会议中出现的常见问题
无论是什麽行业的企业或单位举办会议，不论筹划此会议的会展策划师经验是否丰富，
单纯站在举办方的立场与角度上看问题，都会面临各种问题：
1：需要做些什麽?
会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众
多工作的计划。
2：谁来筹划会议?
从秘书到公司总裁，每个人多多少少都可能会参与会议的筹划，只不过有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，此外还有其他职责。无论是专职还是兼职，最终结果，是使会
议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。
会议筹划者的职责：作为会议筹划者，要负责去做各种各样的工作。下列的各项工作能
反映会议筹划者这一角色的多面性。
1 善于与人共事
２ 善于注意小节
３ 善于解决问题
４ 善于与人协商
５ 能够管理会议财务事宜
６ 熟悉酒店运作
７ 能够安排恰倒好处的菜单
８ 能够熟练操作电脑
９ 能够熟练地与视听服务公司打交道
10 能妥善接待贵宾和外国客人
11 熟知各种礼仪
12 行事果断、执着
会议筹划者的任务：
１制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标
２ 制定会议议程
３ 了解可供使用的场所和设施情况
４ 选择或提议合适的场所
５ 检查并比较各项设施
６安排交通事宜
７ 协调会务工作人员的活动
８ 招收、培训会务人员和广告人员
９ 制定可行预算或按既定预算安排有关工作
10 确定各项工作的时间安排
11 视察选定的场所和设施
12 与各有关方面进行接洽(运输公司、旅行社、视听服务公司)
13 确定印刷公司
14 安排食品、饮料有关事宜
15 讨价还价
16 同会议发言人和各位贵宾进行联系
3：主要会议类型：
1 销售会议：一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。例如季度销售会议，或者
是对前一个销售期间进行总结和表彰。
2 年会：可以是公司股东大会，也可能是行业协会每年一次的会员大会。
3 产品发布会：是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。
4 研讨会：是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。研讨会一般让与会者相互交流
并有意见反馈。
5 专业会议：是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。一般包括
主会和讨论问题、解决问题的小组会议。
6 奖励会议：是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。
7 培训会议：一般要用至少一天，多则几周时间开展培训活动的会议。这类培训需要有特定的场所，培训内容高度集中，由某个领域的专业培训人员教授，而且通过培训要实现某
些目的和目标。
4：会议筹划步骤：
目的和目标：确定会议的目的和目标、制定会议议程是会议的重心所在。会议的目标和
目的有以下一些：
# 培训 # 通知 # 教育 # 探讨问题 # 做决策
# 引入新事物或介绍新人员
# 激励 # 开发 # 展示 # 促进与改善 # 解决问题
# 讨论如何赢利 # 赢利
5：在你筹划一个会议时，你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的
和要求达到的结果，如果你们的意见相符，你就可以做下一步的筹划了：
1 预计召开会议的日期;
2 会议预计召开几天;
3 打算在什麽地方召开会议;
4 会议形式或程序是什麽;
5 需要多大的场地;
6 以前开过这样的会议吗?结果如何;
7 将有多少人到会;
8 会议预算是多少;
9 与会者对费用开支很在意吗?
10 打算选用什麽级别的酒店和设施;
11 打算选用最高级的房间标准是什麽;
12 谁来制作会议邀请函;
13 会议需要向与会者打印相关资料吗?
14 会议的发言人有哪些?
15会议需要什麽样的视听设备;
16 需要食品、饮料的酒会、招待会有几次;
17 与会者可以携带家属吗?
18 打算为与会者安排一些特别活动吗?打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗?是
否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗?
19 有谁来承担这些活动的费用。
