，亦可省略，但结语不能省。
打报告要注意做到：
情况确凿，观点鲜明，想法明确，口吻得体，不要夹带请示事项。
注意结语：
呈转报告的要写上“以上报告如无不妥，请批转各地参照执行。”最后写明发文机关，日期。
目前写报告容易出错的地方有两处：
1.结尾处有“特此报告”一类结语，由于词语既无实际意义，也无结构作用，应当去除。如果写成“以上报告当否，请指示”，就更错误，因为如上述，报告是无须上级回复处理的文种，所以，即使协商这句话也是白搭，上级不会答复你。
2.同理，报告后面加附注标明“联系人”和“联系电话”也属废话。再次，写报告要避免太长，一般应控制在3000字以内。 报告范例】 范文
××市人民政府关于治理××河水质污染问题的报告 ××省人民政府：
省政府转来××××××委员会提出的关于××河水质污染状况的报告，经市政府调查研究 ，对报告中提出的有关问题及解决方案报告如下：
一、解决××河水质污染问题的关键是尽快建成污水处理厂。现在××河的污染主要是××区排放的污水所致。×区的排放量为2 5万吨，污水比较集中，因污水处理厂未能及时建立，致使污水直接排入××河，造成了××河的污染。
为解决××河的污染，市政府已抓紧×区污水处理厂建设，争取在19××年建成。×区污水处理厂原设计概算为831 6万元，按现行价格估算约为1100万元，已于19××年×月开工，建成了8项附属设施，计完成投资200万元。市政府今年安排的300万元投资已全部落实，×区城环局正在组织实施。
根据××河河道以南人口密集区的地下水污染和环境问题，在污水处理厂未建成之前，利用现有污水管道，把污水引到某区污水处理厂以西，污水直接排入污水处理厂的出口，这就避开了污染区。
二、电热厂的粉煤灰也是污染源之一。对于电热厂储灰厂的选址，必须考虑到对地下水和环境的污染。选址已责成×区电热厂抓紧做工作，争取尽快报市政府有关部门审批。对南储灰厂渗漏对地下水的污染，主要采取截流集中排放的措施，以减少对地下水的污染。
××市人民政府
二×××年×月×日
一、函的概念
函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。
函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见.
二、函的特点
（一）沟通性。函对于不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。
（二）灵活性。表现在两个方面：一是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。
（三）单一性。函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。
三、函的分类。
函可以从不同角度分类：
（一）按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。
（二）按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。
（三）另外，从内容和用途上，还可以分为洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。
四、函的结构、内容和写法
由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。
公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：
（一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。
1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。
2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。
（二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。
1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。
2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。
（三）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，
或请对方提出意见或请主管部门批准等。
（四）结语。通常应根据函询、函告、函或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。
（五）结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。
署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。
五、撰写函件应注意的问题
函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。
其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。 例文一 洽事宜函
中国科学院*研究所关于 建立全面协作关系的函 *大学：
近年来，我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持，取得了一定的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见：
一、定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。（略）
二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作。（略）
