自动化协同办公系统方案
一、公司现状
1) 公司概况：
长征机床集团公司分、子公司及异地办事机构较多。
分、子公司同机关之间分布较远、内部信息传递较慢、费事。
公司内部信息收集、传递方式较原始。
办公效率受办公条件及手段的制约较低。
公司的决策、项目的控制、审批的流程在传统办公环境条件下，计划性及跟踪、控制能力均较弱。 公司各部门虽然电脑网络均配备，但各公司各部门个自为政、信息孤岛等现象依然存在。
2) 硬件状况：
在岗人员均已配置电脑，组建了局域网、广域网，人员信息化素质较好。
公司本部与异地机构均可通过VPN方式访问企业网络。具备使用协同办公系统的网络基础；
3) 关注点：
关注异地远程办公管理
关注工作效率的提高
关注行政效能的提升
关注公司运营成本的降低
关注管理制度的落实
关注企业文化建设等
二、自动化协同办公系统的应用价值：
1.组织管理：
管理可控：
1) 落实管理制度，规范管理表格、规范处理流程、规范处理方式，实现月度、季度、年度统计；
2) 工作任务下发后，领导可及时知晓任务执行状态、结果、过程变动等，可以有效提升任务执行效
果。
3) 事务处理全过程记录，避免事后抵赖行为。
提高组织工作效率：
1) 个人时间管理更有效，个人工作完成能力提升；
2) 组织的事务处理效率加快，效果提高；
提高组织学习能力：通过知识管理加强组织的知识和经验沉淀，通过授权实现知识共享，加快员工能
力提升。
降低经营管理成本：组织整体工作效能提高，可实现异地办公管理，组织管理成本降低，传真、电话、
纸张费用降低。
远程办公：分子公司和分支机构办事处
增值已有IT硬件投入
1) 公司以前购买电脑，组建局域网络。但是，主要做个人文件处理和上网，业务文件和资料被散落
在个人电脑中，只是个人级应用。在人员离职的时候，容易造成重要资料和文件丢失。
2) 在网络和个人电脑建设的基础上，运行协同管理系统，将个人级应用上升到组织级应用的层次。
可以帮助企业沉淀和积累各类知识和经验（如客户资料、业务经验总结、项目过程资料等）。
2.行政管理部门
管理制度落地执行：请假管理、办公用品申购管理、办公用品领用管理、派车管理、出差管理、人事
管理等；
信息发布更有效：可发布管理制度、通知、新闻、喜讯等信息。信息发布后发布信息的人员可以知晓
信息被查看情况；
人员培训管理：通过知识管理实现；
文件传递。
3.技术部
技术项目管理：新建设项目的规划设计、方案设计、初步设计、实施图设计等阶段，设置项目管理来
管理项目文档和过程资料；
文件传递。
4.材料采购部
管理制度规范：材料采购审批管理、领料管理等；
文件传递。
5.财务部
管理制度落地执行：费用报销审批管理、借款审批管理、费用支出审批管理等；
报表报送：可以将领导关心的财务收支日报、月报、季报、年报等通过系统直接传递给领导，这些文
件只有财务和特定的领导才能查看。
文件传递。
6.销售部
报表上报：销售日报、周报、月报的及时上报；
折扣申报管理：规范折扣管理，减少关系户低折扣现象；
项目管理：单个楼盘销售可作为项目管理起来，向物管公司交接可作为项目管理起来。项目的信息整
合，便于管理；
文件传递。
三、功能实现
1.项目管理：通过项目管理，把规划项目、在建项目、销售项目等设计成项目，领导不用参与项目全过
程，但在需要的时候，可查看相关项目的过程文件、计划、会议纪要等信息，从全局上了解、监控项目。
2.加强管控：通过表单流程应用设计，规范管理流程、表单格式、处理方式、统计查询等，可以有效督
办、监控过程，提高管理效果。
3.提高组织工作效率：通过协同办公系统“待办事项”， “跟踪事项”、“日程事件”管理每一天的工作
事务，事务轻重缓急一目了然，个人办公效率和效果得以提高。同时，通过系统的信息传递及时、快
捷，能有效提高团队协作效率，从而提高企业整体效率和敏捷性。
4.远程办公：下属公司、项目部等可以远程访问系统，及时报送销售报表等，公司领导可及时方便的了
解关心的项目情况，并可及时对项目情况作出反应。
5.知识管理：系统将原来存储在每一个个体的知识文件集中到协同管理系统中，统一分类管理，同时对
使用过程中对事务处理过程完整记录，沉淀形成管理知识，再通过分级授权实现需要的共享。
