关于供应部
2009年度采购与付款情况的审计报告
总经理：
根据
2010年度审计计划和审计委员会安排，自
2010年
4月
15日至
2010 年 5月
10日，我们审计组对供应部
2009年度采购与付款情况进行了审计。审 计过程中得到了被审计部门的积极支持和配合，工作进展顺利。审计工作已经 结束，现将审计情况报告如下：
一、基本情况
为了加强对公司物资采购与付款业务的内部控制，规范采购与付 款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，公司根据《企业内部 控制规范》以及国家有关法律法规，结合公司的实际情况，制定了《采 购与付款内部控制制度》。
物资采购流程分两大类，一类是生产物料采购，一类是五金物料 采购。生产物料的采购，每月
11日前生产部根据营销中心销售预算 情况编制需料计划，供应部在
5个工作日内根据需料计划经过询价后 编制订货计划，报物管部审核总经理批准后与客户签订采购合同；而 五金物料的采购，则由使用部门自行填写申购单，仓库核实库存量及 采购量后，由供应部询价，报物管部审核总经理批准后与客户签订采 购合同，某些零散的五金备件直接采购。在允许的情况下采用不少于 3家以上供应商以资质及询价筛选的方式，在合格供方中比价择优采 购，而货比
3家的先后依据是：质量、送货时间（是否符合我司生产 需求）、付款方式、价格。一般情况下，符合资质的供方先将样板送 来，待公司检验合格后，将其确认为可比可选的对象。公司开发供应 商的途径有多种，以上网查询搜索或由供应商同行介绍为多。所选择
1
的供应商必须按商品的类别提供相应的证照复印本，如原料（主料） 需有营业执照、药品生产许可证、药品
GMP证书、药品注册证；辅料 需有营业执照、药品生产许可证、药品注册证；中药材需有营业执照、药品经营许可证、
GSP证书，且购入的产地保持相对的稳定；进口商 品遵守《进品商品管理办法》提供进口商品注册证、进口药材批件、进品药品检验报告书。为确保所采购的商品符合标准，质管部每年底 对供应商进行考核评估、更新，并存档。
供应部在与客户签订采购合同时，都明确采购物资的品名、规格、质量执行标准、数量、价格、交货日期、运输方式、付款方式、违约 责任等要素，并由授权人员代表签订。
供方按照合同规定的交货日期将货物送达公司仓库，仓管员根据 订货计划签收货物，数量差异允许在
5%-10%之间，但这种差异合同上 没有明确说明，若差异较大，需请示领导。货物签收完毕后，仓管员 及时报检，在收到检验室及质管部出具的验收报告单后，便将该批货 物入账，若不合格，则通知供应部，一般情况下，供方选择换货。
仓库存放的物料都是分门别类的，部分贵重的药材放在加锁的地 方，并限制人员接近。
货物验收后，供方提供合法票据给我司，供应部人员复核票据上 的内容与采购合同、验收单上的是否一致，并根据合同上的付款要求 填写付款申请单交送财务部。财务部优先考虑用银行承兑汇票付款， 并对资金计划、合同约定的付款条件进行严格审核，经总经理批准， 由出纳办理相关货款结算。
公司 09年的存货周转率为
4.71次，比
08年的
4.11次有明显提
2
高。09年全年采购额约
18,897.65万元，共耗用
19,023.10万元。
09年采购
众生
原材料
中药材
其 中 包装物 总采购额 原辅料 五金备件
无税额 (万元
) 6,959.39 3,800.98 2,368.41 790.00 2,312.35 9,271.75
占采购额 百分比 75.06% 54.62% 34.03% 11.35% 24.94%
与 08年采 购对比增减 百分比
9.91% -4.65% 33.46% 38.30% -9.96% 4.18%
09年耗用 无税额 (万元
) 7,114.47 3,957.96 2,367.55 788.95 2,384.91 9,499.38
占耗用额百
分比
74.89% 55.63% 33.28% 11.09% 25.11%
与 08年耗 用对比增减 百分比
7.85% -6.20% 31.12% 38.03% -6.85% 3.74% 1.2009年全年耗用额及期末库存额最大的是三七 ,分别为
1528.01万元及
88.10万元
,耗用额较
08年的
1309.09万元增长
16.72%,但期末库存量不足 1个月的耗用量。 2.库存量可供给
1年以上的原材料有 18个,库存金额为
4.85万元。
分析说明：
（1）中药材
09年耗用额比
08年减少
261.62万元下降率
6.2%，其中当归减少
259.8万元，占总额的
99.3%，原因是当归从
08年的采购单价
41.83元/KG下降到
09年的
15.13元/KG，虽然
09年耗用量比
08年增长 18844.53KG，增长
18.21%，但还是导致总耗用额下降。除了当归，还有丹参、皂角刺、防风等 有这种采购单价差异情况。
（2）原辅料采购额及耗用额增长大的原因是
09年将“空心胶囊”归入辅料中核算，而
08年则归入包装
9种中药材
物中核算。若不考虑“空心胶囊”，09年比
