怎样做好PPT
文山会海，现在很多工作都要用到PPT。甚至你的前途，也很大程度上系托于PPT上。PPT是微软办公软件Power Point的简称，是一种众所周知的展示工具。一般说来，一个完整的PPT过程，只需要三步：
【1】构思PPT
【2】制作PPT
【3】秀PPT
很多时候，我们都比较关注【2】这个环节。但事实上，【1】和【3】也是相当的重要。
有一次，我们准备去跟客户做一个重要的汇报。我们的项目经理做了一个PPT。在去之前的一周，我们做了一次演练，以备不测。
项目经理的PPT的内容，看起来大致是这样几个部分：
【1】欢迎页面
【2】议程提纲
【3】项目的内容介绍、演示
【4】结束语
这是一个典型的PPT结构。在很多场合下是比较适合的。
如果是一次普通的技术交流，或是一次报告会，这样的中庸的效果，是完全可以接受的。
但是，这一次，我们希望要有些不同的地方，因为我们的竞争对手会在我们的前面讲，如果按照这个结构来说，不但毫无新意，而且说多了，也让人昏昏欲睡。
我们决心做些改变。那么接下来的问题是：如何去改变？该如何做？
这涉及到一个核心的问题：PPT的内容的核心是如何构思出来的？
这是一个问题吗？这难道不是一个问题吗？
【PPT的法则1】确定了听众的问题，就找到了内容和逻辑
跟所有的系统设计一样，确定目标听众，是首先要做的事情。了解听众，并非是完全是出于营销的目的，而是确定信息传播的切入点。
大家都看过discovery,对其侦探式的叙述方式和语气，有特别深的印象。为什么？
用搞电视的人的话来说，就是：问题引领叙事。
说得直白一点，就是：如果你能用一个问题吸引听众，然后，把他心里的问题一个一个地解开。你的内容和逻辑就没有太大的问题。听众一直被你牵着鼻子走，完全在你设置的场景中思考。很难翻出你的五指山。
你去跟人演示软件，如果你按照菜单去讲，多半会失败。为什么呢？
你的思维逻辑，还停留在自己的认知中。但这不是听众的认知方式。听众不能理解跟自己无关的东西。
那么该如何去组织内容呢？
不去讲功能本身。而是讲为何设计该功能，该功能解决了什么问题，提供了哪些跟以前相比，完全不同的地方。听众理解了之后，其他的，不需要多说。
去讲听众关心的东西。
这种讲法特别适合不懂技术，甚至是不关心技术细节的听众。这样的听众，往往不在少数。
想来这也是正常的，我需要知道最新的电视有哪些新功能，我不需要知道电视技术的制作原理。
按照这个思路，我们重新调整了PPT的第三部分。这个部分最后变成了几个关键问题。这几个问题其实也是根据用户需求和建议，反向提出的问题。
看起来实质性的内容没有变，但是传播的质量上有很大的不同：
【1】很好的亲和力；
【2】重点突出，避免了冗长而乏味的讲解；
有很多关于制作PPT的建议，可以让我们把PPT制作的特别精美。这里需要补充的是，要避免几个误区：
【1】漂亮的PPT=好的PPT
好的PPT+漂亮的PPT，是一个完美的PPT。但是，漂亮的PPT不一定是一个好的PPT。
这跟文章的道理是一样的：很多文章，满篇的华丽辞藻，却言之无物，空洞的很。
本来自认是个美女，结果，大家对你的服装一阵狠夸。这到底是夸人呢，还是贬人呢？自个儿去想。
如果一阵演示下来，大家对你的内容不感兴趣，就只觉得PPT比较华丽。那多半是美工的功劳，不是你的功劳。
PPT是一种传播工具，它的成功在于：让听众把精力集中到内容上，或你的身上，同时，尽可能传递完美的体验。
还记得小时候，老师教我们怎么写作文吗？
老师说：你开头要这样，中间要这样，春天是这样的，秋天是那样的。情绪要从低潮开始，然后到高潮结束。
结果呢？
本来你会写的，结果还没开始写，就想到自己是不是该低潮还是高潮了。然后，就完全连话都不会说了。
