2011年法学院分团委学生会第五届干部培训之文书写作培训
一、教室的申请流程，我们学院物品出借流程；租借场地或向其他 学院及校团委等租借物品的流程的流程及注意事项
二、例会及相关会议的请假制度
三、文书写作的格式规范
四、几种常用的文书写作
五、我们基本的办公礼仪
六、沟通技巧
一、流程 教室的申请流程
我们开展很多活动都要自己申请教室，那么教室的具体申请流程是怎样的？我们现在就来看看。
首先打开师大网，看见学生选课然后点进去，然后输入你的学号和密码，进入，然后找到公共查询点进去就可以看见教室申请。然后就找到你想申请的教室，把上面的都填好后，找到我们学院的老师去打印出来并有老师签字。然后到行政楼二楼综合办公室找那里的老师把最终的教室申请表打印出来。教室申请就完了。 简单说就是：
网上填写申请书——打印后到学院办公室给老师签字——做好登记 学院物品出借流程
递交申请——到162进行登记（内容包括借出的时间，数量，物品名
称，租借单位或个人，租借人的联系方式）——按时原物归还——做好归还登记
租借场地或向其他学院及校团委等租借物品的流程的流程及注意事项
写好申请书——打印申请书——招学院老师签字（分团委书记）——然后找到学院或校团委相关负责人把老师签字的申请交给他（做好登记包括借用时间、数量、借用人姓名、联系方式以及借用单位——按时归还。
二、例会及相关会议的请假制度
法学院分团委学生会的例会制度是每两周一次，有些重大活动的时候我们会临时召开一些会议。每次例会要求学生干部全部但会如有重要事情者须向办公室交正规假条。并有部门负责人签字。办公室在每次例会时都会严格考勤制度，为以后的评奖评优做准备。
三、文书写作格式规范
想问问大家谁知道文书写作的格式规范？
1、页面设置：(一般情况下) 上：2.54厘米 下：2厘米 左：2厘米 右：2两厘米（可根据具体情况在适当范围内调整）
2、大家想想标题有什么要求啊？ 标题格式：黑体、三号、加粗、居中
3、下标题文字要求：仿宋或宋体、小
四、常规
正文格式：仿宋或宋体、小四常规
4段落设置：格式——段落 段前、段后0行、行距：固定值为24磅 对齐方式：两端对齐 大纲级别：正文文体
5、页脚设置：插入——页码——位置（页面底端）——对齐方式（居中）
四、几种常用文书写作
1、活动策划书
想问大家谁知道策划书的基本写作？
一、策划书名称：
写清策划书名称，简单明了，如“XX活动策划书”，“XX”为 内容或活动主题，不需要冠以协会名称。如果需要冠名协会，则可以考虑以副标题的形式出现。避免使用诸如“社团活动策划书”等模糊标题。
二、活动背景：
这部分内容应根据策划书的目的，在以下项目中选取内容进行重点阐述。具体项目有：基本情况简介、主要执行对象、近期状况、组织部门、活动开展原因、社会影响、以及相关目的动机。还要紧扣时代背景、社会背景以及教育背景。
三、活动目的、意义和目标：
活动的目的、意义应用简介明了的语言将目的要点表述清楚；在陈述目的要点是，改活动的核心构成或策划的独到之处及由此产生的
意义（经济效益、社会效益、媒体效益等）都应该明确写出。活动目标要具体化，并需要满足重要性、可行性、实效性。
四、活动时间与地点
活动时间与地点必须详细写出，如果不是一次就可以举行完的活动要做好时间表。活动时间与地点要考虑周密，充分顾到各种客观情况，如教室申请、场地因素、天气情况等。
五、活动内容
活动内容为活动举行的关键部分。活动内容要求健康向上、富有一定的意义。要详细介绍出所开展的内容。
六、活动开展：
