圣泰通讯设备有限公司 办公事务管理制度
一、办公区制度
（一）办公区范围
办公区指公司职场内，包括大厅、售后部、库房、综合部、总经理室和卫生间。
（二）办公区通用条例
1.员工自觉维护公司形象，礼貌待人，轻声慢步，服装整洁，举止得体
2.办公区不得高声喧哗，不得乱讲脏话、互相争吵，不得打架斗殴，屡教不改情节严重者予以辞退； 3.办公区内禁止吸烟，不得饮酒；
4.办公区电脑每日工作时间登陆微信和公务QQ，不得登陆个人QQ，不得在工作时间内玩游戏、看电影、浏览与工作无关的网页； 5.自觉维护办公环境，保持大厅地板清洁和柜台里外陈列整齐美观，维持待发货物堆放有序，办公桌椅摆放合理； 6.自觉维护各人办公桌整洁，未经允许不得乱动他人物品；
7.下班前打扫清洁，大厅、综合部、总经理室和卫生间地板清洁干净，柜台玻璃擦拭干净，倒掉烟灰缸和垃圾桶； 8.办公区无人时应当锁好门窗，关好电脑、复印机、点钞机、空调等，确认蓝盾安防系统正常启动方可离开。
二、办公用品管理
（一）办公用品的分类及领用
1.办公用品分类
1) 耐用办公用品
范畴：计算器、订书机、文件栏、文件夹、剪刀等；
领用方法：耐用办公用品在员工入职时按标准发放，原则上不再增补，若破损、残旧需要更换的必须以旧换新。人为损坏或者遗失不再补领。 2) 低值易耗办公用品
范畴：低值易耗办公用品分为两个部分——部门所需用品和个人所需用品 部门所需用品包括：各类打印用纸、墨盒、碳粉、记号笔、塑封袋、封口胶等 个人所需用品包括：签字笔（芯）、圆珠笔（芯）、铅笔、笔记本、双面胶、透明胶、胶水、钉书针、回形针、图钉、橡皮擦、便利贴等
领用方法：个人所需易耗办公用品用量标准原则上为每人一件，具体可依据每月平均用量以及岗位特点进行合理调整。 3) 公共办公用品（设施）
范畴：电脑、监控摄像头、复印机、打印机、传真机、电话机、扫描仪、照相机、塑膜机、办公桌、椅子、茶几等；
公共办公用品（设施）以部门为领用单位，由部门分管副总签发实施采购和领用。 领用方法：原则上，不予全部发放所申报的办公用品，提倡随用、随发；
2.领用方法
1) 由各部门指定人员统一领用办公用品，并签收《办公用品领用登记表》；若部门领用超出需求计划，须经内勤主管批准后方可发放。 2) 部分办公用品（如油性笔、水彩笔、签字笔、白板笔、圆珠笔芯、圆珠笔、涂改液、尺子、订书机、电话机、各种电脑墨盒）实行以旧换新原则。 3) 易耗品可依据历史记录(如以过去半年耗用平均数),经验法则(估计消耗时间)设定领用管理基准(如圆珠笔/笔芯每月每人发放一支),并可随部门或人员的工作状况调整发放时间和数量； 4) 公共办公用品（设施）移交时如有故障或损坏,应以旧换新,如遗失应由个人或部门赔偿,自购；
（二）办公用品计划与采购
1.各部门根据本部门办公用品使用情况，每月25日前，填写好次月的《办公用品采购申请表》；经部门主管审签后报综合部行政汇总。 2.行政查对办公用品领用计划与办公用品台账和库存，提报办公用品采购计划，由会计预算，内勤主管审签后实施采购。 3.采购单位价值500元以上办公用品时，须报请总经理批准。特殊办公用品可以经行政同意授权各部门自行采购。 4.对未列入采购申请表的临时性办公用品，原则上不作采购，因临时急需的需内勤主管审批再做采购，否则推移至下月进行。
（三）办公用品台账管理
1.行政处负责办公用品管理人员必须以良好的态度、秉公办事，不得顾私情、图私欲，须做到严格把关，认真登记和审查； 2.一切办公用品领用都需领用者签收《办公用品领用登记表》，未能及时登记的再时候须督促领用者补办登记手续； 3.办公用品由采购部统一向批发商采购,除正常办公用品外，如部门有特殊需求,经行政同意授权后，方可自行采购.单件超过500元的物品采购由公司专人负责购买； 4.每月26日后（至月底）为办公用品盘点期，原则上不再安排物品领用。特殊情况下的领用需要内勤主管审批。盘点期间，综合部办公用品负责人落实物品领用登记情况，填写《月办公用品领用汇总表》，核算部门领用数量和月末库存。 5.会计依据每月25日各部门提交的《办公用品采购申请表》和《月办公用品领用汇总表》，在月底前核算出下月公司办公用品采购计划单。 6.新进人员入职，由该部门向综合部提请办公用品的申领；人员离职,应将剩余用品一并交综合部。
（四）办公用品的维修及报废
1.公司对办公用品的报废实行审批管理。各部门如有办公用品损坏，不能使用的，应当依据以下程序进行处理。 2.对简单的可以自行维修处理但有保修期的办公用品，且在保修期内的，不得擅自自行处理，由采购员联系供货单位进行维修、维护。 3.对办公桌椅等物品出现问题，必须由木工或内行人员进行维修处理，对电脑、打印机等出现问题先自行协调公司相关专业人员进行检查维修，公司内部无法解决，需要由外部单位进行维修的，必须形成请示报告，公司审批后由行政协调落实。 4.对确实不能维修的资产类办公用品实行报废处理：使用年限较长经过维修但无法维修好的，或无条件维修的，或可以维修但维修成本过高，经相关部门对故障认定后，可由办公用品的使用人提出书面报废申请，由公司组织人员确认报废事项成立后签字确定，报废品原购买价值单件超过2000元的，必须经总经理批准。 5.高值报废品在得到报废审批后应当由行政进行回收，统一安排处理。
三、会议管理
（一）会议分类
1.部门例会
主持与记录：行政。
召开时间：每周一次，具体时间由部门协商决定。 参与人员：部门所有成员。
