湛江师范学院出国（境）参加国际学术会议的规定
湛师院[2007]143号
出国（境）参加国际学术会议（包括讨论会、短期班、研讨会、工作会议、展览会等）是了解有关学科当前国际学术交流的一条重要途径。为了做好出席国际学术会议人员的选派和管理工作，特做出如下规定：
一、出国（境）参加国际学术会议由国际交流与合作处报批和办理出国护照和签证手续。
二、申请出国（境）参加国际学术会议的人员需要提供如下材料：
1、湛江师范学院因公出国（赴港澳）人员审批表（1份）
出访人要填写邀请单位名称、邀请人姓名及职称（职务）、出访人姓名及职务（职称）、何时出境、从事何种性质的活动、出访的具体任务、出访的重要意义、在外停留期限和经费支付办法，科研处复核论文密级等。
二级学院（部、处）审查意见应写明出访人是否符合出国条件、业务能力、外语水平、是否同意出访、经费支付办法等，并需单位主要领导签名、盖章。
2、论文录取通知书或会议邀请信（原件和复印件共5份）
1） 邀请信必须从出访国或地区本土发出；
2） 邀请信必须有邀请单位的负责人或法人代表签名；
3） 邀请信必须有出访活动的名称、地点、时间、期限和所需费用的支付方式；
4） 赴港、澳的邀请信可用中文，赴日本必需用日文，其它地区可用本国文字，也可用英文。
3、邀请信的中文翻译件（5份），要求准确无误；
4、赴日本需要提供“招聘保证书”，内容包括身元保证、入国理由、名单和滞在日程表；
5、赴俄罗斯必须有俄罗斯外交部入境确认书原件（2份）；
6、提供会议背景资料（译成中文）、有无涉台问题、论文摘要（中英文）（2份）；
7、正处级以下出访人员需填写《政审表》，由学校组织部审批并出具政审意见，政审意见
应包括出访人的政治表现，要有“同意出访”的内容（2份）；
8、出访人身份证复印件（5份，用原件分别并清晰地复印在A4纸中间），非湛江市签发
的身份证需附湛江市户口簿复印件或暂住证及工作单位聘书；
9、提供白底护照相片3张，签证相片按各国要求提供（具体请咨询国际交流与合作处）。
10、60岁以上在职人员提供由校人事处出具的《在职证明》；65岁以上者需另附医院的体
检证明(已退休人员不受理)；
11、如属公派自费出访的，要提供经济担保书或银行存款证明（2份）；
三、申请出国（境）参加国际学术会议，必须事先了解清楚如下问题：
1、会议的准确名称、内容、水平、日期和会址
2、发起单位和主办单位的情况
3、会议有无“两个中国”、“一中一台”及其他政治背景
四、申请出国（境）参加国际学术会议人员必须具备如下条件：
1、政治上符合出国（境）条件，热爱祖国，坚持四项基本原则
2、对会议使用的外语必须达到听、说、读、写“四会”水平
3、必须有论文被大会所接受
4、寄给国际学术会议的论文，事前应经院和科研处审核，并出具论文密级鉴定书，未经审
核而寄出论文，不给办理出国手续，所发表的论文，学校不予承认
5、所参加的会议内容，对我校学科建设和发展有利，符合我院学科建设的整体规划的要求
6、优先考虑重要学科负责人、学术骨干和重点教师的申请
五、出国（境）参加国际学术会议的经费
1、出国（境）参加学术会议人员的经费原则上由所在学院或部门负担。需要使用学校、院
或个人科研经费的，要事先经院和科研处负责人批准，批准额度由科研处决定。五千元以上需经主管校长批准。
2、凡有科研项目经费者，视情况可以从其中支付一部分或全部，不足部分由申请人所在的
基层单位资助或负责筹资。
3、凡个人没有课题经费者，本人是处、院正处级领导、学院重点教师、重点学科负责人、
学术骨干，由学校视经费数额情况从重点教师培养费中支出部分，最多不超过50%，基层单位筹集50%以上；其他人员则按学校经费情况，最多只能资助所需经费的30%，其余由基层单位负责筹集。
4、所参加的会议内容，对我校的学科建设和发展有利，符合我校学科建设的整体规划的要
求；
5、优先考虑重点学科负责人、学术骨干和重点教师的申请。
六、出国（境）参加国际会议的人员回国后，必须及时认真写出总结，并向本校同行传达会议学术动态和信息，以扩大受益面。
七、参加国际学术会议的人员，必须在回国后5天内把护照交回学院国际交流与合作处统一管理。
八、本规定由国际交流与合作处负责解释。
九、本规定自公布之日起执行。
