办公物料、用品管理制度
一、目的
为了规范公司内部办公物料及用品的申购、采购、领取、统计、使用等行为，合理控制公司运营成本，减少浪费，特制定本制度。
二、职责
1、各部门负责人负责本部门人员办公物料及用品的审报、保管、下发及使用，严格控
制本部门办公用品成本；
2、公司办公室负责收集各部门办公物料及用品的审报汇总，审核、采买、保管统计及
下发，严格控制各部门办公用品成本；
三、办公物料、用品的类型
1、办公物料、用品
（1） 办公家具；（办公桌椅、柜子等）
（2） 办公设备及器械；（电脑、打印机、电话、音响等）
（3） 办公用品及耗材；（本、笔、纸等）
（4） 办公物料（名片、展板、宣传册、光盘等）
（5） 推广物料
2、生活物料、用品
（1） 生活家具；（桌椅、沙发、柜子、床等）
（2） 生活设备及器械；（饮水机、电视、煤气灶等）
（3） 生活用品及耗材；（筷子、碗、垃圾袋等）
3、其它用品
四、办公物料、用品的申请与发放
1、各部门日常办公物料及用品的申请需于每月3号～5号统一申报；
2、各部门负责人在实际工作中产生办公物料及用品的需求时，以《办公用品申请单》
或《费用/物料请示卡》的形式提报办公室；
3、办公室根据申请部门的实际情况及已领取记录进行审批和发放（每月10号～12号
发放）；
4、办公室根据领取、发放情况，做好出入库记录。
五、办公物料、用品的采买
1、办公室负责办公物料及用品的询价、谈价、采买、验收等事宜；
2、办公室根据公司办公物料、用品的库存情况，结合《办公用品申请单》或《费用/
物料请示卡》审批意见确定采买时间，付款情况，进行所需费用初步预算；
3、办公室主任根据所需费用预算填写《财务借款单》，持填写完毕的《财务借款单》
及《办公用品申请单》或《费用/物料请示卡》，报总经理进行《财务借款单》审批，审批完成后于财务部出纳进行借款；
4、办公室采购时须两人以上进行，通过走访市场进行询价比较，进行采购、入库登记；
5、采购完成后办公室主任持采购收据或发票，财务部进行费用报销（报销单据需标明
供货商的名称、住址及联系方式，不可写在发票上）
备注：如已确定长期供货商家的物料，由办公室根据《办公用品申请单》或《费用/物料请示卡》审批意见通知供货商报价，根据供货商报价单结合历史供货记录及市场价格对比进行价格审核，确认价格合理后通知送货并进行验收、入库、登记，同时根据采购收据或发票进行费用报销（报销单据需标明供货商的名称、地址及联系方式），如有供货商价格不合理，按照以上5点进行市场采买。
六、办公设备、设施的维修
1、各部门在实际工作中产生的办公设备维修、零部件更换等需求时，部门负责人以《办
公设备维修申请单》形式报办公室（申报时间为设备损坏3日内）；
2、办公室根据申请部门的实际情况及已领取记录进行调查、确认损坏原因，并作出处
理意见后，报总经理审批，按照审批情况进行处理、维修；
3、办公室根据《办公设备维修申请单》审批意见确定维修时间，付款情况，进行所需
费用初步预算；
4、办公室主任根据所需费用预算填写《财务借款单》，持填写完毕的《财务借款单》
及审批后的《办公设备维修申请单》，报总经理进行《财务借款单》审批，审批完成后于财务部出纳进行借款；
5、办公室维修时须两人以上进行，通过走访市场进行询价比较，进行维修、验收、登
记；
6、维修完成后办公室主任持维修收据或发票进行费用报销（报销单据需标明维修商的
名称、地址及联系方式，不可写在发票上）；
7、办公室根据实际维修、维护情况作好记录。
备注：如已确定长期维修商家，由办公室根据《办公设备维修申请单》审批意见通
知维修商报价，根据维修商报价结合历史维修记录及市场价格对比进行价格审核，确认价格合理后通知维修并进行验收、登记；同时根据维修收据或发票进行费用报销（报销单据需标明供货商的名称、地址及联系方式），如有维修商价格不合理，按照以上7点进行市场询价后维修。
七、外阜项目部采购管理办法
1、外阜项目部采购条件
A.项目在实际工作中遇特殊情况，未能提前按照公司规定申请的，临时补打《办
公用品申请单》或《费用∕物料请示卡》经办公室主任审核且总经理审批后，
方可在当地购买。
B.按照公司规定申请，经得办公室主任审核且总经理书面审批本地购买的，方可
在当地购买。
2、项目部采购时须两人以上进行，通过走访市场进行询价比较，进行采购、入库登记；
3、采购完成后项目负责人持《办公用品申请单》或《费用∕物料请示卡》、采购收据
或发票进行费用报销（报销单据需标明供货商的名称、地址及联系方式）
八、办公物料的制作
1、各部门在实际工作中产生办公物料制作的需求时，以《物料制作申请单》的形式提
报办公室；（附制作效果图并标明规格、工艺）
2、办公物料的制作特指：名片、宣传册、展板等相关销售及策划等物料；
3、办公室根据申请部门的实际情况及历史制作记录进行初审，初审后统一报总经理审
批，按照审批意见进行制作；
4、由办公室根据《物料制作申请单》审批意见通知制作商报价，根据制作商报价单结
合历史制作记录及市场价格对比进行价格询问、审核，确认价格合理后填写《物料制作发包单》报财务部及总经理再次价格审批，审批完成后通知制作商进行制作，制作完成后办公室与申请部门共同验收、登记，同时根据制作收据或发票进行费用报销（报销单据需标明制作商的名称、地址及联系方式）
5、办公室在价格审核过程中发现制作商如有价格不合理或与历史制作记录悬殊较大，
由办公室负责重新询价比较确立制作商，确立制作商时，必须进行三家以上询价比较，并将询价记入《物料制作发包单》
6、办公室根据制作情况，做好制作以及付款情况记录。
九、其他事项
1、公司将不定期组织财务部对部分发票与收据进行抽查，如发现假报或虚报时，处以
假报或虚报金额5倍的罚款，情节严重的给予开除处理并追究其经济责任；
2、公司内部日常办公用品按照部门月度申请进行统一审核发放，其余时间不予领取及
发放（部门副总或总经理特批除外）
3、办公室及各项目部办公物料及用品的入库、出库需作好相关登记及领取签名；
4、公司只提供部门共同物品，个人使用物品须自备，不得领用；
5、公司会根据情况给员工制作胸牌一个，名片一盒（各部门根据情况确定制作数量），
如果员工不满3个月离职，扣除名片制作费用。
办公室
2014年 3月 13日
