公文格式管理规范
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企管部复审： 批准：
1、目的
为规范公司日常公文管理行为，充分体现公司标准化公文服务形象，结合公司实际情况，特制定本制度。
2、适用范围
本制度适用于公司所有中心、部门的呈、收、发文管理。
3、名词解释
无
4、文件执行者
4.1由行政管理部负责本制度的制订、监督、执行和完善，并落实本制度培训；
4.2中心、部门：按公司统一规定的格式及发文的权限自行发文，所发文件以月为单位交行政管理部备案且接受其督导。
5、正文
5.1公文种类：
⑴ 【命令】：适用于公布公司的行政法规及规章制度；宣布施行重大强制性的行政措施；嘉奖有关部门及人员。
⑵ 【决定】：适用于对公司重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销下级部门不适当的决定事项。
⑶ 【公告】：适用于向公司全员宣布重要事项或者法定事项。
⑷ 【通告】：适用于向公司一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
⑸ 【通知】：适用于批转下级部门的公文，转发上级部门和不相隶属部门的公文，传达要求下级部门办理和需要有关部门、人员周知或者执行的事项，任免人员等。
⑹ 【通报】：适用于表扬好人好事，批评错误，传达重要精神或者情况。 ⑺ 【报告】：适用于向上级部门、领导汇报工作，反映情况，答复上级部门、领导的询问。
⑻ 【请示】：适用于向上级部门、领导请求指示、批准。
⑼ 【函】：适用于不相隶属部门之间商洽工作，询问和答复问题，向有关主
管部门请求批准和答复审批事项。
⑽ 【会议纪要】：适用于记载、传达会议情况和议定事项。
5.2公文格式
5.2.1公文格式一般包括：标题、单位（部门称呼）、正文、主送、抄送、附件、种类、发文时间、公文字号等。
5.2.2公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。
5.2.3发文时间，以领导签发日期为准；中心联合行文，以最后一个签发的日期为准。
5.2.4拟文均以A4纸型/WORD文档/固定LOGO/种类规范等要求进行（不含WORD、EXCEL格式以附件形式插入的内容）。
5.3公文发布
5.3.1通知、通报、通告、公告等按（附件一）【通知类标准格式】及其要求拟文。
5.3.2请示、报告等按（附件二）【请示类标准格式】及其要求拟文。
5.3.3会议纪要按（附件三）【会议纪要标准格式】及其要求拟文。
5.3.4规章制度类公文按（附件四）【制度类标准格式】及其要求拟文。
5.3.5外部信函/传真按（附件五）【外部信函/传真标准格式】及其要求拟文。
5.3.6 红头文件类公文按（附件六）【红头文件标准格式】及要求拟文。
5.3.7演示类文件按（附件七）【演示类文件标准格式】及其要求拟文。
5.4字体规范
5.4.1公文原则上均采用宋体（演示类除外），即：标题为小二号（加粗），主题为小四号，落款为小四号（加粗）。
5.4.2公文行距均采用固定值，公文设臵值均建议采用22-24磅之间。
5.4.3公文的撰写，文字一律从左至右横排，正文中的数字均以汉字格式书写（文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比除外）。
5.5公文编号
具体内容按照（附件九）【各中心、部门文件编号一览表】原则进行。例如：行政管理部2010年03月份第一号通知类文件编号格式为：大[2010]行管通字03001号。详细分解为：大（即大同通讯简称）+中括号（即[]）+年份（即2010年）+行管（即行政管理部简称）+通字（即通知类简称）+03001号（即03月份第01号文件）。
5.6保密等级：
5.6.1公文保密等级均以公司《档案管理制度》之规定条款为准。
5.6.2III级：属绝密类公文，直接影响公司权益的重要决策文件，如投资计划、措施、经营战略、规划、项目等文件，原则上限制在公司副总裁级别以上和相关工作人员范围内；绝密类公文一般由总裁（或其它被授权人）指定知密范围。
5.6.3II级：属机密类公文，公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况和技术资料、销售资料、供应商资料、客户资料等文件，原则上限制在公司中心总监级以上和相关工作人员范围内，由公文主管中心总监授权知密范围。
