办公室工作现状分析及岗位职责明确
一、办公室当前工作情况陈述分析
（一）目前主要工作内容概括（办公室在做的事务）。
1.制度建设 2.人员招聘和留用 3.员工关系管理 4.考勤核对 5.劳动合同管理 6.办公用品的管理
7.日常行政检查、监督及奖惩执行 8.工伤保险办理
9.员工入职、离职手续办理
10.各部门日常通告、通知、文件的打印、分发、管理 11.员工档案的作成、录制、更新管理
12.公司办公设备、后勤保障设备的维护修理人员联络
13.后勤保障：宿舍、食堂、保洁、门卫、水电、后勤设备维护 14.发动、组织各种业余活动、员工培训活动 15.配合其他部门进行相关的管理工作
（二）目前的工作现状及问题
办公室目前的工作在大方向上没有计划、没有分工，事情难分轻、重、缓、急。经常疲于应对临时任务、突发事情。办公室工作缺乏领导、监督和合理分工，对工作的完成结果没有评估，各项工作的成败没有相应的直接责任人，这是造成办公室工作虽然“面面俱到”，但却“面面马虎”的重要原因。下面是根据办公室主要工作内容提出的问题。 1.公司从去年开业至今，真正成文并经工会签字、经员工熟知的规章制度少之又少。现已成文的制度中多半是从别的公司搬用的，极少有独创、有改动、有增减。公司的制度建设欠缺系统性、欠缺适用性。
2.员工关系的管理只有被动的应急治理。对员工关系的管理没有明确的治理程序和条例可依。也没有良好的沟通和预防机制，预防工作不足；
3.人才的招聘和留用一直在进行，却一直没做好：招聘工作多人同时进行却没有专人负责、专人跟踪。
4.考勤核对的方法十分死板。仅仅依据部门、车间的纸质考勤和电子打卡来证实员工的出勤时间，费时费力，却对避免和查出错误考勤起不到作用。应该将考勤管理的重点责任放到各个车间、部门记录考勤的工作人员身上，如考勤查出有误，由考勤人员负主要责任。由办公室负责监督、检查和考核。
5.公司后勤保障工作琐碎繁杂，耗时耗力。由于资源有限、问题反馈渠道不健全，很多问题得不到及时处理。
6.新员工合同截止到本月，基本都已签完，10月份之前到期的老员工合同都已签订。但有个别老员工拒签，合同迟迟签不下来。总体来说，今年员工合同签订比去年顺利，员工对公司的信任程度有所增强。但值得担忧的是公司的劳动合同内容只有一些基本的标准条款。针对技术、财务、业务、人事等特殊岗位的工作人员没有签订相应的规避风险的条款。合同内容更多的是明确了员工的权益，对于员工的职责义务没有明确的规定，尤其对管理人员，应当将任职资格、录用条件、工作职责明确列举在合同中或以附件的形式归附劳动合同。这样可以规避在用人当中出现的不胜任工作、客观条件不符合岗位要求等带来的风险。
7.日常行政检查、监督及执行没有明确例行检查内容，哪里有问题再去查哪里，被问题引导办事思路和顺序。需要日常检查、监督的工作应当按时间、按重要程度列明日常监督检查项目表。有计划的对各个对象进行定期或突击检查、监督。这样才不至于在日常行政工作中出现厚此薄彼、忽紧忽松的管理状态。
8.办公室目前负责员工工伤险的办理，办理中主要会出现员工名单提交遗漏、购买不及时等造成受伤员工无保险可报。
9.对日常易耗办公用品的管理，主要是通过计划申购、出入库登记、月底盘存、台账录入的方法进行管理，管理程序基本已经完善。由原来的无计划状态到现在每月一计划、每月一申购，从只有出入库登记到每月盘存、每月录制台账备查。但对于固定的办公室设备：如电脑、复印机、电话、文件柜等没有进行良好的管控。各部门之间对硬件办公设备的调度频繁，设备损坏、丢失无处可查。
10.对入职员工缺少企业与员工之间的交流对话。对于入职员工既没有引导其了解公司的资料册，也没有人关心其进入一个陌生环境后是否有困难。这是新员工离职率高的重要原因之一。
11.公司在企业行为文化建设上应该是有计划、有组织、有目标的，而且行为文化活动应该是集体的、有积极意义的。今年办公室在组织宝源篮球赛时，由于缺乏前期统筹策划，花费了人力物力。却只有参赛队员和工作人员关注过整个活动。广大员工没有从行为上、心理上参与过本次集体活动。对企业来说没有发挥活动能带来的最大效用，是一次失败的文化行为。
