外贸人如何制定工作计划提高工作效率
成功，没有捷径，就像最近带一群刚入行的小伙伴，从基础到专业，都要走这个过程，毫无疑问，在外贸中，经验是最宝贵的！
为什么这么说呢？对比出来的。
团队里刚入职两周的一位宝贝，姑且叫她小王吧。
小王在外贸这个行业积累了近四年的经验，两周前加入我们这个新人云集的团队。除了她近四年的外贸经验，在专业和产品这一块，跟其他新人处在同一起跑线上——七窍通了六窍，还一窍不通。
就这样一个产品白痴，在加入团队后的两周里，通过阿里的询盘，转化了一个订单，还有两个在谈订单。
而我们的新人们在干啥呢？
有的在纠结没有询盘，有的在纠结搜不到客户，有的在纠结客户为嘛不回信息等等。
总之一句话，就是，没有客户资源。
说的好像，只要有询盘，有客户需求，他们就一定能搞定客户一样。
那我就问，之前给你们那么多询盘，为什么至今没有在谈客户，或者跟出一点眉目出来呢？
他们不说话了。
我再问，没有客户资源，那我之前布置的搜索客户，发开发信的任务，你们完成了吗？
他们摇头不语。
我说，你们看看人家小王，除了询盘，每天还用FACEBOOK,LINKEDIN搜索客户40个，你们没有询盘要回，时间都花在哪了呢？
他们面面相觑，对啊，时间都花在哪儿了呢？
写此文的原因在于此。
大家现在的工作状态就是很忙。上班时经常都是东搞搞，西搞搞，一天下来又不明白自己在忙什么。经常到离下班还有不到一小时的时候才发现还有几封新的邮件没有回，还得写日报表。时间来不及了，日报表也成了负担，明天的提前规划更是成了笑话。你能指望一个今天匆忙赶报表，连总结都没有耐心写的人能规划好明天的工作吗？但是今天又没有什么成就，昨天写的计划事项没有完成，于是复制粘贴，明天任务加倍。因为惭愧于今天的作为，心里暗暗下决心，第二天一定要多上传几个产品，多联系几个客户。我想这种情况的确存在很多外贸朋友的身上。瑾以下文给这些朋友一些建议，希望你们有所收获。
人生有两大最宝贵的东西：一是身体，二是时间。我们做或者不做事情，做着有趣的或者无趣的事情，时间总是会不受我们控制的走过，或慢或快。大家都说管理时间的水平，决定了我们事业乃至生活的成败。我倒是觉得，时间是不可管理的，我们需要管理的，是我们的任务。
大家都知道，我们的工作时间，一天只有八个小时。除去睡觉的八个小时，我们还有八个小时浪费在玩手机，蹲厕所，吃饭，挤公交等等毫无建树，而又无可避免的事情上。于是，在相同的正儿八经的八个小时工作时间里，任务管理变成至关重要的事情。
在这里要感谢小王，提醒了我一件顶顶重要的事情：我的那群乖宝们，似乎还不知道，外贸业务员的终极以及唯一的目标是什么！！！！
『目标是什么？？？
客户的订单。
每天的工作任务是什么？』
跟客户取得联系。更确切的说，是尽一切可能地跟客户泡在一起。
这样说，大家就很容易理解了。天下还没有哪个天天跟客户泡在一起还拿不到订单的业务员。
明白这一点，至关重要。这是因为，作为一名合格的外贸员，需要做的事情太多。很多小伙伴们做着做着，就忘记了自己的初衷是为了搞定客户，拿下订单，反而捡了芝麻丢西瓜，放下客户，以处理其他不重要的事情为先。
以前就见到过这种情况：新来半年的业务员，业绩没有什么起色，有的甚至还没有开张。你可以看到他们平时也没闲着，每天开发信也发的不少，偶尔还打打电话，阿里的询盘有不清楚的也经常去问产品知识。但每次例会，问他们在忙些什么，需要他们汇报的时候，他们几个都说不出很详细的内容。
后来，我开始让大家写日报表，同时观察大家平时的作为，发现了个很关键的问题：那些业绩毫无起色的业务员工作效率低下，工作无计划性，把很多时间是浪费在许多根本不重要或者不必要的事情上。日报表也写的很是敷衍。与之形成鲜明对比的是那些每天忙着处理订单的业务员，不仅把日报表总结写的非常详细，甚至连明天、后天、乃至一周后的客户跟进计划都已经明明白白布置到了日报表上。对于他们来说，日报表不是累赘，而是真真正正实用的计划表、备忘录，可以帮助他们提前规划工作。 提前规划一天的工作
