OA办公自动化
方案书
2008年3月13日
目
录
第 1 章 概述 ...............................................................................................................2 1.1 什么是企业OA ....................................................................错误！未定义书签。 1.2 企业OA的典型功能 ..........................................................................................3-4 1.3 如何实施企业OA ...............................................................................................4-5 1.4 工作流管理应具备的主要功能 .........................................................................5-7 第 2 章 OA软件的模块功能介绍 ............................................................................7 2.1 基础办公模块 ........................................................................................................7 2.1.1 个人办公功能 .....................................................................................................7 2.1.2 综合行政功能 ..................................................................................................7-8 2.1.3 网上交流功能 .....................................................................................................8 2.2 知识管理模块 ........................................................................................................8 2.3 流程管理模块 ........................................................................................................9 2.3.1 审批流转 .............................................................................................................9 2.3.2 表单定义 .............................................................................................................9 2.3.3 流程控制 ........................................................................................................9-10 2.3.4 代理授权与催办 ...............................................................................................10 2.3.5 字段级的权限控制 ...........................................................................................10 2.3.6 统计分析 ...........................................................................................................10 2.4 公文处理模块 .................................................................................................10-11 2.5 企业报价中心模块 ..............................................................................................11 第 3 章 OA助手 ...................................................................................11 3.1 OA助手功能 ....................................................................................................11-12
第1章 概述
1.1 什么是企业OA 办公自动化(OA: OFFICE AUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。
企业办公自动化系统(企业OA)是企业应用软件体系的重要组成部分。
企业OA系统，顾名思义，就是主要面向企业级的办公应用软件系统。它不是象MS Office一样的桌面(个人)办公系统，而是主要着眼于企业的工作人员间的协同工作。
对于一个企业而言，不仅包括具体的生产、销售、采购过程，也不仅包括财务、人力资源等专项管理，而且同时有着大量的日常办公工作，有着大量不同职位、不同部门间的协同工作。企业办公自动化系统就是通过应用软件为企业的日常办公、协作提供支撑的平台。
1.2 企业OA的典型功能
企业办公自动化系统(企业OA)通常包括以下主要部分：工作流、协同工作、知识管理、公文处理、行政办公等。
● 工作流一般包括可以对流程进行配置的工具和能够自动运行的工作流引擎，通过工作流功能以电子化的方式实现企业的业务流程的网上运转。
● 协同工作：以工作流引擎为基础，为企业各部门员工提供了强有力的沟通手段。企业各部门可以在电子化的方式协同完成完整的业务流程，各环节可以有机结合，无缝衔接。对于各职位之间的协同工作情况可以进行有效控制。
● 知识管理：对企业内部的文档进行有序管理，提供强有力的检索功能和权限控制。
● 公文处理：公文处理是办公自动化中非常重要的组成部分。传统的OA系统往往以OA为核心，在现代以工作流为核心的企业OA中，公文也仍然占据重要地位。公文处理一般包括收、发文的管理、文件修改、审批，流程查看等，其中比较先进的功能包括基于Word的文件处理和痕迹保留、进展短信通知等。
● 行政办公：一般在企业办公自动化系统中均包括了企业日常行政办公的常用流程，如信息发布、会议管理、工作计划、会议室预定、出差申请、办公用品管理、财务报销、文件流程等，以帮助企业提高日常办公的效率。
企业办公自动化系统(企业OA)经历了数代发展，目前形成了以工作流技术为核心、以B/S应用模式为主流、多种支撑平台并存的技术方向。
对于一个企业而言，成功实施企业办公自动化系统(企业OA)可以说是推动企业信息化发展的一条捷径
1.3 如何成功实施企业OA 可能是由于开发的门槛比较低吧，也或者是与企业的主要业务（比如：产品开发、财务、进销存及生产管理等）没有直接的关系，目前在企业的信息化工作中，大家对办公自动化系统似乎不屑一顾。
但现在从我对办公自动化系统发展趋势的认识以及对企业实际需求的了解和感受来看，我并不认为办公自动化系统是可有可无的，我甚至认为对大多数企业来说反而应该优先考虑应用办公自动化系统。理由如下：
１．企业普遍存在着部门内和部门间的信息沟通和共享方面的问题；（需要一个信息交流和沟通平台）
２．在企业的运作过程中，存在大量的文档需要在不同的人员和部门间签核流转，特别是那些管理水平比较高、严格按照质量认证体系执行的企业更是如此；（需要一个灵活的工作流处理机制和协同办公系统）。
３．知识管理对企业来说，其作用已经越来越重要了。如何将企业员工头脑中的知识和经验尽快和尽可能地保留在公司的知识库中，提供多种形式的共享和转移，转化为企业的智
力资源，这对于企业来说将是至关重要的；（需要建立企业的知识管理体系和系统）
４．企业领导做出决策需要及时获得来自各种渠道的信息和数据，包括企业外部的以及企业内部的各种信息。如何将这些信息资源做到有效利用并能很快发布给相关人员（当然包括各级领导）作为开展业务和做出决策的参考，也是企业非常重要和急需的需求；（需要有效的信息资源利用机制和整合信息的系统）
以上是从企业的应用需求来看，急切需要具备上述功能的办公自动化系统。
另一方面，从我国企业信息化的曲折历程、投资效益以及目前的现状来看，也应该优先考虑应该办公自动化系统：
