试论供电企业干部档案管理的思考
论文摘要：干部人事档案管理在企业中属于“说起来重要，忙起来忘掉”的工作，如何从实用性角度出发做好企业干部档案的管理并促使领导自觉地重视这项工作？文章从实际工作中总结经验和教训，供同业人员共同探讨。
论文关键词：供电企业；干部档案；档案材料
干部档案工作是组织人事工作的重要内容，也是坚持公道正派地选人用人的重要基础。它在加强领导班子和干部队伍建设、培养造就大批德才兼备的社会主义现代化人才中起着重要作用。笔者在供电企业从事干部档案管理工作10多年，致力于干部档案的实用化和规范化，并以此为目标作了很多新的尝试，现对干部档案管理工作谈几点思考。
一、目前供电企业干部档案管理的现状
1.信息化程度不高
干部档案管理工作重点仍然放在抓收集、分类整理、装订等基础工作上，对信息化很少涉及。即使部分干部档案阅档室配备有计算机，只是用于目录的存储与检索，做一些简单的利用，信息存储量少，实用性差。
2.档案材料不健全
在干部选拔任用时，查阅干部档案只能得到一些基本信息，如年龄、主要经历、入党时间、学历等情况，缺乏动态管理信息资料。如干部工作中的主要业绩、个税申报、干部个人发生的重大事项情况等均是干部考察过程的重要资料，却均不在传统的干部档案材料收集范围内。
3.档案管理人员多为兼职，主要工作精力多未放在干部档案管理方面
领导重视不够，人员调动频繁，兼职人员过多，业务培训工作跟不上，档案管理工作者没有探索档案管理信息化和实用化工作方法的动力，使干部档案队伍目前尚不能适应信息时代的需要，干部档案管理应适应现代化、科学化、规范化的要求，应采用新方法、新技术、新设备，对干部档案进行科学管理。同时还应注意档案信息资源的开发。
二、干部档案服务的目标和要求
1.为干部的选拔任用提供依据
干部档案管理必须服务于干部队伍建设，为选才、用才提供客观依据。针对这一目标，档案材料的完整性、真实性是干部档案管理的首要目标。2006年中央组织部关于开展干部档案审核工作的通知中明确要求，干部审核的主要内容第一是“档案材料是否齐全、完整，档案内容是否客观、真实。”
2.为企业内部人力资源配置提供依据
虽然企业内部交流轮岗、岗位调整、薪酬福利待遇调整、技术或技能专家选聘等人力资源日常配置方式多种多样，但要全面、历史地了解干部，查阅干部档案始终是一条重要途径。
3.为员工提供证明材料服务
员工办理遗产继承、入党政审、退休社保待遇、户口转移等均需要用人单位提供相关证明，这是日常查借阅档案的主要原因，因此完备、及时、准确的档案信息可以更好地为员工提供服务。
三、干部档案管理工作应有所侧重
针对干部档案服务目标和要求，突出干部档案的实用性，建议对干部档案管理工作的重点应该放在以下几个方面。
1.与时俱进，档案材料的收集要有侧重
一份符合要求的干部档案，它的内容构成可划分为十类，分别为：履历类；自传材料类；鉴定、考核、考察材料；学历和评聘专业技术职务材料；政治历史情况的审查材料；参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；奖励材料；处分材料；录用、任免、聘用、转业、工资待遇、出国、退休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料；其他可供组织参考的材料。随着社会的进步，企业单位干部档案应不局限于传统材料的收集，将重点放在使用较多的几类材料，如一般企业应用较多的材料是第三类考核鉴定、第九类任免工资类、第七和八类奖惩类等直接影响干部使用的材料。因此干部材料应侧重在以上四类材料的收集鉴别。如第三类材料中的考核鉴定，若企业中实行了绩效考核，则年度绩效考核结果应该成为干部档案中重要的反映干部实绩的材料；第九类工资类的年度个人所得税申报表更能够反映出干部的个人收入状况，应该成为新时期干部档案的新生材料。
2.强化材料的收集鉴别，弱化卷本的整理精细化
干部档案的最终目的是“使用”，如何确保档案材料真实全面地反映干部的全貌，才是干部管理的重中之重。对于19CM×26CM的页面规格、四边齐的精致要求，需要花费大量的人力物力，在干部档案检查的过程中发现，个别单位为了追求精美效果，竟然将所有档案拿到印刷厂进行切割，导致部分档案材料遭到破坏，真是舍本逐末。干部档案记载了干部的历史情况和现实表现，是评价和使用干部的基本凭证和重要依据，要对每个干部形成的材料及时进行收集、鉴别、审核，这样才能为信息数据库提供所需的干部基本情况。从近年来查处的选人用人上的违纪违法案件中也发现，个别不法分子也正是利用这一点，不惜铤而走险，制作假档案当上了领导干部，其中的教训极为深刻。
3.加强动态管理，提供更为及时准确的档案信息
从学校转递到企业的干部档案，是干部档案内容不断增长的起点和开端，从单纯地记录学习、社会实践、品德等方面的情况，到记录学历、职级、专技、工作岗位、收入、奖惩、政治面貌等方面的不断变化，干部档案将随着企业活动和人生经历的增多而逐渐加厚，干部档案内容也随着本人的阅历增加而不断丰富。要及时记录这每一点变化，定期更新干部履历表，及时搜集整理任免审批表、奖惩登记表、绩效考核表、岗位变动审批表、重大发明创造、重要管理成果等情况，凡是影响干部本人全貌并有保持价值的正式文件均应该收集整理进入干部档案。
4.充分运用现代科技技术，加快档案管理工作信息化建设
在人事档案材料完整、真实的基础上，如何实现干部人事信息的存储、检索、提取、传输和显示的信息化、将干部档案中真实记录转化为“活”的信息是现代人事档案管理最值得探讨的课题。一方面是要建立一个丰富强大的数据库，现代企业管理要求有人力资源管理信息系统的支持，系统本身就是一间“活”的人事档案库房，实现纸制档案和信息系统的无缝对接，将会使干部管理工作达到事半功倍的效果。另一方面是要建立干部档案网络化管理体系，实施干部档案的分级管理。逐级建立干部档案局域网，通过局域网之间的相互联结，实行干部档案网络化管理。三是实现档案信息的流程化作业，干部管理的过程性文件均通过信息系统记录下来，作为纸制人事档案的重要补充。
5.抓好队伍建设，提高干部档案工作者素质
一方面，干部档案管理要引起单位各级领导的重视，并能大力支持干部档案管理工作。档案管理人员要主动向主管领导和组织上汇报工作，说明上级部门对干部档案管理的政策要求，摆出工作中的实际困难和差距，确实使此项工作在领导心目中有位置。只有加强领导，才能使档案机构健全，并能加大人力、财力、物力的投入。另一方面，干部档案工作人员要有优良的政治素质、高尚的职业道德、优良的专业素质，不仅要在为干部选拔任用提供服务的岗位上耐得住寂寞，更要加强档案专业理论的学习，了解和掌握历史，提高文字表达能力，在新时期创新工作方法，更好地为企业人力资源管理工作服务。
四、结语
总之，只有与时俱进，以档案的实用性为导向，抓住工作重点，推动网络信息化建设，定能提高档案的利用价值，使人事档案焕发新的生机与活力。
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