南通星球石墨设备有限限公司-----外协加工管理办法
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南通星球石墨设备有限公司
外协加工管理办法（讨论稿）
提供：聚成企业管理顾问有限公司
日期：2010年5月16日
南通星球石墨设备有限公司外协加工管理办法
一、目的:为了规范外协加工的管理程序，加强对外协厂商的质量监控，保证公司的生产经营有序进行，满足市场的需求，特制定本管理办法。
二、范围：适应于公司外协加工的过程管理。
三、外协界定：
1、产品在制造工程中的某个必需零件因公司生产能力不足或无此加工能力
而需要外协厂商加工后使其能够供公司内部装配使用的；
2、产品由于公司内部生产能力严重不足影响客户交期而需要外协厂商加工
部分整机，由公司检验后交客户使用的。
四、组织结构确定:
1、外协加工的管理业务由外协采购部负责；
2、外协采购部由生产副总管辖，下设外协采购部经理、外协采购员等。
五、主要工作职责:
1、生产副总：负责外协加工的合同评审与审批，对外协加工过程进行监督检查，对重大事项进行决策和汇报；
2、营销部经理负责组织对营销订单评审，编制营销需求计划报主管领导审批并及时报生产部安排生产；
3、生产部经理:对营销需求计划进行分解，编制生产计划，配套确定外协生产计划，交外协采购部协调外协加工；
4、外协采购部经理：按生产部的外协生产计划，与外协厂商议价定价，签订协议合同，编制和下达具体的外协生产计划，指导和监督计划执行，保证生产计划的按期、保质保量完成；
5、外协采购员：根据外协采购部的计划，跟催外协厂商，监督质量、交期、数量的完成。
六、外协厂商选择、评审
1) 组织对外协厂商的定期调查：外协采购部通过网络、市场调查、现场观摩、相关文件等多种方式对外协厂商的资质、生产能力、经营状况、服务、成本价格等进行调查，填写《外协厂商调查表》《外协厂商评价表》，报生产副总及总经理；
2) 外协厂商的评审与筛选：外协采购部根据调查结果，提出合格的外协厂商名单，并组织生产部、技术部、质管部对外协厂商进行评审，筛选，确定
外协合格厂商，并建立合格《外协厂商名录》及《外协厂商管理台帐》；
3) 外协件加工协议的签订，确定外协合格厂商后外协采购部与外协厂商签订意向性《外协加工协议》；
4) 选择合格厂商之后，还必须经过试用，待试用考核达到标准以上时，才能正式成为本公司的协作厂商。
七、外协计划的编制：
1、订单的评审：营销部接到客户的订单后应进行评审，一般正常订单由销售内勤进行电话、现场签审的方式进行评审，特殊订单由营销部经理组织生产、质量、外协采购等进行会审，并经主管领导批准后填报《营销需求计划》，每月*号、每周*前交生产部安排生产；
2、生产调度:生产部调度按照营销部的计划，编制公司生产计划安排内部生产，无法加工的，编排外协计划交外协采购部执行；
3、计划评审：生产部编制好外协生产计划草案后，应同营销部、外协采购部（外协厂商）取得联系，进行商榷，并在考虑工厂实际情况及外协厂商的建议下对外协生产计划进行修订。
4、外协生产计划的编制:
1) 外协采购部接到生产部外协计划，立即按合格外协厂商名录的厂家
进行图纸传递、议价、定价及交期、质量、数量的沟通；
2) 经主管领导及相关部门评审后按公司的规定进行外协合同或协议的
签订；
3) 外协采购部按合同或协议编制各《外协生产计划》并由生产副总审
批后下达各外协厂商；
4) 临时性的急单可采用《外协件订购单》与外协厂商联系生产。
八、外协计划执行的控制：
1、外协生产计划的下达：外协采购部在每月*日、每周*前将外协生产计划
下达至各相关外协厂商，同时反馈给生产部，报生产副总；
2、生产进度的跟单与巡检：外协计划下达前三天，外协采购部经理及外协
采购员应及时给相关外协厂商沟通，做好生产准备。计划下达后，外协采购员应及时跟进，采用电话、现场、传真等方式进行跟催，必要时，每周*次去现场督查巡检；
3、外协件加工过程质量监控：过程质量控制是对外协件加工质量控制的有
效手段，是外协件质量管理的关键控制点，应引起足够的重视；
1) 质管部按产品标准不定期对外协厂商的产品质量情况（特别是关重
件、隐蔽性工序）进行检查，对采购外协采购员的质量监控情况进
行监督；
2) 外协采购员现场质量抽检与监控：外协采购员必须定期对外协厂商
