《xxx药材公司购销存管理办法》
第一章 总则
一、为了加强企业经营管理，明确企业内部各部门在商品购销存各个环节的责任，防止和避免因工作脱节、责任不清造成的帐帐、帐实不符，财产损失等现象，认真做到依法经营、商品勤进快销 ，凭证流转及时，仓储管理规范，降低各项损耗，提高经济效益，特制订本办法（公司所属储备库暂按原办法执行）。
二、各商品经营部门在从事商品购销存活动中，应严格执行《xxx药材公司药品经营质量管理办法》的有关规定，按照本办法提出的操作程序和要求，制定相应的内部岗位责任制和工作要求，确保业务经营和会计核算工作的衔接，提高工作效率。
三、对北京市场的药品经营协调实行例会制度，每月召开一次，遇有重大事项，根据公司领导意见，可随时召开。
四、各商品经营部门的商品购进与销售，均应实行经济合同管理。对本部门发生的购销业务，部门经理在公司规定的委托权限内签订合同。
五、按照本办法填写的有关凭证、单据，必须内容完整、数字准确、手续齐备、分送及时。所有凭证均不得任意涂改、污损，否则，接收部门有权拒收。
六、公司统一协调管理各商品经营部门的经营活动，统一招标、投标，下达商品购销存流转计划，各商品经营部门根据公司计划，编制本部门的商品购销存流转计划，有步骤地开展商品购销活动。
七、公司商品经营实行分购分销、统储统运，具体分工如下：
各商品经营部门负责商品购进、销售，包括签订商品购销合同，保证商品质量，按市场需求购进商品，积极组织商品销售和售后服务，加速商品和结算资金周转，减少商品积压和损失，处理商品购销中的经济损失等。
储运部门负责仓库、运输业务，确保商品合理储存，堆垛规范整齐，运输安全及时，按照GSP达标管理要求，做好商品养护、仓库管理和商品运输工作。
质管部门及其派驻仓库的质管人员负责质量监督管理工作，行使质量否决权，包括对在库商品进行抽查抽检，监督落实在库商品的保管措施和保管制度，确保商品质量安全。 财务部门负责商品购销存各环节的会计核算，监督购销业务执行情况及货款的结算，全面反映公司的业务经营活动及其经济效益。
第二章 商品购进 第一节 商品购进的基本要求
一、商品经营部门应根据市场需求，在坚持质量第一和成本最低的前提下，认真完成公司下达的年度采购计划。
二、各商品经营部门应本着按质比价、以销定进原则签订进货合同，合同内容应详尽规范。合同原件应由经营部门专人登记保管，做好合同台帐登记，另一份交财务部作为付款依据。
三、购进的药品应符合以下基本条件：
（一）、合法企业所生产或经营的药品。
（二）、具有法定的质量标准。
（三）、除国家未规定的以外，应有法定的批准文号和生产批号，进口药品应有符合规定的、加盖了供货单位质量检验机构原印章的《进口药品注册证》和《进口药品检验报告》复印件。
（四）、包装和标示符合有关规定和储运要求。
（五）、中药材应标明产地。
四、对首次供货单位，由商品经营部门填写《首次购进药品的制药、经营企业考察认证申请表》，报质量管理部门审核。
五、凡采购外地首次进京产品，应填写《首批购入外地药品验证申请表》，检查三证，由相关部门报检报价，合格后经营部门才能购进。
六、严格控制所购药品效期，离有效期在半年以内的药品不得购入，一年以内的原则上代销，以免造成损失。
七、严格执行公司财务制定的结算制度和手续，购进应有合法票据，并按规定填写购进记录备查，做到票、帐、货相符。
第二节 商品购进的业务手续和凭证传递手续
一、本埠购进商品的一般业务手续和凭证传递程序。
（一） 采用送货制购进商品
1、商品经营部门与供货方签订或约定购货合同，将品种、数量及大约到货时间提前通知储运部门。