１．有效利用硬件网络系统和相应的资金投入。由于办公自动化系统可以涉及企业的每个部门的每个人员，所以对于那些已投入了很大的资金全面建立起了企业内部网络的企业来说，办公自动化系统的应用能充分发挥硬件网络资源的效率；
２．与应用类似ERP和PDM等软件系统相比，应用办公自动化系统不仅投入小，而且实施应用难度小，容易取得成功。对于我们的大多数企业来说，避开投入大、实施成功率很低的ERP等系统，先应用办公自动化系统将是一个明智的选择。特别是我国的很多企业对信息化的认识和基础很有限，办公自动化系统的普遍应用将很好的提高企业领导及员工对企业信息化的认识，提升企业信息化应用的基础。同时能增强大家对信息化应用的信心，以利于逐步应用更艰难的ERP等系统。
总之，综合来看，我觉得具有中国特色的企业信息化应用之路至少应该包括优先考虑应用办公自动化系统。
1.4 工作流管理应具备的主要功能
几乎目前所有的办公自动化系统，都把流程化管理作为必不可少的重要部分，并且普遍采用了工作流技术来实现。工作流管理一般应该具备以下功能：
◆ 从使用角度：
＊ 表单的电子填报；
＊ 表单和事件在不同节点之间的自动流转；
＊ 根据不同业务要求，使用不同的流程；
＊ 流程的动态化，比如典型的根据报销金额的不同，相应转入不同人员审批；
＊ 灵活的签批功能，包括转发、抄送、批注等等；
◆ 从设计角度：
＊ 灵活的表单设计功能，一般应该可以自由地放置标签、文本字段、选择框、图片等等，好一些的产品还可以增加明细内容（比如，一个销售订单，包括订货方、日期等主表单中的内容，也要包括订货的明细项目，即明细行）。
＊ 灵活的流程设计功能：可以根据职务、岗位、角色等，灵活设计各种流转方式
◆ 从管理角度：
＊ 对于流程的监控、定时提醒等功能；
＊ 人员的审批权限控制；
＊ 代办（授权）功能：这是一个容易忽略、但非常重要的功能，如果一个人出差，可以将他的审批权限授权给其他人。
以上主要是从对知识、文档的基本管理角度。然而，知识管理有更深刻的含义，就是不仅要电子化地管理企业的知识，而且要通过知识管理系统，推动企业知识的积累。因此，知识管理还应该具备另外的一些重要功能：
＊ 阅读统计：统计不同文档被阅读的次数，统计最受欢迎的文档等等；
＊ 知识贡献统计：统计各部门、员工贡献的文档的篇数等；
＊ 知识地图：将不同内容的文档根据不同主题组织起来，提供快速掌握相关领域内容的指南；
＊ 与其他功能的关联：与企业的客户信息、项目信息、业务流程等建立紧密的关系，可以方便地查找相关的内容。
协同办公OA系统是功能强大、细致入微的协同办公自动化平台，它通过有效整合的基础办公、知识管理、流程管理、公文处理、报表中心等核心办公需求，为企业迅速搭建起一 6
个协同、高效、集成的现代化的办公自动化环境，使企业用最少的投入迅速提高企业的运作效率，改进对信息的掌握和利用，全面提升企业在信息化新时代的核心竞争力。
第2章OA软件的模块功能介绍
2.1基础办公模块
在办公OA系统里，最基本的功能就是基础办公模块，基础办公模块主要包含三方面的内容。其一：个人办公功能，其二：综合行政功能，其三：网上交流功能。
2.1.1 个人办公功能：
短消息
文件传送
个人文件柜
电子邮件
手机短信
工作日程
工作日记
工作计划
个人考勤
通讯录
时间 & 任务 我的工作日程
他人工作日程
工作任务
工作日记
工作计划
2.1.2 综合行政功能：
考勤管理：
工作时间设定
补签登记
请假登记
外出登记
出差登记
考勤查看
请假查询
外出查询
出差查询
会议管理
车辆管理
办公用品
图书管理
固定资产
2.1.3网上交流功能：
论坛
投票
实时聊天
视频会议
2.2知识管理模块
单位的各种知识和资源的共享中心，相当于一个信息库，可以将单位所有资料分门别类的存放，便于日后方便的查阅，不同的类别设置不同的目录，可以使成功案例、先进经验、技术方法、各种表单、文件资料等资源在这里共享，便于大家共同学习、使用，快速提高。可以由相关的人进行负责，由此人负责对这个目录赋予相关人一定的权限，允许其是否可以修改还是只读，这样就能保证单位的资料不被任何人进行修改。知识管理既可以按资料来建不同的目录，也可以按部门来建不同的目录，同一部门的人只能进自己部门的目录来查询资料，这样也可以避免各部门之间材料的保密性。
知识管理最重要的特点就是能够通过设置权限来保护机密资料的安全性。
2.3流程管理模块
2.3.1审批流转
审批流转是协同办公里最基本也是最重要的功能，通过审批流程管理，可以将一些常务工作固定化流程化，比如请假申请，转正申请，离职申请等简单的行政人事流程都可以通过电子化的审批流转过程进行。而一些比较复杂的财务申请，比如出差借款申请，也同样可以通过ENOA的审批管理轻松实现，通过表单设计，对表单里每个输入字段进行设置，可以分别对金额，部门，人员等字段进行详细统计，控制财政支出。
