X X 县国土资源局 管理人员培训材料
怎样做好国土资源档案工作
XX县档案局 杨建伟
全面建设小康社会，开创中国特色社会主义的伟大事业，对各个行业提出了更高的要求，对于国土资源管理者来说，服务全社会经济建设，是我们的长远目标。这就要求我们进一步解放思想，抓住机遇，开拓进取，强化业务基础建设，提高管理水平，增强服务功能，为我县的经济建设作出新的贡献，特别是现阶段在土地资源的利用过程中，土地管理档案作为土地利用情况的历史记载，成为合理规划、利用土地的重要记录，解决土地利用矛盾的主要依据，管好、用好土地档案，不仅仅是档案管理工作的内容，也是新形式下经济发展的基础性工作，关乎到土地管理工作的长期、稳定发展，关乎到当地市场经济的繁荣和发展。下面我就国土资源档案工作讲三个方面的问题。
一、正确认识国土资源档案工作的重要性
没有一个好的认识，就不可能做好档案管理工作。档案是历史的真实记录，它不仅具有历史凭证的价值，更具有神圣不可侵犯的法律效力，《档案法》的颁布，把档案管理工作上升到了法律层面，可见其意义的重要，管理不好，可能会涉及到
1 触犯国家法律。国土资源部门在行使土地资源管理职能过程中，形成了大量的十分珍贵的档案资料，这些原始档案资料是社会的宝贵财富。国土资源档案是国家诸多档案的重要组成部分，详细记录了土地和矿产资源利用的情况，反映着资源性质、类别以及权属来源和变化过程，是我们进行权属管理、开发利用、行政执法等国土资源核心业务工作的重要依据，一但形成，具有基础性、永久性和法律性特征。随着经济社会的快速发展，国土资源档案管理的地位越来越突出，作用越来越重要，涉及的利益面也越来越广，在掌握国土资源动态和国土资源优化配置等方面起着不可替代的作用，一般包括如下几个方面：一是调处土地权属纠纷和查处违法占地的重要依据；二是土地利用总体规划编制和修编的重要依据；三是土地发证、变更登记必备的资料；四是城市建设和拆迂安置工作重要依据；五是编写国土资源史志所需材料的主要来源；六是为领导决策和史志、农业、林业、城建、水利、交通、电力、工业等部门开展有关工作提供重要参考资料。
同时，信息技术的快速发展以及在档案管理领域的应用，对国土资源档案管理的标准越来越规范，要求也越来越高，管理形式和方法也发生了很大变化。因此，高标准地做好档案管理工作，充分发挥着档案管理工作服务经济发展的作用，对国土资源管理有着十分重要的意义。各级领导和档案管理人员，要充分认识到做好档案工作的重要性和必要性，切实增强责任
2 意识；要充分认识到维护好、管理好、利用好国土资源档案资料，是国土资源部门和每个工作人员义不容辞的责任。作为国土资源局机关档案工作的基本任务：一是对机关各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和指导。二是集中统一管理机关各种门类和载体的档案，积极提供利用，为机关各项工作服务。三是在统一领导、分级管理的原则下，对所属单位的档案工作进行监督和指导。四是按规定向档案馆移交应进馆的档案。五是办理领导交办的其它有关的档案业务工作。
二、结合实际，确定国土资源档案的归档范围
国土资源档案是指国土资源管理部门在国土资源管理工作中形成的具有保存价值的文字、图表、图纸、声像、实物等各种载体的原始记录。国土部门在国土资源管理活动中产生了大量文件资料，尤其是地籍管理工作中进行的土地利用现状调查、城镇地籍调查以及登记发证等，面广量大，涉及到千家万户。这些文件材料经过立卷归档，形成了上万盒（卷）的档案，而其形式又是多种多样的，包括文字、图、表、航片、卫片、照片、录音、录像、磁盘等。数量大、形式多是国土资源档案的一大特点。怎样根据国土资源工作中文件材料的形成特点开展档案工作呢？这就需要明确它的归档范围。国土资源档案收集归档范围通常包括以下几个方面内容：
（一）文书档案归档范围
3 本机关党组、行政办公活动中形成的会计记录、工作报告、计划、总结；召开各类会议、开展各项活动形成的文件材料；本机关制发的法规政策性及业务性（包括：土地规划、耕地保护、土地利用、地籍地政管理、矿产资源管理、财务管理等）文件材料；本机关关于机构、人事等凭证性文件材料；上级、同级和下级关于业务活动中的批复、来文、来函、请示等文件材料。为了便于文件材料的收集归档，综合档案部门应当按照国家相关规定，结合本机关各股室职能和文件材料形成规律，制定具体的《文书档案分类方案与保管期限表》。
（二）科技档案的归档范围：
基建档案（重大项目档案）：包括基建项目的依据性材料、基础性材料以及工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收过程中所形成的文件及图纸等材料。
设备档案：包括依据性材料、设备开箱验收、安装调试、运行维修以及随机图样等材料。
（三）专门档案的归档范围：
1、会计档案
