职能和职责的区别 职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作 内容。它具有多样性和具体性的特征,解决的是秘书应当做什么的问题 职能 则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能, 它具有宏观性和概括性 的特征, 它不仅解决秘书工作做什么的问题, 还要解决秘书工作为什么做和应当 怎样做的问题。 【(一秘书的职能】 1.辅助决策 (1 辅助决策的 含义:在决策过程中,在知识(包括理论、能力(包括技术、经验和精力等 方面给予决策主体全面的补偿,以提高决策的科学性和时效性。 (2 辅助 决策的特征:体现在以下几个方面:辅助内容的综合性 辅助时间的经常性 辅助环节的全过程性 (3 辅助决策的原则 超前原则 定位原则 信息 原则 谏诤原则 这里有文秘的工作内容啊, 这里有文秘的工作内容, 我还是 找不到文秘的工作内容, 到处问哪里有的话告诉我文秘的工作内容的网址吧, 文 秘的工作内容挺难找的, 我现在真的需要文秘的工作内容, 谁要是可以找到文秘 的工作内容, 就告诉我文秘的工作内容网址吧, 谢谢告诉我文秘的工作内容, 找 到文秘的工作内容挺不容易的啊, 这儿有文秘的工作内容啊, 这里有文秘的工作 内容, 我还是找不到文秘的工作内容, 到处问哪里有的话告诉我文秘的工作内容 的网址吧, 文秘的工作内容挺难找的, 我现在真的需要文秘的工作内容, 谁要是 可以找到文秘的工作内容, 就告诉我文秘的工作内容网址吧, 谢谢告诉我文秘的 工作内容,找到文秘的工作内容挺不容易的啊,谢谢了呢啊(4 辅助决策的过 程 协助领导确定目标 协助领导设计方案 协助领导评优选优 协助领 导实施反馈 2.协调关系 (1 协调关系的含义:秘书的协调是指秘书人员 在自己的职权范围内,自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系, 促进各项活动趋向同步化和和谐化,以实现组织目标的行为过程。 (2 协 调关系的特征 从属性 广泛性 间接性 (3 协调关系的原则 政策 指导 客观公正平等协商 注重整体 灵活适度 (4 协调关系的过 程 摸清情况 找出症结 恰当协调 督促落实 检查反馈 3.处理信 息
书人员的职业定义是:从事办公室程序性工作, 协助领导处理政务以及日常事物, 并为决策以及实施提高服务的人员。秘书人员具体有以下 8大项工作。
一、商务沟通 (一接待工作
1.全方面的收集类别资料,为来宾接待工资做好准备。
2.熟悉接待工作的内容以及写作接待方案的格式和写法,制订最佳的代表接 待方案。
3.做好迎接来宾的准备和接站、接机等迎宾工作。
4.了解来宾宴请工资的安排程序,做好宴请准备,热情周到的款待来宾。 5.送别来宾的时候,应该为来宾预定返程票,安排好返程交通工具。 (二 沟通与协作工作
1.运用各种沟通方法和技巧,协调领导之间的关系,与领导、同事和客人有效 沟通。
2.组织和引导团队有效沟通,提高团队的工作效率。 3.及时解决沟通的冲突,排除沟通中的障碍。 (三商务谈判
1.掌握各种信息的搜集方法和渠道,充分搜集商务谈判信息,并参与制订商务 谈判方案和组建商务谈判小组。
2.布置商务谈判现场,营造融洽的商务谈判气氛。
3.做好上午谈判的辅助性工作,协助主谈判人员处理谈判中的问题。 二 会务管理 (一 会议筹备
1.科学准确地拟定会议的议题、名称、规格、和标准 2.合理地拟定会议议程、日程和预算经费。
3.掌握选择会议场所的程序,选择并预定合适的会议场所。 4.掌握会场座位的排列方法和会场布置方式,精心布置会议现场。 5.及时通知与会人员,准备会议文件和制作会议证件。 6.安排电话会议和视频会议,减少会议开支。 (二 会议沟通与协调
1.掌握多种会议签到的方法,做好会议签到和会议服务工作
2.运用高效的会议决策方式和达成会议决议的方法, 促成会议决议的尽快形成。