OA的流程管理主要包括下面几个部分：
● 起草申请 ● 我的申请查询 ● 待我审批
● 经我审批 ● 表单管理 ● 审批管理
在协同办公里，针对不同类别的表单进行分类管理，客户也可以根据自己的需求进行表单管理。
2.3.2表单定义
OA支持用户灵活地定义表单，不仅支持表单格式、内容的自定义，还支持明细表单（比如报销单明细），从而实现表单中带有明细条目的复杂表单。
2.3.3流程控制
OA提供了强有力的流程控制功能，我们来具体看看基于表单的流程是如何流转，如何进行相关统计的，这样更能一目了然：
申请人提出财务借款申请（比如出差借款），先经过本部门的经理同意，再转到归属部门总监级领导审批，如果是市场系统，自动流转到市场总监审批，如果是硬件部门就自动到硬件部门总监审批。当然这其中又涉及到审批权限了，如果在一定范围内（比如借款３００ 9
０元以内）自动流转到上级归属部门审批，但如果超过范围（比如超过３０００元），就要由总经理来把关，统一汇总到财务部门，由财务部门准备费用，最后报请人力部门备案，以便季度结束计算部门的差旅费用。
2.3.4代理授权与催办
如果某个节点的审批人不在，可以把相关工作委托别人代理，此为代理或授权，如果长时间没有审批动作，也可以设置系统强制通过或者催办提醒。
2.3.5字段级的权限控制
在表单里，可以设置修改或浏览权限，比如哪些人在哪个环节只能看到信息，不能修改信息（比如借款金额等），权限控制可以控制表单上每个字段。
2.3.6统计分析
由于表单里的每个字段都是单独存入数据库中，因此，协同办公可以对表单里的任何字段进行统计分析和查询，同时配合OA自有的报表系统生成各类审批报表，对各种单据进行统计分类分析，比如，某个部门一个季度出差情况及出差费用，和预算进行比较，是否超支，部门领导能随时监控部门的费用情况。
OA对审批管理功能做了系统完整的优化，使得审批上既可以做固定简单的流转功能，也能对复杂的条件流转进行做支持，并且对表单里的字段作详细统计，利用OA内嵌的报表中心自动生成统计报表，从而完整地满足企业对于流程管理的需求。
2.4公文处理模块
公文处理模块包括公文收文，公文发文两大部分。
实际上公文收发都是一个完整的工作流，只不过由于格式固定，流转固定，设置了公司的红头文件，更加正式，同样他也可以附带表单进行流转，但由于结构不同，在公文收发中不能对表单里面的字段进行统计分析，这和流程管理中的表单流转有所区别。但同时，他又比流程管理中复杂，比如增加了会签，核对等步骤，使得公文的发放更加严肃和规范。
文档在线编辑中或者流转过程中，如果审核或审批人对某些内容有意见，可以在权限许可下直接在线编辑文档，修改的文档完全实现痕迹保留，即使多人对文档内容进行删除、添加、改动也可以清晰的识别出来。除了支持痕迹保留，象其他功能：电子印章——可以在文
档上直接加盖个人或单位的电子印章，电子印章采用加密形式确保安全。手写签名也同样支持。
针对所有的收文和发文，都有发文监控和收文监控，拟稿人可以看到公文流转的状态已经进行到哪一步，在公文长期未反应时可以进行催办，敦促流转状态尽快完成。
2.5企业报表中心模块
OA的报表中心模块提供了强有力的商业智能功能，帮助企业全面利用分散的数据，生成各类报表，对大量报表进行分类管理，并提供了有效的权限控制机制。
通过报表中心，企业的高层管理者、部门经理和不同职位上的业务人员都可以方便地通过各类报表，获得企业不同数据库中的数据，进行整理、汇总、分析，有效进行企业绩效管理，透视企业运行情况，从而全面利用企业数据。
OA的报表中心采用了业内最先进的报表引擎来进行报表的设计和展现，其方便易用的类Excel设计方式，强大的新一代报表模型，使用户可以轻松完成各类复杂报表的设计。
OA的报表中心提供了强大的报表展现能力，可以在浏览器中灵活地查询数据，方便查看各种复杂报表，进行精确的预览、打印和文件导出，同时能够展现样式丰富的图表。
OA的报表中心提供了高效的用户、报表与权限管理机制，可以建立多层次的报表分类管理体系，并且可以控制不同用户、用户组的权限，从而保证只有用户才能看到与自己的相关的、被授权的报表，可靠地保证了企业的数据和信息安全。
应用OA的报表中心，将帮助企业在利用数据有效管理企业运行方面跨上新的台阶。
第3章OA助手
3.1 OA助手的功能
OA助手的功能：实现在即时消息的收发。
当然OA助手不仅仅提供这些功能，归纳为：
◆ 采用Web Service接口与服务器连接，实现WEB到桌面
◆ 使用类FTP技术实现大文件无阻上传
◆ 随客户机的启动自动与服务器连接，实时接收消息、文件
◆ 提供百余种界面皮肤，随时更改，展现个性
◆ 点对点及群组离线聊天，方便沟通
◆ 聊天记录直接保存到数据库中，防止因个人计算机故障造成信息丢失，方便日后查阅
◆ 离线查看知识管理、规章制度、电子期刊，信息及时下载
