云南省农开办文件档案管理补充现定
根据财政厅及我办制定的档案管理办法，现对办公室文件及有关材料的保管和存档做如下补充规定：
一、文件材料的保管和归档
1、综合科负责文件流转及文书档案的整理、归档工作。当年进行归档的文件包括：财政部、国家开发办、省委省政府、财政厅关于农业综合开发工作的红头文件和重要批示；省农开办、省农业综合开发领导小组正式发出的红头文件及呈批件；办内各科形成的年度工作总结、会议纪要、会议资料。调研报告、农业综合开发简报等非正式文件。以上文件中，附件包含地、县上报文件、材料的，一并交由综合科整理归档。
2、项目资料包括：项目建议书、可研报告、计划报表、统计报表、验收报表等，由项目科收集、保管，三年验收时归类整理；并协助综合科归档。
3、财务资料包括：资金报表、借款合同、账簿、凭证等，由资金科收集、整理，三年验收时协助综合科归档。
4、地、县上报省级的文件材料，除了作为我办正式文件附件的需归档之外，其他原则上不进行归档。为便于业务上的查找利用，请各科根据需要自行保管。根据目前地、县上报文件的情况，分别将各科保管文件说明如下：
（1）地、县上报的关于资金配套比例、配套承诺、下达资金的通知、规定、有偿资金呆帐核销的批复等关于资金方面的文件由资金科核查、保管。
（2）地、县上报的关于项目计划、扩初设计的批复、请示，新增县的请示等关于项目方面的文件由项目科核查、保管。
（3）地、县上报的关于工作计划、总结的报告，业务费补助申请，转发有关制度、规定的通知，简报等由综合科保管。
二、文件材料的查找利用
1、三年验收后，综合科将档案移交厅档案室管理，需查找资料者按厅内规定到档案室办理有关手续；未移交前；可到综合科查找资料。
2、为便于查找利用，各科当年的发文应自行留存备查。对三年验收时应提供的计划批复、下达资金的通知等重要文件要重点保存。
三、注意事项
1、涉及印发、转发制度、规定的文件，应办内人手一份，交综合科4份。
2、正式行文或起草呈批件时，有附件者应在正文注明，并将附件整理齐全，与正文一同交由综合科存档。
3、个人办理的上报国家开发办、省委、省政府的调研报告、专题资料应交综合科存档。
4、个人参加的国家开发办、省委、省政府及有关部门召开的重要会议资料应交综合科存档。
5、负责资金季度报表、决算报表、统计报表、验收报表、计划报表的同志要注意将历年来未归档的表格及软盘进行收集、整理，2002一2004年项目验收时一并进行归档。
云南省农业综合开发办公室 2004年2月 13日
