综合办公室职员的岗位职责及工作说明
文员是客户进入学校的第一个接待人员，也是能让客户对学校的产生第一印象的重要人员之一。文员工作的表现直接影响着学校的形象，所以作为文员要从礼仪、素质、能力等方面不断地完善自己，认真做好本职工作。
直属部门：学校办公室
适用范围：各分校综合办公室职员（主管、文员）
基本要求：
1．品行端正，有亲和力，注重个人仪表,在工作岗位上要仪表整洁，仪容端庄，仪态大方。工作时间要精神饱满，精力集中，在客户面前，注意自己的坐、立、行走姿势。
2．具有良好的人际关系处理能力、综合协调能力、组织及公关能力；有较强的分析、解决问题能力，思路清晰，思维缜密，心细，责任心强，能独立完成学校交付的各项工作任务，并能承受较大的工作压力。
3.工作细致认真，爱岗敬业、忠诚负责，工作态度积极乐观；要热情主动地接待客户，微笑问候，敬语当先，尊重客户的意愿，对客户不得漫不经心，爱搭不理，显出无所谓的样子，尤其是对一些有特殊要求的客户，不得有不耐烦的表示。在同时接待数位客户时，应按先后次序一一受理，同时向各位打招呼致意，使其不致有被冷落感。要忙而不乱，有条有理。要讲究职业道德，注重信誉，确保质量，按规定收费，代客保密。前台办公既是服务的场所，又是接待客户的地方，一定要做到环境卫生整洁，整体布置井然有序，使客户有舒适、方便、信赖感。
4.办事认真、讲究效率,对工作程序的执行效果负责。承办文档管理、接听电话、接待咨询、收费开票、学生管理等项业务时，要做到准确、快捷、细心、周到，杜绝差错。客户如果对学校服务有不满时，文员应做耐心解释，不应置之不理。解释时说话态度要谦和，语气要委婉，是要耐心申述事情的原委，严禁转化为与客户一比高下的争辩。
5．熟练使用office办公软件及自动化设备。
6．了解本校的发展历程、基本构架、核心优势及各位老师的特点、优势，熟悉课程设置、班级安排、收费标准、新生入学流程、退费制度等相关的制度与规定，做一名专业、称职的课程顾问。
岗位职责及工作说明：
一、负责本工作区域，办公室、教室及校门前的清洁卫生。
1、每天准时上班，开窗通风，将本人工作区域，办公室、教室及校门前整理清洁、整齐（本人工作区域时刻保持良好的卫生环境）、要求明亮整洁、一尘不染；家具摆放整齐；办公桌无文件累积，文件整齐规范； 经常维护教室及厕所的卫生情况，及时清理办公、生活垃圾，不让垃圾在室内过夜。每天下班前清理本人工作区域一次。
2、每堂课后，协助老师将静物及其他物品，摆放整齐，将所有东西归位摆放好，（如：衬布、静物、画板、画架、范本、凳子等等）。
二、考勤记录（老师、学生）
按照学校考勤规章制度要求，当天的考勤当天处理，做好每周小结，统计每月考勤并交财务部做帐，留底。认真负责，实事求是，不徇私情，保证考勤准确、真实、有效。因事、因病请假前，需做好考勤交接班工作。
老师：
1、每日做好老师的考勤工作，每月月底将老师考勤统计并输入电脑，注明全勤 1
和缺勤次数，并详细注明缺勤的原因（如：迟到、早退、病假、事假、旷工等等）、注明各班主教、协教老师姓名。
学生：
2、每日做好学生的考勤工作（在考勤前把本周请假的学生名字先登记在考勤表中，并注明原因），在上课30分钟内提醒各班老师进行考勤，并统计每位学生的出勤和缺勤，并且注明相应的原因，学生两次未来上课，要提醒老师或自己直接打电话与家长联系，并注明未来上课的原因，在每月月底将学生的考勤记录输入电脑。
三、会议记录
要求准备充分，安排周全，接待周到，组织完善 。
学校重要会议：
1、会议议程的拟定。
2、确定与会人员。
3、会议通知起草和发送。
4、会议文件的准备。
5、会议场所的确认及会场布置。
6、会议签到及记录。
7、与会人员的接待工作。日常工作会议：
1、检查会场环境是否干净整洁。
2、检查会议通知是否到位。
3、检查会议文件准备是否齐备。
负责有关会议的准备工作并做好记录；并且及时完成会议中各时间段的工作安排，整理会议纪要。
四、材料入库存及出库（绘画用品、教材、教学碟等）
1、每次学校新购买的材料、教材、教学碟等等，要及时入库并详细记录时间、品名、规格、
数量。
2、每日学生购买的绘画材料或教材，需详细的记录下来，如未交完材料费的需在下次上课
时落实到位，并记录下来。
3、老师每日期领用的材料需详细记载（并注明材料用途）。
4、每期奖品发放都有详细的记录，并把每个班学生获奖名次及奖品名称存档，奖品发放时
间截止后，要及时的提醒各班主任老师把多余的奖品归还学校（要清点核对）。
5、每月月底最后一个星期，配合出纳、总仓库进行存货盘点，并制定出一份详细的清单和
报表（如上月库存量、出售量、老师领用数量等）。
五、负责学校资料的打印、复印（当日工作，当日完成）、管理文件，整理内部资料，并建立详细的档案。
要求：
1、流程齐全；
2、分类合理；
3、处理及时；
4、管理规范。
1、对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理。
2、外来文件：按顺序编号，及时送批和传递发放，并留下记录。内部文件：作好收文记录并放置在待处理文件夹内，便于校长看阅。
3、外来公函、通知及文字资料：及时送交校长阅示，根据校长批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。内部通知、报告：及时送交校长阅示，根据校长批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。
