采购与付款内部控制制度
1.目的
为了规范集团及下属企业的采购与付款活动的内部控制管理，明确该部分内部控制的要点，特制定本制度.2.适用范围
2.1集团总部
2.2各二级集团、控股子公司根据本制度精神，参照各自的业务情况另行制订具体制度，报集团财务管理中心审批后执行。
3.采购与付款内部控制目标
3.1保证与其他业务活动的要求一致。采购与付款活动包括定货要求的提出与审批、供应商的选择与报价、商品的运输与验收、款项的支付等，必须按照单位实际业务需要进行。
3.2保证会计核算资料的合法性、真实性、完整性和及时性。 3.3保证支付款项获得相应的商品和劳务 3.4保证账款按期归还，维护单位对外信誉。
4.采购与付款控制的主要凭证和记录
4.1单位应在采购与付款环节设置相关记录、填制相应凭证、建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购定单或合同、验收证明、入库凭证、采购发票等凭证和记录的相互核对工作。
4.2凭证和记录的设计和编制要求：
4.2.1特定的凭证必须由特定岗位的特定人员编制、其他人员不可替代。 4.2.2有效的凭证至少需要经过两人、或两人以上的部门和人员履行必要手续。
4.2.3凭证的填制与相应的业务操作应该结合起来，但应与业务的授权严格分离。
4.3.3凭证的传递可以通过套写多联的方式进行。 4.3.4凡有条件编号的凭证必须编号。
4.4采购与付款业务所涉及的有效的凭证主要有以下几种：
4.4.1请购单：是由使用部门或领用部有关人员填写并部门负责人签字和单位相关领导核准后送交采购部门订货、催办、直到收到货物为止的业务核准通知凭证。不便编号。
4.4.2订购单或采购合同：是由采购部门填写，购销双方应该共同遵守的一种契约。应预先编号并经被授权人员签字。副本应送达验收、财务部和仓储部门，作为接收货物并与发票核对的依据。
4.4.3验收单：是验收部门对商品到达或劳务完成时进行验收、检验所编制反映验收意见和收货部门或接受劳务部门接收责任的连续编号的凭证。验收单副联应送达采购部门、财务部门和接收部门。
4.4.4入库单：是仓库部门编制反映入库保管责任的连续编号的凭证。副联送财务部门。（可与验收单合并使用）
4.4.5卖方发票。 4.4.6付款申请单。 4.4.7业务台账。
4.4.8财务帐证：转帐凭证、付款凭证、材料采购明细帐、应付账款明细帐、现金银行存款日记帐。
4.4.9卖方对账单。
5.采购与付款控制的不相容职务
5.1请购与审批
采购申请必须由业务、行政、仓库等部门提出，批准请购单的人员不得兼任请购业务，具体采购工作由采购部门完成。
5.2询价与确定供应商
采购询价人员没有对供应商选择的决定权 5.3采购合同的订立和审计
采购合同的拟订、谈判和订立应当与合同的审批、审计相分离 5.4采购与验收
采购人员不能同时兼任采购物品或劳务的验收工作。 5.5采购、验收与相关会计记录
采购、验收、保管人员不能同时兼任账务记录工作。 5.6付款审批与执行
5.6.1付款审核人、审批人与付款执行人相分离
5.6.2付款审批人、执行人不能同时办理确定供应商和价格业务 5.6.3记录应付账款不能办理付款业务。
6.业务操作要求
集团对各公司的采购和付款具体要求如下： 6.1采购
采购部门应视材料使用状况、用量、采购频率、市场供需状况、交易习惯及价格稳定性等因素，选择最有利的采购作业方式办理采购业务。
6.1采购作业方式包括；
6.1.1定期合同采购：主要用于采购生产过程中不可或缺的或经常使用且市场价稳定的材料。
6.1.2特约厂商采购：主要用于采购用量、费用不太高的单项材料，在付款前应送采购部门审核，不高于市价时予以付款。