PPT的制作是一样的。
如果你一开始，就去想，我该用什么模板好看，用多大的字，换场的时候，是不是可以多用几个不同的方式。那么，可以说，一开始，就走岔了路。
这样玩可以，但这不能保证你做出一个优秀的PPT。
既然是传播的工具，还是要回到最根本的问题上来，从原点开始：我到底要给听众讲点什么有用的呢？
这不是说，你不需要掌握制作一个精美PPT的技术和方法，而是说，你不要把它滥用，或者迷信它。
事实上，只有当你的主要内容、逻辑和结构都确定了，那些精美的形式，才能锦上添花，而不是喧宾夺主。
而且，你并不总是有时间和人力支持去做一个完美的PPT。那么，最合理的做法就是，做一个内容扎实、形式简单有效的PPT。
【PPT的法则2】合理的方法就是好方法。
【2】用文字越少越好
一般情况下，对于PPT的演讲来说，这是很好的建议。
在商业演示的环境中，图表或图形化的表达，会给人深刻的印象。从人的认知来说，图表也是最容易明白的。
但是，图形有个问题：稍有时间，就忘记了。而文字，虽然比较抽象，但不太容易走样。PPT讲的时候，没有问题，大家都明白。可PPT到了听众手上，大家再看到图的时候，就会想不起：这图说明了什么呢？
所以，在设计PPT的时候，归纳并提炼好的文字还是应该放在内容或注释上。传播的目的，不光是让听众热血沸腾，而是要记忆犹新。
【PPT的法则3】过犹不及
【3】现场实际操作演示是必须的
我曾经看见无数次的现场操作演示失败：因为设备原因或准备不足，都是事与愿违。结果，PPT讲到一半，讲话的人跑到一边去捣鼓设备了。本来好好的气氛，结果，中间象卸了气的皮球一样。
从PPT整体的效果上来看，现场操作有真实感，但是也有很多问题：客观环境不容易评估；产品本身可能不太稳定等等。
但最重要的是还是比较浪费听众的时间。为了看一个实际的操作，大家都翘首以待，结果，还以失败告终。真是让人哭笑不得。
用一些简单的方法，可以达到同样的效果，比如：把操作录制好，演讲的时候，播放就是了。实际的操作，可以放在演讲最后。
【PPT的法则4】不要给自己找麻烦，更不要给听众找麻烦
同样的PPT，由不同的方式来讲，会讲出完全不同的效果。可以尝试用讲故事的方法去讲。
举个例子：不久前，央视《对话》里的一期节目，是关于2007年经济学奖的得奖者之一马斯金教授的中国公开课。主持人要求在座的马斯金的中国弟子用一句话说明，什么是“机制设计理论”。
几个清华大学的教授们，试图用“小学生都能听懂的话”，来说明这个观点。但现场的效果，都是很不理想。
最后，主持人用了一个很简单的例子，很好很清楚地说明了这个经济学诺贝尔获奖者的核心思想。（当然，我怀疑，这个细节是故意设计的。）
他是这样说的：
只有一块蛋糕，哥哥和弟弟来分，应该制定怎样的规则，才能确保分得公平？答案是让哥哥先将蛋糕切成两块，然后弟弟先挑；或者弟弟先切，哥哥先挑。简单地说，机制设计理论主要是研究在充分考虑博弈者的私人信息和自利动机的情况下，如何设计游戏规则来达到既定的组织目标。
在跟人做交流，尤其是在比较陌生的领域里交流，最有效的一种方式，就是讲故事，或者讲述一种应用的场景。
这样做的好处是，让听众有一个切入点，了解一个总体的印象或感觉。听众理解了，再去解释，就会事半功倍。
你去跟听众演示手机的功能？挨着一个个功能介绍？听众肯定会睡着的。
换一种场景式的方式，看看：
一天开始了，你的手机响了，你如何去做，然后如何去处理信息。你开始工作。你的手机应该处于一个怎么样的安静状态。手机上设置的日历，会提醒你该去见某个客户，还是去给孩子订一个生日礼物。
过年了，电影院发来的彩信，告诉你什么地方可以订到很好的年夜饭，还送电影院的优惠券。同时，新的彩铃服务可以提供何种的优惠。 .......
