公文格式标准
(2010年12月27日)
公文格式标准由用纸、排版、要素标识、印刷与装订组成，其中要素标识包括眉首、主体和版记。
一、用纸
国际标准A4型(210㎜×297㎜)、60－80g/㎡胶印或复印纸。公告、通告等张贴公布的公文用纸大小根据实际需要确定。
二、排版
1．汉字符号从左至右横写、横排，少数民族文字按其习惯书写、编排。
2．版心3号仿宋字体，每页25行，每行28字，居中。
3．发文机关标识上边缘至版心上边缘为25㎜，上行文为80㎜。
4．版心下边缘之下1行4号白体阿拉伯数码标识页码，数码左右各放4号一字线。
5．除发文机关、反线和印章外，图文为黑色。
三、要素标识
(一)眉首
公文眉首为公文首页红色反线及以上各要素，依次为份数序号、涉密等级与保密期限、紧急程度、发文机关、发文字号、签发人、红色反线。
1．份数序号：版心左上角第1行阿拉伯数码顶格标识。“绝密”、“机密”、“商密AAA”级公文需标识份数序号。份数序号位数根据公文份数确定，最少两位数字。
2．涉密等级与保密期限：版心右上角第1行3号黑体字顶格标识。国家秘密涉密等级和保密期限之间用“★”隔开，单独标识涉密等级两字之间空1个字；商业秘密涉密等级和保密期限之间空1个字。
3．紧急程度：版心右上角第2行(不标识涉密等级与保密期限为第1行)3号黑体字顶格标识，两字之间空1个字。公告和通告一律不标识紧急程度。
4．发文机关：由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成。小标宋体字(红色)居中标识，字号按醒目美观原则确定，一般应小于22mm×15mm。“函”发文省略“文件”，除办公室(综合部)外的机关部室发文省略“文件”并用小括号括入部室名称。联合发文，主办机关名称排列在前，“文件”置于发文机关名称右侧、上下居中排布；联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
5．发文字号：由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关下空2行3号楷体字居中(上行文居左侧)标识；年份和序号用阿拉伯数码标识；年份使用数字全称，用六角括号“„‟”括入(不得使用圆括号“()”、方括号“［］”或方头括号“【】”)；序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。联合发文，只标识主办机关发文字号。
6．签发人：上行文需标识签发人，由“签发人”加冒号和签发人姓名组成，平行发文字号(居左侧标识)右侧3号楷体字标识。联合发文，主办机关签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办机关签发人姓名之下按发文机关顺序依次标识，下移红色反线，发文字号与最后一个签发人姓名平行同行。
7．红色反线：发文字号之下一条与版心等宽红线。“函”发文反线为上粗下细的两条红线，发文字号居第二条红线下、与版心右侧对齐。
(二)主体
公文主体为公文首页红色反线以下到主题词以上各要素，依次为标题、主送机关、正文、附件、成文日期与印章、附注。
1．标题：红色反线下空2行2号小标宋体字居中标识，回行力求词意完整、排列美观、间距恰当。标题一般由发文机关名称、事由和文种词组成，系统内下行文省略发文机关名称、上行文使用规范化简称，系统外行文一律使用全称。除书名号、小括号、破折号及空格外，标题一般不用标点符号。
2．主送机关：标题下空1行左侧顶格标识主送机关名称(全称或规范化简称、统称)加冒号。除普发性下行文外一般只标识一个主送机关，公告、通告等周知性公文可省略主送机关；多个主送机关按级别高低或与公文内容联系的紧密程度排序、名称之间以顿号(同类)或逗号(不同类)隔开、回行顶格；首页不能显示正文，应将主送机关移至版记中主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。
