黑龙江大学学术交流管理条例
（2001年6月校长办公会议通过）
为了活跃学校的学术空气，加强学术活动管理，提高学术活动水平，扩大信息交流受益面，不断增强和提高学校的学术声望和学术地位，特制定本条例。
第一章 学术活动
第一条 我校各单位每年初要制定年度学术活动计划，并将活动计划，包括承办学术会议、举办学术报告或学术讲座、聘请专家来校讲学等计划，于每年３月1日前由各单位报科技处综合科。由综合科审编学校年度学术活动计划，并会同有关部门协助落实。
第二条 凡拟出国参加国际科技交流活动者，应向科技处提交书面申请。所在课题组、教研室、系（院、所、中心）应按以下条件签署意见：
1．论文已被国际性大型学术会议选为宣读论文或技术考察确实结合科研关键技术进行；
２．出国所需费用已经落实；
３．语言达到能够与国外学者交流的程度。
经逐级审批后将申请书送交科技处综合科，由科技处会同外事处呈报上级部门批准。
第三条 凡拟邀请外国专家来校进行学术交流者，应首先提交所在教研室讨论，充分了解被邀请人的学术方向和水平，提出需要解决的问题，然后出具申请材料或申请书送交科技处综合科，由科技处会同外事处审核后呈报上级部门批准。
第四条 学术交流活动经费由学校每年拔专款到科技处综合科，综合科根据各单位重大学术活动计划统筹管理使用。此项经费主要用于资助由我校各单位牵头主办或承办的对学科建设与发展具有重要意义的大型学术会议。
第五条 凡拟主办或承办大型学术会议的单位，须在每年３月份填报“年度重大学术会议计划登记表”，上报科技处综合科。如需学校资助，须详细说明资助经费的用途，经综合科、科技处和主管校长三级审核后，方可获得资助。凡未申报或申报未获批准而自行举办的学术会议，一切费用由主办单位自理。
第六条 凡出国进行学术交流、聘请专家来校讲学、承办大型学术会议等学术性活动使用经费，必须经科技处长审批后，方可到财务部门办理。
第七条 凡使用本人科研项目经费，参加与本课题研究有关的学术会议时，须持有会议正式邀请函件到综合科登记后，方可到科研科办理经费支出或报销手续。
第八条 所进行的一切学术活动结束后，都必须进行总结汇报。
１．出国参加学术交流活动后，应在回国后一个月内向科技处综合科送交活动情况总结报告、工作报告、彩色四寸照片各一份，由综合科存档。
２．在国内参加学术交流后，应在报销经费前向所在单位提交活动汇报和所有学术资料。
３．邀请国内外专家讲学后，应在讲学结束后一个月内向科技处综合科送交活动总结、讲学资料和彩色照片各一份。
４．承办学术会议、举办各类讲习班及开展各类学术讲座等应于活动结束后一个月内
向综合科送交活动总结、彩色四寸照片各一份。
若不按上述规定办理者，除该项活动经费不予报销外，所在单位一切学术活动在一年内不列入学校计划。
第二章 学术论文
第九条 凡向国外学术刊物、国际学术会议、国外学者寄送或携带科技资料，必须经所在教研室审查并签署意见后，附对外交流资料复印件一份，送科技处综合科办理有关手续。
第十条 凡我校人员在国内外学术会议上宣读或收入论文集的论文，论文第一作者（若系合作，校内第一位作者）必须将论文一份及时交所在单位科研秘书，每学期末各单位集中报综合科汇总，由综合科编印“黑龙江大学年度学术会议发表论文目录”，并将获奖论文存档备查。
第三章 学术组织
第十一条 凡学术组织拟挂靠我校有关院、系、所、中心，须向我校有关院、系、所、中心主管负责人申报，经校长（院长、系主任）办公会同意后，方可挂靠，并到科技处综合科登记注册。
第十二条 挂靠我校的学术组织，其负责人每年３月１日前须将该学术组织的年度活动计划、经费预算等抄报综合科。
第十三条 各学术组织拟聘请我校人员担任该组织的学术职务时，应由该学术组织提名或提出名额，征得本人同意，经院、系、所领导审批后，统一由科技处盖章推荐。
第十四条 我校人员参加国内各种学术组织并担任学术组织职务后，须到所
在院系科研秘书处登记，并报科技处综合科备案。
第十五条 我校（院、系、所）如以团体名义加入有关学术团体，须提出申请，经校（院、系、所）主管负责人签批后，到科技处综合科办理登记手续，然后才能办理入会手续。团体会费经综合科审批后，可从院、系、所学术活动费或科研费中支付，否则不予办理。
第十六条 拟参加国外学会的人员，应出具国外学术组织接纳入会函件，由本人提出书面申请，经所在教研室及院、系、所签署意见后，送科技处审核，经主管校长批准，在综合科和外事处同时备案。会费的外汇额度由科技处、外事处及本人协商解决，内汇由本人项目费支付。
第十七条 为了达到“一人入会，大家受益”的目的，国外学会会员所获得的刊物、资料，应及时交给所在单位资料室，并于每年１２月２５日前将当年参加国外学会情况总结和下一年交纳会费通知交科技处综合科。
不按此要求办理，按自动放弃会员资格处理，将不再为其办理支付会费等事宜。
第十八条 本条例从公布之日起执行。解释权属校科研管理部门。