6.工作计划管理：领导可通过计划管理模块查看下属计划，并可对下属计划进行批示，随时掌控公司全
局。
7.工作安排和督办：管理者可通过协同安排下属工作，可以随时催办，督办切实有效。
8.工作汇报和审批：通过协同管理模块、表单管理模块等实现工作的汇报。汇报可以以文本格式、word
格式、excel格式以及各种附件形式提交给领导，节约时间，查阅方便，通过系统直接发起申请，不用当面递交，不会因为等待审批浪费时间。需要审批的事项都集中在领导的待办事项中，审批工作可以集中处理。领导不会因为下属经常敲门而入，被打断思路。
9.公告通知：通过系统公共信息模块中的公告、调查和讨论区，实现组织无纸化的发放公告通知，并可
以在第一时间通知所有的下属部门。减少纸张浪费。同时加强信息发布的有效性（信息发布人可查看公告被各部门和人员是否查看及查看的时间）。
10.辅助文化建设：通过设计员工关怀、新人关怀（新人入职报道、新员工入职培训等）、榜样宣传（每
月一星、销售排行等方式）、统一办公平台等应用辅助企业文化建设，增强员工的归属感与凝聚力。
四、系统可以为管理层带来的效果
1、实现对人的有效管理
管计划——没有计划就没有控制。
随时查看他人计划，随时全面管理关联人员及关联项目的计划，全面掌控。
管行为——计划分解到日程保障计划的进行。
随时查看他人日程安排，随时掌握他人计划的执行情况，保障计划的有序和顺利进行。
管结果——指导、催办督促达成终极目标－结果。
随时查看关心的业务报告报表，可视化流程进展，中间环节状态一目了然，即时催办控制。
2、实现对事有效的管理：
管形式——根据不同任务的重要性，合理安排资源和协作方法。
明确结果诉求、挑选胜任角色、设定协作方式（流程规则），管理全程可控，反馈真实透明。
管过程——随时监督、查看进展、中间环节执行质量。
中间环节控制，随时直观了解事件进展情况，保障事件、事务的执行质量。
管全局——强调细节执行的同时，经常对称各方面信息把握全局。
通过制度保障各部门数据结果统一归档，老板和各部门通过合理权限分配共享信息。
五、系统为企业带来的效果
1、规范管理行为，提高办公效率
各种办公流程的规范
表单的规范
处理方式的规范
有效的督办和监控
2、增强事务计划的跟踪控制能力
每个员工都可以对各协作事件全程跟踪，从而高效的控制和完成公司任务。
3、提高个人办公效率
每个员工随时了解自己工作事件，轻重缓急一目了然
4、记录管理行为
所有工作事件从工作内容到每个人处理意见、处理时间、处理过程一一记录，避免工作中的“扯皮”“推逶”，同时将成功和失败的经验记录下来，供公司员工查询事件处理的全过程，同时方便领导查看监督进展情况。
5、实现知识管理
公司中所有的协同工作、公文、重要文件、会议、计划一一沉淀，实现公司的知识沉淀，再通过共享、转发、借阅等多种方式分级授权给全体员工，实现公司的知识共享，最终完成公司的知识管理建设。
6、节约办公费用
通过协同管理平台实施达成人均事务处理能力的提升，在组织扩张过程中有效进行减少对新人的雇佣数量，从而达成对人力资源成本抑制。如年度人力资源成本抑制系数为5-15%。100人规模的企业将减少年度工资支出为12万－36万。
降低有线和无线终端的通讯量，如果按100人人均50元/月，抑制系数大约15-30%，年度效益为1-3万。考虑到长途的减少量，节约潜力还可以提高。
降低因打印产生的办公用品消耗和折旧，如按100人人均20元/月，抑制系数为30%-50%，年度效益为1-2万
7、解决异地办公
无论在异地还是在差旅中， 用友致远A6协同办公系统让我们请示、审批、资料传递等等日常办公不受时间空间的影响，领导“忙”的管理颈瓶，异地不好管的情况将有巨大的改观！
8、实现资源整合
通过协同管理的关联系统快速登录到其他集成的业务系统，并可把其它业务系统形成的报表呈报到领
导桌面，特别是对我们繁忙的管理者工作提供了极大的方便。
六、系统应用达到的整体应用成效
1、提高团队和个人的办公效率
2、规范管理行为，完善审批制度
3、增强对事务、事件的计划性及跟踪、控制能力
4、记录管理行为，沉淀企业知识
5、整合信息孤岛, 形成统一的决策平台
6、移动办公, 远程监控，便于统一管理
7、实现领导督办查询各分支机构运营信息
