湖南大学财务报账规定（试行）
为严肃财经纪律，加强会计监督，本着规范、高效，更好地为教学、科研服务的宗旨，根据国家有关财经法律法规，结合我校实际情况，特制定本规定。
第一条 经费审批原则及权限
按照“谁主管、谁签字、谁负责”的原则，各级审批人应根据各自的职责、分工和所授权限，在授权范围内进行审批，不得超越权限审批。
（一）“财务一支笔”原则
1、各单位应确定一名财务负责人，负责本单位经费的审批，同时可确定一名财务专管员负责本单位报账及财务事项的办理。
2、各单位应将财务负责人的签字样式及财务专管员名单以纸质形式报计划财务处备案。若人员有变动，应及时书面报计划财务处更改。
（二）学院重大经济事项“党政联签制”原则
学院的下列开支，除学院财务负责人审批外，还应由学院党政负责人审批：
1、学院发放各类人员经费，金额在2000元以上的（含2000元，以下同）；
2、单张票据金额在20000元以上的开支，包括设备购臵、维修、资料采购等；
3、单张票据金额在2000元以上的接待费。
（三）预算指标控制原则
1、所有支出必须有预算安排或有确定的资金来源。没有预算指标或超预算指标的支出，财务部门不予办理。
2、非常规资金支付如投资、借出款、超预算付款，须根据学校会议纪要或决定以及分管校领导、分管财务校领导批示办理。
（四）项目负责人负责制原则
1、科研经费及其他项目经费，由项目负责人负责审批。项目负责人应遵守项目经费使用规定并对其合法性、真实性负责。
2、项目经费凭项目经费卡报账，项目负责人对该卡的安全使用负完全责任。
（五）大额资金审批原则
除有特别规定的外，学校所有经费付款凡超过20万元的，须经过大额资金审批程序：
1、20万元以上（含20万元）至30万元的，由财务部门分管科长审批；
2、30万元以上至50万元的，由财务部门分管处领导审批；
3、50万元以上的，由分管财务校领导审批。 第二条 付款方式及审批规定
（一）现金支付
按照国务院《现金管理暂行条例》的规定，结合我校实际情况，结算起点定为2000元。
（二）银行转账支付
超过现金结算起点的，须采用转账结算方式。
（三）超范围支付现金的审批
因特殊情况超范围支付现金的，须由经办人写明原因，按以下权限进行审批：
1、2万元以下（含2万元）的，由财务部门分管科长审批；
2、2万元以上至5万元的，由财务部门分管处领导审批；
3、5万元以上的，由分管财务校领导审批。 第三条 主要业务报销程序及规定
（一）借款
1、借款人必须是我校在职人员。借款按“前账未清，后账不借”的原则办理。
2、借款时，应认真填写《湖南大学借款单》，列明借款事由、金额、借款开支项目等内容，经单位财务负责人或项目负责人审批后方
可办理。
3、个人借支现金原则上以2万元为限。2万元以上至5万元的，由财务部门分管处领导审批； 5万元以上的，由分管财务校领导审批。
4、2万元以上的预付款，原则上应取得对方单位的合法票据后凭合同原件或中标通知书办理。
5、借款后，应及时办理报销手续。差旅费及其他现金形式的借款，应在业务完成后的1个月内办理报销手续。材料、设备等借款，应按合同约定条款按期报账。
6、借款超过规定时间2个月未办理报销手续的，财务部门有权从借款人工资中扣回。
（二）人员经费
1、学校所有人员经费开支，由学校人事部门负责人审批。单位用自筹资金借支或发放人员经费，包括津贴、补贴、课时酬金、加班费等，须先报学校人事部门审批。
2、学校预算内人员经费开支，金额在5万元以上的，需经分管校领导审批。
3、人员经费发放由学校财务部门按国家税法规定代扣代缴个人所得税。
4、人员经费发放原则上转入个人银行账户。
（三）公用经费
1、学校预算安排用于全校开支的专项业务经费，须严格按照预算执行，专款专用。金额在5万元以上的，需经分管校领导审批。
2、全校范围内的常规支付业务，如工资发放、水电费支付、预算经费下拨、社保金及税金缴纳、预算外资金上缴、利息支付、代管经费中的大额付款等，由财务部门分管处领导审批，不按大额资金审批程序审批。
（四）“985工程”、“211工程”、修购专项经费和学校学科建设经费
1、由项目负责人按照国家文件规定的开支范围、学校批准的经费使用计划和有关合同、协议执行负责审批。属大额资金付款的，按大额资金审批程序审批。
2、专项资金使用计划一经审定，必须严格执行，原则上不作调整。确有必要调整时，需重新论证并按规定程序审批。
（五）差旅费
1、差旅费报销，一律按国家相关文件及《湖南大学差旅费管理办法》（湖大财字[2007]27号）执行。
