第一节 文书和档案
一、文书、文件、档案
文书，就是人们在实际事务活动中为了凭证、记载、公布和传递等的需要而形成和使用的内容系统、体式特定的文字材料。
文件，是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生或接收的记录信息，该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景和结构而构成，而不管记录的形式或载体如何
－－国际档案理事会电子文件委员会 问题：
文件生命周期理论
“在文件管理的领域内像在人类遗传学的领域内一样，也能够发现‘节制生育’它帮助确定何种文件应该打入火化炉的‘地狱’，何种文件应该升入某个档案馆的‘天堂’，或者，偶尔让它先到某个文件中心的‘炼狱’或‘挽留所’去呆一个时期。”
文件在不同的运动阶段内呈现不同的价值，因而要采用不同的存放地点和不同的管理方式来处置文件。
现行期
半现行期
非现行期
现行价值
凭证价值
历史研究价值
(形成使用文件部门)
(文件中心或档案室)
(历史档案馆)
二、档案的定义、种类及价值
《清太宗文皇帝实录》在崇德三年（公元1638年）正月甲午日的记载 “他物皆记档案，独金数未经登记” （王金玉，王永.档案词源新证.中国档案）
杨宾的《柳边纪略》(1707年)说：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木牌故也，存贮年久者曰档案，曰档子，积累多，皮条挂壁若档故了。然今文字之书于纸者，亦呼为牌子，档子矣。”
“档案”一词显然并没有一个不可更动而必须优先采用的、最终的、最完备的定义，它的定义可以在不同的国家作不同的修改，以适应不同的需要。
－－（美）谢伦伯格
档案，是在执行法律和处理事务中制成或收到的因具有永久价值而保存起来的文件的有机体，包括文稿、簿册、地国、录音带和其他文献材料在内。
－－《美国大百科全书》 任何自然人或法人，任何国家机关或组织，任何私人机构或部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，不管其形成日期、形式和制成材料，都是档案
－－法兰西共和国档案法
本法所指的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录
－－中华人民共和国档案法
（一）定义
档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。
档案是各种机关组织和个人在其特定的社会活动中形成的
档案是保存备查的历史文件- 档案的形式是多种多样的
档案是原始的历史记录- 档案是保存备查的历史文件：
使用完毕或办理完毕的文件才能作为档案
具有查考利用价值的文件才有必要作为档案保存 按照一定规律保存起来的文件才能最后成为档案 注意：资料与档案的区别
一般说来，凡是对人们研究、解决某一问题有一定价值的所有相关信息均可称为资料，而无论其具体是什么，文书、档案、图书、报刊、文章、录音录像乃至文物等，只要对于人们研究解决某一问题有信息支持价值，都可看成是资料。 档案可以被看作资料，但资料不能作为档案看待并使用。
（二）档案的种类
、纸质档案、非纸质档案
2、文书档案、科技档案与专门档案
文书档案
科技档案.工程档案：竣工图
专门档案：人事档案
3、历史档案（旧政权档案、革命历史档案）
与现行档案 奏折
旧政权档案
旧政权档案
革命历史档案
（三）档案的基本价值 案例：
东京巨额遗产案追踪
赵欣伯
赵碧琰
赵宗阳（赵重光）
《第三帝国的兴亡－－纳粹德国史》
美国记者 威廉.夏伊勒
凭证价值
参考价值
问题：
档案真实性指什么： 档案是真实的历史记录？ 档案内容的真实？
档案内容的真实等于记录形成者观点的正确？
汪伪档案中的罪恶一页
第二节 文书工作与档案工作
注意：
文书学与档案管理学的传统理论认为：以归档为界，归档以前是文书处理工作，归档以后便开始了机关档案管理工作。
一、文书工作
文书工作，也称文书处理工作，是指文书的形成、处理和管理等一系列互相衔接的程序和手续。
文书处理主要内容
文书的制作形成（拟稿、审核、签发、复核、缮印、校对、盖章等） 文书的传递（收发、登记、分发、传送等）
文书的办理（拟办、批办、承办、催办、查办等） 文书的管理（保管、保密等） 文书的整理归档或销毁
文书工作机构及其组织形式 集中形式
除承办外，其他环节集中由办公厅（室）统一处理。 分散形式
由办公室（厅）和各业务单位的文书部门或专职、兼职的文书人员来分工负责。
二、档案工作
通常所说的档案工作，是指档案室和档案馆所从事的档案业务工作，即用科学的原则和方法管理档案 。
档案管理工作从理论上划分为两个基本方面：
实体管理
档案内容信息的开发利用
档案工作基本内容包括以下八项：
档案的接收和征集
档案的整理
档案价值鉴定
档案保管
档案编目与检索
档案编辑与研究
档案利用服务
档案统计
简称收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用和统计工作。
档案工作机构
档案实体管理机构：
（1）档案室、档案信息中心
（2）档案馆
（3）文件中心
（4）档案寄存中心
（5）档案事务所 档案行政管理机构
如:档案局
组织内档案工作机构的组织形式:分立型、综合型。
三、文档一体化系统 文档一体化，就是从文件和档案工作全局出发，实现从文件生成制发到归档管理的全过程控制。
课程内容： 文书处理工作 文件整理归档工作 档案整理工作 档案保管工作 档案检索工作 档案开发利用工作
声像档案的管理 电子档案的管理
参考书籍：
赵映诚：文书工作与档案管理.高等教育出版社
陈祖芬：职业秘书资料与档案管理教程.清华大学出版社 靳古隆：机关文书与档案管理模拟训练.陕西旅游出版社 陈琳：档案管理技能训练.机械工业出版社
孙淑扬、邱晓威：档案计算机管理教程.中国人民大学出版社 刘家真：电子文件管理理论与实践.科学出版社
第一章 文书处理工作
文书处理工作，是指文书的形成、处理和管理等一系列互相衔接的程序和手续。
登记
收文登记簿
填写文件处理单
宏远电机股份公司公文处理单
交办公室主任拟办
宏远电机股份公司公文处理单
交王总批示
宏远电机股份公司公文处理单
将通知交信息中心李主任，请他负责办理（承办）。 5月10前催办一次
李主任会议后填好办理结果、日期和其他有关内容，和文件一起送回陈秘书 归档整理
取回后送机要室盖章 填写发文登记簿
发文登记簿
一、文书处理工作主要程序
收文程序：签收、登记、拟办、批办、承办、传阅、催办、查办、整理归档等程序。
发文程序：草拟、审核、签发、复核、缮印、校对、用印、登记、分发、整理归档等程序。
第二节 文书处理具体程序简介
一、签收
秘书在送来的《文书投递单》或《送文登记簿》上签字，需要认真核对和清点。
二、登记
文件登记是机关管理与保护文件的一种工具，用它记录文件的收进、发出和运转情况，统计文件的数量和检查文件的处理周期。
收文和发文一般应分别进行登记，密件和平件应分开登记。
登记的形式有簿式、卡片式和联单式。簿式登记易于保存，是一种普遍使用的登记形式。
三、分发与传阅
分发是指文书工作人员将文件分送给有关领导人、有关部门或承办人员。
传阅指单份或份数不多的文件，需要经许多位领导人和部门阅知与处理时，由文书工作人员组织先后在他们中间传递和阅读工作
分发给本机关领导人和各部门的文件，均应履行签收手续。
注意：
传阅工作应以负责组织传阅的文书工作人员为中心点，各个阅文对象收退文件均应直接与组织传阅的文书人员联系，以利保密和安全。
传阅工作必须建立登记手续，阅文人应在阅读文件后签全名和签注时间。
四、拟办与批办
拟办是部门或承办人对于某份文件准备如何办理所提出的初步意见，以供机关领导人或有关负责人审核定夺。
拟办的意见，相当于一种请求或建议。 案例： 拟办者
“来文内容违背ⅩⅩ文件精神，不宜批准。 刘 Ⅹ Ⅹ ， Ⅹ年Ⅹ月Ⅹ日” “此件提法不妥，建议慎重处理。王 Ⅹ Ⅹ ， Ⅹ年Ⅹ月Ⅹ日。”
“该件反映问题不清楚，也不全面，不宜做明确批示。建议领导实地调研一次，或请Ⅹ Ⅹ处再了解一下。刘 Ⅹ Ⅹ ， Ⅹ年Ⅹ月Ⅹ日。” 程序性拟办与实质性拟办
“请Ⅹ Ⅹ 同志阅。 张Ⅹ Ⅹ， Ⅹ年Ⅹ月Ⅹ日。”
“该件反映问题不清楚，也不全面，不宜做明确批示。建议领导实地调研一次，或请Ⅹ Ⅹ处再了解一下。刘 Ⅹ Ⅹ ， Ⅹ年Ⅹ月Ⅹ日。”
拟办多由具体的承办人、秘书部门负责人、业务部门的负责人承担。
拟办的意见应写在“文书处理单”上。
批办是机关领导人或部门负责人，就某份文件应如何处理，对有关承办部门或承办人所作出的批示意见。
批办意见宜写在“文书处理单”上。
批办这一程序，在次序安排上有两种：