把讲解的要素镶嵌在生活中，让人产生身临其境的感觉。
这听起来很难，其实，也不必每次，每个地方都用完整的故事去讲。哪怕是切割成不同的场景去引导听众，也会得到很好的效果和反馈。
PPT就是一个秀，你前面做的再漂亮，但是如果你不能show出来，真是可惜。
【PPT的法则5】生动是永远受欢迎的
说到底，制作PPT，跟创作一篇作品、设计一件产品的思路没有太大的不同。
你得明白：听众是谁？他们关心什么问题？问题有哪些？哪些是重要的？该如何引入，呈现？接下来才考虑我花多少时间去完成，需要做得完美吗？如果没有资源，该如何做？有哪些细节需要考虑或避免。
为了下一次更好的PPT，这次的PPT有何经验和体会。我该如何从平时的素材中，去找到讲解要素和意愿的连接之处。
是否需要从别人的PPT讲解中获取技巧，或者从更加广泛的媒体中吸取传播的方式和营养？
PPT，它看起来只是一个演示的软件，在它后面藏着的不是一个单纯的技巧问题，而是一个综合的问题：人们会怎样去理解一个信息，一个信息该如何分解，使得人更容易理解并接受。该如何把信息千方百计地打入听众的大脑。
说到底，PPT也是一种营销工具。当你洞悉了沟通的对象-人之后，一切的技巧和形式都可以随心所欲，一切皆有可能。
也说一点ppt演说技巧2006-05-10, by imsgn很幸运，公费参加戴尔·卡内基培训。
今天的课程，有一段分享过程，就是在全班同学前分享你的一项成就，其中要展示一件物品来证明你的成就。
卡内基有一项物品展示的技巧，同样可以应用于ppt演说中。如果你需要用ppt来演示，请注意以下事项：
1、讲到哪段的时候就演示哪张ppt，不需要演示的时候就停止在标题页，以免转移听众的注意力。
2、很当然的，你要站在屏幕的旁边，而不要挡住屏幕。
3、要让所有的观众看到ppt的内容，也就说字体不要太小，翻动速度不要太快。
4、要对着观众讲话，而不是对着ppt。
PPT攻略
由于近来半年我在公司做PPT演讲也有近十次了，所以今天我也想谈一谈这个问题，补充一点我的看法。如何做好ppt演讲。
首先我们要先明白PPT在演讲中的作用。在演讲中PPT的重要作用同样是传递信息，不过它有其特殊性。PPT可以是演讲内容的一个简单的精明的框架。为演讲者减轻负担，也为听众提供了更简单的抓住演讲主要内容的方式。PPT在演讲中应该始终扮演着助手的角色，他的作用应该是辅助于演讲者的表达。如果我们把顺序反过来，事情就变了味道。但看起来却说的过去，比如我们的演讲是为我们的PPT添砖加瓦，用以说明它的“美丽”。这种观点也就是PPT成了主角，我们要尽力把它描述清楚。但事实上我们是为了演讲而做的PPT，而不是为了PPT做演讲。
我所见过的几种糟糕的PPT演讲
1.糟糕的文字。
这是一个女同事的PPT演讲。她有女人普遍具备的性格：认真，仔细。但她有些缺少自信。当上司让她准备一个演讲，并表示这关心到她的评价的时候，她做了这样的一份PPT。从PPT第一页的目录后，每一页都密密麻麻写满了她找来的有关资料，直到最后一页结束。她害怕漏掉一点点自己辛勤的劳作。整个演讲成了她的阅读课，她把PPT从头念到了尾。出于尊重我没有退席，这也让我第一次意识到尊重一个人也要如此的痛苦。演讲结束我连她讲的题目都不记得了。
2.糟糕的花样。
PPT软件的强大，也可以体现在它内容是“活”的。你可以设计出各种内容进入推出的方式，甚至你可以让一个字像地板上的乒乓球一样跳个不停。我曾经见过一个同事的PPT，那个PPT结合了各种特效，仿佛我在看一部好莱坞大片，但又不一样。我总在想，那种样式他是怎么做出来的，或者，原来PPT还可以干这个。最后同样我不记得他讲过什么，只记得PPT是如此的强大。
3.糟糕的形象。
有关形象的问题我以前说过一些。英格丽·张在她的书中举过很多例子，为什么很多有才华的人失去他们本应该从VC那里得到的投资，只因为他们糟糕的形象。蓬乱的头发，落满灰尘没有光泽的皮鞋...人们普遍不相信形象糟糕的人，又怎么会把钱给这样的人。我总在告诫自己不能以貌取人，但有时候这些事情源于自然。我有的同事头发没梳就来上班，甚至去做PPT 的报告。有的人在做演讲的时候精神疲惫，说话有气无力。他们的形象一上来就在告诉我，他是一个不注重细节的人，他是一个身心疲惫的人，他是一个没有激情的人...同时我们也会把这些感情色彩无情的凌驾到他的演讲上。那时他将很难翻身。这些多么无情，但很真实。另一种糟糕的形象发生在以下这样的情况。有的演讲在结束后你根本不知道演讲者的相貌，因为整个演讲过程中他总是用臀部对着观众，演讲结束后人们只认识到了他“伟大”的背影。
如何做一个好的PPT演讲
