第四章 行政事务应用文
第一节 计划
一、什么是计划、计划的作用和种类
什么是计划？
一个单位、部门或者个人，把预定在一定时间内要做的工作或要完成的任务，提出具体要求，规定指标，制定相应的措施，用书面形式写出来，就是计划。计划是对未来一定时期的任务做出预想性安排的文种。
计划可以从不同的角度分为许多类别。按性质分，有生产计划、工作计划、学习计划、科研计划、施工计划等；按范围分，有国家计划、地区计划、单位计划、个人计划等；按时间分，有年度计划、季度计划、月份计划等；按内容分，有综合计划，专题计划等
二、计划的写作与撰写注意事项
计划的写作可以有多种格式，常见的有文字叙述式、条文式、表格式。计划都应具备标题、正文、日期三部分。
主体部分要具备三项基本的内容，即：目标、措施、步骤。目标是计划产生的起点，也是计划实施的归宿，它是计划的灵魂。这部分应该根据需要和可能，提出完成任务的指标，即要完成何任务，达到什么目的要求。措施是实现计划的保证。这部分应该根据主客观条件，规定达到目标的手段，需动员的力量以及负责的部门、配合的单位等。步骤是实现目标的程序安排和时间要求。
制定计划的日期 一般写在正文结尾处右下方，也有写在标题下方的。另外，对外行文的计划，需要加盖公章。
撰写计划的注意事项：
第一方向正确，实事求是。
第二，要求明确，措施具体。
第三，条理清楚，事理严密。
第四，语言简洁，用语准确
一、总结的概念与作用
总结是回顾过去一段时间内工作的陈述性公文，就是对前一段工作的目的、任务方法和成功等的分析、评价，以文字的形式所做的系统整理。
总结不是对已经完成的工作的简单回顾，它的特点是，不仅要说明完成了哪些工作，而且要说明完成的结果怎么样；道理何在。即不仅要介绍情况，而且要找出规律，得出结论，指明方向。
总结的作用：
总结可以把人们平时工作中的感性认识上升为理性认识；总结帮助人们认识工作中的规律，进而帮助人们按客观规律办事；总结帮助人们找出工作中的差距和教训，以便改进工作。
二、总结的特点与分类
（一）总结的特点
（二）总结的分类
总结可以从不同角度分成许多种类。
按内容划分，有工作总结、生产总结、学习总结等；
按工作范围划分，有某单位或某部门的工作总结、某一地区的总结等；
按时间划分，有年度总结、季度总结、月份总结等；
按表现形式和容量分为全面总结和专题总结。
三、总结的写法与撰写注意事项
总结常见的格式包括标题、正文、署名和日期三个部分。
全面总结正文包括以下四个部分：
1、基本情况。
2、成绩和问题。成绩要说够，问题要写透。
3、经验和教训。
4、今后的设想和打算。
写作注意事项：
第一，全面收集材料，精心选择。
第二，要善于总结出经验。
第三，要安排好全篇的结构。
第四，内容充分、具体。
第五，语言要简明、准确、质朴。
第三节 调查报告
一、调查报告的概念及其特点
调查报告就是人们对某一情况、事件、经验或问题，经过深入细致的调查研究而写成的书面报告。它要求将调查研究的结果客观、真实、及时地反映出来，它对领导机关了解情况、总结经验、制定或执行某项方针政策有重要的意义。
调查报告的特点：
第一，调查报告具有很强的针对性和明确的目的性。
第二，调查报告是用事实说话，观点明确并带结论性。
第三，叙议结合，以叙为主。
二、调查报告的分类
根据调查的对象和报告的内容，可将调查报告分为四种类型：
情况调查报告 主要是反映某一问题、某项工作进行的实际状况，为上级提供客观资料和事实依据，包括对社会政治、经济等基本状况的调查，对工作开展情况的调查，对新生事物的调查等。
经验调查报告 反映先进地区、先进单位或先进个人的典型经验，将其介绍、推广到更大的范围，以利于指导和促进全面工作。
问题调查报告 主要是就某一典型的反面事例或社会现实的消极因素展开调查。
学术调查报告 主要指就某科学领域中的课题展开调查而写出的具有学术价值的报告。
第五章 会议应用文
第一节 会议记录
一、会议记录的作用及主要内容