3．正文：主送机关名称下1行，每自然段左空2个字，回行顶格，数字、年份结尾不回行。
4．附件：正文下1行版心左空2字标识“附件”加冒号、阿拉伯数码序号及标点“．”(单一附件省略)和附件标题，附件标题后不加标点符号，多个附件回行序号对齐。附件与正文一起装订，在附件版心左上角第1行顶格标识“附件”及序号(单一附件省略)和冒号；不能一起装订，在附件版心左上角第1行顶格标识发文字号加“附件”及序号(单一附件省略)和冒号。附件为表格，表格长宽比例与版心比例相同，多页破表每页必须显示表头，表格页码置于表格下侧居中，横向表格单页码表头在订口一边、双页码表头在切口一边。
5．成文日期与印章：由发文机关名称、成文日期和印章(红色)组成。成文日期汉字年、月、日标全，其中“零”写为“○”(不得以阿拉伯数字“0”、大写汉字数字“零”和英文字母“o”代替)。成文日期以签发人签发日期为准，联合行文以最后签发人签字日期为准，须会议讨论通过的以通过日期为准，须上级或有权机关批准的以批准日期为准。联合上行文，由主办机关加盖印章；联合下行文，所有发文机关都应加盖印章。单一机关发文，不署发文机关名称，版心右空3个字标识成文日期，加盖印章应当端正、居中，下压成文日期(骑年压月)；两个机关联合发文，不署发文机关名称，版心右空3个字标识成文日期，主办机关印章在前，联合机关印章在后、压成文日期(骑年压月)，采用同种加盖印章方式，并保证印章端正、排列整齐，互不相交、不相切；3个及以上机关联合发文，各发文机关名称(可用规范简称)排在成文日期和正文之间，每排最多３个印章，两端不得超出版心，最后一排如排１个或２个印章，居中排布，最后一排印章之下右空３个字标识成文日期。排版后所剩空白处不能容下印章位置时，通过调整行距、字距的方式以保证印章与正文同处一页，不得标识“此页无正文”。会议纪要、信息、简报等不加盖印章。
6．附注：成文日期下1行圆括号标识需要说明的其他事项。“请示”应在附注处注明发文机关联系人姓名及电话号码。
(三)版记
公文版记为公文最后一页版心右下端(最后一个要素置于最后一行)主题词及以下各要素，依次为主题词、分栏线、抄送、内部发送、拟文部门、拟稿人、校对人、印发机关与日期、印数，其中拟稿人、校对人、印数可选设。
1．主题词：版心居左3号黑体字顶格标识“主题词”加冒号和词目，词目之间空1个字，不加标点符号。词目由类别词、类属词、文种词和归属词组成，一般不少于3个，最多不超过6个。
2．分栏线：主题词以下每栏均用分栏线隔开(抄送和内部发送之间除外)，宽度同版心。
3．抄送：主题词下1行5号宋体字顶格标识“抄送”(同时标识内部发送，“抄送”两个字之间空2个字)加冒号和抄送机关名称，多个抄送机关按级别高低或与公文内容联系的紧密程度排序、名称之间以顿号(同类)或逗号(不同类)隔开、回行冒号后对齐，最后1个抄送机关名称后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。
4．内部发送：标识方式与“抄送”相同。
5．拟文部门、拟稿人、校对人：内部发送下1行5号宋体字顶格标识“拟文部门”加冒号和拟文部门名称、“拟稿人”加冒号和拟稿人姓名、“校对人”加冒号和校对人姓名，拟文部门、拟稿人、校对人后不加标点符号，版心两端顶格、均距排列标识。
6．印发机关与日期：拟文部门下1行5号仿宋体字版心左侧顶格标识印发机关办公室(综合部)、右侧阿拉伯数码顶格标识印发日期加“印发”，印发日期以付印日期为准。
7．印数：印发机关与日期下1行版心右空2个字小4号仿宋体字标识。
四、印刷与装订
1．双面印刷，页码套正，两页页码之间误差不超过2㎜。
2．字迹清楚，着墨均匀，页面整洁，无脏、皱、破、白页。
3．左侧装订，整齐牢固，无多页、缺页、颠倒、混装，无漏号、重号。
4．装本平整，钉距适当，无坏钉、漏钉、重钉。