一个好的PPT演讲不是源于自然，有感而发。在我看来一个好的PPT演讲需要演讲者的精心策划与细致的准备，同样必须对PPT演讲的技巧有所了解。
我們辛辛苦苦準備的內容只佔7％；簡報成功最主要的關鍵是能度/形象，佔了58％；其次是聲音，佔35％。回想一下所謂的名嘴，那麼這層道理也就不說自明了。
——PPT制作技巧
1.内容：演讲的骨架 多使用图形 少用术语
PPT的内容应简洁而突出重点，在10/20/30法则中强调使用30号字体。
我更同意如下建议：
大标题 44 点 粗体
标题一 32点 粗体
标题二 28点 粗体
标题三 24点 粗体
如果有必要请多以图形表达你的思想。因为图形更容易让人理解，同时也让听众印象深刻。当然图形也会帮助演讲者更好的进行阐述。但是同样你必须注意图形上标注字体的大小。
如果你的演讲内容比较专业，请考虑你的听众，避免使用你的听众群不理解的术语。如果非要使用，请一定要解释清楚。讲师是好的，但没有考虑语言和术语这些东西，听众听不下去，演讲者也就白忙活了。
2.花样：正式场合不使用任何PPT动作 非要使用最多不超过三种
如果在非常正式的场合下进行PPT演讲，在PPT制作中我建议不使用任何“花样”，包括自定义动作，幻灯片切换样式等。一个朴素的，中规中矩的 PPT是不会引起非议的。这时你可能得不到别人对你PPT的夸奖，但决不会有人说你做的不好。当然如果在非正式场合你可以加上一些效果。但我建议最多不要超过三种。这样你的PPT还是简洁的，不至于落入“杂”的境地。
3.形象：穿着正装 目光接触 保持微笑
请穿着正装进行PPT演讲，首先给听众一种权威的形象。我没见过余世维穿着牛仔裤去做演讲的，也没有见过那家公司过来演讲是穿着体恤的。你不要和我说比尔盖茨，他可以这么做，如果你是比尔盖茨我也不介意你这么做。正确着装的同时，请你在演讲之前保持精神焕发的状态，你要有一种积极向上的态度，并相信这种态度同样的可以影响你的听众。在演讲过程中请始终保持与听众的目光接触，你可以在他们眼中读出自己下一步要做些什么，也可以让听众知道你关心他们。
最后讲一下制作PPT的两个原则
1.Magic Seven原则（7士2＝5～9）。每张幻灯片传达5个概念效果最好。 7个概念人脑恰恰好可以处理。 超过9个概念负担太重了，请重新组织。
2.KISS (Keep It Simple and Stupid)原则。因为我们做PPT针对的是大众，不是小众。我们的目的是把自己的理解灌输给听众。深入浅出才代表你对知识的真正掌握。
制作一个好的PPT并不简单，做一个好的演讲更难。掌握一点这里面的技巧是必须的。
PPT演示的10/20/30法则
如果有人让你在准备演讲的PPT的时候只能用不小于30点的大字体，你是不是觉得他疯了？不过这正是风险投资家盖川崎（Guy Kawasaki）的建议。
Guy Kawasaki是个活跃的VC，之前曾是Apple的员工并创立过多家公司，现任风险投资公司Garage.com的CEO，而且写过多本畅销的商业书籍。
作为一个日常接触许多创业者以及他们的商业计划书和演示的VC，他建议在准备PPT的时候应该遵循10/20/30法则。具体而言就是：演示文件不超过10页，演讲时间不超过20分钟，演示使用的字体不小于30点(30 point)。
10页：不要用很多的内容来使你的PPT显得很充实，10页足已，太多的内容让人更无法记住重点。而如果你是写给VC，Guy Kawasaki建议可以写下面的10个要点：
问题
你的解决方案 商业模式 关键技术 市场推广计划 竞争 团队
业务预测及里程碑 现状及时间表
总结
20分钟：虽然你可能有1个小时的时间，但你安装投影可能就会需要很多时间，而你的观众可能会迟到，可能会早退，何况与听众的互动与问答时间非常重要，所以只说20分钟时间是个明智的选择，而且听众往往对于超过20分钟的演讲会分心和感到厌倦。
30点字体：30点字体的话，在一页PPT里可放不下多少字。不过Guy Kawasaki认为使用大字体写更少的内容除了能够让听众看得更清晰之外，更重要的是这能够让你认真思考自己需要写出来的主要观点是什么，并能够更好地围绕这个关键点进行阐述和解释。
其实这个法则用一个词来概括我觉得就是简洁，只是我想大多数的人都会觉得写得越多，内容越丰富，看起来就越有力，其实我也这样想，呵呵。不过我现在也在尝试改变自己的一些习惯，将更丰富的数据、论据等内容作为附件，而让正文变得直接和简洁。
ps.1.Guy Kawasaki的这篇原文下面有不少留言也很值得阅读；
2.Guy Kawasaki的Blog对于创业者而言有很多值得阅读的内容，非常值得推荐（RSS订阅地址）。
PPT的使用技巧及几个PPT模板下载地址