会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证；
会计账簿类：包括总账、明细账、固定资产台账（卡片）及其他会计账簿；
4 会计报告类：包括月度、季度、年度财务报告，会计报表、附表、附注及文字说明，以及其他财务报告；
其他类：包括银行存款余额调节表、银行对账单，其他应当保存的会计核算专业材料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
2、地籍档案
土地登记申请书；土地权属来源证明材料；地籍调查表；宗地图；面积计算表；土地登记审批表等。
3、案件档案
案件调查、依据性材料和案件结论、决定、判决性文件材料
（四）声像档案的归档范围：
1、本单位主要党政领导任职时的照片，全体干部职工照片；
2、记录本单位主要职能活动、重要成果的照片和录音、录像；
3、记录上级领导和著名人物视察本单位的照片和录音、录像；
4、本单位组织或本单位领导参加的重要外事活动和重大公务活动的照片和录音、录像；
5、记录本单位重要会议、重大活动、重大事件和各类先进奖牌等情况的照片和录音、录像；
6、其他具有保存价值的照片和录音、录像。
（五）实物档案的归档范围：
1、荣誉类：单位和单位负责人获得的锦旗、牌匾、奖状、奖杯、证书等；
5
2、公务活动礼品类：公务活动中接收的有纪念意义的工艺品、字画以及其他具有特色的物品等；
3、物证类：反映和佐证本单位、本行业重大活动、重大事件、重大案件的有纪念和凭证作用的物品等。
（六）电子文件的归档范围：
1、文书档案的数字化全文；
2、会计电算化材料及会计档案管理软件；
3、照片档案的电子版及数码相机拍摄的数字照片；
4、其他音频、视频形成的电子文件；
5、业务档案中形成的电子文件。如地籍档案电子文件 机关对应归档电子文件同时收集其元数据和背景信息。
（七）资料的收集范围：
1、本单位的重要文件汇编；
2、本系统上级或下级编印的出版物；
3、与本单位主要业务有关和业务报刊和出版物；
4、政府公报等政府公开信息；
5、新闻媒体关于本单位有关情况的报道材料；
6、本单位干部职工的论著、论文及其他作品。
（八）其他载体档案：航拍片、测绘底图
凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
6 机关文件材料不归档范围是：
（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
三、制定措施，加强国土资源档案的科学管理
随着市场经济的发展以及国土资源部门职能的增加和服务的完善，国土资源档案资料的种类和数量越来越多，对国土资源档案管理提出了更高的要求。科学地、规范地管理国土资源档案，是新形势下档案管理工作的发展方向。
1、加强收集，规范整理
国土资源档案的收集是国土档案信息资源建设的一项重要工作，国土资源档案的有效收集是做好其管理工作与使用工作
7 的基础，收集工作的到位不到位，做得怎么样，直接影响到国土资源档案管理的质量，尤其涉及档案信息的真实性、准确性与全面性，进面影响到国土资源档案信息的有效利用。因此，要做好收集工作，首先要根据国土系统工作实际，制定科学的分类方案和归档范围，按照分类方案和归档范围进行收集归档。分类方案：文书档案（包括：党组纪检监察、行政事务、计划财务、地籍地政、土地规划、土地利用、耕地保护、土地监察、地质矿产）、科技档案（基建档案、设备档案、重大项目档案）、专门业务档案（包括:会计档案、地籍档案、案件档案、矿产档案……）、照片档案、音像电子文件档案（光盘、磁盘、U盘、移动硬盘等存储介质载体）、实物档案、图书资料；收集原则：
1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
3、本机关需要贯彻执行或配合落实的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。做到各类档案资料应收尽收，齐全完整。收集时间要求：次年三月份完成对上年度形成文件材料的收集，由档案室进行集中整理，六月底前完成归档任务；专门业务档案由业务部门根据材料形成的规律采取平时立卷和集中整理归档。进行规范整理。整理方法：文书档案按照《归档文件整理规则》进行，以
