1 商务活动 会见与会谈 会 见 会见，国际上一般称接见或拜会，凡身份较高的人士会见身份较低者，或是主人会见客人，一般都称为接见。凡身份较低的人士会见身份较高者，或是客人会见主人，一般称为拜会或拜见。拜见君主，又称谒见、觐见。我国不作上述区分，一律统称会见，接见和拜见后的回访称回拜。 就会见的内容而言，有礼节性的、政治性的、私人事物性的会见。礼节性会见时间较短，通常是半个小时左右，话题较为广泛，形式也比较随便。政治性会见一般要谈论双边关系、国际局势等重大问题，话题较为严肃，形式较为正规。事物性会见则涉及一般外交交涉、业务商谈和经贸、科技、文化交流等内容，有较强的专业性，时间较长，也较严肃。商务组织主要参加的是事物性会见。 会 谈 商务会谈指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。会谈的内容较为正式，专业性较强。 会见与会谈的关系 会见与会谈往往相辅相成。上司出面会见客人，往往为正式会谈定下基调，或创造条件。会见中双方达成的原则性共识，往往要通过具体而细致的会谈加以系统化、条文化；有时会谈也是为上司之间的高峰会见做准备。 会见与会谈的准备 学习目标 能够完成会见与会谈活动的准备工作，了解会见与会谈的相关知识。 会见会谈是企业常见的商务活动，为上司做好会见会谈准备工作是秘书的必备技能之一。 会见与会谈前的充分准备是保证会见与会谈成功的关键。（案例） 对会见与会谈前的准备做好全面检查，以防工作中出现疏漏。一旦发现问题，要及时采取补救措施。（案例） ⒈收集对方的相关资料 ⑴对方求见目的 ⑵对方的求见对象。 ⑶对方相关社会背景，如习俗、禁忌、礼仪特征等。 ⑷对方参加会见（会谈）的人数、姓名、职务等。 ⑸主要求见人（对方主谈人）的详细资料等。 ⒉ 通知主方参加会见与会谈的人员 ⑴通知主方接见人 ⑵通知主方陪同人员 ⑶通知主谈人 ⑷通知其他会谈人员 在主方参加会见与会谈的人员确定后，秘书人员要及早通知有关人员，并协助做好准备。 ⒊了解会见与会谈的地点和时间 ⑴会见的地点和时间 地点：主人的办公室、会客室或小型会议室、客人的住所。 会见的时间应根据会见的性质来定。礼节性的会见，一般安排在客人到达后的第二天或宴请之前；其他会见，则根据需要确定时间。 ⑵会谈的地点和时间 会谈地点：客人所住的宾馆会议室。 会谈时间：应先征求对方的意见。 ⒋通知对方
A、会见与会谈的名单、地点、时间一旦确定，应及时通知对方。 B、了解客人抵达方式，以便告知主方的接送方式及接送人员。 C、重要的会见和会谈，事先应由秘书或其他工作人员进行预备性磋商，确定会见、会谈的具体日程。 ⒌场所的布置及座位安排 ⑴场所的布置 A、会见场所应准备足够的桌椅、沙发、茶几和饮料等物品。所有摆放的家俱，应保证干净、清洁、大方。 B、会谈桌上有时需放置双方标志旗帜（如果是涉外谈判，应摆放两国国旗）。 C、现场可放置双方主要人员座位卡，以便与会者对号入座。 D、如果参加会见和会谈的人数较多，主谈人说话声音较低，还应安装扩音设备，并提前调试完备。 E、场所周围还应具有完好的通讯、传真、复印设备及必要的文具，以备工作需要。 ⑵会见和会谈的座次安排 会见的座次安排：遵循“主左客右”的原则，即客人坐在主人的右边。涉外会见还应有译员。
如下图所示： 记录 {译员}
□
{译员}
{□} {□}
主客
主人 主客
主人
客
□ 客
□ □
主
方
