湖南商学院实习报告
湘潭市美景物流有限公司办公室助理实习报告
2010年2月25号,朋友推荐我来到了位于湘潭市宝丰街16号的湘潭市美景物流有限公司报到，开始了为期两个多月的实习生活。正式开始工作是3月1日。
这次实习的岗位是湘潭市美景物流公司的办公室助理。虽然办公室的工作比较杂、任务也比较重，但是却能很好的锻炼我这个未入职场的年轻人做事认真负责、细致谨慎的工作态度以及面对自己的抉择坚持不懈的工作激情。这次实习我旨在将所学专业知识运用于实践中，同时提高自己的做事能力与职场人际交流能力。我希望自己通过两个月的实习后，对自己今后将要面对的职场生活有初步的了解，解除自己对职场的畏惧心理。
虽然在大学课程中对于办公室的一些基本工作就有所了解，也曾在学办做过办公室助理，对于WORD、EXCEL等基本办公软件也已经非常熟悉。但当时只是初步处理了一些办公室事宜，并没有置身于企业制度体系中，一些办事程序、方法等没有这么程序化的要求。而这次实习让我首次在正式企业中，在上级专业指导，同事合作与帮助下完成了工作任务。同时，培养了我勇于承认错误、积极改正错误、时刻保持高昂的工作热情和虚心求教的心态。相比较而言，这次工作对我来说不仅仅是工作能力的提高，更为重要的是对我心理成长的裨益和无价的精神财富。
一、实习的基本情况
由于我主修的专业是公共事业管理，有涉及管理文秘、办公室管理、后勤管理和人力资源管理等这些方面，而对于美景物流公司来说人力资源管理系统不是很完善，人员需求也相对较少，相对而言办公室的工作比较复杂，工作量较重，人员需求也比较多。负责公司人员招聘和安排的匡经理便安排我到办公室助理这一岗位上进行实习，这使我能够将自己所学的知识同实践很好的联系起来。这次实习的任务主要是协助办公室的严主任处理一些日常性的工作如办公室管理、文件管理和会议安排。在实习工作中公司给我们实习生都安排了一名老员工负责指导。在这次实习中，我头
一次接触正规的企业流程和办事规章，真正抛开学生身份，以一个刚入职场的社会人角色来要求自己。因为初涉职场，我总是抱着一种潜心学习、积极向上的心态在度过实习的每一天。我不但虚心请教老员工、接受他们的教导，还经常和同期的其他两个实习生交流各自心得体会。通过近两个月的实习，我从刚开始的胆怯、对事情的生疏慢慢到与同事关系和谐，对事物处理能力显著提高。通过这次的实习，我不仅将学到的相关知识与实践真正的结合起来了，还提高了自己与人交流沟通的技能。这次实习的圆满结束，使我真正收获很大，也为我以后的学习提供了相关的指导，更重要的是对我今后的职场生活奠定了一定的基础。
二、实习的主要内容
刚进入公司的前三天，是我们进行入职了解的时间。由于只有三个实习生，公司便没有安排系统的入职培训，主要是给我们提供详细的资料进行自主学习，包括公司发展情况、主营业务、员工手册等。同时，公司还给我们每个人制作了一个实习工作牌。在前三天的时间里我们可以随意的去到公司的各个部门实地观摩，同时给我们每个人安排了一个老员工进行指导。我的实习指导老师是严希莫。
由于以前从来没有接触过物流公司，所以根本就不知道3PL和TPL。我想这是我在前三天中获得的基础知识提升。Third-Party Logistics，简称3PL，也简称TPL，是物流公司的英文表达，是相对“第一方”发货人和“第二方”收货人而言的。3PL既不属于第一方，也不属于第二方，而是通过与第一方或第二方的合作来提供其专业化的物流服务，它不拥有商品，不参与商品的买卖，而是为客户提供以合同为约束、以结盟为基础的、系列化、个性化、信息化的物流代理业务。最常见的3PL服务包括设计物流系统、EDI能力、报表管理、货物集运、选择承运人、货代人、信息管理、仓储、咨询、运费支付、运费谈判等。由于其服务方式一般是与企业签订一定期限的物流服务合同，所以有人称物流公司为“合同契约物流（contract Logistics）”。此外，物流公司内部的构成一般可分为两类：资产基础供应商和非资产基础供应商。对于湘潭美景物流公司而言，它属于资产基础供
应商，拥有自己的运输工具和仓库，实实在在地进行物流操作。
湘潭市美景物流有限公司，是于2009年3月15日新成立的一家中小企业，其主营业务为物流配送和货物运输。在河南、河北、广东设立有分公司，并与全国多个省、市、自治区等建立了合作网络公司。湘潭市美景物流有限公司凭着稳定、可靠、安全的运营网络、科学的资源整合、先进的管理技术，坚持“诚信为本，竭诚为客户提供满意的服务”的经营理念，为客户提供门对门、仓对仓的一站式服务。