一是先批办后交承办人承办
一是先由承办人拟办，然后批办
五、催办、查办
文件的催办、查办工作指的是对于需要办复的文件，根据缓急情况和承办时限的要求，适时对承办工作进行督促检查，以防止积压和延误。
六、发文审核与签发
审核（核稿）是由秘书部门负责人或单位领导人对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发作好准备。
审核是文书处理的关键环节之一，也叫做“把口”或“把关”。
（一）审核要做到“六查”：
1.查是否需要行文，以什么名义行文，是否符合行文规则要求； 注意：行文制度的基本规则
分清隶属关系，领导与被领导关系。
党、政、工、青、妇等不同系统机关之间，无论级别如何悬殊，都是不相隶属关系。
行文关系，是发文机关与收文机关之间依据组织辖属和职权范围而形成的关系。
根据系统和级别两个因素可以把社会各机关间形形色色的行文关系归结为三类：
隶属：领导与被领导，指导与被指导，决定因素就是同一系统的不同级别。平级：同一系统相同级别；不同系统的相同级别。 不相隶属：不同系统的不同级别机关之间的关系。
党委、政府的办公厅(室)根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文；
其他部门和单位，不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。
需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。
党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的机关部门行文。
党委、政府的部门依据职权可以相互行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文
案例中地委统战部该怎样行文才是合适的，才能实现目的？
一是向地委请求以地委或地委办公室名义向各县（市）委发文并起草代拟稿；
二是地委统战部行文指示各县（市）委统战部提出贯彻落实意见报县（市）委批准。
一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。
上行文行文方式：
行文方式，是将文书运行到终极收文机关的方式。
逐级行文-
越级行文
多级行文
《关于将我市列入全国“优化资本结构”试点城市的请示》（德阳市政府向四川省政府行文，请求报转国务院审批）
下列几种特殊必要情况下，才可超级向上行文：
由于情况特殊紧急，逐级上报会延误时机造成损失的问题； 上级机关交办的并指定越级直接上报的事项； 对直接上级机关进行检举、控告的问题；
直接上下级机关之间有争议而无法解决的事项； 需要直接询问、联系的极个别的具体问题等。
涉及多个部门职权范围之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当应当责令其纠正或者撤销。
同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。
同级党的机关、同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；
政府及其部门与同级党委或军队机关及其部门可以联合行文；
政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位、公司也可以联合行文。
向上级机关行文，原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
“请示”应一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
2.查文稿内容与法律、法规和政策及上级政府的有关规定是否一致，与平行机关和本部门的已有的规定是否矛盾；
3.查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签；
如：撞车与顶牛
4.查要求和措施是否明确具体，切实可行；
5.查文字表达是否准确、简练、条理清楚，标点使用是否正确，文字书写是否规范； 6.查公文格式是否符合规定。
注意：
“收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘书部门应当进行审核。”
－－《行政机关公文处理办法》
签发指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。
一般由主要领导人或具体分管的副职领导人签发，也可由秘书长、办公厅（室）或部门负责人签发。
联合发文或内容涉及其他部门的公文，要实行会签。
签发时应在发文稿纸的签发一栏写明意见，签署姓名、日期。
签发人对文稿的内容和行政效力负责。
七、其它
复核、缮印、校对、用印、留注、整理归档等。
一、归档文件的整理与归档
归档文件的整理与归档是文书工作的最后一个环节。
归档文件的整理是指将处理完毕、具有一定查考利用价值的、应作为档案保存的文件材料，按照它们在形成过程中的联系，以“卷”或以“件”为单位进行整理使之有序化的过程。
立卷整理
按“件”整理
归档，狭义的概念指文书部门将系统整理好的文件（案卷或案盒）定期移交给本单位档案室，以便集中保管。
在我国归档工作已成为一项制度，即通常所说的“归档制度”。
注意：
文书学与档案管理学的传统理论认为：以归档为界，归档以前是文书处理工作，归档以后便开始了机关档案管理工作。
、文件整理归档的范围
1、一般情况下整理归档文件范围
注意：是否与本单位工作有关；是否有保存价值。 上级来文
本单位形成的各种文件
下级报送的文件
其它文件 （不相隶属单位、平级单位等来文）
2、不归档的文件范围
未定稿的文件和一般性文件的历次修改稿
上级任免、奖惩非本单位工作人员的文件，普发供参阅、不办理的文件 无查考利用价值的事务性、临时性文件 来访者的介绍信
非隶属单位发来的不需要办理的文件 重份文件
无特殊保存价值的信封
等
3、不同系统、不同单位应根据自身情况制定本单位的“文件归档范围”、“文件保存期限表”或“文件废弃规定”
注意：
确定文书整理归档的范围，应以国家档案局2006年12月18日，第8号令发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》- （1987年12月颁发的《关于机关档案保管期限的规定和》 《机关文件材料归档和不归档的范围》 已废止 ）的基本思想为指导，结合本机关形成档案的实际情况来确定。
三、归档文件整理的步骤和方法
（一）编制分类方案类目
分类方案是文件整理归档的计划，是根据组织工作活动的规律，在研究组织的工作性质、职权范围、内部组织机构及分工情况的基础上，预测每年可能形成的文件，按照文件整理的原则拟制出来的归档文件的类别和条目。
档案分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间和内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。
注意： 每年形成的文件材料只能组合成 10 个左右案卷的小单位 , 也可以不分类。
1、基本分类方法(分类的单一标准)。
现行机关常用的档案分类方法(分类的标准)
(1) 年度分类法
判定下述文件应分别归入哪一年度立卷。
注意：跨年度文件的立卷归属年 新的规定
跨年度一般应以文件签发日期为准。
对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。 跨年度形成的会议文件归入闭幕年。 跨年度办理的文件归入办结年。
当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。
P96旧的规定
①一般文件放在写成年来立卷。如果是年终写成，在第二年初批准、通过和发出的，则可放在批准和通过的年度立卷。 ②对年度计划、总结、报表、预算、决算一类文件，由于它们的时间针对性很强，一般要放在针对年度来立卷。跨年度的或多年的计划，如五年计划、三年计划等，放在开始的年度立卷；跨年度或多年的总结，则放在最后的年度立卷。
③经过跨年度处理完毕的文件或案件，可放在办毕或结案的一年立卷。如第一年末来文到第二年年初才办完的，可以放在第二年度立卷。
④跨年度的请示与批复，放在复文年立卷，没有复文的放在请示年立卷。
⑤为某项工作或某次会议收集的有关文件材料，不按文件原来的写成年度或内容针对年度，而应放在使用的年度立卷。即作为附件、参考材料或会议印发的学习资料，应考虑与该项工作或该次会议的文件一起立卷。
