对各分包单位资料的管理要求：
分包资料管理是资料管理中比较难以控制的一项内容，个别项目部因重视程度不够，甚至没有制定分包资料管理规定，更没有与分包单位进行资料交底，其分包资料的质量就比较差。大部分项目部都能重视分包资料，但对分包资料管理规定的细致程度不同，也就形成了分包资料的质量差异。在制定分包资料管理规定或签订分包资料交底中一般应从明确责任、人员要求、资料审查、资料编制、内容填写等方面进行考虑，以下列举了一些涉及分包资料八个方面的具体要求，这些内容一定是不够全面的，但愿能起到抛砖引玉的作用。
一、明确责任方面的要求：为了将各参建单位的工程资料管理纳入总包工程资料管理中。要求分包单位的工程资料应随工程进度同步成形，确保施工资料的真实性、完整性和有效性，制定出相应的责任。如资料不符合要求、拖延，导致所施工的项目不能组织验收，所产生的后果由分包单位承担。总包按照规范规定对各分包单位施工资料的形成、收集、组卷进行监督、检查和帮助，使该工程项目的资料更加完整、准确并符合有关要求。
二、对分包资料员及资料检查方面的要求：应要求各分包单位必须配备专职资料员，资料员应有上岗证，并应配备《建筑工程资料管理规程》、《建筑工程资料表格填写范例》等书以供参考。分包单位要服从总包管理，随时按总包方要求将资料报送总包方进行检查，对总包方提出的问题及时整改。总包直接分包的单位（有合同关系），施工归档资料直接由总包负责完成，纳入总包资料管理规定中，服从总包资料管理。建设单位直接分包的单位，由分包单位自行组织管理，技术资料形成后经总包单位审查无误后，直接报请监理或甲方检查、验收、签字，办理手续、整理、汇总、组卷。为保证资料的完整、准确，总包对分包施工单位的资料，实行过程监督、定期检查。分包工程施工验收合格后尽快将其整套资料转交给总包，总包对该资料进行检查验收符合要求后，统一编入竣工归档资料里。
三、在资料的编制方面的要求：包括资料软件、资料套数、页码的编制、资料内容的填写、资料报验、使用字体、单独组卷的要求等方面进行考虑。如：1.要求分包单位应用正版的资料软件，防止应资料软件造成资料表格的不统一。如不用软件，应做成和资料规程中相同的资料表格，并将保存完整的电子版资料最后交给总包方。2.施工资料应按《建筑工程资料管理规程》（JGJ/T185-2009）的要求，整理出相应的至少3套，原件1套交城建档案馆，如分包单位另需保存资料，可在原基础上增加一套。3.所有资料均采用“双签”的方式，即由分包、总包方相关负责人共同签字认可，保证施工资料的准确有效。所有签字均用黑色签字笔。4.分包单位提供资料要及时、准确，
不得漏项。资料内容应齐全、真实、文字严谨，资料要干净、整洁，不得涂改，所有资料的填写均采用小五号、仿宋字体，如有特殊情况可自行调整，所有资料的填写要用计算机进行管理。5.对《建筑工程资料管理规程》（JGJ/T185-2009）中单独组卷的资料，如钢结构、预应力等，竣工后将资料料交给总包方，资料整理形式要与总包方一致。非独立组卷的资料，在过程中将资料交给总包方，由总包方统一编制目录、封皮。6.需单独组卷的分包单位资料应独立编号，B类资料从001开始编写，C类资料按照资料规程要求，所有外来资料用手工编制，具体事宜可到总包资料室进行咨询。7.所有送交总包和监理的施工归档成型资料都必须有报审表或报验表，并有分包、总包双方相关人员签字，所报审报验资料的份数应按资料管理规程确定。8.在施工前应向总包报审施工进度计划（总计划、月计划、周计划）并有分包单位经理和制表人签字。9.分包单位资料员在工程完工验收合格后应和总包资料员一同对所积累的施工资料的系统性、完整性、准确性、规范性进行检查、组卷、汇总、归档。