作为策划的正文部分，表现方式要简洁明了，使人容易理解，但表述方面要力求详尽，写出每一点能设想到的东西，没有遗漏。在此部分中，不仅局限于用文字表述，也可以适当加入统计图表等；对策划的各项工作项目，应按照时间的先后顺序排列，绘制实施时间表有助于方案核查。人员的组织配置、活动对象、相应全责及时间地点也应该在这部分加以说明，执行的应变程序也应该在这部分加以考虑。
例如：会场布置、接待室、嘉宾座次、赞助方式、合同协议、媒体支持、校园宣传、广告制作、主持、领导讲话、司仪、会场服务、电子背景、灯光、音响、摄像、信息联络、技术支持、秩序维持、衣着、指挥中心、现场气氛调节、接送车辆、活动后清理人员、合影、餐饮招待、后续联络等。
活动流程大致分三个部分：
1、活动准备阶段：包括海报或喷绘宣传、和一些工作的安排、列出所需要人力资源、物力资源，宝库奥使用的地方，如教室或使用活动中心都详细列出。可以列为已有资源和需要资源两部分
2、活动举办阶段：人员配置、场地安排情况、各阶段的负责人和联系方式
3、活动后期阶段：活动的总结、成果展示
七、经费预算：
活动的各项经费在根据实际情况进行具体、周密的计算后，用清晰明了的形式列出。
八、活动中应注意的问题及细节：
内外环境的变化，不可避免的会给方案执行带来一些不确定性因素，因此，当环境变化时是否有应变措施，损失的概率是多少，造成的损失多大，应急措施等也应在策划中加以说明。
八、活动负责人及主要参与者：
注明组织者、参与者姓名、嘉宾、单位（如果是小组策划应注明小组名称、负责人）。
九、附录
可以放一些简单的介绍。
2、工作计划：
一、定义
工作计划是一个单位或团体在一定时间内的工作打算，写工作计划要求简明扼要、具体明确，注意用词造句鼻血准确，不能含糊。
一、工作计划的格式：
（1） 计划的名称。包括订立计划单位或团体的名称和计划期限两个要素，如“XX部门2010年工作计划”。
（2） 计划的具体要求。一般包括工作的目的和要求，工作的项目和指标，实施的步骤和措施等，也就是为什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。 （3） 最后写订立计划的日期。
二、工作计划的内容： 一般来说包括：
（1） 情况分析（制定计划的根据）。制定计划前，要分析研究工作现状，充分了解下一步工作实在什么基础上进行的，是一句什么来制定这个计划的。
（2） 工作任务和要求（做什么）。根据需要与可能，规定出一定时期内所应完成的任务和应达到的工作指标。
（3） 工作的方法、步骤和措施（怎样做）。在明确了工作任务以后，还需要根据主客观条件，确定工作的方法和步骤，采取必要的措施，一保证工作任务的完成。
三、工作计划写作注意事项
1、对上负责的原则。
2、切实可行的原则。
3、集思广益的原则。
4、突出重点的原则。
5、防患未然的原则。
3、工作总结：
工作总结的写作
一、工作总结的意义及作用
工作总结是对一定时期内的工作加以总结，分析和研究，肯定成绩，找出问题，得出经验教训，摸索事物的发展规律，用于指导下一阶段工作的一种书面问题。它所要解决和回答的中心问题，不是某一时期要做什么，如何去做，做到什么程度的问题，而是对某种工作实施结果的总鉴定和总结论，是对以往功过情况，可以正确认识以往工作中的优缺点；可以明确下一步工作的方向，提高工作效率。
写好工作总结，须勤于思考，善于总结。总结中，须对工作的失误有个正确的认识，用于承认错误，可以形成批评与自我批评的良好作风。总结即总过去的工作，以及结工作经验，教训，规律。
二、工作总结的特点和内容
（一）特点
1.客观性
是对过去工作的回顾和评价，要尊重客观事实，以事实为依据。 2.典型性
总结出的经验教训是基本的，突出的，本质的，有规律性的东西。
3.指导性
总结过去工作中的成绩与失误及其原因，吸取经验教训，指导将来的工作，使今后少犯错误，取得更大的成绩。