2、供货方根据合同开具“出库单”，并随商品送到公司指定仓库。
3、商品送达仓库，公司派驻仓库的质管人员，按照“出库单”对商品质量数量进行验收。经验收合格后，填写药品“质量检验单”一式两联，其中一联交库管人员，由库管人员在供货方回执上签字并加盖收货戳记，同时填制商品“入库单”一式四联及进货记录、入库单由库管人员签名盖章，仓库留存存根联和底联，据以登记商品保管帐，另两联连同“出库单”于次日交所购商品的业务部门。
4、商品经营部门收到仓库转来的两联“入库单”和“出库单”后，按照与供货方签订的购货合同，填全“入库单”中其余栏目内容。“入库单”第三联留存业务部门，据以登记商品帐，“入库单”第二联和“出库单”于当日交财务部会计，经审核无误后，作为办理商品购进会计核算的原始凭证。
5、各商品经营部门从供货方取回的增值税专用发票及销货清单，无论公司是否支付货款，均应及时交财务部会计，按会计制度办理。
（二）采用提货制购进商品
1、根据与供货方签订的购进合同或其它约定，储运部门应及时派车与业务部门到供货方提货，并取回供货方开具的“出库单”。
2、若所提商品直接运至公司仓库，则按上述送货制方式办理有关业务手续。
3、若所提商品不经公司仓库，直接对外销售，由商品经营部门在确保商品质量的前提下，按照本办法第三章直运销售的业务手续办理。
二、外埠购进商品的一般业务手续和凭证传递程序
各商品经营部门与外地供货方签订购货合同，供货方根据合同开具“出库单”将商品发运到公司指定的车站（机场、码头），其中发货单正本随货同行。
（一）、储运部门收到运单或提货通知后，凭证至货场提货，检查包装、清点件数。若发现缺件，包装破损等情况，应与承运部门签注商务手续，分清责任。
（二）、库管人员和公司派驻仓库的质管人员在对所提商品进行验收合格后，再按上述本埠购进商品的一般业务手续办理实际商品入库手续。
（三）、外埠购进商品不经公司仓库，直接对外销售的，由业务部门在确保商品质量前提下，按本办法第三章直运销售的业务手续办理。 第三节 商品购进业务的会计核算手续
一、各商品经营部门的商品购进业务均实行数量进价金额核算制。
（一）、设置“库存商品”科目总帐，按商品进价记帐，按商品进价金额反映商品进销存动态。
（二）、按中药材、进口南药、中药饮片、人工麝香、中成药、西药制剂等设置“库存商品”的二级明细帐。
（三）、“库存商品”明细帐按商品品名、规格分户，记载商品的收、付、存数量和金额。
（四）、根据“库存商品”明细帐的分户方法，在仓库设置商品保管帐，根据出、入库单，登记商品收付存数量。
（五）、根据会计核算需要，公司按月对库存商品进行计价和结转商品进价成本。
（六）、公司按季核对“库存商品”总帐，二级帐和商品保管帐，保证帐帐、帐实相符。
二、商品采购成本的确认及其入帐时间。
（一）、商品采购成本的确认 ，均以进货原价为其采购成本，购进商品所发生的进货费用，均作为当期损益列入经营费用。收购中药材品种，其采购成本包括支付的收购价款和可抵扣的进项税金等。进口南药的采购成本，包括进口商品的国外进价、应分摊的外汇价差和进口环节的各种税金。
在购进商品过程中，供货方给的折扣、折让应冲减进货成本。
（二）、商品采购的入帐时间是指对购进商品已拥有所有权、并登记入帐的时间。用现金、支票、汇票等结算货款的，以签发的时间作为入帐时间；采用分期或延期付款方式购进商品的，以接受商品并办理完质检、入库等相关手续后的时间作为入帐时间。
三、商品购进业务的会计核算手续。
（一）、本埠购进商品采用支票支付货款方式，外埠购进商品采用汇票、电汇支付货款方式。
（二）、商品购进的会计核算手续。