教师常用powerpoint做电子教案，学生也要用它做论文答辩的演示文稿，可以说PPT是我们最常使用的工具之一。一般人认为会用word的都会使用PPT。然而掌握下面这几个小技巧可以帮你做出更加出色的演示文稿。
1，不能图片太多、太鲜艳，ppt目的是让别人看到文字，而不是图片，求花哨容易分散观看者的注意力。
2，尽量选择深色背景配浅色字体，或者浅色背景配深色字体，对比强一些，因为如果用颜色相近的背景和字体，会看不清楚。
3， 不要把全屏都铺满文字，演示是提纲挈领式的，显示内容越精炼越好。
4，为文字内容设定动画，一步一步显示，有利于讲演。
5，如果要从WORD文档直接转成PPT文稿，可将WORD文本设定为大纲模式，确立各个级别，删除多余的正文，然后在PPT中打开大纲显
示，复制后加以编辑，就可以产生PPT演示文稿，能节约大量时间。
下面是几个国外PPT模板下载网址：
http://www.daodoc.com 2006-10-04 11:25 PM
如果您设计的幻灯片杂乱无章、文本过多、不美观，那么就不能组成一个吸引人的演示来传递信息。本文提出的这些建议将帮助您开发出专业且引人注目的演示。
#1 保持简单
PowerPoint从水平或横向使用幻灯片。该软件可方便地显示图形信息，并支持解说与附录功能。幻灯片本身从来不是演示的主角。（当然，观众才 是主角。）人们来倾听、感受或接受您传达的信息（或二者兼而有之）。不要让幻灯片喧宾夺主，所以它们不必过于繁杂或充满Edward Tufte所谓的“图表垃圾”；您的幻灯片应力求简洁。
您的幻灯片应该留有大量的空白空间，或实体周围的空间。不要被迫用妨碍理解的标识或其它不必要的图形或文本框来填充这些空白区域。幻灯片上的混乱越少，它提供的视觉信息就越直观。
#2 限制要点与文本数量
演 示的对象是观众。但用一条又一条的要点令观众生厌可没有好处。应用文本也要遵循这一原则。最优秀的幻灯片可能根本没有文本。由于今天人们过于依赖文本型幻 灯片，这听起来可能有些荒唐，但没有解说（由您来做），最优秀的PowerPoint幻灯片就几乎没有什么意义。记住，幻灯片的目的在于支持解说者的叙 述，而不是使解说者成为多余的人。
经常听到有人这样说：“对不起，我没有看到您的幻灯片。听说它很不错，您可以把您的PowerPoint幻灯片发给我吗？”但如果它们是不错的幻灯片，没有您的解说，它们就没有多大用处。
所 以除了PowerPoint幻灯片以外，最好还要准备一份书面资料，强调并详细说明演示中的内容。向观众发送说明幻灯片的详细书面宣传材料，比仅用 PowerPoint幻灯片，更利于观众理解演示的内容。在演示完成以后，再向观众发放一份详细的宣传材料或印刷物，您就不
必用大量文本来填充 PowerPoint幻灯片。
我们将在下面的交付部分说明更多细节，但只要涉及到文本，请记住一点，决不能将背朝向观众，逐字阅读幻灯片上的文字。
这帧幻灯片很普通，但它不是一个视觉教具，更像是一个视力检查表。
尽力避免使用这样的文字过多（并让人昏昏入睡）的幻灯片。
使用上面这类针对性强的幻灯片。
这幅的效果更好。
#3 限制过渡与动画
谨慎使用动画与幻灯片过渡。应该使每个幻灯片上的动画，如要点活动起来。加入一些动画当然不错，但应坚持使用最精致、专业的动画（类似于您在晚间电视新闻上看到的动画）。
对 于要点来说，使用简单的从左至右显示（通过动画菜单）就行了，但移动(Move)或漂动(Fly)动画就显得过于沉闷与缓慢（然而，今天许多演示还使用这 种形式的动画）。一帧接一帧的动画很快就会让听众感到厌烦。至于幻灯片之间的过渡，只需要使用二到三种类型的过渡特效，不要在所有幻灯片之间添加特效。
#4 使用高质量的图片
使用高质量的图片，包括照片。您可以用数码相机拍摄高质量的相片，购买专业图库，或使用网络上的大量优质图像资源。（但要小心版权问题。）决不要地将小尺寸、低分辨率的相片简单拉伸，使它适合幻灯片的布局——这样做只会进一步降低图片的分辨率。
避 免使用PowerPoint剪贴画或其它卡通式的艺术线条。而且，如果软件中包含这些内容，观众以前就看过无数次。在1993年使用这些内容可能会让人感 兴趣，但如今还应用剪贴画则会降低制作人的专业水准。当然也有例外情况，并不是所有的PowerPoint剪贴画都让人生厌，但还是小心谨慎地使用它们为 好。
我经常在幻灯片中使用人物图片，因为人物照片有助于增加观众与幻灯片之间的情感联系。如果相片处于次要地位，我就降低不透明 性，并在Photoshop中增加一个高斯模糊或动态
滤镜；如果相片位于主要区域，我希望观众注意它（例如产品图片），那么图片可以变得更为显著，且不必 要多少（或根本不需要）文字说明。