6.1.3一般采购：不适用以上两种方式的采购由采购部门按请购部门提出的请购单，逐笔询价、议价、并了解交易条件后订购。
6.2期限
6.2.1采购部门应按照请购部门提出的“需要日”办理采购。采购部门应召集有关部门按照材料特性、采购地区及市场供需状况拟订各项材料采购作业处理期限，呈主管领导核准。应以供货合同拟明的交货期限为准，加记请购呈交批准及验收所需时间。
6.2.2原订采购作业处理期限变更时，采购部门应专函报告具体原因，呈主管领导核准后，通知各有关单位，以利于存量管制及适时提出请购。
6.3询价
6.3.1采购部门收到“请购单”时，即加盖受件章，转采购经办人员办理询价。
6.3.2采购经办人员收到“请购单”，先判断请购材料的名称、规格、需求日期、数量等是否填写明确，有无供应厂商报价。对于资料填写不全或规格不详
者，注明“填单异常，说明欠祥”等字样后退请购部门修订。
6.3.3对于加工合同采购项目，采购部门应要求厂商填具“成本分析表”连同报价单一并送来，作为议价参考。
6.3.4询价完成后，采购经办人根据全部报价资料进行议价。 6.4议价
6.4.1议价时除注意质量、价格外，还应注意交货期有无保证，能否向厂商争取分期付款。
6.4.2议价完成后，由经办人员拟订合作对象，呈请集团主管领导核批。 6.5订购
6.5.1由采购经办人员于“请购单”上填记订购日及约定日，再交由采购助理人员填制采购联络函，寄送厂商。将“请购单”
6.7.2对于未达到公司标准的材料，采购部门应开发新供应厂商。 6.7.3新供应商的开发，由生产管理部门会同采购人员实地考察新供应商的生产设备，工艺流程、生产能力、产品质量后，填制供应厂商资料卡呈主管领导核准后通知对方。
6.7.4对于交货质量不良或无法按期缴获或停止营业的供应商应予撤消。届时由采购部门说明原因，送生产管理部门复查，并呈主管领导核准后，通知对方。
6.8验收
6.8.1验收部门收到有效的采购合同后，应对供应商发运的商品进行验收。验收部门需比较所收商品与订单上的要求是否相符，包括：商品的名称、说明、数量、到货时间等。然后再盘点商品，检查商品有无损害。
6.8.2验收后，验收部门对已经收货的每张订购单编制一式多联、预先连续编号的验收单。
6.8.3验收人员将货品送交仓库或其请购部门时，应取得仓库或请购部门签收的验收单副联
凭证是否齐备，内容是否真实、手续是否齐全、计算是否正确。复核无误经财务负责人签字付款，并及时加盖“款已付讫”戳记，以免重复付款。
6.9.3确认与记录负债的控制
6.9.3.1对按合同约定先货（或劳务）后款的业务，采购部门必须审核请购部门的请购单、验收部门签发的验收证明和供应商出具发票是否一致，然后据以填制应付凭单（连续编号）经批准后通知财务确认应付账款入帐。
6.9.3.2财会部门应对采购部门提供的各种原始凭证进行审核，复核单据和凭证是否齐备，内容是否真实、手续是否齐全、计算是否正确。复核无误经财务负责人签字确认入帐。
6.9.3.3对货已收，未收到发票，财务应审核请购部门的请购单、验收部门签发的验收证明是否齐备、是否相互一致、是否与合同相符，然后暂估入帐。
6.9.3.4对已确认的负债付款的控制：采购部门根据合同约定的付款期限打付款申请单、财务人员确认应付账款和付款期属实、单位负责人和财务负责人联签批准付款、财务付款。
7．对采购部门台账管理要求
采购部门应设置台账，反映供应客户、合同编号、发票登记编号、发票传递记录、未到发票情况、付款和欠款情况，并定期与财务核对。
8.本制度解释权归集团财务管理中心，自颁布之日起执行。