生产公司外协件的质量情况进行抽检，发现问题及时反馈并提出改进要求；
3) 外协件进公司后，质管部要进行检验，合格签字后方可办理结账手
续，出现质量问题要及时督促返修，严重时予以索赔；
4) 外协检验员按批次检验情况填写《外协质量检查情况表》交质管部
外协采购员每月填写《外协件质量检查情况表》报质管部及主管领导；
5) 外协件出现质量问题，质管部要及时奔赴外协厂现场处理；
6) 质管部每月填报《外协件质量检验情况报表》报技术副总及总经理。
4、外协件的技术管理：
1) 技术部制定外协件的工艺及检验标准，交质管部、外协采购员和外
协厂商并办理交接手续，加工完毕后回收外协厂的相关技术资料；
2) 对于价值特别大或生产周期较长的外协产品，技术部应派出工艺员
不定期地到外协厂商的生产现场检查工艺技术的执行情况并及时反馈
3) 技术部应根据技术文件资料的复杂、机密程度制定相应的价格和保
密管理办法，若外协厂商将工艺技术文件不慎损毁或丢失，需照价赔偿。
5、外协件生产进度及交期控制：进度控制，保证交期是外协采购部的主要
任务之一，外协采购部经理及外协采购员要密切关注外协件加工进度；
1) 外协采购员要定期电话了解生产进度，重要外协件每天记录生产进
度，并反馈至生产部；
2) 出现预计延期的情况，应马上与外协厂商协商解决，无法解决的，
向主管领导请示汇报；
3) 每月外协采购部填报《外协件加工进度表》报生产部、生产副总理，
重要外协件应按批次填报报表。
6、外协件生产现场问题协调与处理：外协厂商生产现场出现影响交期、质
量、成本、事故等较大问题时，外协采购部要有应急预案，即刻反应，保证公司的利益不受损失。
九、外协厂商的检查、评价、考核
1、月度检查评价：每月外协采购部要对主要外协件供应商进行检查评价，并将检查结果填入《外协厂商管理台账》中，作为年底考评的依据；
2、年度检查评价：每年底根据《外协厂商管理台账》的统计，填写《外协厂商考核表》对外协厂商进行一次打分考评和分类，并将分类结果通知外协厂商；
3、对外协厂商的相关指标考核:
1) 外协件的平均质量合格率=每批次外协件的质量合格率÷外协件的
送货次数×%（40分）；
2) 外协件的交货逾期率=交货的逾期次数÷送交的总批次×%（40分）；
3) 外协件价格，即所用外协件价格与工厂调查了解的可类比的产品的
价格进行比较（10分）；
4) 其他事项，如外协厂商与工厂的配合度或服务质量、外协厂商管理
水平或质量水平的提升等（10分）。
4、外协厂商考核等级分类：
1) 95～100分为一级外协厂商；
2) 85～95分为二级外协厂商；
3) 70～85分为三级外协厂商；
4) 69分以下为不合格外协厂商
5、对外协厂商的考核结果的应用：
1) 得分低于70分的外协厂商，工厂将对其重新进行评审并减少甚至取
消合作的次数；
2) 对于等级越高的外协厂商，工厂将与其签订长期的外协合同，并在
价格上给予适度上调，保证价格处于市场价格的中上水准;
3) 处在一级的外协厂商，工厂将在管理、技术等方面给予外协商全面
支持，尽工厂的努力协助外协厂商的发展，力争实现双赢的结局；
4) 外协采购部应根据外协厂商的考核结果及时更新公司的外协厂商排
名名次并将各外协厂商的考核得分记入其档案；
5) 外协厂商出现严重弄虚作假现象，将取消外协件加工资格，并处以
相关加工价值的双倍罚款。
十、内部专项考核：
1、外协采购员擅离职守，不能及时督促外协厂商完成外协件，耽误交期、影响公司内部装配生产每次扣50元，严重的每次扣500元；
2、外协件质量出现重大质量事故，每次扣责任人500元；
3、现场督察不够，外协厂商生产外协件出现批量废品，内部隐蔽工程弄虚作假发现后每次扣责任人50元；
4、技术、质管部、外协采购部现场检查服务不及时，引起投诉的每次扣责任人50元；
5、相关的记录、报表、台账记录上报不及时、不准确每次扣20元。 十
一、附相关表单：
1、《外协厂商调查表》
2、《外协厂商评价表》
3、《外协合同样本》
4、《外协厂商管理台账》
5、《外协生产计划》
6、《外协件订购单》
7、《外协质量检查情况表》
8、《外协加工进度表》
9、《外协厂商评价考核分类表》
10、《外协厂商考核表》
十二、本制度经总经理批准后发布执行。
星球石墨项目组
2010-5-14