会议是人们商量事情、解决问题的重要形式，在我们的社会生活中占有重要的地位。为了开好会议或者把会议的成果记录下来，往往要形成许多文件，如会议通知、会议报告、会议记录、会议简报、会议决议等等。
一个大型的重要会议，常常要准备许多文件，会议也会形成许多文件。从其重要性来看，大体可分为两类。一类是重要文件，一类是辅助文件。
重要文件是对会议有指导作用、反映会议主要精神的文件。这类文件有开幕词、工作报告、会议决议、会议纪要、闭幕词等。
辅助性文件是指围绕会议主旨，为开好会议而形成的文件。这类文件有：会议通知、会议证件、签到簿、会议简报、大会发言记录等。
会议记录的作用及主要内容
会议记录是会议的正式文件，它有很重要的作用。
第一个可以作为落实会议精神，检查、督促办理事情的依据。一个会议开完之后，确定下许多要办的事情，由各方面分别负责去落实。
第二是察考作用。事情过去之后，或者人们在贯彻会议精神时遇到了困难，或是记不清会议决定的具体事项，还有的在工作中遇到了新的问题，往往要察考一下以前的会议是怎样决定的。这时会议记录就成为重要的察考工具。
第三个是记载作用，可以作为总结工作的参考。
第四个是作为重要的档案材料，在编史修志、查证组织沿革、干部考核以及落实政策、核实史实等方面起着不可替代的作用。
会议记录的主要内容
会议记录是会议情况的具体、全面的反映，一般包括下列各项：
1、会议名称
2、会议日期
3、会议地点
4、与会人员或参加人员
5、主持人
6、议题
7、与会者的发言
8、决议
二、会议记录的整理及做记录的注意事项
由于会议记录是在会议进行过程中记的，速度很快。必然用许多代替的符号，或者有句子不完整的地方。因此，会后必须进行整理，把那些用代替符号记的“翻译”出来，不完整的地方补充完整。
做记录的注意事项
第一，忠实、准确
第二，反应迅速
第三，注意保密
第二节 演讲稿
一、演讲稿的概念、类型和特点
演讲稿又叫讲演稿、演讲辞、讲话稿，它是演讲者在群众集会或会议上发言的文稿。
演讲稿可分为两种类型：一是在各种会议上的讲话稿，包括报告、讲话、致词类文稿；二是在各种演讲比赛会上的讲稿。
演讲稿的特点
第一，针对性
第二，鼓动性
第三，通俗化
二、演讲稿的写法与撰写注意事项
演讲稿的写法
1、开场白
开场白有两项任务：一是建立说者与听者的同感；二是打开场面，引入正题。
开场白一般有这样几种方式：
悬念式。演讲伊始，或提问题，或引出故事，设置悬念，激发听众兴趣。
名言式。利用名言警句做开场白，可使听众易于接受，振奋精神。
提问式。开场设问，引导听众积极思考。
2、正文
这是演讲稿的核心部分。要写好这部分，必须做到以下几点：
（1）要有突出的中心思想；
（2）观点和材料要统一；
（3）安排好层次和段落的关系；
（4）注意文中的过渡和照应。
3、结尾
常见的演讲稿结尾有：
总结式。即在演讲的最后总结归纳自己的见解、主张、强化演讲的中心内容，给听众留下深刻印象。
号召式。即在演讲结束时，提出希望要求，发出号召。
启发式。即在结尾时，提出问题，启发听众，使之留有思考的余地。
演讲稿写作注意事项：
第一，语言要有针对性。
第二，议题集中。
第三，语言通俗易懂。
第三，要注意演讲人的身份，演讲人和听众的关系，演讲的场合。
这些是写演讲稿的基本要求。要想写出一篇精彩的演讲稿，还需要在以下几个方面下工夫：
1、内容要新颖独到。
2、演讲稿的语言要在明白如话的基础上，努力做到精炼、准确，富有概括力。
3、要运用各种手段和方法使演讲具有说服力和鼓动性。
4、设计好演讲的开头和结尾。
第六章 经济类应用文
第一节 审计报告
一、审计报告的概念、作用及分类
审计报告是审计人员依法对机关、企事业单位和经济活动进行审查、核计，并把审计情况、结果向审计机关或被审单位主管部门报告的书面文件，又称查账报告，稽核报告。
主要作用是：
1、监督作用。
2、公证作用。
3、依据作用。
4、促进作用。
根据不同的标准，审计报告可分为不同的种类。
按照审计的内容，可分为财政财务审计报告、经济效益审计报告、财经纪律审计报告；
