总经理办公室秘书岗位职责及工作流程
一、办公室 内 务
{ 1}、办公环境
明亮整洁 一尘不染 家具摆放整齐 办公桌无文件累积 文件整齐规范 图书排放整齐
1、每天准时上班。
2、开窗通风。
3、清洁办公室：每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次。
4、清理花木：鲜花每天换水一次，其他花木没有枯叶、杂草。
5、为总经理备好茶水（总经理到办公室的同时）。
6、每天下班前清理办公桌一次，关闭好门窗、电源等。
7、及时清理办公、生活垃圾，不让垃圾在室内过夜。
8、每两周吸尘一次。
{ 2}、文件管理
1、对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理。
2、外来红头文件：填写收文处理单和收文编号，及时送批和传递发放，并留下记录。
3、内部红头文件：作好收文记录并放置在待处理文件夹内，便于总经理看阅。
4、外来公函、通知及文字资料：及时送交总经理阅示，根据总经理批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。
5、内部通知、报告：及时送交总经理阅示，根据总经理长批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。
6、公司各部门（单位）送交总经理签字的，根据送交人的意见给予及时传递办理。
7、重要的和紧急的文件，须提醒总经理。
8、每天将送交总经理批示、看阅的文件清理一次，并核对登记记录。
9、根据文件积累的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查阅。
二、来宾接待
彬彬有礼 热情接待
1、笑脸相迎，茶水相待。
2、询问来宾情况：来访目的，有无预约及身份情况等。
3、索要名片。
4、及时向总经理请示。
5、按总经理意见引见，接待（按情况给予续茶水）。
6、根据客人来访时间及职务等级，征询领导意见后确定是否客餐、宴请。
三、会务服务
总经理办公会准备充分 安排周全接待周到 组织完善
《董事长办公室秘书岗位职责及工作流程.doc》
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