08年耗用增长不到
1%。而“空心胶囊”
09年比
08年耗用额增 长 2.81%。
（3）包装物耗用额比
08年减少
175.36万元下降
6.85%，主要原因是
09年“空心胶囊”耗用
427.92万元 归入辅料中核算。
09年采购
华南
无税额
(万
元)
8,136.11 665.36 7,366.48 104.27 1,489.79 9,625.90
占采购额百
分比
84.52% 8.18% 90.54% 1.28% 15.48%
与 08年采购 对比增减百
分比 6.93% 9.40% 7.63% -33.12% -14.22% 3.00%
25个,其中氯霉素库存额达
09年耗用
无税额
(万
元)
7,902.63 769.35 7,031.73 101.55 1,621.09 9,523.72 71.3万元。
占耗用额百
分比
82.98% 9.74% 88.98% 1.28% 17.02%
与 08年耗用 对比增减百
分比 -3.15% 21.04% -4.54% -35.53% -3.86% -3.27% 原材料
中药材 其 中 原辅料 五金备件
包装物 总采购额 1.2.3.库存金额上
10万元以上的原材料有 全年耗用额最大的是头孢拉啶
(先锋
6#),达
499.2万元。
库存量可供给
1年以上的原材料有
12个,库存金额为
13.2万元。
分析说明：
（1）原辅料耗用额
09年比
08年减少
334.78万元，下降率为
4.54%，主要原因是头孢拉定的耗用额比去 年减少
372.97万元。头孢氨苄的采购单价则由去年的
469.06元/KG下降到
317.71元/KG。
3
（2）包装物耗用额比
08年减少
65.08万元下降
3.86%，主要原因是
09年“空心胶囊”耗用其中215.85 万元归入辅料中核算。
货款支付情况
付款方式 现金 银行 银行承兑汇票 易货 合计
09年
付款额 (万元
)
50.74 10,565.17 10,092.34 999.38 21,707.62
占百分比
0.23% 48.67% 46.49% 4.60%
08年
付款额 (万元
)
77.03 13,188.01 8,601.26 631.08 22,497.37
占百分比
0.34% 58.62% 38.23% 2.81%
09年与
08年对比 增减额 (万元
) 增减率
-26.29 -2,622.84 1,491.08 368.30 -789.75
-34.13% -19.89% 17.34% 58.36% -3.51% 分析说明：
根据公司的经营方针优先考虑以银行承兑汇票支付货款， 8.26%，但是以银行承兑汇票方式支付没有达到采购总额的
09年比
08年通过以银行承兑汇票支付货款增加 50%。
二、审计内容
本次审计采取了抽查的方式进行。
（1）随意抽查一个月的订货计划书
,检查其是否符合当期的采购政策。
原材料的订货计划是否根据当期的需料计划实施
,是否按管理制 度及权限规定要求办理审批手续
,是否按预先编号、保管订货计 划。
（2）分析比较需料计划、库存量及订货计划
,检查其是否进行合理安
排。
（3 ）检查原材料的采购价格是否经过市场调查、比较、审批程序决定。 （4 ）检查采购合同条款是否充分，有无损害公司利益，是否有指定人员
审核，是否交财务部存档，合同专用章是否经过适当审批。 （5）检查是否按需料计划申请订货计划，跟踪其实施过程， 检查其采购
价格、供应商及审批情况，比较当期实际生产及库存状况。 （6 ）审核供应商的发票与订货计划、采购合同、入库单的名称、单价、
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数量是否一致。
（7 ）检查是否存在超收，超收标准的规定；分析超收原料的价格与数量
是否经济、是否合理。
（8 ）查阅询价是否有书面记录并存档，是否作为订货计划审核的依据。 （9）查阅供应商的档案是否健全并定期更新；是否定期对供应商进行考
评、且考评指标是否合理，查阅近期的供应商评价表，查看是否存 在大量得分较低的供应商。
（10）查阅公司是否有关于采购批准额度的权限规定。
（11）查阅公司的质量原因造成退货的标准及其执行情况，查阅退货的
“出库单”，检查其是否按规定办理审批手续，退货是否充分、及 时，供应商是否签字；退货是否符合质管部的建议，退货时是否有 质管和财务核查。
三、审计结果
（1）订货计划符合当期的采购政策，原材料的订货计划都是根据当期的
需料计划实施，且每份需料计划都经过生产部部长复核，订货计划 则由总经理审批，方能与供方签订采购合同。供应部将每月的需料 计划、订货计划归档。
（2）原材料的采购价格均经过市场调查，货比
3家，但部分原材料的供
应商只有一家符合我司资质要求，最后由领导审批。
（3 ）采购合同条款充分，无损害公司利益，并指定授权人员代表签订，
保管合同专用章，合同签订后交财务存档，以便审核、付款。 （4 ）一般情况下，订货计划应与生产部的需料计划一致，但实际的采购
过程中，订货计划中的品种、数量要比生产需料计划多，是因为供
