浅谈施工企业存货管理
张 武
存货是企业在生产经营过程中为销售或生产耗用而储备的各类物资。施工企业的存货主要包括各种材料、低值易耗品、周转材料等。建筑企业具有生产施工地点的流动性、点多线长以及室外和露天作业等特点，极大增加了施工企业存货管理的难度。此外，施工行业存货管理方式比较粗放和落后，使用过程中造成的浪费很大，各种物料消耗量在工程中所占比重较大。凡此种种情况，都要求我们必须重视和正视存货管理中存在的问题，并采取相应的管理策略和措施，从而提高建筑企业的存货管理水平，降低工程成本，增加企业效益，实现企业经济价值最大化。
一、施工企业存货管理的功能
存货的功能是指存货在生产经营过程中所具有的作用。主要包括：
1、保证生产稳定进行
企业要进行生产经营活动，必然要储备一定数量的存货。企业增加原材料存货有利于排除原材料供应不稳定而对企业生产秩序的干扰，保证企业正常生产经营。
2、降低进货成本 在购买数量较大时，供应商通常给予一定的折扣，有利于降低材料的采购价格。只要购货成本的降低大于因存货增加而导致的储存等各项费用的增加额，就应提前购入存货。
3、适应市场变化
施工企业外购存货有利于在生产经营上升时及时满足需求。但存货的增加，一方面需要企业追加投资，因而需要承担这部分投资的资金成本;另一方面当市场环境发生变化时也会使存货贬值的风险增加。所以存货管理应做到：在满足企业生产施工对存货储备需求的同时，尽可能减少存货的储备数量，以降低存货占用资金成本和风险，加快存货资金的周转速度，提高企业资金的使用效果。
二、施工企业存货的成本
1、进货成本
进货成本是指存货的取得成本，主要由存货进价和进货费用构成。为降低采购成本，企业材料采购部门要调查和研究市场材料供应情况，广泛收集材料供应信息，在保证质量的情况下，在价格上货比3家或5家，尽可能采购质量好、价格低的材料物资。同时，在购货上，要舍远求近，以降低运输过程中发生的运输等费用。
2、储存成本
企业为持有存货而发生的费用即为存货的储存成本，主要包括：仓储费、搬运费以及存货储存中的合理损耗等。在全年存货采购总量一定的情况下，每次采购批量越大，存货平均储存数量越大，全年储存成本总额就越高。因此，企业降低储存成本的主要措施是适当增加进货次数，采用小批量的订货方式。
3、缺货成本
缺货成本是指由于缺少存货而不能满足生产经营需要所发生的损失，包括：停工待料损失、延迟交货的罚款损失、企业信誉损失等。因此，企业要多方筹集、科学调度、合理安排 ，以减少不必要的损失。
三、存货管理存在的问题
笔者通过多方了解多家施工企业，并结合笔者所在的建筑企业，认为目前大多建筑施工企业在存货管理上都不同程度的存在以下问题。
1、存货的收入、发出、结存缺乏真实记录
材料领用和生产成本的归集、结转记录随意性较大，尤其在工程项目核算上更显现其弊端。比如，某公司甲、乙两个工地同时开工，月末核算记录显示的是乙工地的材料消耗极少甚至为零，而甲工地的材料消耗多出一大块；原辅材料已经领用消耗，而实际上并未相应结转成本；原辅材料并未领用消耗，而实际上已经结转了成本；购入的材料已经领用消耗，购货发票未到，期末又没有按规定暂估入库，造成资产负债表期末存货记录减少甚至出现红字余额。
普遍存在库存管理缺失，大额材料费用在购入时一次摊入工程成本，实物却仍存放在仓库中。但在会计核算时一次性全额摊入当时在建的工程项目甚至是已完工的工程项目上，而以后开工的项目即使大量使用该批材料，却没有分摊相应的材料费用。缺省了库存核算环节，工程项目之间费用分摊失去合理性，工程成本数据严重失真，企业利润得不到真实反映。
2、内部控制制度不健全
在材料采购、保管环节往往由同一个人完成采购、保管、付款审批、入库出库等全过程，使采购销售工作无章可依，还会提供暗箱操作的温床，增加了营私舞弊的可能性。材料保管收发没有台账记录，即便有形式上的台账，也是记录随意性大，时记时漏，没有连续性，台账和实物不相符。
3、存货时高时低，无法保证合理库存储备
某些建筑企业缺乏科学合理的预算管理，材料购进存在盲目性，时而因库存量大，导致流动资金占用额高，给企业流动资金周转带来很大的困难；时而为控制流动资金占用额，在日常存货管理中不合理地降低库存占用量，减少进货量，从而影响了正常生产经营所需要的合理存货储备量，影响了企业的施工进度。
4、毁损报废和超储积压存货储备未及时处理
毁损待报废、超储积压存货储备在每年一次的清产核资中都要作为重点问题进行上报，但每年都是只上报，并没有得到上级主管部门的批示，没有处理结果，致使毁损待报废、超储积压存货储备量像滚雪球一样越滚越大，没有从根本上解决问题
5、材料款结算不规范
工程施工中耗用的大量地方材料（如石料，机砖，砂子），多由附近农村的个体经营者供应，这些个体经营者数量众多，普遍经营规模小，供货不稳定，供货数量时多时少，时有时无，一个中型施工企业要与数百家这样的散户存在业务往来。这些经营者多是挂靠一个材料生产企业，发票来源不固定，没有自己的银行账号，出具的发票和银行账号单位名称不一致，或者转款时临时租借账户。这些不规范的经济行为会引起涉税风险和资金支付风险。
