建筑设计院档案管理问题探讨
摘 要：档案管理是建筑设计院管理工作的重要内容，如何让档案管理工作更加现代化与科学化，是建筑设计院档案管理人员需要重点考虑的问题。为充分发挥出档案管理工作的价值，满足当前市场经济环境下建筑设计院发展要求，跟上时代发展的部分，需要加快档案管理体系的创新，不断提升档案管理工作的质量和水平。本文通过分析现阶段建筑设计院档案管理的问题，提出了行之有效的对策建议。
关键词：建筑设计院；档案管理；问题
近几年我国经济实力进一步增强，建筑行业面临着良好的发展机遇，同时也为建筑设计院档案管理工作提出了更加严格的要求。随着时代的进步与发展，建筑设计院传统档案管理模式已经无法满足实际需要，对此要抓住历史机遇，及时转变档案管理工作理念，创新档案管理工作制度，改善服务水平，推进档案管信息化建设。只有这样建筑设计院档案管理工作效率才会提升，从而为社会提供更好的服务。
1 建筑设计院档案管理的问题分析
（一）档案管理制度有待进一步完善
在建筑设计院档案收集、整理、保管和利用等工作中，虽然制定有管理制度，但是面对着新问题、新情况，没有及时调整管理制度。缺少档案分类表，档案分类不够科学合理，保管期限表不完善，保密制度为落实，很少结合建筑、规划和市政等业务，制定相应的归档范围表。由于档案管理制度标准的不明确，造成很难及时解决档案管理问题，对档案收集工作带来了不利影响。
（二）档案管理员缺乏档案管理相关知识
当前建筑设计院档案管理人员的能力有限，继续学习能力不强，没有深入学习专业的档案管理知识，表现在工作思路不清晰、方法简单、管理粗放、安全意识不强等方面。此外，由于档案管理人员变动比较频繁，工作积极性不高，受到档案管理制度不完善的影响，导致档案工作很难连续进行，为档案资料的查找和利用带来不便。
（三）档案管理信息化水平低
随着信息时代的发展，建筑设计院档案管理人员要利用计算机、网络、CAD等软硬件，让档案工作更加标准化和规范化，并有效提升生产率。但是当前很多建筑设计院没有建立档案管理系统，无法收集并整理好大量数据，并很难控制电子文件的形成过程，影响了其真实性和完整性[1]。因为不能确保电子文化的安全，在利用电子文件时不够便捷和高效。因此，建筑设计院要重视档案信息化建设，充分体现出档案资料的价值。
2 建筑设计院档案管理的对策建议
（一）转变档案管理观念
第一，要提高认识。随着现代信息技术的发展，为档案管理工作带来了新的考验，对此要充分认识到档案信息化建设的重要性，要在建筑企业信息化整体规划中纳入档案信息化建设；第二，要顺应形势。现阶段形势下为档案管理工作带来了严峻挑战，资料形成的电子化、信息管理的动态化、文件归档的网络化、档案存储的数字化逐步成为了建筑设计院档案管理工作的必然选择，因此要加快档案数字化、文档一体化、服务网络化和信息标准化的发展步伐，对档案实行统一管理[2]。要加大对信息平台的应用，确保档案管理模式能够满足企业信息化要求；第三，逐步健全制度。建筑设计院要根据当前信息化要求，建立相应的规章制度，尤其是要建立电子文件归档管理系统，加强电子图纸的形成、流转、接受、监控、归档和鉴定等工作，并落实安全责任制度。要妥善保管原有纸质档案，让电子档案的真实性与原始性得到有效保护。
（二）加强管理制度创新
建筑设计院要落实国家档案局档案信息化建设规范，根据信息化建设要求，加强管理制度创新。第一，加强图档资料的编研与应用，结合建筑设计院实际工作出发，实行图书、情报和档案一体化管理模式，为建筑设计院的发展提供更好服务；第二，加快管理内容创新，既要做好原始档案材料的保管工作，还要重视档案信息资源建设，主动收集国内外建筑设计成果报告、专业研究进展情况等信息；第三，加大特色档案信息的开发力度，结合建筑设计院历年来的优秀设计成果，特别是要做好技术强、效益好和实用性广的设计项目的编研和推介工作。
（三）加大监督管理力度
在建筑设计院档案管理过程中，要做好设计成果信息的长久保存，采取有效的防范措施，避免出现档案风险。重要档案应及时备份，建立电子文件与数字档案登记备份中心，特别是建筑设计院参与建设的重大建筑工程项目，应做好设计资料、电子图纸和电子文件的登记备份工作，加强对重要档案的保护[3]。要落实档案主管领导负责制，将实施细则与配套措施明确下来，严格监督其落实。在建筑设计院档案管理工作中，要灵活采用各种存储方法，充分发挥出数据管理、三维设计成果等各种类型的档案登记工具的作用，根据规定格式存储到一次光盘或磁盘等脱机载体，为档案数据信息的可读性、完整性与真实性提供可靠保障。
（四）积极做好技术创新
根据存储数字化、管理自动化和网络化的要求，尽快转变档案管理工作的方式方法，提高信息化水平。第一，建立档案信息管理同步系统，在升级其他计算机系统以及拓展功能的过程中，档案信息系统也应随之进行；第二，由纸质档案逐步转变为数字化档案，尤其是建筑设计院多年形成的纸质载体优秀设计成果和重点项目的数字化转换，尽快打造有特色的信息资源，提供特色的服务，将档案室库藏的价值和特色凸显出来。建筑设计院只有做好这些方面的工作，才能更好的适应信息化时代下的发展；第三，将局域网与互联网的优势充分发挥出来，从网络信息资源的属性与特点出发，采取相应的方法与工具，加强网络信息资源的收集、加工、整理、排列以及组合等工作，并合理进行分类，这样更有利于档案的存储、传播、检索及利用。
（五）提高档案服务水平
建筑设计院档案管理工作要注重服务机制的创新，积极拓宽服务范围，将满意服务、规范服务和主动服务的理念融入到整个档案管理工作中[4]。第一，采取专业化信息服务模式，从档案管理职能与建筑设计专业出发，提供相应的档案信息资源服务，并进一步提升信息服务对用户需求与用户任务的支持水平，满足用户的需；第二，转变个性服务观念。从档案用户研究课题的实际需求出发，结合档案信息用户的使用习惯和个性，利用现代信息技术，不断拓展检索工具的性能与功能，提供各种检索渠道，将各种档案资源整合起来，形成完整的检索系统；第三，重视人才培养。建筑设计院要加强对档案管理人员的培训，增强其法律意识，并熟练掌握档案管理的方法，具备专业的计算机应用能力，保证建筑设计院档案管理工作的有序进行。
3 结语
总之，随着现代信息技术的发展，对建筑设计院档案管理工作的水平要求也越来越高，为充分发挥出档案资料的价值，促进建筑行业的发展，档案设计院必须加强档案管理。因此，建筑设计院要让档案管理的更加现代化、规范化和科学化，重视档案管理人才队伍建设，并投入更多的资金，用于建设档案管理现代化设施，确保档案管理工作的良性发展。如此一来，必能将档案的作用充分发挥出来，实现我国建筑行业的可持续发展。
参考文献
[1]李昂.浅议设计院工程档案管理问题与对策[J].兰台世界，2014，（01）：120-121.
[2]王丽.设计院城建档案的收集与管理[J].城建档案，2014，（08）：49-51.
[3]蓝昭明.工程档案资料管理方法研究[J].价值工程，2015，（36）：34-36.
[4]张茹.浅析设计院设计档案管理的模式[J].办公室业务，2012，（15）：67-68.