1、购进商品经仓库验收合格入库后需支付货款的，由商品经营部门经办人员持供货方开具的增值税专用发票和销货清单以及商品经营部门经理签字的“付款通知书”到财务部报帐，财务部会计凭“入库单”和“出库单”对所附发票审核无误后按公司资金审批权限办理付款手续，编制记账凭证：借记“库存商品”“应交税金、应交增值税（进项税）”“经营费用”科目，货记“银行存款”科目。
2、购进商品经仓库验收合格入库，暂不需付款或待商品销售后再付款的，由财务部门会计根据商品经营部门交来的“入库单” 和“出库单”经审核无误后，编制计账凭证：借记“库存商品”（暂估进价，不含进项税金）科目，货记“应付帐款”（暂估进价，不含进项税金）科目。当在购进商品尚未付款期间，商品进价发生变动时，应对上述分录用红字冲回，按新的暂估进价重新编制会计分录。
3、购进商品，先承付货款，后验收入库时，由财务部会计在支付货款时，凭购货合同和经签批的“付款通知书”，借记：“预付货款”（商品进价）科目，贷记：“银行存款”（商品进价）科目。商品验收入库后，财务部会计凭“出库单”和“入库单”，借记：“库存商品”（商品进价）科目，贷记：“预付货款”（商品进价）科目。
4、财务部会计在办理货款结算业务时，要确保审核无误，票据齐全。对先款后货的，要催促商品经营部门及时取回供货方开具的增值税票和由税务部门印制的销货清单。对先货后款的，在结算货款时，必须附有供货方的增值税专用发票和销货清单。
5、在购进商品过程中，发生拒收商品、拒付货款、进货退出、进货退补价、商品溢缺等情况时，财务部门应配合商品经营部门，按照《商品流通企业会计制度》的有关规定，做好相应的会计核算。
第三章 商品贮存运输管理 第一节 商品贮存运输的基本要求
一、储运部门负责商品入库、出库、储存和运输的管理，确保入库商品合理储存和商品安全，提高仓储使用率，降低运输成本。
二、仓储设施与设备的配置应符合国家有关规定。
三、仓库应划分待验库（区）、合格品库（区）、发货库（区）、不合格品库（区）、退货库（区），饮片应划分零货称取区，并设明显标志。严格划清收、管、发三个环节的工作范围。
四、根据国家有关政策规定，制定符合本公司管理需要的《商品入库验收制度》和《商品出库复核制度》，严格出入库手续。
五、定期检查库存药品保管情况，有计划地进行质量抽检。
六、加强温湿度管理，定期记录仓库的温湿度。
七、每年定期对在库保管的中药材、中药饮片进行商品养护。
八、严格执行《仓库防火安全管理制度》。
九、严格执行《商品出入库动碰复核制度》，保证数量准确，储运部门每月对库存商品盘点一次，每季度由财务部门牵头，与商品经营、储运部门一道，对库存商品进行一次全面清查，分清责任。
十、运输商品要做到发运及时，注意行车安全，减少迂回运输，节约费用。 十
一、储运部门要制定优质服务规范，满足客户需要，礼貌待人，文明操作，严禁野蛮装卸。
第二节 商品贮存的核算
一、库存商品帐的设置
根据库存商品实行数量进价金额核算法的要求，在财务部门设置“库存商品”科目总帐下，按照中药材、进口南药、中药饮片、人工麝香、中成药、西药制剂的商品分类，在财务、商品经营、储运部门设置三套商品明细帐。财务部会计设置库存商品数量金额明细帐，便于掌握资金和实物情况；商品经营部门设置库存商品数量金额明细帐，便于随时了解库存情况，组织货源；仓库设置库存商品明细帐，便于掌握实际库存数量，加强商品管理。
二、库存商品盘点、溢缺的核算
仓库经过盘点发现商品有溢余，应填制商品溢余报告单，连同库存商品盘点表，查明原因，按规定的审批权限，经批准后，转财务部会计编制记帐凭证，借记：“库存商品”，贷记：“待处理财产损溢”。如商品溢余的原因无法查明，则可冲减经营费用，借记：“待处理财产溢余”，贷记：“经营费用”。