会议内容：该部门阶段工作总结、下阶段工作计划。
2.主管例会
主持与记录：行政 召开时间：每周星期一。 参与人员：各部门主管、执行总监。
会议内容：上周部门工作情况总结，部门人员情况，下周工作计划。
3.全体例会
主持与记录：行政。 参与人员：公司所有职工。
召开时间：每月初，具体时间由总经理决定，并提前告知综合部。
会议内容：公司日常运作状况的总结；各部门汇报任务完成情况，着重介绍在任务执行过程中出现的问题，与会人员就工作中遇到的问题进行发言。
4.其他专题会议
根据实际工作需要不定期地召开。需要会议帮助的可报请行政安排。
（二）会议准备
1.会议的召开由行政助理通过口头或书面形式提出，务必通知到参会个人，若已列入计划的会议需要改期或遇到特殊情况需要安排其他会议时，行政助理需提前发出通知，因特殊原因不能参加会议者，应提前向部门主管请假。 2.根据会议要求，行政助理准备好会议场所、会议文件及资料，并进行会场布置、设备调试，确保会议设备正常。
（三）会议结果落实
会议结束后，由行政撰写《会议纪要》，由总经理签字后，行政助理进行印发和催办。
四、通讯工具管理
（一）固定电话
1.公司固定电话由行政统一管理，保管好相应材料，并及时交费；
2.固定电话分配到部门使用，由使用部门专人负责日常维护，若是出现通信故障要及时报行政助理处理； 3.固定电话要随时保持畅通，来电应及时接听，谈吐得体，维护公司形象，不通过电话讲与工作无关的话题。
（二）移动电话
1.为了方便公司业务沟通和同事交流，针对部分岗位统一配备移动电话，由行政助理实施管理，实行专人专用； 2.移动电话公司只负责管理和配备电话卡，电话机由各使用人自理； 3.使用人应时刻维护公司形象，遵守电话礼仪，优化沟通效果；
4.所有公司配备的移动电话需时刻保持畅通，不得随意关机和设置来电转接，不得关闭位讯通系统，不得更改统一彩铃； 5.公司所有公务手机号均不能停机，内勤人员公务手机话费由公司负责充值，业务人员公务手机话费由使用人负责充值； 6.公司移动电话持有者在岗位调动或离职时务必将手机卡交还行政助理保管；
7.所有公司公务号一旦遗失，必须在半小时内通知综合部挂失补办，若因不及时上报挂失产生的相应损失由使用人自行承担。
（三）QQ号码
1.为了方便公司内外交流，允许内勤岗位每人使用一个QQ号，所有内勤QQ号应在行政助理备份账号、密码和绑定手机等相关信息备查； 2.公务QQ仅用于业务沟通和同事交流，不得添加私人亲友，不得利用QQ谈论与工作无关的内容，不接收来历不明的文件，维护公司信息安全，不对外传送客户信息和财务信息； 3.若公务QQ不慎被盗，应立时告知行政助理，做好应急措施，控制负面影响扩大； 4.若个人离职，QQ号码相关情况随工作内容交接。
（四）微信群
1.公司微信群用于公司内部工作交流，群内仅容纳公司在职员工个人微信号，不得邀请闲杂人等加入； 2.微信群内所有人所有人需备注真实姓名，不得仿冒误导他人； 3.为优化沟通效率，公司微信群内禁止无意义刷屏； 4.微信群内禁止互相谩骂和人身攻击；
5.微信群内涉及大量公司商业机密，所有员工应自觉维护信息安全。
（五）微信公众平台
1.微信公众平台用于公司产品讯息、政策活动和其他相关推广，由行政助理负责运营和挂历，商务协助维护； 2.允许公司员工和合作客户关注微信公众平台，所有员工对于微信号及其推送内容，应对合作客户以外的人保密。
五、印章管理
（一）印章的刻制 1.公司印章的刻制须报公司主要负责人批准，由公司行政开具介绍信，到正规机构刻制； 2.印章的形体和规格，按国家有关规定执行。
（二）印章的启用
1.新印章启用前做好戳记，并留样保存，以便备查；
2.印章启用应报总经理批准，并下发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。
（三）印章的保管、交接和停用
1.公司公章、合同专用公章由公司主要负责人指定专人保管，财务专用章、法人代表人私章、发票专用章由财务部指定专人保管。各印章保管人员名单须报行政助理备案； 2.印章保管须有记录，注明公章名称、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、图样等信息； 3.除验视印模外，严禁在文件的空白处或空白纸上加盖印章。
4.严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将印章带出使用的，由用印人写拮据，经总经理同意后方可带离公司。印章外出期间，借章人只可用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。 5.印章保管必须安全可靠，加锁保存，不可私自委托他人代管。 6.印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。
7.印章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。 8.有下列情况，相关印章须停用：
① 公司名称变动； ② 印章使用损坏；
③ 印章遗失或被窃，声明作废。
印章停用时须经公司主要负责人批准，及时将停用印章送集团公司行政人资部或子公司综合办封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。