2、在校学生受导师委托出差，可参照一般工作人员出差标准报销差旅费。
3、用学校预算经费乘坐飞机，应从严控制。飞机票由所在单位财务负责人或项目负责人审批。
4、国际机票应附发票一同报销。若为电子机票，报销时应提供登机牌。如不能提供发票的，应提供付款证明如银行刷卡记录等。
5、住宿费超标，除会议安排和单人出差可在其限额标准两倍范围内凭票报销等特殊情况外，超过部分自理。
（六）设备购臵、材料及物资采购、图书资料购臵
1、仪器设备购臵、材料及大宗物资采购2万元以上、图书文献资料采购1万元以上，须根据合同原件办理付款手续。
2、单位价值符合国家规定标准的固定资产（含家具），须到学校资产管理中心办理固定资产验收登记手续后方可报账。
3、单位价值虽未达到固定资产标准但使用年限在一年以上、金额合计5000元以上的大批同类物资，须经学校资产管理中心办理验收登记后方可报账。
4、学院经费购买的各类图书资料，须在学校图书馆验收登记后方可报账。学院分发到个人的图书资料，报账时须附领用人员名单。
5、下列经费购买的材料和低值易耗品，须到实验室与设备管理处办理验收手续：
（1）预算安排的教学材料费；
（2）专项经费2000元以上（含2000元）的； （3）科研经费2万元以上（含2万元）的。
6、购臵进口设备须凭以下原始票据报账： （1）国外发票； （2）代理手续费发票；
（3）银行水单及银行手续费票据，如银行水单为复印件，则要加盖银行印章。
（七）维修经费
1、学校预算安排的维修经费，须经学校后勤部门负责人、财务部门分管处领导共同审批；金额在5万元以上（含5万元）的，需经分管校领导审批。
2、单项维修工程结算，金额在1万元以上（含1万元）的，须经审计部门审核后方能结算付款。
3、单项合同价在5万元以上（含5万元）的维修项目，不论经费来源，凭合同原件或中标通知书和施工方的发票办理预付款。
4、单项合同价在5万元以下，不办理预付工程款，根据审计部门的审计结算单和发票结算付款。
5、维修工程合同中有设备购臵的，应单独列出，并按要求办理固定资产登记验收手续后，凭货物销售发票，按合同条款结算付款。
6、维修工程中涉及房屋结构发生变化，竣工结算时，应按照国家有关规定先办理固定资产验收手续后方能结算付款。
（八）因公出国（境）业务
1、根据《湖南大学关于因公临时出国（境） 管理的有关规定》（湖大外字[2009]64号），短期临时出国费用凭《湖南大学出国（境）申报单》所批准的经费来源、出国（境）行程单和相关有效票据办理报销手续。
2、学校预算经费开支的，须有出国任务书或邀请函；
3、科研等项目经费中开支的，须有该项经费预算；
4、临时出国人员费用开支标准按国家有关文件规定办理；
5、出国人员在国外的所有费用票据需单独翻译成中文，由所在单位财务负责人或项目负责人签字或盖章；
6、以外币计价的发票，能提供银行水单的，按水单兑换率折算；不能提供银行水单的，按报账当月首日中国银行公布的外汇牌价折算成人民币报销。
（九）购付汇报账业务
1、各单位因教学、科研需要用汇，应根据国家外汇管理有关文件办理。
2、学校各类外汇支付业务，原则上需根据教育部核定的我校当年
非贸易非经营性购汇人民币限额，通过中国银行湖南省分行营业部办理转账支付，不得取现购买。
3、用汇单位或个人需先到中国银行长沙市湖南大学支行领取《购付汇申请表》和《境外汇款申请书》并填写完整，交学校财务部门审核并加盖银行印鉴后，再填写借款单，转账到中国银行湖南省分行营业部办理购付汇业务。
4、经办人应妥善保管中国银行返回的单据（水单），并及时到学校财务部门办理报销手续。
（十）科研经费
科研经费报账按《湖南大学科研经费使用和管理办法（试行）》（湖大科字[2009]10号）和《湖南大学科研经费使用和管理办法(试行)补充规定》湖大科字[2010]17号文件执行。
1、科研协作费，应根据项目计划书和合同、协议，由科研管理部门和财务部门分管处领导共同审批。
2、测试费在2万元以上的，需根据项目计划书和合同、协议办理。
3、会议费，由项目负责人根据项目计划书提出会议预算，凭票据实报销。
（十一）基本建设经费
1、按照国家有关文件规定，基建资金实行计划管理、合同管理和
预算控制的原则。凡在学校基建财务核算的工程项目包括征地等，必须经教育部发展规划司批准立项，凡涉及勘察设计、施工、设备以及大宗材料采购和工程监理等都要依法订立合同，财务部门严格按合同条款支付款项。
2、工程价款支付控制原则：
（1）实行合同总额包干的项目，工程预付款或进度款支付总额控制在70%以内；