三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助。（略）
四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备，在可能的条件下，予对方提供利用。（略）
五、加强图书资料和情报的交流。
以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋，达成协议，以利工作。特此函达，务希研究见复。
中国科学院*研究所（盖章） 一九九五年×月×日
“请示”是向上级机关请求指示、批复或批准时使用的频率极高的一个上行文种、公文。 请示必须具备以下四个条件：1.必须是下级机关向上级机关的行文。2.请示的问题必须是自己无权作出决定和处理的。3.必须是为己向上请决求准。
“请示”按其行文目的、作用的不同，基本上分为两类：
一．是直请性的请示，即直接向自己的上级领导或指导机关请求指示或批准事项；
二．是批转性的指示，即把有关某一方面工作的意见，以“请示”上报给上级机关，要求批转给有关单位予以办理。 格式：
1、标题
2、称谓
3、正文：请示的原因、请求的原因及作法。
4、结尾常用结束词：\"当否\"、\"请批复\"，\"妥否\"、\"请批示\"。最后署名、日期。
通知分类：
根据适用范围的不同，可以分为六大类：
1.发布性通知：用于发布行政规章制度及党内规章制度。
2.批转性通知：用于上级机关批转下级机关的公文，给所属人员，让他们周知或执行。
3.转发性通知：用于转发上级机关和不相隶属的机关的公文给所属人员，让他们周知或执行。 4.指示性通知：用于上级机关指示下级机关如何开展工作。 5.任免性通知：用于任免和聘用干部。 6.事务性通知：用于处理日常工作中带事务性的事情，常把有关信息或要求用通知的形式传达给有关机构或群众 通知的写法：
由于通知的功能多，种类多，写法彼此有较大的区别，我们在分类时已经有意识地对各种不同通知的写法作了一些介绍，这里只能概括介绍一些通知写作的基本方法。 (一)通知标题和主送机关 1．通知的标题
通知的标题一般采用公文标题的常规写法，由发文机关＋主要内容＋文种组成。如•中共中央办公厅、国务院办公厅关于严禁用公费变相出国(境)旅游的通知‣。
也可以省略发文机关，由主要内容＋文种组成标题。如•关于印发†规范国有土地租赁若干意见‡的通知‣(国土资发„1999‟222号)。
发布规章的通知，所发布的规章名称要出现在标题的主要内容部分，并使用书名号。
批转和转发文件的公文，所转发的文件内容要出现在标题中，但不一定使用书名号。如•国务院办公厅转发教育部等部门关于进一步加快高等学校后勤社会化改革意见的通知‣。 2．通知的主送机关
通知的发文对象比较广泛，因此，主送机关较多，要注意主送机关排列的规范性。如人事部•关于解除国家公务员行政处分有关问题的通知‣的主送机关：
各省、自治区、直辖市人事(人事劳动)厅(局)、监察厅(局)；国务院各部委、各直属机构人事(干部)部门、监察局(室)： 由于级别、各称不同，主送机关的称法和排列非常复杂，这个序列显然是经过深思熟虑后确定下来的。
(二)通知的正文
1．通知缘由
发布指示、安排工作的通知，这部分的写法跟决定、指示很接近，主要用来表述有关背景、根据、目的、意义等。
晓谕性的通知，也可参照上述写法。如•国务院关于更改新华通讯社香港分社、澳门分社名称问题的通知‣，采用了根据与目的相结合的开头方式；•国务院办公厅关于成立国家信息工作领导小组的通知‣，采用的是以“为了”领起的“目的式”开头方式。
批转、转发文件的通知，根据情况，可以在开头表述通知缘由，但多数以直接表达转发对象和转发决定为开头，无需说明缘由。
发布规章的通知，多数情况下篇段合一，无明显的开头部分，一般也不交代缘由。
2．通知事项
这是通知的主体部分，所发布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步骤等，都在这一部分中有条理地组织表达。内容复杂的需要分条列款。
晓谕性通知，有时需要列出新成立的组织的成员名单，以及改变名称或隶属关系之后职权的变动
等。
3．执行要求
发布指示、安排工作的通知，可以在结尾处提出贯彻执行的有关要求。如无必要，可以没有这一部分。
其它篇幅短小的通知，一般不需有专门的结尾部分。
通知的应用极为广泛。下达指示、布臵工作、传达有关事项、传达领导意见、任免干部、决定具体问题，都可以用通知。上级机关对下级机关可以用通知；平行机关之间有时也可以用通知。
会议通知
按市委办公厅通知，市委定于本月二十五日（星期六）下午二时在友谊电影院召开干部会议，传达中央领导同志在党的第XX次全国代表大会上的讲话精神，并布臵有关文件的学习计划。先送上会议入场券一张，请于下午一时正，在大门口集体乘车前往。
此致
X X X 党委办公室
一九八二年九月二十日
通知，是转发同级或不相隶属机关公文，印发上级或本级机关有关公文，批转下级机关公文，传达上级机关指示，任免和聘用干部，发布法规和规章，以及要求下级机关办理、执行或周知事项的公文。
××市环保局关于转发•××县环保局关于开展环保自检互检工作的总结报告‣的通知 各县(区)环保局，各直属单位：
××县环保局是我省环保工作的先进单位，积累了丰富的工作经验。近年来，他们通过开展环保自检和互检，有效地推动了环保工作的深入开展，并取得了良好效果。他们的经验基本也适于我市。现将•××县环保局关于开展环保自检互检工作的总结报告‣转发给你们，望参照执行，以推动我市环保工作的深入开展。
××市环保局
一九九九年二月十六日
[简析] (1)体式规范。文中已明确写出“现将•××县环保局关于开展环保自检互检工作的总结报告‣转发给你们”，故不必再于正文之后落款之前标出附件标题；××县“总结报告”也不以“附件”出现，而是该“通知”的直接发出件，即为同一件。
(2)理由充分。××县与××市无隶属关系，但××县的环保工作做得好，并是全省的先进单位，而且“他们的经验基本也适于”××市。所以，予以“转发”是正常的。