二、部门职责明确，人员定岗定责
根据办公室现有人员对办公室负责的工作进行分工：粗略可分为行政管理工作、人资管理工作、后勤管理工作。根据目前办公室的人力资源情况、工作进度及现有的零散分工状态，可将行政、人资的工作职责分为一级职责和二级职责。
（一）行政管理岗位工作职责
1.一级职责
（1）公司制度建设及监控执行：包括考勤管理制度、行政人事管理制度、后勤管理制度、办公用品管理制度、薪酬福利制度等的编制和监督执行；
（2）引导和监督各部门编订和执行相应的工作流程；
（3）负责将各种规章制度、工作程序文件整理归类，分发至各部门，通过培训、张贴、宣传手册等向员工公示；
（4）对内（面向公司内部各部门）、对外（政府、媒体、业务伙伴、个人等）的协调和沟通工作；
（5）办公室印信管理
（6）公司内部突发事件的应急处理；
（7）日常行政检查、监督及奖惩执行 2.二级职责
（1）各种管理会议、活动的支持工作，会议、活动所需的文档资料制作、工作人员安排，会议活动后的清场、物件归位及必要时的会议、活动记录；
（2）员工作息时间的安排（如法定节假日、上班作息时间表的安排）； （3）负责公司资料文件的保管、复印、传真、快递等工作
（4）公司文化载体的建设：公司文化（标语）牌的管理、活动宣传栏的管理、公司广播管理、厂服厂牌穿戴的管理、集体文娱活动的策划组织、员工思想理念的引导等
（5）公司新闻、故事、事业发展期刊创办（希望以后能有的）。
(二)人事岗位工作职责
1.一级职责
（1）协助公司各部门制定年度、季度用人计划
（2）进行招聘渠道的拓展、维护及网络招聘信息的发布和更新；
（3）按照各部门的招聘要求，进行简历筛选及初试人员的约见和选拔工作；
（4）负责办理员工入职、离职、转正、调岗等相关工作；
（5）建立和维护人事档案、员工花名册，及时更新员工的个人信息和资料；
（6）负责公司员工劳动合同的签订和日常管理工作；
（7）员工工伤保险的办理、工伤事故的处理、工伤费用的报销；
（8）手工考勤、电子考勤核对。 2.二级职责
（1）员工关系管理：积极的与员工沟通对话，及时了解员工不满、困难、需求；调解员工之间的矛盾纠纷、应对员工与企业之间的劳资纠纷；员工行为、心理调查；及时处理、答复员工反馈的意见建议。
（1）与各部门对接与员工档案有关的资料，制作、更新员工通讯录。
（2）组织员工培训：策划培训方案、准备培训材料、组织培训活动等
（3）如公司薪酬制度完善、绩效考核得以执行，需对各部门的月度、季度、年度考核工作进行监督、对考核结果进行统计分析，作出月度、季度、年度考核评估报告；
（4）制定、执行、监督公司人事制度： 招聘面试程序、员工入职离职程序、试用期管理规定、劳动合同签订、续签程序、人员异动程序等人事制度
（三）后勤管理岗位工作职责
1.宿舍食堂日常工作的监督管理；食堂管理秩序、环境卫生、日常安全保障工作的巡查监督；宿舍安全、卫生、人员变动的监督；月底水电费用的核算； 2.公司办公用品、后勤设备、员工福利津贴等的申购、出入库管理；
3.公司固定办公设备、后勤设备的日常检查及维护，对办公设备登记编号，使用和维护责任落实到个人；
4.水、电、电器、网络等公司公共设施设备维护修理人员的联络档案；
5.为公司会议、活动等的组织提供硬件设备支持、安排后勤工作人员；活动结束清场整理等
6.对食堂工作人员、保洁人员及保卫科人员直接管理，安排和监督各后勤岗位的工作。
7.员工餐卡申购、办理、登记、充费、挂失、补办、退卡等 8.公司门锁、钥匙管理
9.员工入职时食宿安排；离职时退卡退宿，结算水电费、餐费。
根据办公室目前的人力资源和工作内容进行定岗定责（分工）只是暂时的，因为办公室的工作内容远远不止以上陈述的。若果要将办公室工作做好，必须有一个完整、合理、明确的职责体系以及配套的专业人才。
