浅析我国邮政商函的发展
在当今“信息时代”的社会里,信息作为一种战略资源,对其获取、开发和利用的结果往往直接影响着企业的命运。随着我国社会经济日益繁荣、市场交换日益频繁,许多工商企业已经开始认识到,利用商业信函（一种广告媒体，利用邮局点多面广的优势，以邮寄的方式，将广告客户要求寄发广告商品介绍、订货单、调查征函、通知单等投送到广告客户所希望的接收人手中）进行业务活动和商业往来,是实现效能转换的重要途径。但是,目前真正利用商业信函进行生产经营活动的企业还不多,这说明,在社会经济活动中,市场交换的潜力需求还很大,有着广阔的市场前景。
我国商业信函推出以来，以其可靠性、高效性、针对性的特点受到了广大客户的青睐，但也要看到目前，商业信函在我国的发展规模还比较小，邮政商函业务在函件业务中的比例太低，同时邮政部门对商函业务发展的重视程度还不够，没有充分认识到商函业务的巨大市场潜力；另外，大中小型企业对商函业务的认识程度不深，商函还没有成为我国企业发展的一种宣传手段。不管是在大、中城市，还是农村市场，商函业务的市场都没有得到充分开发，在客户开发和维护方面存在着很大的问题。
一、我国商业信函发展中存在的问题
从邮政方面来看,主要是对商业信函业务的发展不够重视,没有把商函业务作为邮政的一项重要业务来抓；从用户方面来看,对商业信函的效用认识不足, 实质是对邮政在社会经济生活中的作用认识不足,使得邮政作为市场经济信息交流的工具未能得到充分的利用, 以产品推销和业务宣传为例, 许多用户的目光过于集中在电视、广播、报纸、杂志等大众传播媒介上, 他们往往花大钱做广告, 却忽视用函销法进行宣传推销。事实上, 大众传播媒介和商业信函在商品信息的传播上各有优势。根据有关传播媒介理论,信息传播的效果与多种因素有关, 其中传播内容是主要因素。具体地讲, 对一些与大众直接有关的消费品、电视宣传效果要好些而对一些销售面窄、专业性强、品种规格繁杂的商品商业信函的宣传则有较强的优势。除了业务宣传和产品推销外, 许多经济活动都可以而且有必要 1
使用商业信函。
从商函制作商方面看，商函业务数据处理要求高、难度大、时限性强，原有生产设备不能满足需求；产业集成度低，人才、设备、技术、管理资源分散，无法形成服务优势；从商函投递方面看，收件人名址库建设滞后，造成账单妥投率低，制约运营商邮寄账单的积极性；小而全、大而全的僵化思维模式，邮政不与社会企业合作；从消费者方面看，缺乏维权意识，没有形成花钱必须要账单的消费行为。
二、下步应采取的措施及发展目标
近年来, 商业信函业务虽在全国各地得到了发展, 但就目前的发展速度和规模来看, 还远未达到最佳状态, 未形成全国统一的经营格局,商业信函量占函件量的比重还很低, 发展潜力尚未挖掘出来。随着社会主义市场经济的不断完善和发展, 改革开放不断深入, 为邮政发展商业信函业务提供了良好的外部环境。因此,我们必须抓住当前的有利时机, 采取措施大力发展商业信函。
（一）转换经营机制, 建立邮政营销体系
由于邮政部门长期以来习惯于独家经营，官商作风严重, 缺乏企业应有的经营思想和市场观念, 没有把市场开发作为邮政经营的主要工作来抓, 等客上门、皇帝女儿不愁嫁的思想,严重阻碍了邮政各项业务的发展。因此, 要发展商业信函业务, 首先必须转变经营观念, 进一步解放思想, 充分认识发展商业信函的重要意义。
与此同时, 应建立邮政营销机构, 组建营销人员队伍, 在全国上下形成一个营销网络体系, 开展商业信函业务的促销活动, 冲出绿色屏障, 走向市场参与竞争,求得发展。因为商业信函业务虽属邮政专营,但对于用户来讲这并不是宣传自己产品的唯一形式, 这就需要我们有专门的营销机构来研究制定发展商业信函的经营策略,大力推销商业信函, 争取市场, 为商业信函的迅猛发展创造条。
1、加强市场营销工作, 健全市场营销机构, 充实市场开发管理人员
