闵行区招标投标中心政府采购业务工作操作流程
为了进一步规范政府集中采购机构的业务操作程序，建立、健全相互制约的内部监督机制，提高政府采购工作的质量和效率，根据《政府采购法》、《招标投标法》及《政府采购货物和服务招标投标管理办法》等有关法律法规，在政府采购业务操作流程试运行的基础上，制订本流程。
一、采购任务下达
1、区财政局以书面的形式，将政府采购集中采购计划下达至闵行区招标投标中心（以下简称招标中心），同时抄送区招标投标管理委员会办公室（以下简称招管办）。该计划中的信息包括采购人名称、项目名称、项目编号、项目具体明细需求、数量、预算资金、采购形式（集中采购）、采购方式、时间等。
2、招标中心政府采购计划岗位工作人员负责对区财政局下达的采购任务进行登记、汇总，并报招标中心主任，由招标中心主任将政府采购任务下达到执行科室。
3、执行科室在接到采购任务后应着手开始相关准备工作。
二、采购任务的执行
（一）采购任务的启动
1、《委托代理采购项目需求表》
（1）根据年度部门预算执行的有关规定，相关采购人在执行集中采购专项计划时，应按规定事先填制《委托代理采购项目需求表》并送达招投标中心。《委托代理采购项目需求表》应明确列明采购项目名称、采购编号、采购人单位名称、地址、联系人员、参考规格型号、数量、预算金额、要求完成的时间等。以上信息必须与财政下达的年度计划中信息保持一致，
招标中心政府采购计划岗位负责根据财政下达的任务中的规定对《委托代理采购项目需求表》进行审核、接收。
（2）计划岗位应在接收《委托代理采购项目需求表》后的一个工作日内，报执行科室科长批准，并按照岗位分工，向项目主办人员下达采购任务。
2、非年度政府集中采购任务通知
（1）对于非年度政府集中采购任务，在收到区财政的书面通知后，招标中心计划岗位应在一个工作日内，报送中心主任，由中心主任批转至执行科室。
（2）执行科室科长确定项目主办人员后，由计划岗位登记、编号，并下达至项目主办人员。
3、项目主办人员接受下达的采购任务，并以此作为采购工作的依据。原则上，每项采购工作应安排A、B岗2名主办人员共同参与。其中A岗为主要责任人。
4、计划岗位人员应于每月底对采购计划的执行情况，进行跟踪检查，对于已经接收任务但还未启动的项目，采购项目主办人员应向其说明情况，并提出实施意见。计划岗位人员负责向执行科室科长汇报跟踪检查结果。
（二）采购工作准备
1、采购任务接收的反馈
采购项目主办人员在接受采购任务后的1个工作日内，应及时与预算单位采购责任人进行电话联系，明确告知采购任务已经接收，同时还应告知其他事项。
（1）协商采购工作小组的组成人员。如果采购责任人因实际情况无法参与采购工作小组的具体操作，应请其明确代理人员的基本情况，并请其做好转达工作。
（2）招标中心项目主办人员AB岗的姓名、联系电话。
（3）采购工作小组首次协商会议的时间安排。
（4）采购工作小组会议中预算单位应该准备的相关资料、采购项目的大致情况。
2、采购需求的听取
在明确了项目的初步情况以后，项目主办人员应尽早安排时间召开采购小组首次会议听取预算单位采购需求。会议上主办人员应首先听取项目的基本情况、预算单位的大致要求，其次主办人员应介绍政府采购的有关规定、大致的时间节点、需要预算单位补充提供的资料等。在双方形成基本共识后，项目主办人员做
出书面记录，明确有关后续工作的时间安排，并复印预算单位经办人员一份，作为项目时间安排以及工作沟通的依据。
（三）采购工作申办
对符合要求的采购任务，主办人员应及时开展市场调研，掌握有关信息。应在采购工作小组首次会议后的1个工作日内（双方达成基本共识的前提下），及时向执行科室科长提交《采购工作申办表》。该《采购工作申办表》主要包括以下内容：
1、年度计划或非年度计划（项目编号或采购任务通知编号）。
2、采购文件编号：由业务管理信息系统自动生成。
3、采购项目的基本情况。
4、采购方式的建议；（拟采取何种采购方式？选取的依据是什么？）其中：货物、服务项目达到50万元；工程项目达到200万元的项目必须采用公开招标方式。
为体现政府采购的公开性，预算金额50万元以下的货物和服务及预算资金200万元以下的工程项目，原则上以公开信息采购的采购方式执行。
5、招标代理机构选择：根据《政府采购法》的规定，招标代理机构应由采购人选择。但必须在具备上海市政府采购代理资质的中介机构中选择。政府采购中心工作人员应对此加以监督。
6、其他需要说明的事项。
7、《采购工作申办表》必须由项目主办人员（A、B岗）共同审核后报批。
8、执行科室科长应在接《采购工作申办表》后的1个工作日内，进行审核并提出处理意见。预算资金超过50万元（含50万元）的货物和服务，预算资金超过200万元的工程项目在科长审核以后，还需报中心主任审批同意后方可进入下一程序。
9、《采购工作申办表》如未获批准的，项目主办人员应在1个工作日内，根据审批意见，修改《采购工作申办表》，并重新报批。
10、《采购工作申办表》如获批准的，主办人员应以此作为工作依据具体实施采购。
（四）采购工作小组工作启动
《采购工作申办表》批准后，项目主办人员应立即负责组织成立采购工作小组。
1、采用招标方式采购的，采购工作小组包括项目主办人员、预算单位采购责任人或其他经办人员代表、招标公司工作人员等。