4、学校各部门（单位）送交校长签字的，根据送交人的意见给予及时传递办理。
5、重要的和紧急的文件，须提醒校长。每天将送交校长批示、看阅的文件清理一次，并核对登记记录。
6、根据文件积累的情况，对所有的文件分类装订，及时进行存档，并作好相应记录，便于查阅。
7、特长班、合作学校学生的联系电话的整理，要按班级整理、存档。
8、负责学校书籍的分类，做出详细的编号和管理。老师及学生借用、归还教材和教学
课时都需要详细的登记，并归位放好，（在一定时间内还未将教材和教学碟归还的， 办公室督促归还）。
9、学校原始资料的存档：
A、每次学校组织的活动相片（录像）、外出写生相片（录像）及教学相片（录像）等等资料的存档（分类存档）
B、学校所有打印的资料，办公室都要留一份存底，并按资料类型存档
C、学校所有书写（打印资料的原件）资料或文件，办公室都要保留并存档。
10、新生报名表填写完毕后，需进行检查，看是否详细登记，如学生的试课情况（提醒主教老师详细填写新生的试课情况）、指导老师、安排在哪个班级、是否交费等等，并将交完费用的学生报名表按班次存档编号，并及时把新生联系电话输入电脑和填写到学生花名册上。
附：具体见《新生报名入学流程》
六、负责学生管理工作。
幼儿园意见评价表各其他的资料，并将老师的教案和范画整理好与收集好。
1、每周将各幼儿园的考勤记录输入电脑，各幼儿园的意见评价表及幼儿优秀作业的整理及
存档。
2、把幼儿园、特长班的学生各项获奖情况和学生的积分情况整理好，并存档。
3、老师的教案及范画出入要有详细的记录。
A、定期的提醒老师将范画入库，并且把新范画按类型进行编号再存档。
B、教案及范画借出时要详细记录（借出入的姓名、时间、名称、编号、归还时间），在规
定时间内未把教案及范画交上来，办公室要及时提醒。
及时登记《工作日志》，做好学生、家长基本信息的收集、文件归档、保管整理工作，对文件数据的准确性负责。熟悉学生及家长情况，能有效地与学生、家长沟通，能及时、准确的处理各种突发事件。
熟悉各班级、各任课老师的教学情况，保证及时有效地与各老师进行沟通，合理安排学生排班、调班、上课、调课的工作。
七、负责管理办公室的电脑和电话，并做出详细的电话记录。
1、电话管理：
A、学校工作人员因工作需要可使用电话，超过出三分钟须记录，不能用学校的电话打私人电话。（每日的报名电话和其他重要电话，需当日记录下来）
B、电话铃响在三声内须接听，标准用语：“您好！黄红蓝美术学校。。。再见”。在接听电话中态度须亲切、诚恳、耐心，接听电话做留言记录、讯息处理，记录、反馈信息的上传下达，有急事须与主管领导及时取得联系。
2、电脑管理：
A、爱护电脑，每日将电脑清理一次，保持整洁、干净。
B、负责学校文件的打印和复印、学校工作人员因工作需要可使用电脑，电脑不得玩游戏、上QQ等，在上班时间中不得听歌。
八、接待工作要求：
1、彬彬有礼，热情接待，笑脸相迎，茶水相待。
2、询问来宾情况：来访目的，有无预约及身份情况等。
3、熟悉学校的教学管理各项工作及学生开班情况，做好客户服务，解答客户咨询，在不影响工作的情况下，带客户到其要求的地点。对客户询问不知的内容，主动帮助咨询相关的其它工作人员，直到问题解决 ，特殊情况及时向校长请示。
4、与家长、外单位客人等做到良好的沟通，不得以任何理由与家长、外单位客人发生争执，有矛盾必须及时解决。
九、安全要求：
保密要求：恪守保密原则，增加保密观念，严格按工作程序办事，不散布、传播在工作中
接触的公司资料、决策等属保密和事项。
学生安全：
根据《黄红蓝美术学校安全管理制度》的规定严格执行。对学生要有爱心，多关注学生，了解学生，在课间休息或下课回家时，要重点注意学生回家时是否有家长接。积极配合任教老师学生的安全管理工作。
学校财产安全：
A、经常检查水、电、办公用品使用情况是否正常，发现损坏或异常情况立即内上报；下班及时关闭电源、关闭门、窗等，杜绝安全隐患。
B、爱护学校的公共财产，不得私自将公物带走。
C、管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率, 本着开源节流的原则督促改进用水、用电浪费现象，提倡节俭。
十、收费开票的工作规定：
1、熟悉学校有关学生收费的标准与规定，做好集中收费和日常学生收费工作。
2、严格执行先收费后开票的工作流程，检查现金收付业务是否漏单、错单、多收或少收，发现问题及时进行更正处理同时上报领导。
3、及时将现金及票据上交出纳，并且配合出纳认真核对无误后方可交接。
4、严格按照退费流程办理学生的退费工作，协调好各方面的关系。
十一、按要求做好仓库进销存数据的输入、整理、上报；现金帐目记录清楚、无误，按时交接、上报。具体操作见《黄红蓝各分校财物管理细则》。
十二、服从领导，团结同事，密切配合，与内外联络部门维持友好联系，及时办理学校领导安排其他的临时性工作。
附则
1、本制度经学校办公会议通过，校长审定后执行。
2、本制度由黄红蓝美术学校综合办公室负责解释。
3、本制度自2011年1月1日起正式实施，原相关制度同时废止
黄红蓝美术学校办公室
2010年10月10日