我们早上9点上班，但是我发现都10点，一些业务员还没有进入高效的工作状态。问及这一个小时都在做什么，最多就是在浏览阿里的询盘，有的甚至还在浏览腾讯新闻、微信推送文等等。
我不得不说，关于这点，我们得有意识的克制。我一般在浏览两三个国际新闻后，就会有意识的看时间，然后果断关掉页面，开始工作。
我发现有些宝贝蛋是完美主义者，一个资料表格，也要力求完美，修饰到每一个方格，每一个色彩点。我想问，真的有这个必要吗？有必要为了这个自己看的东西浪费几个小时吗？
还有很多业务员是被动地工作。他们每天一来，就准备回复询盘，回复客户的邮件。一旦没有没有客户找，就感觉无事可做，心气一下子就落下去了。如果真的耐心做了计划，就不一样了。我们每天的工作时间都排的满满的，跟踪客户，寄样品，维护客户，一步步计划好，剩下的，只要一步一个脚印的执行到底就行。
这个事情很难吗？
不难。
那为什么做不到？因为习惯。有些人，已经习惯了被动接受生活的到来。
说到底，一个字：懒！
懒得计划，懒得行动，懒得动点脑子。 外贸业务员如何提高工作效率？
为实现最好的工作效率，我们得从前一天晚上讲起。
一、23:00之前睡觉，为第二天的工作储蓄能量
俗话说，睡眠是最好的补品。睡不好，就吃不香，就这一点，足以说明一个好的睡眠对于我们来说有多么重要。连觉都睡不好的业务员，绝对不会是一个好的业务员。我从来不相信，长期缺觉的人会有多大的效率和创造力。那些剥夺自己睡眠时间的拼命三郎，如果不是天生精力旺盛，就是大多时间都在混日子。
这一点，对于我们外贸业务员来说，尤其重要。我的建议是，在条件允许的条件下，力求在23:00点之前睡觉，第二天睡到自然醒。
我们做外贸，有一个最致命的制约条件，那就是时差和距离。距离，我们勉强可以用其他工具减少影响，时差却是要命的——要我们业务员的命。长期熬夜，命不好的，大概会早衰。为了争取能早点睡觉，我们一定要提高沟通的效率。如果遇到客户21:00还在跟你叨叨，那么不妨打个电话过去，一个电话，把所有今天能解决的问题都在电话里解决掉，所有能确定的细节都在电话里确认好，然后再统一发个邮件过去。不能解决的问题，留待明天给答案。这是我们最佳的处理方案。如果不能，那么不好意思，你可能要熬夜了。这个没有办法，想要成就，总要付出点代价，这样子的话，我们在第二天中午时一定一定要休息，否则，啥都不长久。
二、第二天一来，浏览时事动态。
大家都知道，作为一个外贸业务员，有时候需要你无所不通。我有时候跟我的小宝贝们这样说：真正好的业务员，就得上至天文，下知地理，博古通今，纵横中外。原因很简单，你的客户来自世界各个地方，你若没有一点谈资，会很难取得客户的终极信任。每天花点时间，了解国际动态新闻，也是一个外贸人必要的素养和修炼过程。通常花在这个上面的时间，我不会超过十分钟。
如果遇上了目标客户国家的时事新闻，接下来我可能会以此为借口去跟客户攀谈。很多外贸人说，跟进客户时，除了产品不知道跟客户谈什么。我的经验是，只要你留心观察，几乎没有谈不拢的客户。每个人都有自己的独特的兴趣爱好，但是大家又都有一些相同的关注点，比如说，旅游、环境、教育、孩子。抓住这些点，你慢慢地就知道客户真正关注什么，再发散出去，你会发现，世界的丰富多彩远远超乎你的想象。
三、打开邮件客户端，再打开 客户跟踪情况表
最重要的事情来了。
选择2-3周没有联系的客户进行跟进，给他们逐一发邮件。邮件的内容根据不同的对象设定。
这么做的好处在于：
1） 维护已经成交的老客户，及时了解老客户的需求变化，做好订单预估。
有质量的老客户不多，一般只占到我们所有客户资源的20%。但是，恰恰是这20%，能给我们带来80%的订单和利润。我们的时间精力有限，能跟的稳定客户也非常有限，通常不会超过100个。在此之前，我们所有的工作，都是为了找到这么100个客户。
跟进这样的客户，我们的邮件可以这样写：
Dear XXX,
How are you ? I hope your everything is going well.
Do you have any pending orders or inquiry recently ?