2、采用非招标方式采购的，采购工作小组包括项目主办人员、预算单位采购责任人或其他经办人员代表等。
3、采购工作小组主要负责采购的准备工作，包括掌握市场情况、制作采购文件以及其它采购准备工作，其主要起到组织、协调作用。
4、对于一些采购难度较大的项目，采购工作小组应吸收相关专家一并参与准备工作。
5、项目主办人员必须负责采购工作小组有关会议的记录。
（五）制定采购文件
采购工作小组按采购项目的相关要求及经批准的采购方式，编制采购文件。
1、工程类招标文件的要求，必须符合《招标投标法》的规定。
2、货物和服务的招标文件必须符合《政府采购货物和服务招标投标管理办法》的规定。
3、非招标采购方式的采购文件要求，详见《非招标采购方式管理办法》（另定）。
4、为完善采购文件的制作，参照《政府采购法》及《政府采购货物和服务招标投标管理办法》相关规定，凡属于货物和服务且预算资金在300万元（含300万元）以上的项目，采购工作小组负责组织专家对采购文件进行论证，参与采购文件论证的专家不得参与评标。
5、采购文件应贯彻公开、公平、公正的原则，并尽量使用标准化的采购文件。
6、采购文件制作完毕后，经业务管理信息系统审核通过后方可发放。
（六）发布采购信息
1、需要公开发布采购信息的，必须在上海政府采购网（）、上海闵行网站（）、闵行区招投标网（ztb.shmh.gov.cn）上发布采购信息。
2、主办人员应根据采购时间，拟订信息文本，经业务管理信息系统审核通过后，由计划岗位负责信息发布。信息发布的有关规定详见《政府采购信息公告管理办法》。
（七）组织采购工作
1、招标项目的组织工作，详见《闵行区政府采购招标投标管理办法》。
2、非招标采购项目的组织工作，详见《非招标采购管理办法》（另订）。
（八）采购签报的制作
项目主办人员应在采购结束的5个工作日内，根据采购结果制作采购签报。其中：
1、招标项目由招标代理机构制作《评标报告》。项目主办人员根据该报告为基础制作采购签报。
2、完成采购的项目在制作签报前，应对项目评审的有关资料进行整理汇总，其中包括：采购内容、报价情况清单、商务情况汇总表、开标记录、评审委员意见、商务谈判记录。
3、采购签报经审批后，进入下一程序。采购签报的审批权限同采购工作申办。
4、中心主任对采购工作报告的审批，主要是监督主办人员是否按照法定的程序进行操作，对采购结果无最终的决策权。
（九）采购结果的确认
评审结束后，应当在五个工作日内将评审报告送采购人。采购人应当在收到评审报告后五个工作日内，按照评审报告中推荐的中标候选供应商顺序确定中标供应商；也可以事先授权评审委员会直接确定中标供应商。
（十）采购结果的公示
中标供应商确定后，对于法定需要结果公示的项目，主办人员拟定信息文本，经业务管理信息系统审核通过后，由计划岗位工作人员在上海市政府采购法定媒体发布。公告内容应当包括招标项目名称、中标供应商名单、评标委员会成员名单、招标采购单位的名称和电话。
（十一）采购结果的通知
采购结果确定以后，主办人员应立即完成结果的通知。
1、招标项目应根据采购人与招标代理单位的委托协议，由招标代理单位发出中标通知书。
2、非招标采购方式的项目：
（1）凡公开信息的项目，项目主办人员必须在法定媒体发布采购结果公告。
（2）经批准的其他采购方式的项目，由主办人员直接向成交供应商发布成交结果通知。
三、采购合同的签定
（一）项目主办人员应在采购结果发出后的三十日之内，完成采购合同的制作。
（二）采购合同的制作应该以采购文件中的确定事项、中标单位投标文件中的承诺、商务协商中的有关补充记录为依据。
（三）采购合同内容应包括采购项目名称、数量、金额、规格、履约时间、交付时间、各期付款方式及金额、供应商的银行账号、开户银行、联系人、联系电话、售后服务承诺、违约责任等。
（四）采购合同的制作必须符合《政府采购法》以及区财政对部门预算管理的要求。
（五）采购合同由预算单位与中标或成交供应商草拟，并报招投标中心审核通过后方可签订。其中：预算单位作为合同甲方，招投标中心作为合同的鉴证方。同时按照采购编号进行编号。.
（六）采购合同一般至少一式五份，分别由预算单位、供应商、招标投标中心持有，在采购合同签订后的七个工作日内，招标投标中心应将采购合同报区财政局、区招管办备案。
（七）采购结果情况说明
政府采购合同签订后，项目主办人员应根据合同中约定的付款方式，制作《采购结果情况说明》，将每次付款的金额、节点、付款单位、账号等加以明确，并报区财政局、区招管办备案。
四、合同履行
合同生效后，项目主办人员应督促采购人和供应商共同履行合同。合同验收原则上由采购人负责并组织。验收完毕后，验收单位与供应商应填写由采购中心统一印制的验收合格证，验收人应签字并加盖验收单位公章。该验收合格证一式四联，一联由用户单位保管，一联由供应商保管，作为履约完毕的依据之一。一联由区招标投标中心保管，一联由区财政局保管作为付款的依据之一。
五、采购货款支付
主办人员应督促采购人在签订采购合同后按照合同约定付款，并填写《政府采购项目资金拨付申请表》，中心专职岗位初审并经分管领导签字后，报区财政局支付款项。
六、采购项目资料归档
主办人员在采购工作结束后的5个工作日内，将相关的文件、记录资料、报告整理后，移送档案室，办理移交归档手续。