⑥跨三年以上的工作、工程建设等形成的文件，如数量不多，可把从开始到结束的文件材料立在一起。数量大的，也可以分开年度立卷，但全部材料一般应集中在一起保管。
⑦转发或批转的文件，应按转发时间立卷；被批转的文件原件，在原件作者单位仍按原来文件的写成年度立卷。
⑧因工作需要临时设立的机构，存在时间不长，文件又比较少，工作虽跨年度，也可不分年度立卷，放在工作结束年度或工作活动的主要年度立卷。 2) 组织机构分类法
它是按机关内部的组织机构对档案分类。一个机关内部的每一个组织机构名称，就是档案的一个类名 。
适用于：
内部组织机构比较稳定、分工明确的机关。
主要用于对文书档案的分类。
注意：
①类别的顺序
如：按先党、工、团后行政，先综合性办公部门后专业部门，先主要部门后次要部门的方法排序。
②对跟几个机构都有关的文件材料确定归类范围。 (3) 问题分类法
它指按照档案 ( 文件材料 ) 内容所说明的问题 ( 事由、主题 ) 进行分类。
一般是参照内部机构的不同职能按问题分类。
若档案数量不太多 , 职能相近的内部机构的档案 ( 文件材 料 ) 可合并为一类问题。
若档案数量太多，可在各类下仍按问题设置属类。
适用于：
机构小，内部机构只有简单分工，各机构的职责范围界限划分不太清楚，工作常有交叉；
一些大中型机关的内部机构不稳定，变动频繁且较大。
主要用于对文书档案的分类。
（4）型号分类法，即按产品或设备的各类与型号来划分单位的产品档案或设备档案的类目。 （5）课题分类法，即按独立的研究课题（或称专题）来划分科研档案的类目。 （6）工程项目分类法，即按独立的基建工程来划分基建档案的类目。
（7）专业性质分类法，即按档案内容所涉及和反映的专业性质来划分档案的类目。 （8）档案形式分类法，即按档案文件的外形、名称及制作载体等来划分档案的类目。 2.复式分类法
一般机关大多采用复式分类法。复式分类法，指把两种以上基本分类法结合起来的分类方法。
《机关档案工作业务建设规范》第四条规定：“分类一般采用年度一组织机构（问题）进行分类。”
（1）年度－组织机构分类法
1985年 党办
纪检委„„
l986年 党办
纪检委„„
„„„„„„
若各部门内档案数量大，可按组织机构或问题设置三级类目，多数机关采用“年度－机构－问题”复式分类法。
(2) 年度一问题分类法
3.结合保管期限的分类方法
文书档案，按照结合保管期限的复式分类方法进行分类。
“期限－年度”分类法
1985年
1985年
永久
1986年
长期
1986年
1985年
短期
1986年
“年度－期限－机构（或问题）”分类法 “期限－年度－机构（问题）”分类法
（二）初步整理 即平时整理。
（三）系统整理 立卷
按“件”整理
（四）归档
第二节
文书立卷的原则与方法
一、立卷的概念
立卷，是指将已经办理完毕的，具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。
案卷，也称卷宗，是经过系统整理的具有共同特征、紧密联系的若干文件材料的组合体
立卷所组成的案卷是传统文书档案管理的基本保管单位和统计单位
凡是需要立卷的文件，必须按照文件在自然形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。
二、文书立卷的原则
文书立卷必须遵循的原则是： 保持文件之间的历史联系 便于保管和利用 区分保存价值
(一) 保持文件材料之间的有机联系
文件材料在内容特征方面的联系
文件材料在责任者或形成者特征方面的联系
文件材料在时间特征方面的联系
文件材料在文种、载体等形式特征方面的联系
文件材料的地区特征方面的联系
文件材料的通讯者特征方面的联系
(二) 便于保管和利用
分类整理文件材料进行立卷
案卷厚薄适度。最薄的案卷不宜少于 20 页 , 最厚的案卷不宜多于 200 页。 使用“互见法”
针对文件材料的特点立成“活卷”或“死卷”
（三）应当区分文件材料的保存价值
根据国家档案局1987年12月4日颁发的关于文书档案保管期限的规定，案卷应划分为永久、长期（16－50年）和短期（15年以下）保存三种保管期限。 文书档案保管期限表 (1987年）
7、本机关召开会议的文件材料
7.1本机关召开的工作会议和重要的专业会议文件材料
7.1.1通知、名单、日程、报告、讲话、决议、决定、纪要、重要的声像材料 永久 7.1.2典型材料、代表发言、简报 长期 7.1.3小组会议记录、参考材料 短期
2006年新规定为永久和定期。定期为30年和10年。
永久保管的文书档案主要包括：
（一）本机关制定的法规政策性文件材料；
（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；
（六）本机关机构房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；
（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
定期保管的文书档案主要包括：
（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本机关一般性事务管理文件材料；
（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；
（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；
（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
保存时间的计算方法，一般是从文件产生后的第二年起计算，有些特殊文件和专门文件可以从其失效、结案后算起。
机关形成的人事、基建、会计及其他专门档案保管期限，国家另有规定。
各机关在使用国家档案局制定的《文书档案保管期限表》时，不可机械套用，应当结合本机关的实际情况，编制出本机关或本系统的档案保管期限表，经本机关领导人审查批准后执行，并报同级档案行政管理部门备案。
三、文书立卷的方法
1、根据文件的特征立卷。
根据文件本身的特征组合案卷是公文立卷的主要方法。
“六个特征”立卷法
问题特征、时间特征、文种特征、作者特征、地区特征和通讯者特征。
将文件按这六个特征进行组卷，称为“六个特征”立卷法
（1）按问题特征立卷
①海滨市教委关于加强学生思想工作的指示；
②育才学校关于当前学生思想状况的调查报告；
③育才学校关于加强学生思想工作的决定。
共同特征：同一个问题 “关于学生思想工作”。
案卷的标题：《海滨市教委、育才学校关于学生思想工作的指示、调查报告、决定》。
问题特征是指文件材料的内容所反映的问题、事物、事件、人物、工作性质等具有的共同特点。
关于处理某某贪污盗窃案件的文件材料
关于某工厂扩建购买设备问题的文件材料。
某大学关于评定老师业务职称问题的文件材料。
关于统战工作的文件材料
思考：
按问题特征立卷，在立卷工作中已经成为一种常用的、主要的立卷方法。有人主张立一事一卷的“小卷”。为什么在机关的实际立卷工作中，按问题特征立成的案卷占多数呢？
一是方便查调档案。
二是按问题特征立卷有很大的灵活性。 举例：
关于中小学教育问题的文件
市人民政府的文教办公室
立一个关于中小学教育问题的文件案卷。
市教育局
分立成人事调配、教学情况、学生思想教育、财务管理、勤工俭学活动等若干案卷 （2）按时间特征立卷。
时间特征是指文件形成的时间和文件内容所针对的时间。
现行机关的公文立卷，一般都是分开年度进行的，所立成的案卷也可以说都具有文件形成年度的特征。
按时间特征立卷，要正确划分文件的所属年度，这是立卷前需要解决的问题。
（3）按名称特征立卷。
《××地区九县 ( 市 ) 档案局工作计划》
文件按名称特征立卷，就是把相同文种名称的文件组合在一起进行立卷的方法。
人们通常将工作计划、总结报告、工作简报、会议记录、合同、统计报表等文件材料按名称特征立卷。
名称特征立卷的灵活运用
①在文件数量不多时，人们通常将名称相近和保存价值相近的文件合并立卷。
比如决定和决议，
条例、办法和章则，
指示、意见和带有指示性质的通知，
计划、安排、工作要点和规划，
报告、总结与工作情况等，
可以合并立卷。
②有的文件名称使用范围很广，有些文件虽然名称相同，但实际性质又有年所不同。
如， “通知”这一文种，既有政策性、指示性通知，又有一般事务性通知，它们的性质和作用不同，保存价值也不同，不宜合并在一起立卷。
（4）按作者特征立卷。
按作者特征立卷，就是将反映同一作者制发的文件组合在一起立卷的方法。 《新港市工业局党委关于党风廉政责任制、干部年度考评的意见、实施细则》
注意
作者特征的灵活运用:
收文按上级机关
非隶属的有关机关
下级机关、平级机关等
文件作者类型分别立卷
（5）按地区特征立卷