按照审计对象所属的部门、行业，可分为国家预决算审计、税利审计、银行信贷审计、基本建设审计、企业审计；
按照审计机构，可分为外部审计、内部审计；
按照审计范围的大小，可分为全面审计、专项审计；
按照审计报告的形式，可分为审计报告书、审计证明书、审计决定；
按照审计报告的结构样式，可分为表格式、条文式和陈述式。
二、审计报告的写法与撰写注意事项
审计报告的结构可由标题、署名、主送单位、正文、附件、签署和日期等六个部分组成。
正文 主要包括以下六项内容：
（1）审计概况。（2）审计过程。（3）审计结果。（4）审计评价。（5）处理意见和建议。（6）结尾。
写作注意事项：
第一，客观公正。
第二，材料要真实可靠。
第三，结论要慎重适度。
第四，建议要切实可行。
第五，文字要庄重明确。
第二节 经济合同
一、经济合同的概念及其作用
《中华人民共和国经济合同法》规定：“经济合同是法人之间为实现一定的经济目的，明确相互权利和义务关系的协议。”
经济合同的作用：
经济合同是商品经济的产物，是商品交换中的经济关系在法律上的表现形式。在我国社会主义市场经济中，经济合同正在发挥越来越重要的作用。
第一，经济合同有利于保障合同当事人的合法权益。
第二，经济合同是加强企业经营管理、提高经济效益的有效手段。
第三，经济合同是国家对企业进行监督、维护社会经济秩序的重要措施。
第四，经济合同是发展现代化大生产、专业化协作的纽带。
合同是双方或多方的法律行为。合同一经成立便具有法律效力，对订立合同的双方或多方都有约束力。
《中华人民共和国合同法》规定：“当事人订立合同，有书面形式、口头形式和其他形式”。“法律、行政法规规定采用书面形式的，应当采用书面形式。当事人约定采用书面形式的，应当采用书面形式。”
二、经济合同的主要内容、写法与撰写注意事项
签订经济合同时条款应齐全，条款不全既不利于执行，又容易引起合同纠纷。经济合同的主要条款有：
1、当事者的名称或者姓名、住所。
2、标的
经济合同中的“标的”指合同中权利和义务所指的对象，也就是双方当事者要求实现的目标。
3、数量和质量
任何经济合同对转移财产或提供劳务，都应有明确具体的量和质的要求。
4、价款或报酬
价款是为取得对方产品而支付的代价，报酬是指为获得对方的劳务或智力成果而付出的代价。价款和报酬简称为价金。
5、履行期限、地点和方式
履约期限应明确具体
履行地点直接关系到费用和包装。
履行方式因合同性质不同而不同。签约时要规定合同一次履行或分期履行，可否由他人代为履行等。
6、违约责任
违约责任又称“罚则”。是对不按合同规定履行义务的制裁措施。
7、其他必须具备的条款
这类条款通常有三种情况。第一种是按照有关法律规定必须具备的条款，如建设工程承包合同应根据《环境保护法》等规定，写明“三废”处理，保护环境的条款。第二种是按照合同性质应规定的特有条款。如加工承揽合同中应规定承揽方独自承揽或允许转让或分包给第三方。第三种是当事人一方要求规定的某些条款。
经济合同的样式
经济合同主要有两种：
1、表格式合同
特点是简单明了，使用方便。产品不同，表格栏目多少也不同。
2、条款式合同
适用于工程承包、科技合作、合作生产、技术引进等内容比较复杂的经济合同。
条款式合同的格式，各地区、各行业不尽相同。一般包括四个部分：
标题
首部 包括合同编号，签约单位名称。
正文 主要包括订约目的或承诺词语；主要条款，标的、数量和质量、价金、履行期限、地点、方式、合同份数等。
尾部 主要包括：（1）签约单位名称和合同份数。（2）签署。国内合同一定要盖章；涉外合同在盖章的同时要有签约人的签名。涉外合同签名是十分重要的，有的国家规定未经签名的合同不能生效。（3）公证或鉴证。公证是法律监督，由公证机关审查；鉴证是行政监督，由工商行政管理部门审查。这是在必要时采用的。
签约日期 最后署上签订合同的日期，但也有的放在合同开头的，那最后就不必再署日期了。
签订合同注意事项：
第一，平等互利，协商一致，遵守国家法律。
第二，内容要完整，条款要齐全。
第三，文字要严谨、缜密。
第四，手续要完备。