□
□
主
□
方
方
方 人
□
□
人
人 □
□ 人 员 □
□ 员 员 员
一
二 座位通常排成扇形或半圆形。 会谈的座位安排： 双方会谈一般将谈判桌排成长方形，双方各坐一边，主方位于背门一侧如图
（一），或进门后的左侧如图
（二），双方主谈人位于各方长排中央，其他人员按右高左低排列。桌上应放置中文座位卡，涉外会谈，要同时放置对方语种的座位卡。 {译员} 主宾 6 4 2 1 3 5 7 7 5 3 1 2 4 6 {译员} 主人
（一） ――――
正门
――――
客 主 方
（二） 方 会见与会谈的基本程序 一学习目标 通过学习，秘书人员要了解会见与会谈的基本程序和要求，以便做好服务工作。 ⒈迎接 会见、会谈时，主人应提前到达。 ⑴迎接地点：大楼正门口、接见厅、会见室门口迎候。 ⑵迎接人员：主任、接待人员。 接待人员在大楼门口迎候客人，并引入会见厅。 重要来宾进门后，应由代表团团长向主人一一介绍代表团成员；对一般来宾可以在入座后分别介绍宾主双方。 ⒉致辞、赠礼、合影
⑴致辞：主宾双方均可致辞。 ⑵赠礼：双方简单的致辞后，互赠礼品，礼品不一定很昂贵，能表达敬意与友谊即可。 ⑶安排合影 如有合影仪式，应事先安排好合影图，准备好必需的摄影器材。合影图一般是主人居中，主人的右侧为上，主客双方按礼宾顺序排列合影。第一排人员既要考虑身份，也应考虑能否都摄入镜头。通常由主方人员分站两端。 ⒊会见或会谈
合影完毕，参加会见、会谈的人员即可落座。主人可请客人首先入座，或双方一起落座，但主人不能够自己抢先坐下。 双方入座安排就绪开始会谈时，除陪同人员和必要的翻译、记录员之外，其他工作人员即应退出。在会见、会谈的整个过程中，不允许其他人员随意出入。 主谈人交谈时，其他人员不得交头接耳，也不能翻看与次会谈无关的材料，不允许打断他人的发言，也不允许使用过于粗鲁的语言。 正式会谈如允许新闻记者采访，通常也只是在正式谈话开始前采访几分钟，新闻摄影通常是在主人和主宾站立握手、面向新闻记者时拍摄，然后，新闻记者一同离开会场，会谈正式开始。 秘书人员需在桌上备好茶水，夏天要加冷饮；会谈时间过长，可适当准备些咖啡或红茶。 ⒋记录 会见或会谈时，均要有人做专门记录。填写情况汇报表。 ⒌会见与会谈结束 会见或会谈结束后，主人应将客人送至门口或车前，握手道别，目送客人离去后，才可退回室内。 整个会见、会谈的程序工作暂告一段落。 秘书人员要在整个会见与会谈的过程中，做好会见（会谈）人员的食、宿、交通、参观访问等一切事宜的服务工作。 三相关知识 秘书人员在为会见与会谈做准备时，要重点注意技术和礼仪两个方面。这里主要介绍技术准备方面的要求。 ⒈了解相关政策和规定 ⒉客观全面地准备资料 能够完成开放参观活动的准备与接待工作 学习目标 通过学习，能够掌握开放参观活动准备与接待工作的基本方法。 开放参观活动的准备与接待工作的内容 ⒈开放参观的项目 ⑴组织的展览室； ⑵生产设备和工艺流程； ⑶厂区环境； ⑷员工的教育与培训设施； ⑸组织的服务、娱乐、福利、卫生等设施。 ⒉开放参观活动的操作流程 准备宣传小册子
放映视听材料 观看模型 引导观摩实物 中途休息服务