按地区特征立卷就是将内容涉及同一地区的文件组合在一起进行立卷的方法。
（6）按通讯者特征立卷
通讯者特征是指文件的收发或问答双方。
按通讯者特征立卷，就是将针对一个或几个问题双方机关的总的往来的文件，组合在一起进行立卷的方法。
如：《××区教育委员会关于招生工作与市教育委员会的往来文件》
《铁路局关于水陆联运问题与长航局的往来文件》
不能将通讯者特征与作者特征混合使用，二者有所不同。
2、“六个特征”在组卷时的灵活运用
在一个案卷之内结合使用两个、三个甚至四个特征立卷，是比较科学的可行办法。例如：
《中共××区委组织部1995年关于干部任免的通知》
这个案卷，就具有作者、时间、问题、文种四个特征。问题特征是主要的，其他三个特征是结合使用的。
结合运用责任者和问题特征立卷
结合运用责任者、时间、问题特征立卷
结合运用责任者、时间、问题、文种特征立卷 《中央电大2000年教师职称评定和聘任审批表》
《新港市第一机床厂2001年新产品研制的计划、总结、报告》
《新港市工业局关于整顿企业的计划、报告、通知、规定》
结合运用责任者、问题、文种特征立卷
结合运用通讯者、问题特征立卷
《 ××大学与××工厂关于新产品开发的往来文件》。
《××省劳动局关于劳动力调配的报告》
在机关的实际立卷工作中，对“六个特征”的使用频率也是不相同、不平衡的。问题、作者、名称三个特征比较常用，而地区、通讯者特征使用不多。
3、根据文件类型组卷
是针对文件材料的类型特点，采用的相应的组合案卷的方法
会议文件
多的一会数卷
少的一会一卷
如：《某市轻工局1993年轻工科技工作会议文件》
例行会议文件材料，分会议种类组成数卷，其中会议记录一本一卷。
如：《中共某县委常委会议记录》
统计报表、预（决）算、名册、凭证，党、团、工会、人事劳动部门开出的通知书、介绍信及其存根等材料，一般按同一名称、格式组成一卷或数卷。
如：《某县工业系统专业技术人员花名册》
《某市1990年财政收支情况统计报表》
工作计划、总结等文件，一般按时间、问题、文种等特征组卷
如：《某局1990的年工作计划》
非诉讼案件（纪检监察案件）材料。一个案件可组合成一卷；多的可分保管期限组成几卷，少的可同类案件合并组卷。
如：《某贪污案件材料》
人民来简报、刊物。可按名称数期组成一卷或一期组成一卷。
科研、生产、建设等管理工作中形成的图表和说明材料。可一个项目或一个项目不同阶段的材料组成一卷或数卷。
专业机关（单位）专业文件材料。如税务机关的税收征管文件材料、房地产部门的房地产文件材料可按针对的对象将文件材料组成一卷或数卷。如一个单位、一幢房子的文件材料分别组成一卷或数卷
4、适当照顾文件的保存价值组卷，划分文件的保管期限。
信来访材料。可按反映的问题或作者或处理形式组卷。 注意：
立卷工作的承担者、组织形式和时间 注意一： 立卷归档的承担者
国家规定由文书部门立卷归档。采用分散立卷形式的单位，由文书部门和业务部门立卷归档。 组织形式：
集中立卷形式；分散立卷形式；集中与分散相结合形式
注意二：文书立卷的分工
分清文书立卷的范围，还要明确文书立卷的分工。
一般来说来，应该立卷归档的文件材料，应以本机关、本部门为主。原则上以什么名义发的文件就放在哪里立卷，是哪个部门承办或主办的文件，就放在哪里立卷。一般作如下处理：
（1）党委讨论决定而以机关行政名义制发的文件，划归行政办公室。 （2）业务部门起草而以机关行政名义制发的文件，划归业务部门。 （3）几个部门联合签署的发文，划归主办部门。 （4）综合性会议的文件材料 , 划归机关办公室。
（5）以机关名义召开的专业性会议文件材料 , 划归承办业务部门。
（6）上下级党政机关、单位发来的文件 , 划归承办的办公室或业务部门。 （7）上下级机关、单位业务部门之间往来的文件 , 划归对口的业务部门。
注意三： 立卷归档的时间
文书档案的文件材料的立卷时间在年终,即在第二年初将上一年的文件材料立卷。
文书档案的归档时间在第二年上半年,即6月底以前将案卷移交给档案室。
其它门类档案的文件材料的立卷归档时间另有规定。
第三节 文书立卷的准备工作（平时整理）
文书立卷工作不能等到一年终了才开始动手，而应该在当年工作进行的过程中，随时为立卷做好必要的准备。 事先编制好立卷类目； 做好平时归卷工作。
一、编制立卷类目（归卷类目）
立卷类目也称归卷类目、案卷类目。
立卷类目，是指机关文书部门在一年的实际文件没有形成以前，根据本机关工作活动的规律，预测该年可能形成的文件，按照立卷的原则要求和方法，事先拟制出来的归卷条目。
机关文书处理部门应当在上年未，本年初拟制或修订本机关的立卷类目。
作用：
立卷类目是平时收集、鉴定、分类整理、组合文件材料进行立卷的工具。 立卷类目是查找利用归卷文件材料的工具。
（一）立卷类目的构成
立卷类目，由类、目、号三部分组成。
（二）编制立卷类目的方法、要求
1、设类
立卷类目的类 ( 属类 ) 应当跟本机关全宗内档案分类方案的类 ( 属类 ) 一致 。
2、拟写条目
立卷类目的条目是预先拟写的在新年度可能形成的案卷标题。
注意：
比较准确的预计新的一年可能形成的案卷 ( 文件材料的组合), 是拟写好条目的首要问题。
3.编号
编号指对划分出来的类 ( 属类 ) 和各类 ( 属类 ) 内的条目进行系统排列，然后选择使用一种编号方法编定顺序号。
条款的顺序号又称为文书处理号。 编号目的：
便于固定类目的顺序以及卷宗的放置秩序；
便于采用“对号入座”的方法将文件材料归入卷宗。
二、文件材料的平时归卷
平时归卷，是指机关的文书立卷人员依据已经的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目上的有关条款归入卷内。
（一）平时归卷的方法、要求
1.准备平时归卷使用的卷宗和文件柜
（1）卷宗的准备
①卷宗的数量应比归卷类目中条目的数量稍多一些。
②标注卷宗的封面和背脊的标签
卷宗封面标签
保管期限：
类：
条目：
③在每个卷宗里放入一张或几张文件目录。
文件目录 (2) 文件柜的准备
文件柜的数量,应当根据每年形成案卷的数量多少来确定。一个五层文件柜,大约可排列存放 200－300 个文件盒。一般机关准备一个五层文件柜就够用了。
(3) 将卷宗排列放置在文件柜里
文件柜各层标签
层号：
保管期限：
类：
.将处理完文件材料归入卷宗
平常对各部门返回的每份文件材料的内容和形式特征随时进行分析,依据归卷类目，采用“对号入座” 的方法将文件材料归入对应的卷宗里。
(l) 对照归卷类目 及档案保管期限表，鉴定每份文件材料。文件材料若没有保存价值,可以放入“不应归档的文件材料”的文件盒里。
(2) 对照归卷类目，分析每篇文件材料应当归入哪一个类及其属类和条目，明确该条目的编号 ( 文书处理号或归卷号 ) 。
(3) 找出该条目的卷宗，文件材料按归入卷宗的先后顺序，在文件目录上登记,在卷宗里依次存放。
文件目录放在卷宗内首页位置。
（二）平时归卷的灵活处理
当某一条目的归卷文件材料太多时 , 应增加卷宗。
当文件材料因没有相应的条目无法归卷时，可将文件材料暂时放入“待归文件”的卷宗里。
平时归卷实质上是对收集来的应归档的文件材料进行分类整理、鉴定和初步组合案卷的过程，也是积累、保管应归档文件的措施。
意义
(1) 有利于文件材料的安全保存 (2) 有利于文件材料的查找利用
(3) 有利于提高年终立卷的质量和效率
三、五步突击分组“（五步分类法）”
有的机关如没有编制立卷类目，未进行平时归卷，对收集齐全的全年文书，甚至历年积存的凌乱文书进行突击清理立卷，应依循《文书立卷程序》的要求，实行“五步分类法”，按以下步骤，将全部文书逐项分开：
1、分年度。按文书形成年度或内容针对年度分开。
2、分级别。按文书作者与立卷机关的行文关系分成上级、下级、本级。对本机关请示与上级批复，或下级请示与本机关批复，为保持文书之间的紧密联系，则放在一起。
3、分机构。按本机关撰写或承办的部门分开。
4、分问题。按文书内容所反映的问题分开，注意优先保持内在的、本质的、有机的联系。
5、分期限。根据《文书档案保管期限表》的规定，按不同保管期限分开。
四、归卷文件材料的日常管理 借阅利用
查找方法：
查阅归卷类目或收发文登记簿 → 查出归卷号 →文件柜和卷宗标签→ 卷宗 →卷宗内文件目录 → 所要借阅文件
借阅应制定有关规章制度，办理借阅手续，填写《文件借阅登记簿》 文件借阅登记簿
定期检查
第五节 文书按件整理与
《归档文件整理规则》
一、文书立卷改革的争论
文书立卷一直处于改革中，只是每个时期，改革的角度、幅度、力度不同而已。经过十几年的探讨，最后形成了两种做法、两派观点的争议： 立“卷”派。
以“件”整理派。
改革思路：“简化整理、深化检索”
二、《归档文件整理规则》的出台