仓库经过盘点发现商品短缺，应填制商品短缺报告单，连同库存商品盘点表，查明原因按规定的审批权限，经批准后，转财务部会计编制记帐凭证，借记：“待处理财产损溢”，贷记：“库存商品”科目。如商品短缺的原因属于无法收回的损失则借记：“经营费用”，贷记：“待处理财产损溢”。
三、库存商品削价的核算
根据会计的“稳健性原则”和国家有关规定，公司的库存商品潜在的削价损失，按年末库存商品余额5‰计算提取，按季预提，年终调整。预提商品削价准备时，借记：“商品销售成本” 贷记：“商品削价准备”科目。
第四章 商品销售
第一节
商品销售的基本要求
一、商品经营部门应努力完成公司下达的销售计划，扩大市场网络，提高市场占有率，但要注意避免部门之间的不正当竞争。
二、商品经营部门要妥善保管好各类印章、重要单据与凭证，未经授权不得对外以公司名义监制药品；招投标应服从公司的统一管理。
三、商品经营部门要认真执行国家物价政策，按规定程序报检报价。
四、商品经营部门要建立客户档案。做好售后服务。
五、销售人员应认真贯彻《药品管理法》，不得经营假药、劣药，不得销售质量不合格、变质失效及已过有效期的药品。
六、销售人员应按照有关规定，具备药品销售人员资格，实事求是、准确全面的向客户介绍商品。
七、销售人员应严格按国家财经法规及公司财务部门有关制度进行货物结算，认真做好资金回笼工作，减少应收帐款。不得挪用、滞押货款，不得私自收授回扣。
第二节 药品价格管理
一、为加强公司药品价格的管理，规范药品价格的申报，公司物价管理部门应及时为商品经营部门办理药品价格申报和反馈药品价格信息。
二、药品价格的申报管理
（一）、依据《北京市药品价格定调价申报、备案实施细则》的规定，公司各商品经营部门购进外埠药品（中成药、西药、饮片、保健药品）在京销售，必须到北京市物价局统一申报价格，进行备案，方可销售。
（二）、根据北京市物价局规定，每星期
一、三为药品价格审批日，各商品经营部门可根据此时间提前将所需报价的材料送交财务部物价人员。所需报价的材料为：外埠药品（中成药、西药）样品一份，产地价格变动证明原件及复印件，本市药检部门的检验报告书原件等相关资料。
（三）、物价人员根据所提供材料填写《北京市药品经营企事业单位自采外埠药品定调价格申报（备案）表》（一式三份）后到物价局申报备案，并将审批合格的药品价格单当日送达商品经营部门 ，同时建立物价报价台帐。
（四）、商品经营部门应根据报价单规定，从执行日期起开始执行有关价格。
（五）、饮片价格的申报，通过华颐药厂进行。
（六）、其它单位已在物价局申报、备案的外埠药品价格，我公司可以直接使用。
三、价格信息的管理
（一）、公司物价管理人员每天上午9：30前与物价局京价网联系，接收京价网发出的药品价格信息，并把当时收到的文件进行解密，粘贴到公司局域网网上邻居中的价格信息栏，各商品经营部门可以查阅。
（二）、物价人员同时通过互联网或书面电话方式，及时通知有关商品经营部门查阅并做好通知记录。
（三）、商品经营部门可根据网上调价规定，在15日内遵照执行。
第三节 商品销售的业务手续和凭证传递程序
一、商品销售按销售地点分为仓库销售和直运商品销售，仓库销售是指销售存放在公司仓库或公司在外仓库的商品，直运商品销售是指销售的商品不经公司仓库而直接从供货方发往购货单位的销售。
二、仓库销售的一般业务手续和凭证传递程序
仓库销售采用送货制或提货制方式，均按以下业务程序：
