行政公文概述
一、行政公文的概念
公文──就是公务文书。行政公文，指机关、团体、企事业单位在处理各种事务中形成的体式完整、内容系统、具有法定权威和规范格式的各种书面材料，或称文件。
2012党政机关公文格式及排版要求指出：“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布臵和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。” 我国公文一律按照2012年4月16日 ，中央中央办公厅、国务院办公厅以中办发〔2012〕14号印发的《党政机关公文处理工作条例》办理。
该《条例》分总则、公文种类、公文格式、行文规则、公文拟制、公文办理、公文管理、附则8章42条，自2012年7月1日起施行。1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行。
二、公文的特征
（一）具有鲜明的政治性
行政公文是在处理国家行政机关公务中形成的，它的内容和国家的政治事务关系是比较密切的，要从根本上反映党和国家的方针、政策的贯彻执行，各项决定、条例的制发，各种情况的交流与沟通，工作的指挥与联络等，要从根本上反映国家的政治方向和根本利益。
（二） 有法定作者
法定作者指依法成立并能以自己名义享有权利、承担义务的社会组织及其领导人。党政机关、群众团体、企事业单位等都是法定的作者。领导人是以机关负责人的身份行使职权，而不是私人身份。
（三）具有法定的权威性和现实效用
法定权威性是指公文在法定时间和空间范围内能够对受文者的行为产生一定程度的强制性影响。 现实效用指公文在其内容所针对的现行公务活动中直接发挥实际效力，具有依据和凭证功能。这种很高的时效性和权威性要求公文在内容和格式上制发要严，传递速度要快，有时还要限定传阅范围。
（四） 公文具有规范的体式和特定的处理程序
公文的规范体式是指公文的文体和格式必须符合国家的统一规定。收文和发文均有一定的处理程序，各环节皆有顺序性和规范性，不得自行其是。
三、公文的作用
（一）有上传下达、互通情报的作用
上级机关通过制发公文，传达党的路线方针政策，颁布国家的法律法规，组织开展各种公务活动，责成下级机关严格按照所发公文的要求，采取切实有效的措施予以贯彻落实。
上级机关制发的公文不一定都具有指令的性质，有的只对本行业、本系统的业务工作指出原则性的指导意见，要求下级机关结合本地区、本部门的实际情况，创造性地贯彻执行。通过互行公文，上级机关可传达领导意图，下级机关则可遵照执行、贯彻领导意图。公文是上级机关对下级机关进行领导和指导的重要工具。
通过互行公文，各级行政机关还可以互相交流、沟通信息、了解情况、掌握实情，从而提高办事效率和领导水平。
（二）有工作依据和凭证的作用
公文作为处理公务的专门文书，反映了发文机关的意图，具有法定的效力，是收发机关做出决策、处理问题、开展工作的依据和凭证。如上级机关制发的公文（决议、决定、条例、规定、指示、批复、通知），是下级机关组织开展工作的依据和凭证；下级机关制发的公文（报告、请示、意见），是上级机关制定决策、指导工作的依据和凭证；平级或不相隶属机关制发的公文（函），是彼此之间交流情况、商洽工作的依据和凭证。 (三)有宣传教育的作用
国家行政机关可通过公文进行自上而下的宣传，以达到教育、启示、动员、释疑解惑、说明的作用。
党政机关制发的许多重要公文，在作出工作部署，提出贯彻要求的同时，往往要分析国际国内形势，阐明党的理论、路线、方针、政策和国家的法律法规，对广大干部群众进行宣传教育，以便统一思想认识，增强贯彻执行的自觉性。一些公文，如表彰性或批评性的通告，本来就是为了达到宣传教育的目的而制发的，其宣传教育作用更为突出。
(四)有规定人们行为的规范作用
在政党机关公文中，有相当一部分具有法规的性质，有的公文本身就属于法规文件，有的公文则是法规的具体化。它们对所涉及的对象都具有强制的约束力和规范作用，是个人和单位行动的准绳。 如条例、规定、办法等。这类公文是一定范围内人们行动的准则或行为的规范，具有明显的规范和约束作用，一旦发生效用，就必须遵照执行，不得违反。
四、公文的格式
（一）公文的构成
2012年4月16日 ，中央中央办公厅、国务院办公厅以中办发〔2012〕14号印发的《党政机关公文处理工作条例》，在公文格式及排版要求中规定了公文的构成要素：公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（二）公文的排版形式
排版形式指公文各组成要素在文件版面上的标印格式。
1．公文用纸幅面尺寸：
采用国际标准A4型纸，210MM*297MM。公文页边与版心尺寸为：公文用纸天头37MM，公文用纸订口28MM，版心尺寸156MM*225MM（不含页码）。
发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。
2．公文书写形式
从左至右横排、横写。誊写公文，一律用钢笔或毛笔，严禁使用圆珠笔和铅笔，也不要复写。 其标识第一层为“
一、”，第二层为
（一），第三层为“1.”，第四层为（1）。 3．字体字号
发文机关标识使用2号小标宋体字，红色标识；秘密等级、保密期限、紧急程度用3号黑体字；发文字号、签发人、主送机关、附注、抄送机关、印发机关、印发时间用3号仿宋体字；签发人姓名用3号楷体字；正文以3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字，正文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。
4．页码
用４号半角白体阿拉伯数码标识，臵于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条４号一字线，一字线距版心下边缘７mm。单页码居右空１字，双页码居左空１字。
5．信函式公文
发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm ，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下４mm 处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm 处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。
（三）公文各要素及排版形式
公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。
1．眉首