我国档案主管部门从1997初开始，着手《归档文件整理规则》的起草和修改，并进行反复的调研和论证，1998年成立课题组进行研究，历时四年的反复争论和修改，直到2000年12月6日才由国家档案局档案馆发布，并于2001年1月1日起正式实施。
《规则》的出台并未结束关于文书立卷改革的争论。 中华人民共和国档案行业标准
归档文件整理规则
The arrangement rule of filing documents
立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2015年国家档案局又发布新版DA/T 22—2015 《归档文件整理规则》
（自2016年6月1日起实施，代替DA/T 22-2000《归档文件整理规则》）
新版对旧版做了一些修改，并增加了一些内容。
标准适用范围扩展：纸质和电子文件材料（文书档案，其它类型档案参照执行） 思考：
与传统立卷工作比较，新的文件归档整理做法有什么根本不同，你是如何评价的？ 《规则》中的“件”与“自然件”是否是一个概念？ 新旧版本《规则》有什么不同？
三、归档文件整理基本步骤（程序） 将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等 纸质归档文件还包括：修整、装订、编页、装盒、排架；
电子文件还包括：格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等。
1、组件
归档文件的整理单位－－件
自然件
非自然件
一般以每份文件为一件，
文件正本与定稿（包括历次修改稿）为一件，
正文与附件为一件，
原件与复制件为一件，
正本与翻译本，中文本与外文本为一件
转发文与被转发文为一件，
报表、名册、图册等一册(本)为一件，
简报、周报等材料一期为一件；
会议记录一年一本的，一本为一件；
注意：
来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。 有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。 文件排序
纸质文件修整并装订
归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制（如传真件）。
按件装订。装订时，
正本在前，定稿在后；
正文在前，附件在后；
原件在前，复制件在后；
转发文在前，被转发文在后；
来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；
文件处理单在前，收文在后；
汉文文本在前，其它文字文本在后。
应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。 装订的材料不能包含或产生可能损害归档文件的物质。
禁止使用：回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封
永久保管的归档文件 宜采取线装法装订 直角装订
缝纫机轧边装订 “三孔一线”装订
使用不锈钢订书钉、浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。 定期保管的归档文件
需要向综合档案馆移交的，装订方式同永久保管。
不需要向综合档案馆移交的，可同上，也可使用不锈钢夹或封套装订。 纸质文件编页
一般应以件为单位编制页码。 逐页编制。
标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。 可以保持原有页码不变： 已印制成册并编有页码的；
拟编制页码与文件原有页码相同的。
2、归档文件的分类 一般采用三级分类：
年度—机构（问题）—保管期限、
年度—保管期限—机构（问题） 年度—保管期限等两级分类
可用于规模较小、公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位
按年度分类
将文件按其形成年度分类
按保管期限分类
将文件按划分的保管期限分类。
按机构（问题）分类
将文件按其形成或承办机构（问题）分类。
3、归档文件的排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。 同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
注意：
确定最低一级类目
如：在 年度—机构（问题）—保管期限分类方案中
保管期限即为最低一级类目
4、编号、加盖（生成）归档章
归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。
在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。
档号结构
档号：Z109-WS·2011-Y-BGS-0001
档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。
上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开。
全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识。
档案门类代码·年度：归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年。
如“2013”。
保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。
机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识。
如：办公室代码
BGS
件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。
应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。
归档章构成
必备项：全宗号、年度、保管期限、件号、页数 选择项：机构（问题）
5、编目
归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录
归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。
归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。
序号：填写归档文件顺序号。 档号：档号按照规定规范编制。
文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。
责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。
日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909。 密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。 页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。 备注：注释文件需说明的情况。
注意：
归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置
除保存电子版本外，还应打印装订成册。 装订成册的归档文件目录，应编制封面
归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。
纸质归档文件装盒
将归档文件按顺序装入档案盒 填写档案盒盒脊及备考表项目。
注意：
不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。 视归档文件的总厚度选择厚度适宜的档案盒。
档案盒只是归档文件的装具，不要求同一事由的归档文件必须装在同一档案盒内。
起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格；
盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。 备考表式样
备考表项目：盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期。 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。 整理日期：归档文件整理完成日期。