（一）、商品经营部门根据与购货方签订或约定的销货合同，填制“xxx药材公司销货清单”（以下简称“销货单” ）一式六联。商品经营部门留存存根联，据以备查和登记商品帐，“销货单”第二联交财务部会计，据以作为办理商品销售会计核算的原始凭证，其余四联交公司储运部门。
（二）、储运部门指定专人于每日上午9：30和下午1；30前，每日两次到公司各商品经营部门领取“销货单”，并在到达仓库后的半小时内交给库管人员。库管人员按“销货单”备好货后的1小时内交付运输。运输部门在商品送达购货方后的当日或次日上午，将送货回执交库管人员。
（三）、储运部门根据商品经营部门填制的“销货单”按时付出商品，并在“销货单”第三联上加盖货已付迄戳记，留存据以登记商品保管帐。其余第
四、五联交购货方，用于购货方登记会计帐和商品保管帐，第六联经购货方签收后交库管人员转商品经营部门。
（四）、商品经营部门凭填制的“销货票”第二联和填制好的由税务部门印制的商品销货清单到财务部门，经审核无误后办理开具商品销售发票手续。
（五）、商品经营部门按要求填写销售记录。
三、直运销售的一般业务手续和凭证传递程序。
（一）、采取直运销售方式，各商品经营部门必须严格商品质量，不得发生购销伪劣、假冒商品事件。
（二）、商品经营部门根据与购货方签订的销货合同，再与供货方签订购货合同，做到以销定购。
（三）、供货方根据合同向公司商品经营部门的购货方发货或由公司储运部门提货直运购货方。
（四）、各商品经营部门要随货取回供货方开具的“出库单”和增值税发票、销货清单，并同时填制公司的“销货单” 随货送达购货方。商品经营部门凭上述票据到财务部门办理进货付款和结算销货货款手续。
（五）、与首次发生购销业务的单位，原则上不采取直运销售方式。
（六）、直运方式销售完成后，商品经营部门凭票据通知储运部门，补办相关手续。
第四节 商品销售业务的会计核算手续
一、财务部门要根据商品经营部门提供的“出库单”、“销货单”及相关票据，按照商品分类，建立相应的二级明细帐，正确核算各商品经营部门的销售成本和销售收入。
二、财务部门要积极配合和监督各商品经营部门加强销售货款的管理，及时与商品经营部门核对“应收帐款”明细帐，保证销售货款及时回笼，减少结算资金占用防止出现呆帐、坏帐。
三、商品销售的确认及其入帐时间
根据《商品流通企业会计制度》和权责发生制的原则，当商品已经发出、商品的所有权已经转移给购货方后，即作为商品销售的入帐时间。
在交款提货销售情况下，为货款已收到，发票和“销货单”已交给购货方，无论商品是否发出，均作为销售收入的实现；
采用送货制销售情况下，发出商品后，收到购货方验收凭证，无论是否收到货款，均作为销售收入的实现。
采用预收货款销售情况下，以商品发出时作为销售收入的实现。 采用分期付款方式销售时，按合同约定的收款日期作为销售收入的实现。
四、商品销售收入的调整
销售商品发生的销售折让，退回和折扣支出，已经确认的索赔款和出口佣金等，相应冲减当期的销售收入。
五、商品销售收入的会计核算手续
（一）、销售商品收到购货方交来的支票、银行汇票或电汇款时，由财务部会计对商品经营部门转来的“销货单”和开具的商品销售发票核对无误后，编制记帐凭证，借记：“银行存款”，贷记：“商品销售收入”，“应交税金—应交增值税（销项税）”科目，结转销售成本，借记：“商品销售成本”，贷记：“库存商品” 科目。
（二）、商品销售货已发出，商品销售发票已开具，货款未收到时，由财务部门会计核对“销货单”和商品销售发票无误后，编制记帐凭证，借记：“应收帐款”， 贷记：“商品销售收入”、“应交税金—应交增值税）”科目，结转销售成本，借记：“商品销售成本”，贷记：“库存商品” 科目。