避免使用这类低劣的剪贴画。
这幅经过编辑的库图片更为显著专业。
在这个字幕幻灯片中，图片占主要地位。
这个幻灯片来自同一演示，首先经过Photoshop的编辑，图片变得次要，并被推到背景部分
#5 建立一个视觉主题，但避免使用PowerPoint模板
很明显，在整个演示中，您需要一个一致的视觉主题，但PowerPoint中的大多数模板观众已经看了无数次（另外，用模板开始演示的效果并不那么强烈）。
观众期待看到一个包含新鲜内容（至少对他们来说是这样）的独特演示；此外，观众为什么要参加您的演示呢？没有人会对千篇1律的演示感兴趣，因此我们必须避免使用辅助性的图片，如随处可见的PowerPoint设计模板，它只能说明演示非常刻板，或提前就设计完成了。
您可以制作自己的背景模板，它能够更为适应您的需要。然后您可以将这个PowerPoint文件保存为设计模板（扩展名为.pot），这个新模板就会出现在微软标准模板中，方便以后使用。您还可以在线购买专业的模板。
#6 应用适当的图表
经常问自己这个问题：“我需要多少细节？”一般制作者害怕在幻灯片的图表中加入过多的数据。有几种以图表形式显示数据的方法；以下是需要紧记的工具：
圆饼图：用于显示比例。将分割块的数目限制在4-6块，用颜色或碎化的方式突出最重要的块。
柱状图：用来显示一段时间内数量的变化情况。将竖条的数目限制在4-8条最佳。
条形图：用来比较数量。例如，比较公司四个部门的销售额。
曲线图：用于说明趋势。例如，下面这幅简单的曲线图说明我们的销售在逐年增长。增长趋势良好。最后的箭头强调一个问题：我们将来的发展似乎不错。
通常来说，表格最适于比较并行数据资料。
但是，表格可能缺乏视觉效果。例如，如果您希望说明您们做出的贡献显著高于其它两个部门，最好以条线图（见下图）的形式进行说明。但如果您希望弱化您们的贡献低于其它部门这一事实，用表格传达信息就可减少人们的注意力或感情色彩。
#7 使用好色彩
色彩激发情感。颜色可传递感情。合适的颜色具有说服与促进能力。研究表明色彩能够提高兴趣，改善学习过程中的理解与记忆能力。
您不必成为颜色理论专家，但至少了解一些这方面的知识有会好处。一般颜色可分为两类：冷色（如蓝和绿）和暖色（如橙或红）。冷色最适合做背景色，因为它们不会引起我们的注意。暖色最适于用在显著位置的主题上（如文本），因为它可造成扑面而来的效果。因此，绝大多数PowerPoint幻灯片的颜色方案都使用蓝色背景，黄色文字也就不足为奇了。但您不必强迫使用这种颜色方案，也可以做一些改变，使用其它的颜色。
如果您将在暗室（如大厅）中进行演示，使用深色背景（深蓝、灰等）再配上白或浅色文字可取得不错的效果。但如果您计划将灯打开（这是相当明智的），白色背景配上深色文字处理会得到更好的效果。在灯光明亮的房间内，用深色背景配浅色文字效果不佳，但浅色背景配深色文字会更好地维持视觉效果。
了解更多信息：
PresentationPro.com网站拥有一些优秀的Flash教程，包括一个颜色教程。
访问CreativePro.com网站学习更多颜色使用技巧。
Dummies.com网站有一篇短文介绍在PowerPoint中如何使用颜色方案。
#8 选择适当的字体
字体可传递微妙的信息，所以我们要仔细选择字体。在整个幻灯片演示中使用相同的字体，补充字体不要超过两个（如Arial和Arial粗体）。确信自己了解 serif字体（如Times New Roman）和sans-serif字体（如Helvetica或Arial）之间的差异。
含有大量文本的材料大多用serif字体。据说这种字体在小磅值下更易于阅读，但对于屏幕演示而言，由于幻灯机的分辨率相对较低，使用这种字体可能不够清晰。
sans -serif字体一般用来制作PowerPoint演示，但应尽量避免使用千篇1律的Helvetica字体。我经常使用Gill Sans字体，因为它界于serif字体与sans-serif字体之间，看起来专业而友好，并具有“交谈效果”。不管使用哪个字体，都必须保证在房间后面看得清文字。
Times
Arial黑体；Arial
#9 应用视频或音频
适当的时候使用视频或音频。应用视频短片对具体的例子进行说明，可提高主动认知能力，这是人们自然的学习方式。在PowerPoint中，不必利用应用程序或打开录像机就可使用视频短片。应用视频不仅可以更好地说明您的观点，还可以作为变换口味的手段，因而能够激发观众的兴趣。
您还可以在幻灯片中使用音频剪辑（如采访过程）。但避免使用PowerPoint中的嘈杂音效（如过渡幻灯片时使用的号角声或掌声）。在动画中使用过量的声效肯定会使观众丧失兴趣。
