2011年度内部控制自评报告
根据西部矿业内控工作组统一安排和公司下发文件《关于2011年西藏玉龙铜业股份有限公司内部控制自评方案的通知》的要求由财务部牵头组织相关部门和人员对公司2011年度内部控制情况做了全面测试并召开专题会议对测试结果进行了讨论对今年公司在内部控制方面所做的工作进行了总结现对公司2011年度内部控制工作评价如下
一、内部控制目标一是保护企业资产的安全、完整及对其进行有效使用二是保证会计信息及其他各种管理信息的真实、可靠和及时提供三是保证企业制定的各项管理方针、制度和措施的贯彻执行四是尽量压缩控制成本费用减少不必要的浪费五是预防和控制且尽早尽快查明各种错误和弊端以及及时准确地制定和采取纠正措施六是保证企业各项生产和经营活动有秩序有效地进行。
二、内部控制组织机构为全面推进内部控制体系建设工作保证内控工作高效高质量完成公司成立了由公司主要领导组成的“内控体系建设工作领导小组”并下设办公室办公室成员由各部门经理及内控专员组成并明确了各自的职责和任务同时为了保证此次自评工作任务按时完成公司还专门成立了“内控自评工作小组”并根据自评内容做了详细分工。
三、评价依据本评价报告根据《企业内部控制基本规范》、《企业内部控制评价指引》的要求结合中介机构制定的《西藏玉龙铜业股份公司内部控制管理手册》、《西藏玉龙铜业股份公司内控评价手册》在内部控制日常监督和专项监督的基础上对公司截至2010年11月30日内部控制运行的有效性进行评价。
四、评价范围和程序评价范围2011年1月1日2012年11月30日期间公司所有业务具体内容为工程项目管理、固定资产与无形资产、QSHE质量安全健康环保、合同管理、存货管理、采购与应付管理、财务报告与披露、全面预算、资金与费用、信息系统管理等十项业务流程所开展的业务。由于公司2011年主要是基建项目为此重点关注风险领域包括工程项目的合规性管理、合同签订执行情况、预算执行情况、资金支付及程序方面。
评价程序
五、内部控制实际执行情况一公司内部控制制度建立健全情况根据中介机构天健光华出具的《西藏玉龙铜业股份有限公司制度审阅意见》公司组织相关部门和人员于10月份完成相关制度建立健全、修订完善工作如《基建项目管理办法》、《招投标管理办法》、《全面预算管理办法》、《资金管理办法》、《资本性支出财务管理办法》、《合同管理办法》、《固定资产管理办法》以及《存货管理制度》等。通过此次测评我们认为目前公司所制定的各种规章制度能满足公司内控管理工作需要。
二组织机构和部门职责梳理情况根据中介机构意见结合公司实际情况公司对组织机构设臵和各部门职责重新进行了梳理以满足内部控制要求。如增加“总工办”来履行“统一计划管理公司所有工程项目”的职能此项整改措施正处于上报西矿总部待批阶段确定机动部为公司层面固定资产管理部门统一管理公司所有固定资产明确综合管理部负责公司合同管理及档案管理。经上述梳理工作后我们认为公司在组织机构设臵和部门职责分工等方面已不存在重大缺陷。
三内控流程实际执行情况以中介机构出具的《西藏玉龙铜业股份公司内部控制管理手册》和《西藏玉龙铜业股份公司内控评价手册》为依据公司组织相关部门及人员对公司2011年度内部控制实际执行情况进行了认真全面的测试。我们认为自5月份成立内控领导小组开展公司内控体系建设工作以来公司各部门在处理各项业务方面较实施项目之前已有很大改善公司整体管理水平已有明显提升。各业务模块内控实际执行评价如下1.工程项目管理内控中介机构7月份对工程流程和运行情况进行梳理后公司按照内控中介机构意见对提出的缺陷和制度审阅意见进行整改和完善拟定并执行《基建项目管理办法》、《招投标管理办法》、等工程管理制度目前虽未正式下发但实际在执行虽然前期在内部管理程序上出现一些问题但是后期实施项目已严格按照规范、制度要求进行工程管理活动。主要是公司为加快项目建设进度尽早为设计提供依据矿山采剥工程、采样、水文地质等工程存在未招标、未签订合同采剥、超计划等情况这些问题已汇报总部目前正在落实整改。9月份以后实施项目已严格按总部管理制度和内控流程执行按权限上报总部审核、批准。
