随着知识经济时代的到来，我国社会主义市场经济体制的建立和我国加进世界贸易组织，给现代秘书人才的培养提出了很多新题目和新要求。现代秘书在机关中处于中心的位置，是贯通上下的咽喉，是联系左右的纽带，是传递信息的关键，又是协助领导处理日常工作的手足，也是对外联络的形象代表。要胜任这些工作，秘书职员必须具备相当的素质，在知识结构、专业技能、职业道德和礼节修养等方面，都有一定的要求。
一、秘书的知识结构
当今是知识经济时代，知识量剧增，浩如烟海。秘书工作是综合性和专业性的同一，要求秘书职员必须具有较宽广的知识面，既要把握与秘书工作有关的社会科学和自然科学的基础知识，又必须具备深厚的专业知识。
1.专业知识
专业知识是指所有秘书职员都应具有的秘书业务知识，包括：公文和应用文写作知识，文书制作和文书处理知识，档案保管知识，办公室治理知识，调查研究知识，会议组织知识，信访工作知识，信息科学知识，行为科学知识和公共关系知识等等。秘书职员所在的行业、系统也有其行业的专业知识，如政府机关的秘书必须具有行政治理知识，在工商企业工作的商务秘书必须具备企业治理知识、市场营销知识。其他在教育、军事、外事、科学、文艺、医疗等行业系统的秘书职员，也应分别把握各自的行业知识。
2.相关知识
为了适应时代需要，做好工作，秘书职员除了把握一定的社会和自然科学基础知识、专业和行业知识外，学习经济学、法学、社会学、心理学、传播学、领导科学、统计学等相关知识，有助于秘书职员从更广阔的领域往从事秘书工作。在当前市场经济条件下，各项改革措施不断发展，不管是什么行业的秘书职员，都需要懂一些经济学、统计学的知识。而学习社会学、心理学，可以为秘书职员增强人际交往能力提供指导，还有助于秘书职员熟悉自己的社会地位和社会价值，调整自己的心理状态，运用科学的方法更自觉、更有效地适应秘书工作和秘书活动。
二、秘书的能力要求
秘书职员服务能力的高低，是秘书工作能否做好的关键。随着社会产业化、信息化、国际化的不断发展，秘书工作越来越表现出复杂性、多样性、丰富性和广泛性，这对秘书职员的服务能力提出了更高要求，特别要在以下几种能力上下功夫。
1.听说读写的综合能力
首先，秘书必须把握较好的写作能力，具体是“公文和事务应用文的写作能力”[1]。秘书职员要写好公文和应用文，应具有语法、修辞、逻辑知识，把握大量的词汇和句式，熟悉公文和应用文文体知识，并通过长期实践将这些知识综合起来转化为写作能力。写作能力不仅仅是文字表达能力，还反映了一个人的思维能力、观察能力和语言组织能力，这些同样需要加以锻炼。
其次，现代秘书不仅要会写文章，还要能说会道。这是对口头表达能力的要求，秘书应会说一口标准流利的普通话，符合语言规范，口齿清楚，简明扼要，有条有理。
再次，秘书要善于倾听和理解别人的发言，从中提取有效信息加以记录或转述，这是对听知能力的要求。同时，假如能把握多一种方言、民族语言或外语，对秘书来说，也是多了一样交际工具，多了一条信息渠道。
另外，秘书除了要会写、会听、会说之外，还要会读。阅读又分精读、快读和泛读。比如快读和泛读，领导经常要审阅下级送来的计划、报告和总结等长篇的文件，为了节省领导的时间，需要秘书先阅读，然后提炼浓缩，写成提纲或摘要，再呈给领导。所以，秘书把握阅读概括能力是十分必要的。