4.证明性
这是说总结的基本表达手段是被动的，它要用自身实践活动中的真实的，典型的材料来证明它所指出的各个判断的正确性。
（二）工作总结的内容
一般来说总结的内容包括以下几个方面： 1.基本情况
包括工作的有关条件，工作经过情况和一些数据等等。 2.成绩，缺点
这是工作总结的中心重点，总结的目的就是要肯定成绩，找出缺点。 3.经验教训
须注意发掘事物的本质及规律，以指导将来的工作。
三、工作总结的格式及构成
（一）工作总结的格式
1.条文式
是用序数词给每一自然段编号的文章格式。通过给每个自然段编号，总结被分为几个问题，按问题谈情况和体会。这种格式有灵活、方便的特点。 2.两段式
总结分为两部分：前一部分为总，主要写做了哪些工作，取得了什么成绩；后一部分是结，主要讲经验，教训。着中国总结格式具有结构简单，中心明确的特点。 3.贯通式
是围绕主题对工作发展的全过程逐步进行总结，要以各个主要阶段的情况，完成任务的方法以及结果进行较为具体的叙述。常按时间顺序叙述情况，谈经验。这种格式具有结构紧凑，内容连贯的特点。 4．标题式
把总结的内容分成若干部分，每部分提炼出一个小标题，分别阐述。着中国格式具有层次分明，重点突出的特点。一篇总结，采用何种形式来组织和安排材料，是有内容决定的。
所选结论反映事物的内在联系，服从发全文中心。
（二）工作总结的构成
总结一般是由标题，正文，署名和日期几个部分构成的。 1.标题
标题，即总结的名称。表明总结的单位，期限和性质。 2.正文
正文一般又分为三个部分：开头，主体和结尾。 （1） 开头
交代总结的目的和总结的主要内容；或介绍单位的基本情况；或把所取得的成绩简明扼要的写出来；或概括说明指导思想以及在
什么形式下作的总结。不管以何种方式开头，都应简练，使总结很快进入主体。 （2） 主体
是总结的主要部分，是总结的重点和中心。他的内容就是总结的内容。 （3） 结尾
是总结的最后一部分，对全文进行归纳，总结。或突出成绩；或写今后的打算和努力的方向；或指出工作中的缺点和存在的问题。 3.署名和日期
如果总结的标题中没有写明总结者或总结单位，就要在正文右下方写明。最后还要在署名的下面写明日期。
四、工作总结写作的基本要求
（一）掌握客观事实，广泛占有材料
这是写总结的基础。要确保材料的真实性和典型性。
（二）对占有的材料作认真的分析研究
这是写好总结的关键。首先要有正确的指导思想；其次，要坚持事实求是的原则；再次，检出运用辩证法，全面地看待过去的工作。最后，要突出重点。围绕一个中心，分析典型材料，突出主要问题。
（三）反映特点，找出规律
这是撰写工作总结的重点。每个单位都有自己的特点，应总结出哪些具有典型意义的，反映自身特点的以及带规律性的经验教训。
（四）具体写作过程中的要求 1.编好写作提纲
2.交待要简要，背景要鲜明 3.详略须得当 注：其他常用文书: 短信或飞信通知：首先表明自己的身份（自己的部门和姓名），然后
交代事件的时间、地点和主要内容，简明扼要，最后加上收到回复。
备注：在发通知时要选择好时段。
申请书：
1、标题：XX申请书
2、称呼：
3、正文：1）申请什么，要求批准什么 2）提出申请的目的及理由
3）表明自己的态度（决心和愿望）
4、结尾：
5、署名
6、日期 附：
申请书
尊敬的校团委老师：
因法学院学生会将于X年X月X日上午或下午X时至X时在X（地
点）开展X（活动），需要使用桌椅，特向您申请出借桌子X张，椅子X张供活动使用。学生会将严格遵守学校相关规定，在规定时间、地点内开展活动，并且在活动结束后保证将借出物品完整、按时归还，如有损坏，学生会将负责相关赔偿。望予以批准。
申请人：广西师范大学法学院学生会X部 X年X月X日
五、基本办公礼仪