检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。 检查日期：归档文件检查完毕的日期。
纸质归档文件排架
上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。
按年度—机构（问题）—保管期限分类
每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架，便于实体管理。 按年度—保管期限—机构（问题）分类
每年形成的档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆。
归档电子文件的整理要求 归档电子文件组件（件的组织）、分类、排列、编号、编目要求同上。
电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照《数字档案室建设指南》（2014年）等标准执行。
归档电子文件整理，应使用符合《数字档案室建设指南》（2014年）等标准的应用系统。
三、两种整理方法的优劣比较 ( 一 ) 传统立卷方法 优点 :
1、便于管理 , 不易散失。
2、在手工检索下 , 便于连锁查找。能够提高手工 检索的查全率和查准率。
缺点 :
1、人为因素过多。其后果势必造成利用效率的低下。
一 是易造成立卷思想的不一致。
二是案卷标题拟写复杂。
2、手工劳动量大 , 工作效率过低。
3、有时利用不方便。
( 二 ) 改革后的整理方法优点 :
优点：
1、新整理方法简单、易学、易用。
2、简化了整理工作程序 , 减少了不必要的手工劳动和财物的投入 , 提高了工作效率。
3、方法更适应计算机文档一 体化管理需求 , 能充分发挥计算机存储量大、快速检索的优点，提高了档案检索利用的效果。
缺点：
1、档案实体易散失 , 不便于利用管理。
2、对于手工检索 , 利用时稍显繁琐。
3、排列编号易出错，修改麻烦。
4、档案归档检查、移交清点存在难度。
第六节 归档工作与
不归档文件材料的销毁
《机关档案工作条例》指出：“机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案,交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续。” 《公文处理办法》指出：“没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。”
一是归档
案卷归档，案盒归档 编制移交目录
办理移交归档手续
二是不归档文件材料的销毁
一、编写移交目录
案卷移交目录是立卷部门对经过整理排列的案卷逐一编号登记所形成的案卷名册。 归档文件移交目录（可用归档文件目录）
采用分散整理形式或者集中与分散相结合形式的机关 , 必须编制移交目录并办理移交归档手续。
归档文件移交目录
归档单位：
文件年度：
文件数量：永久
件，长期
件
短期
件，共计
件 移 交 人：
接 收 人：
移交日期：
年
月
日
移交目录应当编制一式两份(或三份） , 办理完移交归 档手续后 , 移交双方各存一份。
二、办理移交归档手续
档案室接收归档的案卷、文件时 , 应当对照目录清点检查验收移交的案卷、文件，然后 , 交接双方填写档案交接文据并签字盖章 , 即办理移交归档手续。
(一 ) 档案的接收
1.接收的范围
2.案卷、归档文件整理质量要求
3.接收时间
文书档案在次年 6 月底以前接收完毕。其它门类和载体的档案的接收时间 , 应按有关规定执行。
注意：
按活动结束时间归档 按工作阶段归档 随时归档
(二)办理接收归档案卷、文件的手续
档案室对归档案卷、文件检查验收完毕 , 交接双方应填写“档案交接文据”，并签字盖章。
档案交接文据，是在变更档案保管者或所有者的过程中形成的具有法律效力的文件。
档案交接文据一式两份分别由交接方和接收方保存。
档案室接收立卷（归档文件整理）部门的档案 , 双方填写了交接文据并签字盖章 了, 立卷（归档文件整理）部门便完成了归档任务 , 档案室便对接收的档案负有不可推卸的责任。
三、不归档文件的销毁
文件材料的销毁 , 指将没有归档和存查价值的文件材料和资料经过价值鉴定和主管领导人批准进行定期销毁。
（一）确定需要销毁的文件材料
（二）定期销毁文件材料的时间
一般在做完归档工作之后销毁文件材料。
有人认为剔除的没有保存价值的文件材料在文书部门和业务部门保存一二年后销毁。
（三）销毁文件材料的方法、要求 1.清理鉴定。 2.登记造册。
文件销毁登记表
文件销毁清册封面
文 件 销 毁 清 册
编制人员：
批准领导：
销毁方式：
监销人员：
销毁日期：
3.审核批准。应销毁的文件材料登记后，应将登记表送秘书部门负责人审核，再送本机关主管领导人审核签批。
4.销毁。本机关主管领导人批准签字后，文件材料方可销毁。
(l) 销毁的方式。
(2) 严格执行监销制度。对保密文件实行二人监销制度,保证不丢失、不漏销、不泄密。个人不得擅自销毁保密文件。需要销毁的文件材料,不准当废纸出售给废品收购部门或个人。
5.签字存档。
文件材料销毁后,监销人要在文件销毁清册上注明销毁方式、销毁日期并签字。文件销毁清册应当存档。
档案整理的任务：
区分归档的档案全宗
对全宗内档案进行系统排列和编号
编制目录
建立档案实体的管理秩序
、全宗（Fonds）
全宗是一个具有社会独立性的组织或者著名人物在其社会实践中形成的全部档案。
组织全宗
人物全宗
二、立档单位（全宗形成者）
立档单位指形成全宗的独立社会组织或著名人物，也叫全宗形成者。
形成全宗的组织机关，称为“全宗构成者”。（1995年改为“立档单位”，二术语一直并用）
确认全宗，实质上是要确认立档单位，这就需要明确构成立档单位的条件。
(一)组织全宗立档单位的构成条件
（1）可独立行使职权，并以自己名义单独对外行文。
（2）设有会计部门或经济核算部门，自己可以编造预算和财务计划。
（3）设有管理人事的部门和人员，并有一定的人事任免权。
一个法人单位是一个独立的从事社会活动的组织，是一个立档单位。
(二)人物全宗形成者的构成条件
人物全宗形成者，应是主要以个人名义从事社会活动的著名人物，并且其档案较为完整系统地由档案室（馆）保存。
问题：区分全宗
某年5月，某市政府撤销第一轻工业局和第二轻工业局，将两局合并组成某市轻工业局。某市的一轻局、二轻局和某市轻工业局的档案是属于1个全宗还是2个或3个全宗。
三、全宗（立档单位）的区分
1、一个独立的机关、企事业单位内部机构的党组织、团组织、工会和行政机构的档案构成一个全宗。
2、新成立的机关（单位），一个机关（单位）分为两个以上的机关（单位），几个机关合并为一个机关（单位），一般都应分别建立新的全宗。
3、一个机关（单位）改变了领导关系或名称，但其工作性质和业务范围末发生变化，仍继续原来全宗。
问题：区分全宗
某年5月，某市政府撤销第一轻工业局和第二轻工业局，将两局合并组成某市轻工业局。某市的一轻局、二轻局和某市轻工业局的档案是属于1个全宗还是2个或3个全宗。
4、临时机构一般不建立全宗，其档案应纳入其主管机关全宗，但属于政府、党委直接领导、执行全局性任务，为期较长的机构应建立全宗。、全宗号
全宗号是档案馆（室）给定每个全宗的代码。
如：J004
用四位代码标识，
第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，
后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。 第二节
档案的系统排列及编目
档案的系统排列即按一定的方法，确定不同类档案和类内档案的前后次序和存放位置。
编目是指对一个全宗内系统排列后的档案，将文件或案卷逐一登记到案卷目录或文件目录上的工作过程。
编成的目录是最基本的档案检索工具。
编目分为两种情况，
一是按《归档文件整理规则》编文件目录；
二是编案卷目录
一、全宗内档案的排列
指按照档案分类方案和整理归档文件的要求对归档档案进行系统排列，以确定全宗内档案的顺序。
要求：保持档案文件的历史联系，便于保管和利用。
（一）排列各类档案应当注重以下几点： （1）不同载体的档案分别单独排列。 （2）不同门类的档案分别单独排列。 （3）不同保管期限的档案分别单独排列。
（4）按照结合保管期限的复合式分类法和档案分类方案中类的顺序排列。
二)类内档案排列
若移交时各类内档案采用的排列方法合适，就不必对类内档案文件重新排列；
若原来的排列顺序不合理，应进行调整或重新排列。
二、案卷目录的编制
案卷目录是按照案卷号的顺序逐卷地登记案卷的有关特征而编制成的表册。
编制目录前，应当先对系统排列的归档档案进行统一编号。
（一）编案卷号