5.6.4I级：属秘密类公文，公司人事档案、合同、协议、员工工资收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息，由文件签发人标明密级，并确定保密期限，保密期限内由公文主管部门经理授权知密范围，保密期限届满，自行解密。
5.7公文审批流程及管理规定
5.7.1通知类发布性文件统一由部门名义拟文，中心或部门助理对格式和编号把关，由部门经理审核，中心总监审批；涉及需其它中心会签的文件，相关部门经理/中心总监会签。
5.7.2请示类文件遵循逐级递签原则, 统一由部门名义拟文，中心总监审核，相关中心总监批示，需报副总裁或总裁批示的，均以最终批示内容为执行标准。
5.7.3合同类文件主要以公司制定的合同审批流程及专业法律意见为参考依据。
5.7.4普通类申请表原则上均根据各申请表所标识的审批权限逐级审批。
5.7.5人事异动审批权限根据人力资源发展中心公布的【员工异动管理制度】相关条款执行。
5.8公文发行
5.8.1行政管理部属唯一代表公司公共事务类公文发布部门，凡属休假、授权、停电、网络故障、公告等范畴的通知/通告类公文均由行政管理部负责发布。
5.8.2各中心、部门凡属上述范畴的公文均应初步拟文并发送或知会到总部前台（含涉及上述相关公文的批复件），由前台文员编辑文档格式后统一发布。
5.8.3企业管理部属唯一代表公司“制度、流程”的公文发布部门，相关中心、部门拟制的制度、流程审批完毕后均须统一交由企业管理部编号发文。
5.8.4公司级重要文件、通知由总裁办公室统一发布。
5.8.5除上述指定部门外，其它通知公告、政策资源、业务信息等各类发文均以所属中心、部门名义发布，科室无任何发文权限。
5.9公文管理
5.9.1为便于公司文件的管理与查阅，各中心、部门应设定专门的文件收发人，文件收发人将按程序批准后的各类公文发布给特定的收文对象并存档，以月为单位交至行政管理部。
5.9.2 各中心、部门文件收发员每月5号前（遇周末则顺延一天）应将所有公文原稿及电子版本归类整理送至行政管理部存档（按时间顺序依次整理成目录），有领导批示的，应附批复件。
5.9.3属于密级文件，各管理人员须用独立的文件夹书面装订，并妥善保管，确保其相关规定的保密性。
5.9.4公文日常浏览：公共事务类、制度流程类公文属必读文件；其它类公文原则上属选择性浏览范畴。
5.9.5为提高工作效率，在公司“OA办公系统”进行公文流转时，文件发起人必须将会签流程标注在备注栏中，让所有会签人清晰明白会签后下一步直接流转至哪位会签者，以避免每次文件流回到发起人，浪费时间和资源。
5.10公文检查
行政管理部将不定期对有关部门的文件（含邮件发文）进行检查，如发现下列情况的将予以处理或处罚。
5.10.1公司下发的文件、通知如在保存期内发现遗失现象，每缺少一份文件将处以文件收发员50元之罚款。
5.10.2随意摆放保密文件或将保密邮件公开，经查实后将予以责任人每次
100元的处罚，连续两次违反者给予降职或开除处理。
5.10.3保密文件如经检查发现缺少页数的现象，每缺少1页对责任人罚款100元。
5.10.4岗位异动人员须将其责任保管的文件及部门、中心邮箱有关资料与交接责任人完全移交后，经双方签字认可,否则，交接责任人将承担因此引致的全部责任。
5.10.5发布类公文如出现格式不符、错字、别字、标点符号使用明显不正确或字句表述严重不清晰者，对部门或中心负责人给予50元/次处罚。
5.10.6拟文部门未经部门或中心签字批准自行发文的，对发文人罚款100元/次。
5.10.7凡违反5.8中5.8.1、5.8.
2、5.8.3、5.8.
4、5.8.5之规定情形的，对发文人罚款50元/次。
5.10.8为提高公司“OA办公系统”速度，公文发起人要及时“结束”自己公文流转中已批复返回的文件，如在检查中发现已批复文件滞留一周以上的，给予文件发起者50元/次处罚。
5.0 附件举例
附件一：【通知类标准格式】
附件二：【请示类标准格式】
附件三：【会议纪要标准格式】
附件四：【规章制度标准格式】
附件五：【外部信函/传真标准格式】
附件六：【红头文件标准格式】
附件七：【PPT文件标准格式】
附件八：【各中心、部门文件编号一览表】
