第二节 分户档案管理
一、工作内容
县（市、区）局综合管理岗对分户档案按月进行收集、整理和保管。
二、工作规程
（一）分户档案的种类
1、纳税人申报资料 生产企业按装订顺序分为：
⑴《生产企业出口货物免、抵、退税申报汇总表》； ⑵《生产企业出口货物免、抵、退税申报明细表》； ⑶经纳税人盖章确认的《增值税纳税申报表》及附表二；
⑷有进料加工业务的还需填报《生产企业进料加工登记申报表》、《生产企业进料加工申报明细表》、《生产企业进料加工贸易免税证明》；
⑸出口货物报关单（出口退税专用）或代理出口货物证明（有代理业务的提供）；
⑹出口发票；
⑺退税部门确认的上期《生产企业出口货物免、抵、退税申报汇总表》 ⑻国税机关要求提供的其它资料。包括委托加工合同、《生产企业出口视同自产产品认定通知书》、《出口货物退（免）税延期申报申请审批表》等资料。
外贸企业按装订顺序分为：
⑴《外贸企业出口退税汇总申报表》； ⑵《外贸企业出口退税进货明细申报表》； ⑶《外贸企业出口退税出口明细申报表》；
⑷增值税专用发票（进货分批单）和消费税税收（出口货物专用）缴款书；
⑸出口货物报关单（出口退税专用）或代理出口货物证明（有代理业务的提供）；
⑹出口发票；
⑺国税机关要求提供的其它资料，包括委托加工合同、《出口货物退（免）税延期申报申请审批表》等资料。
2、退(免)税审核审批资料 按装订顺序分为： ⑴《接单登记回执》； ⑵《出口业务基本情况表》；
⑶《出口货物退（免）税审核情况表》； ⑷《出口货物退（免）税审核疑点处理意见表》； ⑸《出口货物退（免）税机审疑点需人工挑过申报表》；
⑹《生产企业出口货物免、抵、退税申报汇总表》（税务机关审核通过生成的数据）；
⑺《外贸企业出口退税审核综合结果汇总表》（税务机关审核通过生成的数据）；
⑻《出口货物退（免）税审批通知书》；
⑼《中华人民共和国税收收入退还书》、《中华人民共和国免抵税调库通知单》；
⑽首笔出口业务调查核实报告和回函的复印件。
（二）分户档案管理
1、出口企业凡在向税务机关（办税服务厅）正式申请出口货物退（免）税的，申报资料必须使用省局统一印制的表、证、单、书；必须按省局规定的装订顺序装订完好；必须加盖企业的行政公章。否则税务机关不予受理。
2、单证按申报序号装订，每笔业务对应的出口发票、出口货物报关单等单证装订在一起。
3、资料交接表
资料交接表在资料按岗位流转时使用，按批次多户一表，一式两份，分岗保存，年终归档。
4、接单登记回执
受理纳税人申报后出具接单登记回执，一式两份。一份交纳税人，一份归入审核审批资料。
5、封面填写
（1）凡册、张、份和元等表示数额的单位用小写数字填写。
（2）所属期一律使用大写阿拉伯数字。如：“二0一一年三月”。
（3）凡当期能填写的内容要据实填写，须审批结束后填写的在资料装订归档时填写。
（4）封面手写内容统一用黑色钢笔填写，字迹工整，不得涂改。其它内容按省局规定填写。
6、税务机关审核审批资料在收到《收入退还书》后装订成册。
（三）分户档案的收集、整理和保管
1、市州和县（市、区）局综合管理岗对日常工作中的各类分户档案要分类归集，专柜存放。
2、市州和县（市、区）局综合管理岗要按月对收集的分类档案进行整理，使之规范化、系统化，便于查阅和使用。
三、工作标准
1、档案保存的时限
出口货物退(免)税资料保存年限为10年，到期后按有关规定销毁。
2、出口货物退(免)税资料实行专柜存放、按月整理、年终归档。做到资料齐全、内容完整、装订整齐、分类归档、登记造册、便于查阅。
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