关于做好2012年度各部门资料归档工作的通知
各部门、车间：
为了做好2012年资料归档工作，确保公司文件、资料的完整性，便为查阅利用，严防毁损、散失和泄密；请各部门主管及本岗位负责人按照《档案的整理与归档工作规范》的收集范围和要求收集、分类、整理本部门及本岗位2012年度归档材料保管工作，维护文件、材料的完整和安全。希各部门、车间将整理好的归档材料于2012年12月10之前上交人事部，公司行政部将检查、登记各部门、车间收集、整理、材料归档情况。各部门、车间请按照以下要求做好归档工作：
一、归档材料内容：
凡是在各部门、车间工作中直接形成的具有保存价值的文件和具有查考利用的各类资料、原始计录、数据、图表以及与本公司生产经营活动相关联的材料、文件、报表等都要齐全完整地收集、分类、整理、归档、保管，均属归档文件。特别要注意收集对公司的历史、经营、发展具有参考、凭证作用的原始材料，如规章制度、统计报表（包括各种上报数据）或以公司名义参加签订的合同、协议等。不属归档范围的文件材料按归档要求整理成卷，留存本部门、车间资料室备查。
二、归档时间：
2012年12月1日—2012年12月10日
三、归档材料：
财务部：会计凭证、会计账薄和财务报告等会计核算专业材料是记录和反应公司经济业务的重要史料和证据，具体包括：
1、会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证和其它会计凭证。
2、会计帐薄类：总帐、明细帐、日记帐、固定资产资料、辅助帐薄和其它会计帐薄。
3、财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明和其它财务报告，如《部门财务预算》草稿。
4、其它类：银行存款余额调节表、银行对帐单，其它应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册和会计档案销毁清册。
销售部：
1、客户资料：包括客户登记表、客户身份证复印件、有效签单人员名单、电话、客户背景。
2、与客户签订的合同、协议、销售订单、客户档案、资料情况。
3、客户的欠款、还款情况（签单客户）。
4、客户投诉（客户投诉记录）、折价情况。
5、促销方案，内部人员销售记录，
生产部：
1、设备清单
2、《月度生产计划表》、《生产制造指令单》、《生产日报表》
《调度单》、《物料申购单》、《生产流程表》、《验收报告》
《产品质量标准》、《产品工艺标准》《员工计件、记时日报表》。
《提成报告》、《退货报告》
仓储部：
《成品出、入库单》、《客户档案》、《客户投诉记录》
《采购收货入库清单》、《销售退货入库清单》、《验收单》
《借、领用退货入库单》、《盘存报告表》《仓库台帐》
半成品：
《送货、来料验收单》、《材料入库日、月报表》、《领、退 料单》
《来料收、发月报表 》、《原材料库存月报表》、《废料处理报告》
《调拨表》、《材料出、入存库明细表》、《收、发、存汇总表》
《入库、出库》登记记录、《盘存报告表》、《仓库台帐》
《退货处理意见书》、《来料验收报告》
附注：从2012年12月1日起，每个月1号--------10号为公司文件、资料归档期限，希各部门、车间安排好自己的工作和时间，请遵照。
特此通知
办
公室
二〇一二年十一月二十七日