（2）按实结算的项目，工程预付款或进度款支付总额控制在50%以内；
（3）以合同包干价+设计变更结算的项目，工程预付款或进度款支付总额以合同包干价部分为基数控制在70%以内。
3、付款审批权限及程序
（1）5万元以下（含5万元）的付款，由基建预决算科科长、工程科科长、基建处分管处领导及基建财务科科长审批；
（2）5万元以上至50万元的，还需分别经财务部门分管处领导和分管校领导审批；
（3）50万元以上的，还需分别经财务部门分管处领导、分管业务校领导、分管财务校领导审批。
4、报账要求
（1）按工程进度支付工程预付款时，施工单位需提供由学校指定的税务部门开具的建安发票；
（2）已完工程结算，须提供审计部门出具的工程审计单等资料； （3）单项工程结算价款超预算、超合同的，应由基建部门提供书面材料，说明超支原因及相关情况，根据超支金额大小按程序报经审批同意后方能办理付款手续。
（4）属于国库集中支付的基建工程项目，严格按照国库集中支付的要求和规定办理支付手续。
（十二）生产实习费：由教务处统一分配，专款专用。 按照集中实习和分散实习两种形式分别管理。
1、集中实习：由各学院根据实习人数，按实习费用标准，经学院财务负责人审批签字后到财务部门借支手续。实习结束后，凭有效票据到财务部门办理报销手续。
2、分散实习：由各学院根据实习人数，按照实习费用的标准提供有学生学号和姓名的名册，由学生本人、带队老师、辅导员、学院财务负责人签字盖章后，到学校财务部门办理发放手续，原则上统一转入学生个人银行账户。
3、带队老师的差旅费按照《湖南大学差旅费管理办法》，由学院财务负责人签字后予以报销。
（十三）研究生经费：由研究生院统一分配，专款专用。
1、研究生业务费，公用部分由各学院按规定统一使用。
2、开支范围：资料费、试验材料费、差旅费、版面费、上网上机费、打印复印费、论文答辩费、聘请专家讲课酬金等。
（十四）其他
1、各分管校领导对其所分管部门的经费有具体审批要求的，由校领导以书面形式下达给财务部门执行。
2、上述规定外的其他经费，按有关文件规定审批；没有明确规定的，由学校相关部门和财务部门负责人共同审批。
3、借款和报账为同一经济业务，报账金额小于或等于借款金额的，校领导及财务部门领导可只审签一次；报账金额大于借款金额的，应根据超过金额的大小，按审批权限报经有关部门和领导审签。
第四条 报账要求
（一）报销票据的具体要求：
1、外单位开具的票据，内容应填写齐全，并加盖出票单位财务专用章或发票专用章。基本内容应包括：① 付款单位名称；②日期、金额（大小写应一致）；③经济业务内容，属于购买实物的，要载明品名、数量、单价和金额等。
2、报销票据不得涂改、挖补，如发现有误，应由开出单位重开或
者更正，更正处应加盖开出单位财务专用章或发票专用章。若大小写有误或涂改，须重新开具。
3、报销票据应由经手人、单位财务负责人或项目负责人在每张发票上签字或盖章后方能报销；购买实物的应增加验收人签字。
4、报销票据的报销期限：
票据原则上须当年报销。特殊情况的，报销期限不得超过3个年度。
5、下列票据，财务部门应拒绝受理： （1）假票据；
（2）套用其他单位开具的票据；
（3）漏盖财务专用章或发票专用章的票据、或只盖有出具单位行政公章的票据；
（4）大小写金额不符的票据；
（5）内容有涂改且没按规定更正的票据；
（6）发票类型与发生的经济业务内容不符的票据（如服务业发票，内容开具办公用品等）；
（7）超过使用期限的票据；
（8）支付违约金、滞纳金和罚款的票据。
（二）下列票据报账时需附清单：
1、办公用品、食品单批次金额在2000元以上的；
2、书籍、复印打印资料，单批次金额在1000元以上的；
3、加工、检测费，晒图费，单批次金额在5000元以上的；
4、耗材或配件等，金额在2000元以上的；
5、定期结算的用车、用餐或住宿等费用。
（三）报账原始凭证较多时，应使用《湖南大学原始凭证报账汇总单》办理审签。
（四）丢失票据的报销规定：
1、丢失原始票据的，需向出票单位取得存根联或记账联复印件，并加盖出票单位财务专用章或发票专用章，并书面说明，由所在单位领导签字，经财务部门分管处领导审批后方可报销；
2、丢失车票、船票或飞机票的，需有证明人和单位领导签字，报财务部门分管处领导签字，原则上报销票价的50%。
第五条 本规定自印发之日起实行，原《湖南大学财务报账规定》（湖大财字[2004]8号）废止。在此之前，与本规定有冲突的，以本规定为准。
第六条
本规定由湖南大学计划财务处负责解释。