10.分包单位在收监理通知后，要及时按要求整改，并于3日内向监理单位进行回复。11.无论是总包直接分包的单位，还是建设单位直接分包的单位，此类文件资料函（技术问题、施工协调、情况报告等），都以工作联系单或工作函的形式报送总包，同时也可以转抄报送其它有关单位。12.施工资料根据类别不同，一律按照C1施工管理资料；C2施工技术资料；C3施工测量记录；C4施工物资资料；C5施工记录；C6施工试验记录；C7施工质量验收记录的顺序整理，评长城杯的工程要严格按照国家验收规范及长城杯标准收集、分类、整理。
四、对施工管理资料的要求：包括企业资质、岗位证书、见证记录及施工日志等方面：如要求分包单位进场要填写“施工现场质量管理检查记录”并附有相应的管理制度。分包单位进场2天内，应提供相应的企业资质证书、管理人员上岗证（包括资料员上岗证）及其特殊工种上岗证，报送总包方资料室。各分包单位应有相关人员及时进行施工日志的填写，要求施工日志应记录当天的施工项目、相应项目的数量、施工的人员及人数、当天的会议以及会议的具体内容、施工的验收情况，并写明参加验收的人员。要求不单独组卷的施工资料，分包单位于每月15日、30日将电子版交总包方资料室进行汇总，单独组卷的资料，分包单位要自行进行施工日志的整理，并认真记录当天的天气情况等。
五、对施工技术资料的要求：包括施组、方案、交底、洽商等内容：如要求分包单位在开始施工前10天向总包方资料室报送1份施工方案并附报审表，经总包方审核完成后报送监理审核，若有问题，监理单位将意见及时反馈，分包方及时修改完善后再次报验。待全部修改合格并报验后，分包单位要将施工方案的电子版及2份修改完成后的方案报总包方资料室，以便总包方及时收集整理。所有分项工程的技术交底应在施工之前编制好并报总包方审核，签字要齐全。需要单独组卷的资料（如钢结构、幕墙、电梯等）要按10号文要求自行编号，不单独组卷的资料应在修改合格后，在该项目施
工之前将电子版报送总包方资料室。分包单位的工程洽商记录，应单独组卷的工程项目，分包单位要按《建筑工程资料管理规程》（JGJ/T185-2009）要求自行编号，签完字后归档保存。不单独组卷的项目及时同总包工程师联系，确定编号。
六、对施工物资资料的要求：包括材料进场检验、原材合格证、检测报告和复试报告等。应按资料规程的要求进行制定有关内容。如施工物资资料必须提供相应的合格证及质量证明文件，若国家规定的有耐火、防火、环保、放射性等要求材料，也要具备国家认可的相关证明文件。进口材料应有商检证。材料的证明文件必须使用原件，若只有一份原件，应报送城建档案馆，其余复印件应注明原件存放地、抄件人及抄件日期。所有证明文件均用A4纸，若厂家所提供的证件比A4纸小，要将证明文件贴在A4纸上，要靠右侧粘贴，左边留出装订位置，上下要居中。并在合格证上注明：
四、对施工管理资料的要求：包括企业资质、岗位证书、见证记录及施工日志等方面：如要求分包单位进场要填写“施工现场质量管理检查记录”并附有相应的管理制度。分包单位进场2天内，应提供相应的企业资质证书、管理人员上岗证（包括资料员上岗证）及其特殊工种上岗证，报送总包方资料室。各分包单位应有相关人员及时进行施工日志的填写，要求施工日志应记录当天的施工项目、相应项目的数量、施工的人员及人数、当天的会议以及会议的具体内容、施工的验收情况，并写明参加验收的人员。要求不单独组卷的施工资料，分包单位于每月15日、30日将电子版交总包方资料室进行汇总，单独组卷的资料，分包单位要自行进行施工日志的整理，并认真记录当天的天气情况等。