自9月份实施内部控制以来在项目建设的有效性、适用性、投资控制等方面起到了一定的控制作用。同时10月份根据公司实际情况制定了一套切合基建期项目管理的绩效考核体系并将内部控制执行情况纳入考核该体系已实施并起到了良好的效果且全员精细化管理及内部控制的理念大为提升为今后基建项目管理及内部控制推行、完善奠定了基础。
工程项目管理是公司重点目前内部管理相对薄弱主要是机构、人才、意识、培训等方面欠缺今后仍需根据企业管理模式和项目推进情况不断地予以调整完善和强化。
2.采购与应付管理公司制定《物资采购制度》已按内控中介机构意见进行修订和完善并在9月份严格按内控流程执行包括采购计划、询比价、合同会签等。根据管理职能划分10月份除机械设备、电子设备外其他所有物资采购统一并入供销部集中采购管理主要规范办公用品的采购程序机械设备由机动部负责采购电子设备由综合部负责采购。督促所有采购物资含设备全部办理出入库手续并将采购质量、询比价、采购计划等纳入内部绩效考核。
本次测评发现在采购计划方面执行不到位特别是紧急物资的采购。目前正在进行整改今后将根据制度和内控流程加强采购计划考核重点监控采购计划的平衡、审核和计划的严肃性管理避免计划不准造成浪费。
3.存货管理公司制定了《存货管理制度》已按内控中介机构意见进行修订和完善并在9月份严格按内控流程执行。对内控前期审查提出缺陷大部分进行整改目前未整改或将要处理的主要是废旧物资、无效库存此部分主要是历史原因管理不善造成。6-9月份公司组织人员对目前现有的废旧物资、无效库存进行清理并统一集中管理待公司研究提出意见后按程序上报总部批准后处理。同时对库房安全进行规范管理按类分别管理。
本次测评发现无《废旧物资管理制度》及相应流程采购计划编制、审核方面不够规范今后公司将加强废旧物资管理从源头上杜绝提高计划准确性和执行性成立废旧物资认定小组制定废旧物资管理制度完善废旧物资管堆存管理定期进行清理。
4.合同管理以前公司虽然制定《合同管理制度》但是由于管理体制、机构变化已不适应公司管理模式目前公司已按内控中介机构意见进行完善和修订指定综合部管理。内控中介机构提出的合同管理方面存在部分合同谈判无记录、无法务审核、合同盖章不规范、合同台账不健全等10月份已逐步完善整改并统一编号、归档。重大合同的审定公司实行总经理办公会议集体决策并上报总部审批后签订执行目前此方面制度欠缺正在完善。
合同管理是公司管理的薄弱环节主要是公司机构和人才方面不足特别是合同的执行、台账、考核没有专职部门统一管理目前公司已向总部提出设立“总工办”解决此问题。在现有模式下公司将在总部派驻现场的律师配合下规范合同管理加强合同风险控制跟踪合同履约和合同台账建立完善。
5.固定资产及无形资产公司已按内控中介机构提出的意见修订并完善《固定资产管理制度》从原来的财务部门管理移交机动部统一管理。公司固定资产比较多且涉及的面广69月份公司组织人员对固定资产进行全面的摸底清查、减值测试。对无使用价值、报废的固定资产提出了处理意见。建立了固定资产设备台账对实物资产和账面资产进行核对规范资产分类和卡片管理。
本次测评发现固定资产管理不规范主要是固定资产转移没有办理转移手续固定资产除设备台账外其他台账未完善。目前公司已在10月份内部绩效考核体系中增设固定资产管理考核并要求年底前完成实物与账面的核对完成内部资产转移手续的办理2012年6月底前完成所有固定资产台账建立。