赠送纪念品 征求意见 ⒊秘书在开放参观活动中的职责 秘书主要职责就是做好准备与接待工作。 ⑴准备内容： 准备与寄发请柬； 为来宾准备休息服务处； 准备介绍材料； 准备特殊的参观用品，如卫生服、安全帽等； 准备茶水饮料； 准备赠送的礼品和纪念品。 ⑵接待服务与要求： 可组成接待班子，具体负责开放参观事宜。 工作中要做到： 来宾到达后热情引导接待； 放映视听资料时认真解说； 参观过程中为来宾做向导； 做好招待来宾的餐饮服务； 耐心解答来宾提出的各种问题； 做好欢送工作。 能够拟订开放参观活动的方案 学习目标 能够拟订开放参观活动方案。近来，开放参观越来越受到企业重视。一般来讲，开放参观可分为游览参观和组织参观 两类。通过游览参观，可以进一步了解合作对象；通过组织参观，可以扩大组织的社会知名度。 ⒈确定开放参观活动的主题 开放参观活动的主题，就是组织通过这一活动所要达到的目的和希望取得的效果。 常见的开放参观活动主题有： ⑴扩大组织的知名度，提高美誉度； ⑵促进组织的业务拓展； (3)和谐组织与社区的关系； (4)增强员工或家属的自豪感。 2．安排开放参观的内容 要根据主题来安排开放参观的内容。参观的内容包括： ⑴情况介绍，准备好宣传小册子。 ⑵现场观摩，让参观者参观现场。 ⑶实物展览，参观组织的成果展览室；可以陈列资料、模型、样品等实物。 此外，参观活动内容的确定还要考虑到参观者的需要和兴趣。 ⒊选择开放参观的时机 最好安排在一些特殊的日子里，如周年纪念日、重大的节假日、开业庆典、社区节日等。 ⒋确定邀请对象 一般性参观常邀请员工家属或一般市民等；特殊性参观常邀请与本组织有特殊厉害关系的团体和公众，如政府官员、行政主管部门、同行业领导和专家、媒体记者等。 ⒌选择参观路线 参观路线的选择要求做到： ⑴能引起参观者的兴趣； ⑵能保证参观者的安全； ⑶对组织正常工作干扰小。 ⒍策划宣传工作 参观前，可准备一份简明的说明书，发给参观者，或放映电影、录象片进行介绍。 参观时，有向导陪同参观者按事先安排好的参观路线参观，对于有些看不到的特殊事项，可以用图表、数字表示。 ⒎做好解说及接待准备 ⑴挑选并培训导游或解说人员； ⑵制作并寄发请柬； ⑶设立接待服务处； ⑷准备特殊的参观用品； ⑸准备礼品或纪念品。 注意事项 ⒈目的明确 整个开放参观活动，都要围绕所确定的主题进行策划和组织。 ⒉时机选择要得当 开放参观活动应选择春末或秋初的时节，不宜选择雨天、酷暑或寒冬季节。最好安排在有纪念意义的特殊日子。 ⒊处理好公开与保密的关系 要规定好参观路线，选择好参观地点，尽量做到既给公众留下坦诚的印象，又不使组织机密外泄。 ⒋安排好细节问题 对从策划、组织到结束的全过程的每一个细节都要周密考虑，包括人员的具体安排、生活细节安排、资料和纪念品发放的安排、接待和陪同的安排等等。 ⒌精心做好展示工作 包括：场景的布置，物品的陈列，文字说明的准备，人员的准备等。 能够安排宴请活动 学习目标 通过学习，掌握安排宴请活动的方法与要求。 1??列出宾客名单，发出正式请柬 (1)根据宴请的目的，与上司确认被邀请的宾客名单； ⑵根据宴请的目的和宾客的社会地位、职务身份，确定宴会的规格； ⑶发出正式请柬： 正式宴会或正式宴请大都需要向宾客发出正式请柬，事先口头约定的或电话通知的也要补发，这是礼节上的要求。 ⒉确定宴请时间，选好宴请场所 ⑴确定宴请时间 ①根据上司的提议； ②根据其他因素而确定。 ③―般不选择在重大节日、假日，涉外宴请还要注意避开对方的禁忌日。 ⑵确定地点 ①要考虑规格，规格高的要安排在高
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