3.做好会议保卫、保密工作。
4.组织会议新闻报道,使会议达到理想的传播效果。 5.及时处理会议突发性事件,确保会议的顺利进行 (三会议善后
1.做好与会人员的返程安排 2.检查清理会场和整理会议文件。
3.传达会议决议,撰写会议总结和结算会议经费。 4.评估会议效果 三 商务活动管理 (一 商务活动 1.安排会见、会谈
2.组织和协调大型商务活动以及安排与会人员参加文娱活动 2.掌握组织信息发布会的程序,成功举办信息发布会。 4.安排剪彩仪式、签字仪式和庆典仪式。 (二商务旅行
1.协助领导制订周密的出行计划,为其准备旅行时携带的物品 2.做好票务预定、旅行住宿的安排和办理出国商务旅行手续等事务。 3.为大型团队商务旅行拟定旅行计划。 四 办公室的管理 (一办公环境管理 1.合理设置办公室的布局
2.布置和美化办公室环境以及合理摆放办公室设备。 3.维护责任区整洁的工作环境
4.应对办公中出现的紧急情况,做好办公室的安全管理 (二办公资源管理
1.采购、调配和利用各类办公资源 2 做好办公资源库存的监督管理工作 3 参与政府采购管理和招标工作 (三办公效率管理
1.制订科学的办公室工作计划,并合理的安排办公室工作任务。
2.科学的为领导和自己编写工作日志,提高工作效率,进而推进各项目标的顺 利完成。
五、信息与档案管理 (一信息管理
1.运用各种信息搜集的渠道和方法,及时充分的手机领导所需要的各种信息。 2.掌握各种信息整理和加工的方法,对所搜集到的原始信息进行处理。 3.运用各种方式,把经过整理加工过的信息提供给领导和其他人使用,做好信 息的传递和利用工作。
4.熟悉信息储存程序,做好已用信息的保存工作
5.熟悉 执行反馈信息的 5个步骤, 组成反馈与再反馈链条, 实现反馈信息的良 性循环。
6.掌握信息开发的途径与方法,对信息进行全面挖掘、综合分析和概括提炼。 (二档案管理
1.掌握档案收集的途径和方法,接收与征集应立卷归档的文件材料
2.熟悉档案整理的程序,对需要进一步条理化的档案惊喜分类、组合和编目, 使之系统化。
3.了解影响档案价值的因素,掌握各种档案保持价值的鉴定方法,对档案进行 科学的鉴定。
4.掌握各种档案的保管措施,维护档案的完整与安全
5.掌握常用档案检索工具的编制方法,编制多种类型的档案检索工具 6.运用各种档案的利用方式和途径,向档案使用者的提供各种服务。
六.日常办公事务处理 (一文书处理
1.熟悉处理手法文书的程序,做好收发文书的处理工作 2.科学做好文书的清退和传递工作
3.掌握文书立卷的步骤,提高文书立卷的质量,进而提高档案的质量 4.掌握文书归档知道和文书归档步骤,做好文书归档工作
5.掌握文书销毁的范围,掌握文书销毁的程序和方法,对已无保存价值的文书 进行焚毁。
6.掌握各种专用文书的管理步骤和方法,有效的管理各种专用文书 (二其他事务
1.运用印章的使用和报告方法,加强对印章的管理。 2.掌握接打电话的步骤和方法,妥善处理好电话事务。 3.掌握零用的管理方法和报销手续
4 了解值班工作的内容,加强值班工作的标准化管理。 七.常用事务文书写作 (一行政事务文书写作
掌握公告、通知、通报、请示、批复、命令、指示、计划、决议、总结类文书、记录、简报类文书和规章制度类文书等行政事务文书的书写格式与写作要求。 (二公关礼仪文书写作
掌握各类演讲稿、致辞、请柬、聘书、感谢信、贺信和信息传播类文书等公关礼 仪文书的书写格式与写作要求。
(三涉外经济类文书写作
掌握经济于此报告、市场调查报告、业务合作意向书、产品说明书、广告、可行 性研究报告、经济合同和招投标书的书写格式与写作要求
八 商务礼仪 (一个人礼仪
掌握仪容仪表、交谈礼仪、服饰礼仪等个人礼仪要求 (二日常交际礼仪
掌握称呼礼仪、致意礼仪、介绍礼仪、电话礼仪、办公室礼仪和异常情况下的礼 仪等日常交际礼仪要求。
(三涉外商务礼仪
掌握拜访礼仪、宴请礼仪、馈赠礼仪、公共场所礼仪、中国习俗礼仪和外国习俗 礼仪等涉外商务礼仪要求