通过前三天的环境熟悉和入职了解之后，我在严希莫老师的指导下开始了办公室助理的实践工作。由于湘潭市美景物流公司成立才一年多，公司系统还不够完善，办公室工作多而杂。而我作为办公室助理，主要是协助严主任处理三方面的工作，具体指办公室管理、文件管理、会议管理。
以下是我实习的主要成果：
首先我谈一下在办公室管理这一块我在实习中的体会。由于我们公司没有设立专门的接待部门，自然接待工作就由办公室负责。所以，作为办公室助理的我每天早晚最基本的工作就是要进行办公室的清扫，保证办公室的整洁，并检查办公室的茶水情况，保证客户来时能有很好的招待。其次就是随机进行的隐患检查，包括对照明设备、电器设备或者文件柜等进行检查，看是否按照公司要求进行了管理。如有一次我在拿完文件后，文件柜忘记了落锁，便收到了严主任发给我的美景物流有限公司隐患记录及处理表，上面详细的标明了时间、地点、发现的隐患、造成隐患的原因、隐患的危害及后果、处理人和采取措施。这次的事件，让我更加明白了作为企业的一员，时刻注意自己一言一行对公司的影响，也使我做事更加的谨慎小心，责任心更强。还有就是电话管理。我作为办公室助理的一个主要任务就是接听电话。接电话时候一定要注意说话要有礼貌，表达要简明扼要，声音要清楚，说话速度要放慢些。对于我们物流公司来说，接听电话时最主要的是要保证有纸和笔以及相应的表格（如备忘、来电记录表）在电话的旁边，这样就方便我们记录客户或者来电人的要求或者要表达的意思，以进行很好的传达。并且我接电话的第一话必须是“你好！这里是
美景物流有限公司！”。最后就是关于值班管理，由于公司实行的每周休一天的制度，所以周日必须安排人员值班。我随同严主任一起值班。、值班人员就必须要做好三项记录。第一项是电话记录，包括来电时间、来电单位、来电人员姓名和来电内容；第二项是接待记录，主要记录来访人员的姓名、单位、来访事由、联系方法等内容；第三项是值班日志，主要是对外来的信函、电报等进行认真的登记，使接班人员保持工作的连续性，特别是国家法定节假日的时候。最后每个值班人员都必须填写一个值班表。上面需详细填写值班人的姓名、值班时间、地点、内容等。
其次是文件管理工作。这也是我作为办公室助理最常做的工作。办公室是单位内部设置的综合服务和综合管理机构。该部门是文件信息的中枢。严主任会亲自动手拟定一部分重要的综合性文件如会议通知。而我主要是负责草拟，然后交由严主任进行校对和审核，最后是由她进行签发，我负责送往各个部门。然后就是收文处理。我每天上午九时要对公司信箱进行检查看有无信函文件，并将其拿到办公室交由主任，由其进行拆阅与处理。此外，还有影印文件及文件归档，这项工作使我学会了怎么操作复印机，并且知道文件归档之前，会在其封口贴上“保密”字样或者不贴，这样我就可以对其进行差异化归档，并切实检查好文件柜的安全情况。最后还有一项最基本的工作就是相关文件文字信息的录入。我在公司录入的文件信息主要是运输部门上交来的一些货运表格和仓库那边送来的库存管理方面的东西。主要采用的是EXCEL进行录入。
最后，做为办公室助理，我还接触了关于会议管理方面的工作，主要包括会议准备和会议善后处理两个部分。在公司的月总结会议筹备期间，我主要进行以下几项工作：第一项工作是进行了会议通知的起草与发放。会议通知包括会议主题、会议时间、地点、会议参加人员和会议需要相关部门进行的相关总结汇报。第二项工作是会议的后勤工作，包括会议室的清扫、会议资料的发放以及会议必备用品的准备（主要包括纸、笔、桌椅、茶具和相关扩音设备的准备）。并且在会议结束后我还必须协助严主任进行会议文件资料的立卷归档工作。对于初次在实践中接触这些细节性却又非
常重要工作的我来说，难免有些紧张。因此，在某些环节出现了疏漏，但是在同事和主任的帮助下，我最终找到了正确的方法。比如在会议茶具准备过程中要注意茶具的摆放位置是在座位的左上角。而在对会议资料进行善后整理的时候，对于会议过程中的一整套资料，包括会议通知、领导和各个部门主管的报告或讲话以及会议记录等要进行分类立卷归档。
此外，我感受比较深的一点是少说多做是一个不可多得的好品质。当然与同事和上级之间的沟通交流是不可或缺的，但是过于频繁，过于放得开的交流，就易给人留下不踏实和溜须拍马等不好的映像，不利于同办公室人员建立和谐的人际关系。
三、实习的主要心得体会
在这次实习中，有了很多第一次的突破，也犯了一些错误，在回顾每日工作中总结出了不少的心得体会。主要有如下四点：
1、认真做事，积极做人。
不管你要做的事情对你来说是怎样的简单，你都要告诉自己以对待困难事情一样慎重的态度去对待它。因为在人们对待困难事情的时候往往会认真细致，能很好的完成任务；而在对待简单事情的时候会比较松懈，敷衍了事，因而往往容易出现疏漏。