对市场的调查研究是邮政开拓市场联系用户的前提, 是发展业务, 提高效益的基础工作, 各局都应有专门的人员负责市场开发, 大中企业应当有专门的机构负责这项工作。不少企业现已建立了专门机构并配备了相应的人员, 市场开
发得到落实。但也有不少企业, 对市场开发调查仍停留在口头上, 没有采取实际措施落实在行动上。各地要把对市场的开发从定性认识推进到定量分析上, 把市场调查与业务宣传和开展经营活动结合起来, 使邮政开发更加积极、生动、有效。对市场开发人员要进行必要的业务培训, 提高开发营销人员素质, 提高市场营销工作技巧, 提高市场开发工作质量。
2、做好市场营销各项基础工作
市场开发是以邮政服务各项基础工作为前提的, 只有在用户与邮政部门之间建立了良好的信任与理解, 用户才会更多的使用邮政、支持邮政。在这些方面我们有大量的工作要做。当前应注意的是改进营业设施, 给用户创造一个良好的用邮环境, 扩大业务宣传, 让用户清楚地了解邮政业务种类、资费标准、用邮注意事项等, 保持营业场所的整洁, 保证邮政营业场所邮政业务的主体地位, 给用户提供用邮方便。
（二）加大宣传商业信函业务的力度
企业对自己的产品, 特别是新产品采取的重要的促销手段之一就是投入巨额资金做广告进行宣传, 从某种意义上讲, 产品的竞争是宣传的竞争, 谁掌握了宣传的主动权, 谁就赢得了市场的占有权。商业信函作为一项竞争性很强的新业务,更得抓好宣传工作。因此, 我们应从现在起加大宣传的力度, 使商业信函业务在全国做到家喻户晓。邮电部应不惜资金, 在中央电视台做商业信函的广告, 因邮电部执行的是统一规章办理业务全国一样,从这点来讲, 由邮电部统一做电视广告既能节约资金又覆盖了全国, 比各局分做广告效果要好不断地向社会各界宣传商业信函业务, 提高商业信函业务的知名度。
（三）增强商业信函微机处理能力
随着使用商业信函业务用户的不断增加,商业信函业务量猛增,若仍沿用现在的人工处理方法,必将制约商业信函业务的发展。为此邮电部应尽快在全国推广使用商业信函智能微机处理系统至少应在地市县以上邮局配备此设备,加快商业信函的处理速度。以最佳的处理方式,刺激用户大量使用商业信函,从而达到发展商业信函的目的。从长远看,地和州以上的邮局均应成立邮政广告公司,利用商业信函智能微机处理系统,从商业信函的广告设计、制作、地名单位编码的检索、自动打印信封,到自动折纸贴封过戳等,为用户提供“一条龙”的服务,这是发展
商业信函的关键所在。
（四）制定鼓励发展商业信函业务的政策,充分调动各局发展商业信函的积极性
为了使各局真正重视商业信函业务的发展,并确实从中使企业得到实惠,收到成效,邮电部在邮政通信产品量品种统计中,应把商业信函作为一个指标单独统计, 不纳入平常信函统计计算产品量,并确定其产品量的结算价格略高于平信函价格。这样就增加了企业的自身利益,真正使各局在抓了商业信函的发展后, 确实受益。企业从中尝到甜头,必然会千方百计把商业信函业务搞上去。对商业信函业务的发展制定优惠鼓励政策,在奖励上给予倾斜。在短期内,为使商业信函业务有长足的发展,应对商业信函业务的净增件数进行奖励,具体可制定第一年以商业信函的实际收寄量按件进行奖励奖励多少可研究确定,然后第二年以上年数量为基数,其超过部分才给予奖励,这样可连续搞一年,商业信函业务必将得到迅速的发展。
（五）不失时机地推出商业信函有奖明信片
每年一度的邮政贺年有奖明信片的发行,可结合商业信函内容一并进行, 以扩大宣传深度和效果。邮电部应从发行年第三轮邮政贺年有奖明信片起,在贺年有奖明信片的背面印上宣传商业信函内容字样的广告,届时发行全国,既推销了贺年有奖明信片,倡导书信文化,又宣传了商业信函业务,扩展了商业信函的宣传深度,可谓一举两得。
（六）制定阶段性的商业信函业务发展目标
为了使商业信函业务的发展落到实处, 除了必要的各种措施以外,邮电部应有一个长期规划和目标,并将目标计划下达各省,各省再下达给各基层企业, 还应把目标计划纳入部对省的经营承包责任制中进行考核。搞得好的给予奖励,完不成的进行处罚,使每个局目标清楚,责任明确。