日常生活中会用到一些简单的办公礼仪，如果我们可以很好的应用办公礼仪，我们懂得办公礼仪很给他人留下很好的印象，提升自己的形象。
（1）电话礼仪
我们每天都在接电话，想问问大家知道接电话有什么礼仪吗? 基本电话礼仪： 1） 电话用语、灵活规范
电话铃一响，应在铃声二次过后接电话。电话交谈要简单、扼要，彬彬有礼。电话里的问候要简炼。 2） 体态优雅、沉着大方
在办公室及公共场合打接电话的姿式通常有两种，即站立或坐着打电话。站着打接电话，应收腹挺胸，双腿自然站立。坐着打接电话时，坐姿端正。一般用左手握话筒，右手执笔做记录。通话时不能趴在、靠在、坐在桌子上，或斜靠在椅子上，更不能边吃东西边讲话；把听筒夹在头和肩之间来回踱步。
3） 声音清晰、感觉愉快
人们常用情声并茂来形容歌唱演员的精采演唱。“情”不到，“声”则不美。打电话也是如此。虽然双方彼此都看不到对方的面孔，但可以从声音听出对方的表清和神态是否和蔼。亲切、甜美的声音，会给人以愉快、受尊重的感觉。亲切、清脆的声音，来源于良好的心境。所以，通话前应调整好自己的情绪，控制好音量，以对方能听清为限。保持面部微笑，轻松榆快。讲话速度应比平时稍慢一些。 4） 准备充足、交谈有序
拿起话筒之前，应认真思考，准备充足；如找谁比较合适?要找的人不在该怎么办?如何有礼、委婉、准确地表达自己所要讲的话。如果遭到拒绝怎么办?对方可能提出什么要求?等等。如果准备不充分在电话里就会吱吱唔唔，模棱两可，手忙脚乱。就会破坏自己的形象。 5） 打接电话、轻拿轻放
通话时，话机要轻拿轻放。通话结束时，受话人应等对方放下话筒后才能挂上电话。让对方听到“啪”一声重重的挂话筒的声音是极不礼貌的。放下电话时不要粗心大意，要检查电话是否放好，否则影响电话的正常使用。
六、沟通技巧
我们每天都会和各种各样的人交流，这时候沟通技巧就显得尤为重要。下面给大家简单介绍一下沟通方面的知识。
沟通是一种信息的交换过程，是人们为了既定的目标用一的语言符号，把信息、思想和情感进行传递的过程。
沟通的方法和技巧：
1、1） 2） 3） 沟通方法 及时明确沟通对象
了解沟通对象的行为习惯和工作风格 正确选择沟通渠道
有面谈、书面沟通、会议沟通、演讲沟通、电子媒介沟通 面谈沟通所获得的信息及其反馈比其他形式要多、要快。
书面沟通他借助文字，因此对文字水平的要求较高。但是他也弥补了口头沟通的空间限制和时间限制。
演讲沟通是在公共场合经常使用的有效果的沟通方式，具有鼓舞性和煽动性。
电子媒介沟通他大大缩短了人与人之间的距离感。使沟通变得更为简单、直接、平等。
2、沟通技巧
这里我们主要介绍一下面谈的沟通技巧。 1） 2） 3） 4） 5） 6） 7）
礼貌的致意，尽量快速记住对方的姓名和职务 尽量使用对方熟悉的语言和能了解的语言
不可以轻易打断对方的讲话，表现出积极的倾听和回应 避免自己唱独角戏
谨慎的使用幽默，不要出现拿自己开心的现象 不要针锋相对的直接反驳对方 不谈没有准备的话题，不突然改变话题
8） 适时终止交谈
其他沟通技巧： 1） 说服技巧
（1） 进行说服前要仔细揣摩对方的需要和目的。巧妙的提出问题引导对方自己去发现问题的症结，使问题清晰化，使对方明白他距离目标或需要存在的距离。 （2） 提出并帮助对方选择解决的办法。 （3） 为需要说服者建够一个实施方案。 （4） 帮助对方反复衡量每个环节的付出、利益。 2） 建议技巧
（1） 不争抢话头，耐心倾听，见逢插话，使用比较中性的语言。 （2） 不随便在自己的建议中否定他人的意见，尊重为先。 （3） 把握好表述的分寸，定准内容基调，言语谦逊。 （4） 注意语德，不可话中有话，含沙射影。 （5） 以宽容的心态听取别人对自己建议的评论。