不管你的工作是如何的不好应付，你的上级或同事是如何的不好相处，你都要积极的面对，换个角度思考看待问题，乐观积极的解决问题，你会发现原来一切都可以那么美好。对于上级的严格要求，要摒弃抱怨，要心存感激，感谢他的严格要求让你成长成为一个事无巨细均能严格要求自己，坚持不懈，持之以恒的人。对于难以相处的同事，你要感谢他让你学会如何以平和的心境对待身边的人和事，不以物喜，不以己悲；感谢他告诉你如何才能让自己成为大家的朋友，而不成为众矢之的。而对于其他各类同事，感谢他们告诉我要如何淡然的和大家建立和谐的人际关系，既不做“便利贴”，又不做众矢之的。
2、站得高，看得远。
以前就看到过类似的故事寓意，大抵是你要想成为市长，那么在这之
前你就要以一个市长的眼光和言行举止来严格要求自己。对于工作中希望上进的我们来说也是如此。比如说我，一个办公室助理，如果希望自己能晋升为办公室主任，那么从一开始我就应该从一个办公室主任的角度去思考问题，去对自己的工作的作要求。刚开始时，我一直忠于职守，悠闲的做着自己分内的事情，偶尔犯点小错误。可是渐渐发现这样仅仅能做到基本称职，不能达到让主任满意。于是渐渐改变对自己的要求，想象自己如果是主任，对自己这样的任务完成情况会有怎样的评价，然后自己做修改，自己满意后再交给主任审核，当然同时也要注重做事效率，这样我在转变观念后的工作获得了主任的好评。
并且做为公司的一员来说，你更要站在公司利益的视角上去思考问题和检讨自己所犯的错误。也许有时你犯的错误非常微小，比如只是忘了锁文件柜，可是一旦重要客户信息等文件丢失，对公司来说就是个大错误。所以，不论你在哪个公司谋职，在任何岗位做事，都要站得高，看得远。
3、一个人是一条虫，一个团队是一条龙。
通过这次的实习中，我在企业实践中体会到了团队合作的重要性。不管是哪个部门的工作都和其他部门的工作有着不可切割的联系。一旦部门与部门之间不和，那么即使是再有能力的部门负责人也不能很好的完成部门任务。我在旁听三月份总结会议时候，深深体会到了这一点。如果仅凭总经理的个人总结，并不能全面的总结工作。只有通过财务部、运输部、办公室等各个部门的通力合作才能很好的全面总结之前的工作，并为经理层的决策提供切实的依据，从而为四月的工作提供切实可行的计划和指导。不然，一切只是纸上谈兵。
我的工作虽然是一个小小的办公室助理，但是同样离不开其他成员的帮助。只有把自己容身于这个公司的团队中，我才能把工作做到更好，我行我素在一个企业中是最忌讳的。
4、吃的苦中苦，方为人上人。
不论对于什么性质的工作，不管你有无经验，你都必须具备有一个品质：那就是不怕吃苦。这样你不仅能从中学到更多的关于工作方面的知识，
更能够锤炼自己的品格和认真的做事态度。
四、存在的不足及今后努力的方向
总的来说，通过在办公室助理岗位上的实习，我收获了很多，也发现了自己在做事和性格上的一些不足。
在两个月的实习中，我学会了怎样具体进行值班管理，怎样进行会议筹备及善后工作，怎样草拟各种通知和收发相关文件等。同时，我也体会到了在面对办公室助理这种事务杂、任务重的工作时，要主动找事情干，做到“眼勤、手勤、腿勤”，要记住“吃的苦中苦，方为人上人”这句话，这样才能真正锻炼到自己，才能真正做好自己的工作。
然而，我也发现了自己存在的一些不足。由于初涉职场，在待人处事方面难免有些学生气，略显生涩。而且我做事有点不够细心，这方面有待进一步加强。因为一旦你真正成为某企业的一员，那么你的言行对企业都有影响，如你的形象代表你的企业形象，你的言行举止凸显了你所在企业员工的素质等，就像我忘记锁文件柜的事情，就可能使公司丢失重要的资料。此外，我在待人接物方面，起初存在一些胆怯心理。在初到公司的几天时间，由于对环境和人员都不熟悉便一直很被动，不是很积极主动地和同事以及负责指导我的严主任进行交流，熟络以后才慢慢放开。
总之，这次工作我了解到了无论是再怎么简单的工作，你如果不用心去做，同样会漏洞百出。也真正理解了“每天把一件简单的事情做好就是不简单”这句话的含义。这次实习虽然结束了，但对于即将读研的我来说却具有非常重大的意义。相对于面临工作的其他同学来说，我还有将近两年的时间来为进入职场做准备。对于自己胆子不够大，不太善于交流方面，决定通过导游证考试尝试通过导游工作提高自己的沟通交流能力。而对于最终的职业选择，我将慎重的在自我分析基础上对自己未来的职业做一个重新的规划。然后针对自己选定的从业意向先打好基础知识，再锁定相关企业培养自己各方面的能力。最后，希望自己将来能有很好的职业发展。
