制度文件讨论稿之七
哈尔滨市粮食局行政执法
案卷管理制度
（试 行）
第一条 为确保我局粮食流通、盐政行政执法工作的法制化、规范化、标准化，全面推进依法行政工作，制定本制度。
第二条 粮食行政管理部门及盐业主管机构依据法定职权和法定程序实施具体行政行为所形成的法律文书、书证材料、音像证据资料及内部审核审批文书等，均属行政执法案卷管理范围。
第三条 行政执法案卷应当按行政处罚、行政复议、行政诉讼、行政许可等具体行政行为类别，单独立卷，并由专人管理。 第四条 立卷的行政执法案卷应当按照保密、方便利用的原则整理归档。
第五条 法律文书、内部审核审批文书、书证材料等书写应当使用规范的简化字。有单位量时，应当使用法定计量单位。
出现书写错误时，应当在更改涂抹处加盖公章或承办人、行政管理相对人的印章或按手印。
第六条 承办人应当及时收集并整理与案件有关的法律文书、内部审批审核文书、书证材料、音像资料等。法制工作部门对法律文书、内部审批审核文书、书证材料、音像资料进行合法性、完整性检查，发现适用法律错误、程序缺失或不当、文书不完备时，应当要求承办人按法定时限改正或者补正。
第七条 行政执法案卷立卷归档材料，应当按照具体行政行为程序和客观进程、形成时间顺序，兼顾各类材料之间的有机联系排列。
第八条 行政处罚案件的法律文书包括： (1)举报登记表； (2)立案申请表；
2 (3)调查笔录； (4)现场检查笔录；
(5)先行登记保存物品审批表； (6)先行登记保存物品通知书； (7)封条； (8)物品清单；
(9)解除先行登记保存物品通知书； (10)案件合议记录； (11)撤案申请表；
(12) 行政处罚事先告知书； (13)陈述申辩笔录； (14)行政处罚审批表； （15)重大案件集体讨论记录； (16)行政处罚决定书； (17)没收物品凭证；
3 (18)没收物品处理审批表； (19)没收物品处理清单； (20)责令改正通知书； (21)听证告知书； (22)听证通知书； (23)听证笔录； (24)听证意见书；
(25)当场行政处罚决定书； (26)送达回执；
(27)延（分）期缴纳罚没款审批表； (28)行政处罚强制执行申请书； (29)行政处罚结案报告；
第九条 行政执法案卷按规定项目逐项填写齐全，结案日期按行政处罚结案报告日期填写。
第十条 行政执法案卷应当按法定期限保存。
4 第十一条 行政执法案卷装订应符合案卷管理的有关规定。
第十二条 案件结案后10日内或最迟不能超过一个月由承办人编写归档清册向档案管理部门移交归档。接受人要逐卷审档，不符合档案管理要求的，应退回重新整理。
第十三条 已经归档的案卷不得从卷内抽取材料，确需增添材料的应当经本单位主管领导批准，按立卷要求办理。
第十四条 查阅案卷时，查阅人需经主管领导批准后并履行查阅登记手续。
第十五条 本制度自印发之日起施行。