#10 花时间对幻灯片进行细分
根据多媒体学习理论的细分原则，当信息以小块或小片段的形式呈现时，更易于人们理解。离开幻灯片视图进入幻灯片细分视图，您可以查看演示播放的逻辑流程。在这个视图中，您可以将一个幻灯片分割成二个或三个幻灯片，这样幻灯片就具有更加自然与逻辑化的流程或进程。您还可以从观众的角度了解幻灯片的总体效果。并且发现更多可以被删除的无关紧要的视觉数据，增加幻灯片的视觉清晰度，提高信息传达效果。
PowerPoint中的幻灯片细分视图
Garr Reynolds当前在关西外国语大学任管理学副教授，她在那里讲授营销学、全球营销与多媒体演示设计。Garr是日本社区的活跃成员，并经常主持与设计、品牌和高效企业沟通有关的主题。除网站外，他还有一个博客——演示经典——为专业演示设计提供启示。
删除页眉和页脚
若要从几个而不是所有幻灯片中删除页眉和页脚信息，在开始此过程前请选取需要删除的幻灯片。可以在普通视图或幻灯片排序视图中的“大纲”选项卡或“幻灯片”选项卡上选取幻灯片。
单击“视图”菜单上的“页眉和页脚”，再执行下列操作之一：
从幻灯片中删除页眉和页脚
单击“幻灯片”选项卡。
清除下列任何选项的复选框：“日期和时间”、“幻灯片编号”或“页脚”。
若要从标题幻灯片中删除页眉和页脚，请选中“标题幻灯片中不显示”复选框。
请执行下列操作之一：
若要从当前幻灯片或选取的幻灯片中删除信息，请单击“应用”。
若要从演示文稿的所有幻灯片中删除信息，请单击“全部应用”。
从备注和讲义中删除页眉和页脚
单击“备注和讲义”选项卡。
清除下列任何选项的复选框：“日期和时间”、“页码”、“页眉”或“页脚”。
单击“全部应用”。
PowerPoint课件保存技巧 多种保存格式巧用
PowerPoint课件制作完成之后，我们一般都习惯将其保存为默认的PPT格式(演示文稿)，其实，还有很多保存格式可供我们选择，如果将它们巧加利用，就能满足我们的一些特殊需要。
1．保存为放映格式--一箭三雕
课件制作完毕后，可将其保存为“PowerPoint放映”(扩展名PPS)，上课时双击文件图标就可直接开始放映，而不再出现幻灯片编辑窗口。这样保存的优点是显而易见的：
(1)操作方便，省略了打开PowerPoint、点击[观看放映]的繁琐步骤；
(2)可以避免放映时由于操作不慎等原因而将后面的演示内容提前“曝光”；
(3)可以避免课件内容被他人意外改动而导致“面目全非”(这一点在公用电脑上显得尤其重要)。
也许您担心这样保存之后无法再做进一步的修改，其实您尽可放心，我们的对策也有两个：
再保存一份PPT演示文稿作为副本；将PPS放映文件在PowerPoint中打开。不信您试试看，熟悉的编辑窗口是不是又出现了？
2．保存为设计模板--一劳永逸
也许您经常要制作同种风格类型的幻灯片课件，而PowerPoint提供的设计模板又不太适合您的需要，所以您只好一次次地从零开始重新编排格式，真是辛苦又无奈。其实，您只要精心设计好一个幻灯片，然后把它保存为PowerPoint设计模板就可以了。今后再制作同类幻灯片时，就可以随时轻松调用。
3．保存为大纲/RTF文件--一蹴而就
如果您只想把课件中的文本部分保存下来，可以把课件保存为大纲/RTF文件。RTF格式的文件可以用Word等软件打开，非常方便。但有一点需要注意，根据笔者的经验，用这种方法只能保存添加在文本占位符（即在幻灯片各版式中用虚线圈出的用于添加文本的方框）中的文本，而自己插入的文本框中的文本以及艺术字等无法保存。
4．保存为Word文档--一脉相承
如果您还想把课件中每张幻灯片的图像也显示在Word中，还可以把它保存为Word文档(扩展名DOC)。不过，这次直接保存是不行的，我们还需要使用另一项功能--发送。
点击“文件→发送→Microsoft Word”，然后根据提示选择需要的版式及粘贴方式，就可以在Word中看到每张幻灯片的“芳容”了，而且，用这种方法还可以将幻灯片备注也一并发送过来。最后，把文件保存为Word文档就可以了(但如果您当初选择的版式是“仅使用大纲”，文件就会被直接保存为上面提到的RTF格式，幻灯片图像不会被保存)。
需要提醒一点，在Word文档中，每张幻灯片都是以图片对象的形式嵌入的，我们无法对其内容再做编辑了。
5．保存为图片--一专多能