（七）增强市场竞争观念, 以优质服务取胜
衡量质量好坏的标准也就是用户的适应性, 也就是说, 服务要“ 适销对
路” 。因此, 必须重视研究用户心理, 不断改进服务, 要使用户感到, 使用商业信函推销产品比使用其它广告方式方便、实惠。根据目前业务发展中遇到的实
际问题, 可以从以下几方面探讨拓展服务功能。
1、不断充实完善工商企业单位用户信息资料库
及时、准确、全面地提供各地用户名、址、码等项资料, 以满足用户的业务需要。现各地的信息资料不够完善, 应及时补充修正。反之会失去信誉、失去用户。在收集名址信息资料方面, 我局主动与市工商局信息咨询服务中心和省科技中心联系,得到他们的大力支持, 分期分批向我局提供省、市工商企业的名址信息资料, 以充实商业信函服务中心的名址数据库。同时在全国和全省方面可分别考虑由邮电部邮政总局和省管局牵头, 各地之间进行信息资料联网共享如发现高价出售信息资料给其他系统的局要严肃处理, 否则会影响一些局对提供信息资料的信心, 有条件的局还可实现商函代发, 以减少大量的中转环节, 提高效率。
2、实行灵活的资费优惠制度
经营的成败取决于市场的占有。合理的资费政策是影响商业信函业务的重要因素, 而资费低廉又是商业信函自身独具的一大优势。商业信函最基本的特点是批量、大宗、规格统
一、便于处理。可根据邮政商业信函的实际成本, 合理制定资费政策, 并实行灵活的优惠制度, 充分利用资费的杠杆作用, 保证这项业务
的不断发展。对大批量交寄商业信函的用户给予不同比例的资费优惠, 赢得用户, 提高占有率。
3、注重邮政信誉
保证商业信函质量商业信函具有业务量大、时间集中的特点, 对日常收寄服务提出了较高的要求, 必须根据业务流向、流量合理组织作业、提高包括收寄、传递、时限、服务态度等在内的全程服务质量, 以优质的服务促进商业信函业务的稳定和繁荣。我们严格执行传递时限, 每次接到大批量的业务后, 职能人员齐上阵, 加班加点, 甚至手工操作及时发出。如韩生渣华邮货柜公司第一个月抱着试试看的心情, 在我局交寄件商业信函, 由于交寄的资料大而多, 无法使用机器, 我们组织人员按其要求手工操作并加工, 良好的服务使其深受感动。尤其是该公司原预测收到的订单生意便十分可观, 但商业信函一发出, 要求租用货柜箱的订户激增, 达到以上, 收到意想不到的效果, 因而连续几个月每月均发出商业信函件, 而且还向其他公司介绍宣传他们使用商业信函成功推销产品的经
验, 形成良性循环。
（八）规范市场行为, 正确开展经营活动
社会主义市场经济应该是有规则的理性的市场, 是受法律制约的、有序的市场。在开拓市场发展经济的过程中, 应遵守法律法规和制度的约束, 保证市场竟争的公平、公正。在现阶段我国市场体系发育尚不完备的情况下, 还要强调政府部门的必要干预。邮政部门在开展市场活动中, 要遵守邮政为人民服务的宗旨, 遵守邮政统一的规章制度, 注重整体利益和局部利益的协调、社会效益与企业效益的统一, 反对那种违反市场规则, 只顾局部利益而损害集体利益的不正当行为。第
四、重视邮政信誉, 塑造良好的企业形象。邮政的信誉和企业的形象直接关系到邮政市场的发展, 各局应在积极开展树邮电新风, 创优质服务的活动中, 进一步提高对邮政信誉、企业形象的认识, 明确用户的信任是开拓市场的重要条件之一, 必须加以重视。通过塑造企业形象活动, 改进邮政服务工作, 增强企业凝聚力, 提高职工素质, 使邮政更好地适应市场经济形势的要求。
商业信函的发展需要一个良好的内外环境。因此,要保持一个与地方经济相适应的商函市场, 应该成为我们规划商函工作的着眼点, 并就此出发, 针对不断变化的新情况, 适时调整经营策略,制定适合于商函业务发展的政策，全力服务于中小企业宣传，同时加快营销体系建设步伐，培养一批适应市场需要的专职营销人员。函件的发展在于商业信函的发展,商业信函的发展又依赖于市场经济的发展,只要我们勇敢地走向市场,占领市场,就必将会迎来商业信函大发的春天。