6.全面预算公司建立并下发《全面预算管理办法》严格执行预算管理的编制、审核、上报、批准、下达、分解、考核程序。前期内控中介机构提出的无预算指标及未考核已在9月份董事会批准年度预算后进行分解并在10月份下发内部各单位考核执行与部门员工的绩效工资直接挂钩。全面预算考核分定量和定性考核定量方面主要是可控费用、工程量、能源量、投资计划等定性方面主要是质量、工期、内部控制、合同签订、结算、环保、安全等。实行季度预算分析会议对公司整体预算执行情况和各部门预算执行差异进行全面分析执行偏差较大的及时查找原因提出整改建议并督促责任部门落实整改。通过内部控制体系和全面预算绩效考核体系推行全面预算执行和监控明显提升而且对确保年度预算和公司经营目标完成奠定管理基础。
本次测评发现2011年度预算分解指标与各单位没有签订目标责任书由于今年是实施指标考核第一年也是基建期考核尝试的第一年公司计划在今年试运行三个月对考核方案完善后2012年将与内部各责任单位签订目标责任书并进行考核。同时由于年度计划报送和调整沟通不及时以及现场管理等原因造成采剥工程超年度投资计划。此问题10月份工程结算审计和总部均知晓虽然投资超但不影响整体矿山开发实际超计划待施工队伍测量核实后再定。
7.资金与费用公司制定《资金管理办法》本办法已经内控中介机构审核并按审核意见进行完善。考虑本办法重要按规定应上董事会批准后下发目前虽未下发但实际已按制定的规定和内控流程严格执行。由于资金管理是公司重点为此对资金的筹集、使用、审批、支付严格执行制度的规定实行年度资金预算总额控制、月度资金计划审批、实际支付严格审核逐级审批的原则。公司严格执行资金的授权、分级审批、财务审核等制度在岗位设臵上能根据不同业务性质、职责权限等情况对不相容岗位进行分离配臵。公司会计系统能实现对资金活动的有效控制资金的每一笔收付都有会计人员审核、登记并保管原始单据。资金收付的申请人与会计系统的审核人实现了不相容业务分离。另外公司每月25日召开月度资金使用分析及次月资金安排平衡会议对当月资金计划执行、流向进行分析计划外资金严格执行总部计划外的审批流程。
公司本年度资金筹集主要通过向总部拆借的方式实现月度根据总部审批的资金计划平衡库存资金后申请借款按程序逐级上报审批至总部的总裁、董事长。
8.财务报告与披露公司初步拟定了《财务报告编制方案》内容涵盖报表编制原则、报表编制程序等目前正在完善。实际执行按照公司《财务管理制度》及总部制度执行每月3日前完成上月的财务报告及财务报告分析并上报总部报表格式及编制程序严格按照总部和新准则规定执行。实行总稽核审核、财务经理复核、财务总监抽查会计凭证和财务报告的审核模式确保财务报告信息的真实完整。每月中旬召开预算、财务报告分析会议分析财务指标的完成和差异情况并提出合理化建议。
本次测评发现公司财务档案未移交公司档案统一管理清产清查、债务核实方案公司无专门的制度。制度方面公司虽然没有专门单独的详细规定但在实际执行过程中严格按国家下发的《新会计准则》和总部规定执行今后公司将根据内控中介机构意见在2012年3月底之前完成财务报告方面的制度完善会计档案未及时移交主要是公司前期对会计档案类无统一的管理根据国家及内控要求公司将尽快协调于12月底之前完成2010年之前的全部财务档案移交至公司档案室统一管理。
9.QHSE质量安全健康环保公司建立了相关的质量安全健康环保方面的制度并已按内-10-控中介机构意见进行修订和完善。公司对质量安全健康环保方面的工作高度重视每天进行安全环保方面的检查特别是施工安全。每月进行一次安全环保大检查严格按国家和总部要求进行危险源认定和监控。10月份将安全环保工作纳入对公司相关部门进行考核的范围督促全员提高安全、环保意识。但是在安全环保方面仍然出现一些事故如采样工程发生一起公司员工死伤亡事故采剥工程发生一起施工单位员工伤亡事故。
本次测评发现公司未与内部各单位签订《安全环保目标责任书》公司未成立消防队且缺少消防设施。安全环保方面公司除日常的检查管理外要按本次测评发现问题汇报总部后争取于2012年3月底之前完成整改。
10.信息系统管理公司拟定了信息系统管理方面的制度由公司综合部负责公司网络、OA办公系统等方面的维护目前基本能满足公司运营但是技术、人员方面不足对日常业务开展造成一定的影响。