对排列后的案卷编流水顺序号，案卷的顺序号称案卷号。
注意：案卷号应在001-999号以内，超出999号时应从头编案卷号序列。
年度－期限－机构分类法文书档案案卷编号
使用分编卷号法，文书档案每年要编制永久、长期、短期三个案卷目录。
使用统编卷号法，文书档案需要若干年编制永久、长期、短期3册案卷目录。
使用“年度－期限－机构”分类法的案卷目录 二)案卷目录的结构成分 封皮 目次 序言
简称表 案卷目录表 备考表
填写案卷目录表
编写目次 编写序言 编写简称表
简称表指本册案卷目录里所用简称与原称（正式全称）的对照表。
例如
“装行办－装饰行业办公室”
如果只需要介绍少数的简称与原称，可以在序言里交待。
编写备考表
案卷目录里的备考表的栏目（目前尚无统一规定），可设置：情况说明、编制人、编制时间。
填写案卷目录封面
案卷目录封皮采用规格为275mm×190mm（长×宽）的漆皮或塑料面夹板纸。
将案卷目录装订成册
封面－目次－序言－简称表－案卷目录表－备考表。
三、编案卷目录号
案卷目录册的代号，即案卷目录号，简称目录号。
注意：
1、一全宗内不应有重复目录号，即一个目录号应当对应一册案卷目录。
2、目录号可以3位阿拉伯数学标识。 档号是档案实体管理编号的总称（以字符形式赋予档案实体、用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。）主要包括：全宗号、案卷目录号、类别号、项目号、年度号、保管期限号、案卷号、件号、页（张）号、间隔号等。
档号编制得合理、清楚是档案实体管理有序的标志之一。
二、档号的结构和编制方法
档号采用层次码，即以档案实体分类的从属、层次关系为排列顺序的代码。
档号结构大致可分为以下几种： （1）全宗号——案卷目录——案卷号——件或页（张）号
（2）全宗号——类别号——案卷号——件或页（张）号 (3)年度号——类别号——案卷号——件或页（张）号
(4)全宗号——档案门类代码——年度号——保管期限号——件号
（5）全宗号-档案门类代码-年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。
类别号：由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成代码标识。
类别号应根据档案的内容及数量设置，一般不超过三级。类别之间可用间隔符“.”，“—”分开。
需要时可在类别后注明项目代号，项目代号可引用产品、工程、课题、设备等的代字或代号。
第四章
档案的保管工作
档案保管工作，指根据档案的成分和状况，所采取的存放和安全防护措施。
第一节
保护档案的方法与措施
一、档案损毁的原因
1、人为损毁：
（1）政治斗争及其他各种原因，对某些档案文件进行有计划、有意识的破坏。
（2）管理与利用接触档案的有关人员麻痹大意或玩忽职守或不遵守规章，及缺乏档案学知识等，导致管理或使用不善造成对档案的丢失、损坏或档案系统的紊乱。
（3）管理和利用中，难以避免地发生档案的老化。
2、自然损坏
（1）内因。
档案载体和记录材料（档案制成材料)
（2）外因。
档案所处的环境和保管档案的条件。
二、保护档案的方法和措施
有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：
（一）损毁、丢失属于国家所有的档案的；
（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
„„
－－《档案法》第二十四条
《中华人民共和国档案法》－
（一）健全保管制度、规范、标准
人员进出档案库房的管理
档案入库、出库的管理
档案利用行为的管理
档案库房、设备和库房档案秩序的管理
（二）选择优质档案制成材料 影响纸的耐久性的因素：
（1）与造纸原料、造纸方式有关
造纸的原料很多，麻、皮、稻草、竹棉等，根据所形成的纸张的耐久性，纸桨可分为四级：
第一级
棉桨
麻桨 第二级
亚硫酸盐木桨 第三级
草桨 第四级
磨木桨
从一级到四级，纸张耐久性依次递减，每一级中也有差别。磨木桨造出的新闻纸，寿命大约只有50年，棉桨、麻桨造出的纸张可保存500年以上 。
造纸方式
手工
机器 （2）与所处保存环境有关
湿度 温度 酸性 氧化性 灰尘等
影响字迹材料耐久性的因素
（1）色素是否稳定是影响字迹褪色的重要因素
字迹材料
色素：使字迹显示出颜色的物质
辅料：帮助色素渗透到纸张中的物质
炭墨
颜料
（人造
天然）
染料
（合成染料
天然染料）
（2）字迹的形成是色料与纸张的结合，字迹的耐久性与结合方式有关
粘附方式；
粘附并结膜（如静电复印机）；
渗透干燥（如各种钢笔墨水形成的字迹）；
渗透干燥并结膜（如中国墨） （3）保存环境的影响
（三）采取合适的装具设备并存放专用库房 四）做好“八防”
防火与防高温 防水与防潮 防霉 防虫 防鼠 防光 防尘 防盗
霉的防治
霉菌对档案纸张的破坏表现
（1）分解纸张纤维素，使纸张强度下降，腐朽，无法使用。 （2）分解出有机酸，使纸张酸度增加，纸张发黄发脆。 （3）分解出色素，污染纸张，霉迹斑斑，影响阅读。 （4）使纸张变湿，变粘，使档案很易变成档案砖。
防治措施
（1）库房相对湿度控制在45-60%，可消除霉菌的浸染。 （2）搞好卫生防疫工作，防止档案受感染。
（3）放置除霉剂，以防霉菌感染。
常用的有：香叶醇长效抗霉灵，五氯苯酚及其纳盐，对硝基苯醇等。
（4）已有霉菌的可采取化学灭菌和物理灭菌法
害虫防治
防治措施：
虫子生长的环境要合适的湿度、温度、空气等，破坏其生态环境。
（1）首先控制库房温湿度
温度22度以下，湿度60%以下，害虫停止发育。
库房
湿度标准为45-65±5%，
温度14-24±2度。
（2）入库前检查杀虫，搞好档案及其库房的卫生防疫工作。
（3）驱虫杀虫。
防光措施
光能促使纸张纤维素长链的断裂、发脆和破损，加速纸张的氧化反应，使字迹褪色。
防光措施：
（1）库房窗户要小而少，在窗上加设遮阳的设施，以阳光不直接照射到档案架上为宜。
（2）窗户应安装毛玻璃或花纹玻璃，减少光的照度，还可在窗户上安装百叶窗或厚窗帘，以防光直射，减少紫外光的透过量。
（3）在窗户上涂上一层滤紫外光的涂料或薄膜。
（4）使用人工光源，以白炽灯为好。
（5）档案受潮或被水浸湿后，不能在阳光下晾晒，应在通风处晾干或用空气去湿机逐渐将纸张中水分除去。
库房温湿度的调控
温度、湿度的不适对档案载体、字迹等有危害，会使档案发霉，发脆等，所以库房内温湿度要控制。
一般库房的温、湿度标准是
14-24±2度（14－20度）
45-65%±5%（50%－65%）。
调控措施
（1）采用空调设备
（2）使用其他调节温湿度的设备
去湿机
（3）采取密闭、通风、吸潮相结合的措施
（五）采取有效的修复技术
1、纸张去污：
干法去污
湿法水洗去污（温水
明矾）
有机溶剂去污（苯、汽油、四氯化碳）：油斑、脂肪斑、蜡斑、染水斑、漆斑
氧化剂去污（高温酸钾等）：铁锈斑、蓝黑墨水
2、去酸：
测酸
去酸：碱性水溶液（氢氧化钙等）；
碱性有机溶液（去酸剂与有机溶剂组成）；
气相去酸（干法去酸）
3、加固。高分子聚合物薄膜或它们的单体溶液。
4、恢复、显示档案字迹。
化学试剂使其恢复；
物理方法：摄影法，数字图像处理技术。
5、修复。
托裱
纸桨修复
第三节
库房档案秩序的管理
一、库房管理的内容
（1）进出库制度
（2）库房温湿度的调节
（3）“八防”措施
（4）库房与装具的有序化
（5）档案在装具中的存放方式
（6）档案存放秩序的维护与管理
（7）定期检查、清点
（8）全宗卷
二、库房与装具的有序化
档案柜（架）摆放要求：
1、避免阳光直射，并注意不要防碍通风。
2、在最大限度地利用地面和空间的同时，要注意存取、搬运方便。
3、在潮湿的地方，档案柜架不宜靠墙摆放。
4、为便于管理，柜架宜摆放整齐，排列一致，并编排号码，库房多的单位，库房也要编号。
可按自左向右或自外向内的走向顺序编柜（架）的列号（架号）和每一列档案柜（架）的柜号（栏号）
按自上向下的走向编每一个柜（栏）的格（层）号
在每一列、每一柜(栏)、每一层（格、箱）装具外面的醒目位置设置标牌 标识牌
档案柜标识牌
第1列第6号档案柜存放的档案是目录号为
10、案卷号为1号至252号的案卷
三、档案存放方式和存放秩序的维护与管理 档案在装具中的存放方式：
平放，有利保护，
竖放，存放、检索容易。 档案存放位置索引
是用来指明档案存放地点的检索工具，通过它可以迅速存取档案。
主要有两种形式： 指明档案存放地点
指明各档案库房保存了哪些档案
档案存放位置索引（以全宗档案为单位编制） 档案存放位置索引（以库房及装具为单位编制）
四、档案代理卡及其管理
档案代理卡是一种反映档案流动情况的卡片式管理工具，也称代卷卡，有代替案卷的意思。