（三）、采用分期收款销售方式时 （ 即：将商品提前发给购货方，按约定期限分期收回货款），财务部会计根据商品经营部门转来“销货单”和分期收款合同协议，借记：“分期收款发出商品”，贷记：“库存商品” 科目。并按照合同协议约定的付款日期，借记：“银行存款”或“应收帐款”，贷记：“商品销售收入”，“应交税金—应交增值税（销项税）”科目，同时结转销售成本，借记：“商品销售成本”，贷记：“分期收款发出商品”科目。 为加强对分期收款销售应收帐款的管理，商品经营部门应根据合同协议列出“分期收款销售应收帐款明细表”（主要内容包括购货单位、商品品名、数量、货款总额、付款期数等）交财务部会计，财务部会计应配合和催促商品经营部门按期结算货款，并按期开具商品销售发票。
（四）、先收到购货方的购货款和定金时，由财务部会计根据商品经营部门转来的购货合同，借记：“银行存款”，贷记：“预收货款”科目。当发出商品时，根据“销货单”，借记：“预收货款”，贷记：“商品销售收入”“应交税金-应交增值税（销项税）科目，同时结转销售成本，借记：“商品销售成本”，贷记：“库存商品”科目。
六、直运商品销售的会计核算手续。
（一）、直运商品销售的会计核算特点是：销售商品和购进商品同时发生，可不通过“库存商品”科目进行帐务处理，可随购销活动随时结转销售成本。
（二）、直运商品销售的会计核算有先支付货款、后托收销货款，先托收销货款，后支付进货款；支付进货款和托收销货款同时办妥三种情况。
（三）、先支付进货款，后托收销货款。
财务部会计根据供货方开具的“出库单”或增值税专用发票，销货清单以及“付款通知书”，借记：“商品采购”，“应交税金——应交增值税（进项税）” 贷记：“银行存款”科目；收到商品经营部门转来的“销货单”时，借记：“应收帐款”，贷记：“商品销售收入”、“应交税金——应交增值税（销项税）”科目，同时结转销售成本，借记：“商品销售成本”， 贷记：“商品采购”科目。
（四）、先托收销货款，后支付进货款。
财务部会计根据商品经营部门转来的“销货单”和公司开具的商品销售发票，借记：“应收帐款”，或“银行存款”， 贷记：“商品销售收入”、“应交税金 —应交增值税（销项税）”科目，当收到供货方开具的“出库单”或商品销售发票，销货清单以及“付款通知书”时，借记：“商品采购”，“应交税金——应交增值税（进项税）”贷记：“银行存款”科目，同时按上述结转销售成本。
（五）、支付进货款和托收销货款同时办妥，则由财务部会计根据转来的票据，按上述要求同时编制记帐凭证。
七、在商品销售过程中，发生商品销售折扣、折让；购货方拒收商品、拒付货款；销货退回等情况时，财务部门应配合商品经营部门，按照《商品流通企业会计制度》的有关规定，做好相应的会计核算。
第五节 结转商品销售成本
一、商品销售成本是指已销商品的原进价。
二、商品销售成本的计算，实行永续盘存制按进价核算，实行加权平均法计算和结转商品销售成本。
加权平均法计算公式：
加权平均单价=（期初库存金额+本期增加金额-本期非销售减少金额）÷ （期初库存数量+本期增加数量-本期非销售减少数量）
商品销售成本=销售数量×加权平均单价
（其中：本期非销售减少，是指销售以外的其它商品减少，如商品耗损、托售商品、加工商品购货方拒收商品等）。
三、商品销售成本的结转采用按月按每一商品品种进行逐一计算商品销售成本的方法。
第五章 附则
一、本办法未尽适宜，按《合同法》、《药品管理法》等国家有关法规执行。
二、公司各部门未按本办法执行造成损失的，按公司相关奖惩办法予以处罚。
三、本办法自发布之日起实施。
四、本办法的解释权归总经理办公室。