If so, please do not hesitate to contact me.We are sure that any of your inquiry will get our prompt attention & reply.
Thanks & best regards,
XXX
2） 给老客户提供售后服务。
没有售后的公司，注定没有未来。我们做外贸的，做好售后跟进，等于多了一次返单的机会。我们的职责，不是为了让客户满意，而是让客户返单。明白这一点后，我们外贸人处理客户的抱怨和投诉时，心态就可以放的很平稳了。是产品，就会有缺陷，或多或少。客户对产品不满意？很好，这是一次机会。不经历客诉，怎能见担当？通过有担当的处理客诉，我们可以告诉客户，我们是值得信赖的企业，我们也有能力处理售后问题。这样，我们才是真正的跟客户建立信赖的关系。
跟进的邮件可以这样写：
Dear XXX,
Hope this email finds you well.
Have you received the goods ? What do you think of our product ?
I hope you are satisfied with our quality.If any question, please let me know soon.
Thanks & best regards,
XXX
3） 定期联系未成交客户，跟客户混个脸熟或者声熟。
有人会问，天南地北，客户又不在眼前，怎么混个脸熟？
在邮件里放上你的照片。如果有跟客户合照的照片更好。
声熟？更简单了，定期打电话给客户，客户自然就记住了你的声音。
持续的联系给未成交客户一种感觉，你的服务很好并且有诚意跟他合作。当他的老供应商出问题的时候，他自然就会想起你来。
跟进这一类的客户，就是要做一个好备胎。
举一个例子，我们找货代。平时对那些发报价的货代是没什么好感的。但是有一些货代很会来事，是不是给你报个价格，介绍点时事新闻，或者帮你找点客户资源。这样，一来而去，我们就熟悉了。一旦哪天老货代报价不及时，我们就会想起这个人。一报价，觉得合适，然后坐在一起聊一聊，接下来就可以开始合作了。
跟进这样的客户，邮件的内容以简洁为主，千万别写太长，没时间看！
基本内容同1）
邮件正文下面可以附上新的产品图片，把基本参数也放在图片上，这样客户一看，一目了然。如果他有兴趣，他会主动联系你的。
四、查看日报表（日工作计划表），完成计划事项
外贸业务是一项连续性的工作，各种事项又比较繁琐。很多时候，明明是要回复邮件，结果发现要发图片，然后开始找图片、修图片。图片修好了，要整理报价，又开始一通忙。正在忙，说不定一个电话过来，要培训，于是工作中断。一整天忙下来，最后发现，连一封邮件都没发出去。这就要求我们一定要有工作计划和工作重点。
在每天下班之前，整理好今天没完成的事项，同时安排好明天完成这个事项的时间。然后开始计划明天的工作内容。有些人工作根本没有计划性，想到什么做什么。忙得不可开交，客户却丢着好几个月没有跟进。
很多外贸业务员分不清外贸工作的轻重缓急。
在这里，帮大家理一理。
先把自己要做的事情填写到日工作计划表的计划事项里。（有兴趣的朋友，可以加我微信索要。）
根据事情的性质分为四类：重要不紧急，重要且紧急，紧急不重要，既不紧急也不重要。
优先处理重要且紧急和重要不紧急两类。
给工作分类：
重要不紧急的事情有：积累客户资源，开发新客户，跟进未成交客户，积累业务经验，研究目标市场和竞争对手，筹备展会，了解外贸工具，学习产品知识，和客户建立信任，制定销售计划和工作目标，改进与供应商的关系，锻炼身体，睡个好觉等等（一切保证你个人可持续发展的事务）。
重要且紧急：跟客户谈判，给意向客户报价，给客户做PI，催客户打款，准备样品（维持现有的业绩的事务），完成工作计划。
紧急不重要：领导交待的非业务性工作，其他部门要求你配合的工作。很多事情看似很“紧急”，实际上往后压一压，交给别人去办，甚至不办，也无会影响大局。
既不紧急也不重要：消遣娱乐上网闲聊。
平时把主要时间和精力集中于前两类事务，这样，工作时才是真正有效率。
每天的固定安排如下：
1个小时回复老客户的邮件，简洁凝练表达清楚即可。
30分钟主动联系老客户，在各种平台上面跟客户说声hello，分享产品和行业相关信息。
更多的时间精力：考虑和研究怎样去跟进和回复潜在客户，力求建立起信任。
PS：著名的二八法则：
你每天做的工作内容，只有20%会和产生利润有直接联系；用20%的成本去维护老客户，将会得到80%的收益