8 件为单位进行分年、分类、分保管期限（永久、30年、10年），实行计算机辅助组卷，装订、编目、入盒，建立纸质目录和电子目录数据。基建档案和重大建设项目档案的整理按照《科技档案案卷构成的一般要求》和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》进行。以卷为单位，通过分卷、编号、填写内目、备考表、装订、写案卷题名，入盒，编写卷脊和封面，编制案卷目录等，形成档案归档；保管期限划分一般为永久。会计档案的整理，按照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》和四川省财政厅、四川省档案局《关于重新印发会计档案表格样式的通知》进行整理立卷。将会计凭证、帐簿、报表分开装订、编目、入盒保存。保管期限划分为永久和定期。地籍档案的整理按照地籍资料形成的规律，以宗地或户为单位进行整理编目，方便管理和利用。矿产资源档案，以生产企业为单位，建立矿产资源管理档案。照片档案整理，按照《照片档案管理规范》进行整理归档。将照片档案入专门的照片档案盒，编号、填写反映照片的内容、摄影时间和摄影者等项。电子文件和磁性载体档案的整理，按照《磁性载体档案管理与保护规范》和《四川省电子文件归档与管理暂行规定》进行整理归档。实物档案的整理，根据收集实物的实际情况，进行简单整理，从1起编一个通号，建立目录进行管理。其它档案的整理，根据实际情况而定，比如航拍片，将所有的航拍片进行统一编档号，建立目录，方便查找利用就行。总之，在整
9 理过程中，一定要按国家出台的相关档案整理规范进行，避免想当然，以我方便为主进行。整理档案用的材料，比如档案盒、卷皮、目录等都应当用印制符合档案规范标准的。在建档中需要这些标准的档案用品，可与县档案局联系。
2、集中保管，确保安全
一个机关在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗。一个全宗的档案按照《机关档案工作条例》和《机关档案工作业务建设规范》要求，实行集中统一管理。国土资源局各股室形成的档案，全部集中到国土资源局综合档案室进行管理。乡（镇）土管部门形成的各类文件资料，应移交乡（镇）综合档案室集中整理归档。《四川省《中华人民共和国档案法》实施办法》第十一条规定：机关、团体、企业事业单位和其他组织及其工作人员在公务活动中形成的材料，按国家规定应当归档的，由文秘或其他业务部门整理立卷，按时向本单位档案机构移交，集中管理，不得拒绝归档。在工作中形成的文件资料，以图自己方便，不及时拿出来整理归档，极易造成丢失和损坏。因此，必须及时收集，集中保管。按照规定，会计档案可在会计股保存一年后移交综合档案室，地籍档案、由于量大，档案利用与其业务工作紧密结合，随时可能变更，可设置专门档案室进行管理。总之，集中保管的目的就是确保各类文件材料齐全完整，节约管理成本，安全妥善保存。
3、加强管理，有效利用
10 国土系统的各级领导应把档案工作纳入工作的议事日程，确定人员负责档案工作，按照《四川省机关档案工作规范化管理标准》，开展机关档案规范化管理工作。应根据保存档案资料的数量，设置必需的档案专用库房和柜架；改善防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施；配置温湿计、复印机、照像机、去湿机、空调设备和电子计算机等。绘制案卷存放的示意图；建立全宗卷，以积累存储本机关案卷的立卷说明，分类方案，鉴定报告，交接凭证，销毁清册，检查记录，全宗介绍等材料。应定期对档案保管的状况进行全面检查，并作记录，发现问题要及时向分管领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。按规定填写档案收进和移出登记簿。准确编制档案工作情况统计年报，及时上报有关部门。按照相关要求做好档案的鉴定销毁工作，对档案室保管满十年的档案及时移交县档案馆。机关档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。
档案人员要熟悉所藏档案的情况，主动了解机关各项工作对利用档案的需要，积极做好提供利用工作。要采用现代信息技术，开发档案信息资源，通过计算机辅助管理档案，建立国土资源档案目录和全文信息数据库，充分利用计算机快速准确的查询功能，提高档案利用的查全率和查准率；开展档案史料的编研工作，积极配合有关部门编写全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、发文汇集和专题文件汇集等，充分发挥
11 国土资源档案的作用。同时，要加强利用中的管理，凡利用者都应按规定办理利用手续，并填写《档案借阅登记簿》和《档案利用效果登记表》。
档案管理是一项长期、细致、基础性质的工作，国土资源档案是当地经济建设利用土地情况的历史记录，在土地的宏观规划和微观利用方面具有不可替代的重要作用，经济发展越先进，土地的利用价值便越大，如何合理、高效地管好、用好土地档案，不仅是档案工作者的重要责任，也是管理决策者的重要依据，以经济建设服务为重点，开阔工作思路，拓宽服务领域，强化服务功能，使广大档案干部从中学到了知识，开拓了思路，进一步增强了工作的热情。另外，也要加强对档案价值和社会效益、经济效益的研究力度，深入挖掘档案资源潜藏的经济价值，不断地改善服务手段和条件，提高服务质量，为促进国土资源事业的更进一步发展优质的服务。
12