四、提高企业存货管理水平的应对策略
1、严格执行财务制度规定，特别加强假退料和在施工的管理 存货管理要严格执行财务制度规定，对货到发票未到的存货，月末应及时办理暂估入库手续，仓库的记录的台账卡片定期与财务部门的存货明细账核对，发现有不相符的地方，要查明原因，及时处理，使账、物、卡三者保持动态相符。在财务核算上，可在“存货”一级科目下单独列示如下明细类别：①“假退料”是用来核算进入现场、但还没有投入使用的大宗材料（如：砖、瓦、灰、沙、石及钢材等），或当月生产领用材料未用完，将此料作为退库处理，下月初原已退库的存货重新办理领用手续，但其实物未发生流转，只是对其进行一入（当月），一出（次月）；②“在施工”，用来核算真正转移到“工程施工”上的存货价值。其理由是：库存材料中有相当部分必须现场保管，虽还未构成工程实体但下期很快又会投入施工；工程施工余额表明已构成实体却未能及时结算成本的耗用，其价值金额往往较大，并入“存货”项目既影响了成本的真实性，又会使该存货余额虚增。二者常引起报表各期数字波动，且起伏较大。因此，笔者认为有必要将这两项列明，把存货管理的重点放在“假退料”部分存货上，对构成工程实体的“在施工”部分存货则不必严格做为存货进行管理，也方便前后时期相互照应，取得一目了然的效果。
2、采用ABC分类控制法，降低存货库存量，加速资金周转
对存货的日常管理，根据存货数量和占用企业资金的多少，将其分为ABC三种类型，对三种类型的存货实行有别管理。A类存货品种占全部存货的10%~15%，资金占存货总额的80%左右（如水泥、钢筋、油料等），实行重点管理，严格规范采购和领用程序，按明细项目分别核算，详细准确地记录采购、耗用和结存情况，并按期进行实物盘点，如果账实不符，要查明原因，报有关部门处理；B类存货为一般存货，品种占全部存货的20%~30%，资金占全部存货总额的15%左右（如日常修理用配件和辅助材料等），进行适当控制，由仓库保管员登记数量台账，定期和财务账目进行核对；C类存货品种占全部存货的60%~65%，资金占存货总额的5％左右，进行一般管理，如办公用品、劳保用品等随时都可以采购。通过ABC分类后，抓住重点存货，控制一般存货，制定出较为合理的存货采购计划，从而有效地控制存货库存，减少储备资金占用，加速资金周转。
3、加强存货采购管理，合理运作采购资金，控制采购成本。
首先，预算员要有较高的业务素质，对生产工艺流程及设备运行情况要有充分的了解，掌握设备维修、备件消耗情况及生产耗用材料情况，进而做出科学合理的存货采购计划。其次，要规范采购行为，增加采购的透明度，本着节约的原则，采购员要对供货单位的信誉、市场价格和供求状况进行动态监控，收集相关信息，同类产品货比多家，以求价格最低、质量最优；同时对大宗原材料、大型备品备件实行招标采购，杜绝暗箱操作，杜绝采购黑洞。这样，既确保了生产的正常进行，又有效地控制了采购成本，加速了资金周转、提高了资金的使用效率。
4、充分利用ERP（企业资源计划的简称）等先进的管理模式，实现存货资金信息化管理。最大限度地堵塞漏洞，降低库存，使存货管理更上一个新台阶。
利用ERP管理软件，控制存储物料的数量，既保证稳定的物流支持正常的生产，又最小限度的占用资金，结合相关部门的需求，随时间变化动态地调整库存，精确的反映库存现状，为所有的物料建立库存，决定何时定货采购，同时作为采购部门采购计划、生产部门生产计划的依据。进而确定合理的定货量、优秀的供应商和保持最佳的安全储备。能够随时提供定购、验收的信息，跟踪和催促外购或委托加工的物料，保证货物及时到达。建立供应商档案，用最新的成本信息来调整库存的成本。具体有：a.供应商信息查询（查询供应商的能力、信誉等）；b.催货（对外购或委托加工的物料进行跟催）；c.统计采购与委托加工成本。d.价格分析（对原材料价格市场趋势进行分析，合理调整库存数量），充分利用现代化的信息资源，提高企业存货管理水平。
5、规范资金支付行为
对于个体经济性质的材料供应者，除要求其保证优质足量供应外，在资金结算时要做到“三相符”，即发票上加盖的印章、收款银行账户和发票领购人三者名称一致，如果发票上加盖的印章（发票的实际使用者）与查询到的领购者不相符，便可以判断系借用发票，通常是偷逃国家税收的“大头票”。有不相符的情况，应该拒绝支付货款，最大程度上避免涉税风险和资金支付风险。
建筑施工企业存货管理工作是与企业经济效益紧密相联的系统工程。因此，做好存货管理工作，提高存货管理业务水平，对追求企业效益最大化、加快企业健康快速发展具有重要的现实意义。同时，为了企业和个人的利益，做好存货管理工作，是企业管理人员特别是材料管理人员义不容辞的责任