臵于公文首页红色反线以上的各要素统称公文眉首。即版头。眉首包括：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。 （1） 份号 公文印制份数的顺序号，即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。涉密公文应当标注份号。臵于版心左上角第一行，用阿拉伯数字。
（2）秘级和保密期限
密级分为绝密、机密和秘密；保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。臵于版心右上角第一行， 两字之间空一字。 （3）紧急程度
是对公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，标注“特急”、“加急”；紧急电报分为“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。臵于版心右上角第一行，两字之间空一字。公文同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第一行，紧急程度顶格标识在版心右上角第二行。
（4）发文机关标识
发文机关标识表明公文的作者，他是发文机关制作公文时使用的，规范板式的文件版头，通常称“文头”。由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，版头以大红套字印上“××××××（机关）文件”，下面加一条红线衬托。（党的机关在红线中加一五角星）居中红色套印在文件首页上端。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称，“文件”二字臵于发文机关名称右侧，上下居中排布。 （5）发文字号
发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号。由发文机关代字、年份和序号组成。
如：“国发[1997]5号”，代表的是国务院一九九七年第五号发文。“国发”是国务院的代字，“[1997]”是年号，（年号要使用方括号“[ ]”），“5号”是发文顺序号。臵于发文机关标识下空两行，居中排布。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号[]括入；序号不编虚位（即１不编为001），不加“第”字。联合行文使用主办机关的发文字号。发文字号之４mm 处印一条与版心等宽的红色反线。
（6）签发人
签发人是在上报的公文中批准签发的领导人姓名。只用于上行文。平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空１字，签发人姓名居右空１字；签发人用３号仿宋体字，签发人的后面标全角冒号，冒号后用３号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名臵于第１行，其他签发人姓名从２行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为４mm 。
2．公文主体部分
臵于公文首页红色反线（不含）以下至抄送机关（不含）之 间的各要素统称主体。
主体包括：标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件。 （1）公文标题 即对公文主要内容准确、简要的概括。由发文机关名称、事由和文种组成。称为公文标题“三要素”。
如：《××集团董事局关于表彰1997年度先进工作者的通知》这一文件标题中，“××集团董事局”是发文机关，“关于表彰1997年度先进工作者”是发文事由，“通知”是公文种类。
除法规名称加书名号外，一般不用标点符号。位于红色反线下空两行，用２号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当。 （2）主送机关
是指要求公文予以办理或答复的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
上级机关对下级机关发出的指示、通知、通报等公文，叫普发公文，凡下属机关都是受文机关，也就是发文的主送机关；下级机关向上级机关报告或请示的公文，一般只写一个主送机关，如需同时报送另一机关，可采用抄报形式。标识在标题下空一行，左侧顶格，３号仿宋体字标识，回行时仍顶格。最后一个主送机关名称后标全角冒号。
（3）公文正文：
公文正文表述公文的具体内容。这是公文的主体，为公文最重要的部分。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。 正文通常分导语、主体和结束语。在主送机关下一行，每自然段左空２字，回行顶格。数字、年份不回行。正文以3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字。文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。
（4）附件说明
附件是指附属于正文的文字材料，它也是某些公文的重要组成部分。附件不是每份公文都有，它是根据需要，一般作为正文的补充说明或参考材料的。公文如有附件，应当在正文之后、发文机关之前，注明附件的名称和件数，不可只写“附件如文”或者只写“附件×件”。 在正文下空一行左空２字用３号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：１.×××× ）；附件名称后不加标点符号。
（5）发文机关署名
写在正文的下面偏右处，又称落款。从2012年7月1日起，署发文机关全称或者规范化简称。
（6）成文时间
指公文生效的时间。发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。发文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时署最后签发机关负责人签发的日期。标识在正文之下，空两行右空4字。用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。 （7）印章
公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章，联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。加盖印章应上距正文２mm～４mm，端正、居中、下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压 在成文时间上。