PowerPoint也能当图像编辑软件？当然可以了。在PowerPoint中，调整图片格式、组合图片、添加文本都是极方便极容易的，更可贵的是，它还提供了各种背景样式、自选图形以及大量的艺术字效果(用专业图像编辑软件制作出这些特效字往往很麻烦)，同时，还可以轻松实现对象的移动、缩放、旋转、翻转等。当您满意之后，把幻灯片保存为图片格式就可以了。PowerPoint提供多种图片保存格式，如GIF、JPEG、BMP、PNG等，您可以根据实际需要进行选择。同时，您还可以选择是输出全部幻灯片，还是只输出当前幻灯片。如果是输出全部幻灯片，保存后的图片会统一放在同一个文件夹里。
利用这种方法，您还可以把自己重要的课件另存为图片以备他用。
6．保存为Web页--一网打尽
当看到别人制作的课件中有自己渴望已久的图片或音乐、视频时，想不想把它们提取出来以便自己使用？别急，把演示文稿另存为Web页就一切都搞定了！保存之后，会生成一个网页文件及一个同名文件夹，打开文件夹看一看，您想要的所有东西(图片、音乐、视频„„)都变成一个个单独的文件乖乖地躺在里面了。
巧施花招用PowerPoint
PowerPoint是办公应用中的好助手,它以其形象生动的特性赢得了越来越多的人们的喜爱，无论是产品演示、方案说明、还是技术研讨，都会用到PowerPoint来辅助讲解。还可以加入图片、声音、甚至动画，使幻灯片更具表现力和说服力。如何制作一个引人入胜的幻灯片呢？其实PowerPoint的制作，并不是看起来那么复杂，有很多小技巧可以帮助我们把幻灯制作得更精彩！
移形变影
如果要在一张图片中加入文字说明，可以将图片先放到PowerPoint中，加入文字后再将幻灯片保存为图片格式，这样不会像Windows自带的画图板，把整个文本框覆盖在图片上。当然我们也可将文字保存为图片，方便浏览。其具体操作如下：单击“文件”菜单中的“另存为”， 在“保存类型”框中选择一种图片格式，如GIF、BMP、JPG、PNG等等，然后单击［确定］，这时你可以选择是将所有幻灯片保存为图片，还是将当前幻灯片保存为图片。
直击要害
要对重点内容做标记，只要在放映时单击鼠标右键，选择“指针选项”中的“绘画笔”，就可以用它作标记了。
如出一辙
为了形式美观一致，我们要求每一页的按钮通常放在同一位置。在一个页面做好按钮以后，选定所有按钮，按［Ctrl+C］复制一下，然后换一页，按［Ctrl+V］粘贴一下就行了，并且以前设置好的动作在其他页面同样有效，这是不是简单多了。利用这种方法，我们还可以将其他对象也放在不同页面的同一位置。
你中有我
如果要在PowerPoint中加入Excel图表，先显示出要添加 Excel 图表的幻灯片，然后单击“插入”菜单中的“对象”。 如果我们要创建新的图表，就单击“创建新对象”，再选择“Microsoft Excel 图表”。 如果要插入您已创建好的图表，就单击“从文件创建”，然后再输入文件名称。使用 Microsoft Excel 的工具和菜单来更改此图表。在此图表外单击，返回 PowerPoint。如果我们要对此图表进行修改，可以双击图表。
刷出色彩
如果要将一张幻灯的配色方案传给另一张或者多张，重新去进行配色比较麻烦。其实有很简单的方法：在幻灯片浏览视图中，选择一张具有所需配色方案的幻灯片。然后单击“格式刷”，可以重新着色一张幻灯片；如果要同时重新着色多张幻灯片，请双击。依次单击要应用配色方案的一张或者多张幻灯片。注意，如果重新着色多张幻灯片，请在完成之后，按［Esc］ 键中止“格式刷”。如果重新着色一张幻灯片，“格式刷”也会自动中止。利用这种方法，我们也可以将一份演示文稿的配色方案应用于另一份。方法是：同时打开两份演示文稿，单击“窗口”菜单上的“全部重排”，然后按前述步骤操作即可。
他山之石
在PowerPoint中，每一次输入文本都要插入一个文本框，操作起来很不方便，其实我们可以先在Word中将所有内容按一定样式打好，再将它发送给PowerPoint。其具体方法是：在 Word 中打开文档，单击“文件”菜单中的“发送”，再单击“Microsoft PowerPoint”。每个标题 1 样式的段落都会成为新幻灯片的标题；每个标题 2 样式的段落都会成为第一级文本，依此类推。
有容乃大
在PowerPoint中，“自选图形”或“文本框”等对象和文字经常出现大小不符合的情况，我们可以在“格式”菜单中单击选定的对象类型，例如：“自选图形”或“文本框”，再单击“文本框”选项卡，选中“调整自选图形尺寸以适应文字”复选框。要注意的是，如果选中“调整自选图形尺寸以适应文字”复选框，则缩小该形状时，不能小于容纳的文本。
风格独具
做了一个自己满意的幻灯片之后，为了方便以后的使用，不妨把它变成模板，其具体方法是打开现有的演示文稿，单击“文件”菜单中的“另存为”。在“文件名”框中为设计模板键入名字，在“保存类型”框中，单击“设计模板”。以后要使用就可以直接通过“文件”菜单上的“新建”来使用这一个模板了。