本次测评发现与公司业务相关的信息系统管理无信息系统配臵、设臵记录。此问题将要求系统管理员严格按规定执行建立健全信息系统登记、设臵等台账记录。要求12月底之前整改完成。
六、缺陷及其认定此次测试对缺陷的认定采取以定性为主定量为辅的原则。按影响企业内部控制目标实现的严重程度分为重大缺陷、重要缺-11-陷和一般缺陷三类同时按影响内部控制目标的具体形式分为财务报告缺陷和非财务报告缺陷。但由于公司成立成立时间短、人员流动频繁、外部环节特殊地处藏区等客观原因公司目前整体管理水平距管理手册的要求尚有较大差距根据上述认定原则及分类标准此次测试共发现各类缺陷共31项其中重大缺陷3项分别是矿山采剥、铁矿石剥离工程未招标采剥、工程勘察工程未签订合同因安全管理不善发生2起伤亡事故重要缺陷2项一是总工办总工程师未到位二是矿山采剥、排洪隧道等项目超预算一般缺陷26项具体情况详见附件《西藏玉龙铜业股份有限公司2011年度内控测试缺陷清单列表》
七、缺陷整改情况针对此次测试发现的所有缺陷公司将在最短的时间与各业务部门签订限期整改责任书主管领导为第一责任人部门经理负直接责任。要求各业务部门严格按《管理手册》流程在规定期限内完成缺陷整改工作同时要将缺陷整改落实情况、对《管理手册》熟悉情况和日常执行情况纳入考核范围。
除个别特殊缺陷外其他缺陷公司要求在2012年3月底之前全部完成个别缺陷要求2012年6月底之前完成。
八、内部控制有效性结论通过测试我们认为公司目前推行的内部管理模式和《内部控制管理手册》的实施能够避免公司出现重大经营决策、重大财产损失等风险能够保证公司基建项目顺利进行和工程成本得到有-12-效控制但离“通过建立简洁高效的公司内部管控体系、标准化、流程化业务管理手段”以实现“控制和降低公司建设和运营成本、提高公司整体管理水平”等目标尚有差距。另外通过此次测评我们还发现公司在主动与中介机构沟通方面做的不够导致中介机构出具的《内控管理手册》中少部分流程规定的控制内容和规定的关键控制点与公司实际情况存在贴合程度不高的问题。
九、内控工作保障措施我们深知内控体系建设项目是一个长期的系统性工程绝非能一撮而就。内部控制制度体系的建立、《内控管理手册》和《内控评价手册》等文档形成只是整个内控工作的开始内控工作能否取得切实有效的成果关键在于实际管理工作中如何狠抓各项内控制度和各业务流程关键控制点控制内容的落实工作公司已经或将要采取以下措施以保障公司内控工作长期有效进行。
一发挥公司内控体系工作领导小组及下设内控工作办公室作用加强日常检查、督促和评价。建议对内控工作人员在年底给予一定的物质激励以提高大家积极性。通过以上两项措施使公司内控工作在组织机构和人员积极性方面得到有效保障。
二将内控工作完成情况纳入公司内部绩效考核指标体系对公司内部各单位进行考核并与绩效工资挂钩此项措施已于2011年10月份开始实施。
三将内控知识培训列为公司2012年一季度培训计划的重点内容对公司机关全体员工及二级单位管理人员进行集中、-13-系统的内控知识培训培训结束后还将以《内控管理手册》、《内控评价手册》内容为主对受训人员进行考试并进行必要的奖惩力争在最短的时间内提高公司相关管理人员对内部控制的认识。
四实行《内控管理手册》、《内控评价手册》定期修改制度。两个手册所规定的内容与公司实际情况的贴合程度高低将直接影响内控工作能否顺利实施公司将实行对两个手册的定期修改制度力争使两个手册始终高度切合公司实际以保证两个手册的始终具有较好的可操作性。
总之通过近半年的内控体系建设工作玉龙公司上下全体人员已深深认识到实施内控体系建设项目在规避公司内部决策失误导致的经营风险、杜绝因内部管理缺陷造成的不必要浪费、降低公司投资经营成本、提高公司整体管理水平等方面的重大意义。今后公司将要求所有单位及管理人员严格以《内控管理手册》规定的流程及控制内容为准绳组织实施各项业务将各项业务流程规定的关键控制点的控制工作落到实处从而提高公司整体管理水平。