当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空７字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过３mm 。
当联合行文需加盖３个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排３个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空２字标识成文时间。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
（8）附注
是需要说明的其他事项，如公文的发放范围、使用时注意的事项、联系人及联系方式等。公文如有附注，用３号仿宋体字，居左空２字加圆括号标识在成文时间下一行。
（9）附件
附件指公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第１行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如果附件与公文正文不能一起装订，应该在附件左上角第１行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。
3．公文版记部分
臵于抄送机关以下的各要素统称为版记。包括：抄送机关、印发机关和印发日期。 （1）抄送机关
指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。送往单位是上级机关列为抄报，是平级或下级机关列为抄送。公文如有抄送，在附注下一行；左空１字用３号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。 （2）印发机关和印发时间
印发机关是印制公文主管部门，印发时间是公文的付印时间。位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占１行位臵；用３号仿宋体字。印发机关左空１字，印发时间右空１字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。 （3）版记中的反线
版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。
（四）新旧公文处理区别
从2012年7月1日起，执行《党政机关公文处理工作条例》（中办发，[ 2012]14号），现行的1996年 5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行。
1．“中办发，[ 2012]14号”《党政机关公文处理工作条例》是全新的首次统一党政机关公文处理规范标准。
2．在“文种”方面，在《国家行政机关公文处理办法》的13个文种基础上，增加了党委的“决议”和“公报”两个文种，共15个文种。
3．在“格式”方面，取消了主题词；行政公文也要署发文机关名称。
4．在公文拟制方面，要求“重要公文”由主要负责人签发。
5．在行文规则方面，增加“不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”。
6．在公文管理方面，增加发文立户的规定。
（五）公文的行文关系
行文关系，指的是发文机关与收文机关之间的关系。
公文的种类简称文种。2012年4月16日，中央中央办公厅、国务院办公厅中办发〔2012〕14号印发的《党政机关公文处理工作条例》， 将国家行政机关的公文归纳为九类十五种， 这些文种根据行文关系、文件去向，可分为上行文、平行文、下行文： 上行文──下级机关向所属上级机关的发文，如请求、报告。平行文──平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如通知、函。 下行文──上级机关对所属下级机关的发文，如命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、批复等。
在行文中一般应遵循如下规则：
1.下级机关一般应按照直接的隶属关系行文而不要越级行文。 2.行文常规：平行或不相隶属的机关之间，应当使用平行文（如函、通知等），不能使用上行文（如请示、报告等），更不能使用下行文（如命令、指示、决定等）。
3.要分清主送机关和抄送机关。向上级的请示，不要同时抄送下级机关；向下级机关的重要行文，可以抄送直接上级机关。受双重领导的单位向上级机关的请示，应当根据内容写明主送机关和抄报机关，由主送机关负责答复所请求的问题；上级机关向受双重领导的单位行文时，应当抄送另一个上级机关。
4.要注意党政不分的现象。党务和政务事宜要分别行文，凡属政府方面的工作，应以政府名义行文；凡属党委方面的工作，应以党委名义行文。
（六）公文写作的基本要求
不同种类的公文，有着不同的具体要求和写作方法，但是，不论哪一种类的公文，都必须做到以下同点：
1．要符合党和国家的方针政策、法律法令和上级机关的有关规定。 2．要符合客观实际，符合工作规律。 3．公文的撰写和修改必须及时、迅速，反对拖拉、积压。 4．词章必须准确、严密、鲜明、生动。 5．要符合保密制度的要求。
（七）写作中要注意几点
1.条理要清楚。公文内容要有主有次，有纲有目，层次分明，中心突出，一目了然。
2.文字要精炼，篇幅要简短。
3.遣词用句要准确。公文要讲究提法、分寸，措词用语要准确地反映客观实际，做到文如其事，恰如其分。
4.论理要合符逻辑。公文的观点要明确，概念要准确，切忌模棱两可，含糊其词，产生岐义，耽误工作。
5.造句要合符文法，通俗易懂，并注意修辞。不要随便生造一些难解其意的缩略语，对涉及一些平时用简称的单位应使用全称。。 6.正确使用标点符号。
7.正确使用顺序号[
一、
（一）、
1、（1）]。
第二节 行政公文写作 公文的种类
公文的种类简称文种。一九八一年二月，2012年4月16日，中央中央办公厅、国务院办公厅中办发〔2012〕14号印发的《党政机关公文处理工作条例》， 将国家行政机关的公文归纳为九类十五种， 这些文种根据行文关系、文件去向，可分为上行文、平行文、下行文： 上行文──下级机关向所属上级机关的发文，如请求、报告。平行文──平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如通知、函。 下行文──上级机关对所属下级机关的发文，如命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、批复等。 公文种类主要有：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要