当档案出库房时，填写一张统一格式的卡片存放于档案原位置，卡片上注有档号、拿出日期，送往何处，归还日期，可做成不同颜色，用以代表不同类型的档案，以便一目了然。 第五章
档案检索工作
第一节
档案检索工作概述
一、档案检索工作内容
（一）建立档案检索体系（存储档案信息，编制档案检索工具）
即对具有检索意义的档案特征进行描述与标识,形成检索工具的过程。
1、著录标引
图书在版编目(CIP)数据
秘书文档管理/陆予圻等编著.－上海：复旦大学出版社，2005.8（新编秘书学教材系列）
ISBN 978-7-309-04615-1
I.秘书„ II.陆„ III.文书档案-档案管理-教材 IV.C275.2
档案著录标引指对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录,并借助检索语言将档案主题转换成规范化的检索标识的过程。
案卷目录
卷内文件目录
2、组织检索工具：即对著录标引后形成的条目加以系统排列，组成各种检索工具，或输入电子计算机，建立机读文档及数据库。
（二）档案信息查询服务（使用检索工具查找档案）
1、接受查询，确定查找内容，制定检索策略
2、查找操作
如：
查上海市有关文物保护的档案文件
检索策略：
检索工具：上海市档案信息网网上查档数据库
检索途径：主题词 文物保护
三、评价档案查检的指标
评价档案查检的指标是用以衡量使用检索工具（系统）查检档案的质量高低和工作效率，即检索过程满足利用者的全面性和准确性程度。
指标有：查全率（检全率）
漏检率
检准率
误检率 如：
查上海市有关文物保护的档案文件
检索策略：检索工具：上海市档案信息网网上查档数据库
检索途径：主题词 文物保护
检全率是指满足利用者要求的全面程度，即检出的有关档案与全部有关档案的百分比。
漏检率指末检出的有关档案与全部有关档案的百分比。
检全率与漏检率的公式为：
检全率=检出的有关档案/全部有关档案 ╳ 100%
漏检率=末检出的有关档案/全部有关档案 ╳ 100%
例如：
某一利用者要求查找有关党风党纪方面的档案，机关档案室保存的有关专题档案是40件，检索时检出其中30件，有10件漏检。则
检全率=30/40 ╳ 100%=75%，
漏检率=10/40 ╳ 100%=25%。
检准率是指满足利用者要求的准确程度，即检出的有关档案与检出的全部档案的百分比。
误检率指检出的不相关档案与检出的全部档案的百分比。 如：
查：关于抽调上海电景机械厂副厂长冯咸萃赴北京幻灯片厂工作的通知
检索策略：检索工具：上海市档案信息网网上查档数据库
检索途径：主题词 干部调配
电影制片厂
检准率与误检率的公式为：
检准率=检出的有关档案/检出的全部档案╳ 100%
误检率=检出的不相关档案/检出的全部档案╳ 100% 例如
某一利用者要求查找有关离退休干部待遇方面的档案，机关档案室共检出30件，利用者查阅后认为其中20件是相关的，10件是不相关的。 则
检准率=20/30 ╳ 100%=67%
误检率=10/30 ╳ 100%=33%
英国情报学家克勒维当根据1963年美国情报专家7万篇文献的研究结果，做出检全率和检准率这两个指标之间存在着互逆关系的结论。
如果放宽检索范围以追求较高的检全率则检准率就会下降，反之，若是限制检索范围以改善检准率时，检全率则会下降。
设计档案检索系统以及制定每一次检索策略时，应该从利用者的不同需要了出发，确定适当的检全率、检准率指标。
第二节
档案的著录标引
图书在版编目(CIP)数据
秘书文档管理/陆予圻等编著.－上海：复旦大学出版社，2005.8（新编秘书学教材系列）
ISBN 978-7-309-04615-1
I.秘书„ II.陆„ III.文书档案-档案管理-教材 IV.C275.2
一、档案著录标引的含义
档案著录是档案馆、室编制检索工具时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
档案著录条目
案卷目录
在档案著录中对档案内容进行分析和选择，并赋予其规范化检索标识(检索语言）的过程，称为档案标引。
赋予其分类号标识的过程称为分类标引。
赋予其主题词标识的过程称为主题标引。 案卷目录
二、档案著录规则
《档案著录规则》规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标引符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。
《国际档案著录规则（总则）》
三、著录项目
档案著录项目共分七项，每项分若干小项。
档案著录条目
( 一 ) 题名与责任说明项
题名，又称标题、题目，是表达档案中心内容、形式特征的名称。
1.正题名。
2.并列题名。
3.副题名及说明题名文字。
4.文件编号。
5.责任者。
6.附件。 档案著录条目
档案著录条目 ( 二 ) 稿本与文种项
l.稿本。它指档案文件的文稿、文本和版本。
稿本包括草稿、定稿、手稿，草图、原图、底图、蓝图，正本、副本，原版，试行本、修订本、影印本、各种文字本等。 2.文种。
档案著录条目 (三) 密级与保管期限
1.密级。
2.保管期限。它指根据档案价值确定的档案应该保存的时间。
档案著录条目
（四）时间项
时间项视不同的著录对象分为文件形成时间、卷内文件起止时间等。
档案著录条目 (五)载体形态项
1.载体类型。它分为甲骨、金石、简牍、缣帛、纸、唱片、胶片、胶卷、磁带、磁盘、光盘等。
2.数量及单位。
3.规格。它指档案载体的尺寸及型号等。
档案著录条目
（六）附注与提要项
1 .附注。它指档案中需要解释和补充的事项。
.－中间缺 3 页 ；
.－新疆区统计表因污渍大部分不清；
.－责任者根据笔迹考证
2.提要。它指对文件和案卷内容的简介。
档案著录条目 （七 ） 排检与编号项
它是目录排检和档案室 ( 馆 ) 业务注记项。
1.分类号。
2.档案馆代号。
3.档号。
4.电子文档号。
5.微缩号。
6.主题词和关键词。
四、著录用标识符
档案著录条目 图书在版编目(CIP)数据
秘书文档管理/陆予圻等编著.－上海：复旦大学出版社，2005.8（新编秘书学教材系列）
ISBN 978-7-309-04615-1
I.秘书„ II.陆„ III.文书档案-档案管理-教材 IV.C275.2
标识符号是表示不同著录项目和著录含义的标志。
标识符号分为著录项目标识符和著录内容识别符两种。
著录项目标识符
注在每个著录项目之前的标识符号
1 . .－ 各大项
置于下列各著录项目之前：稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项。
2 = 置于并列题名之前。
天津市污染气象要素的研究 =Research of the Pollution Meteorological Element in Tian jin
3.： 置于下列各著录小项之前：副题名及说明题名文字、文件编号、文种、保管期限、数量及单位、规格。
国家机关公文格式:中华人民共和国国家标准
4./ 置于第一个责任者之前。
5.； 置于多个文件编号之间、多个责任者之间。
6.,
置于相同职责、身份省略时的责任者之间或同一责任者的不同职责、身份之间。
如：
如：
/ 徐吕林 ( 编剧,导演 )；舒适,项坤,上宫云珠 (主演)； 陈哥辛( 作曲 ) 7.+
置于每一个附件之前。
档案著录条目 著录内容识别符
表示对著录项目中需要解释、补充说明、考证、存疑、缺字、起止连接事项等含义的符号。
1.[] 置于下列著录内容的两端:自拟著录内容、文件编号中的年度、责任者省略时的“等”字。
“通知 [共青团中央关于纪念一 .二九的通知]”
/国家计委[ 等 ]
2.() 置于下列著录内容的两端:责任者所属机构名称、责任者的真实姓名、责任者的职责或身份、外国责任者的国别及姓名原文、中国责任者的时代,历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵目代日转化后的公元纪年。
“/ 陈毅 ( 外交部长 )”
/（清）李鸿章
/ 茅盾 ( 沈雁冰 )
3.?
用于不能确定的著录内容,一般与 “[]” 号配合使用。
“/[ 张治中 ?]”
4.－
用于下列著录内容之间:日期起止、档号、电子文档号、微缩号各层次之间。
5.„
用于节略内容。
档案著录条目
6 .囗
用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一个数字。未考证出来的责任者及难以计数的残缺文字用三个“囗” 号。
.-1945口口口口[19450815]
/ 口口口
.－口口口口口口口口
五、著录条目格式
著录条目格式,也称著录格式,指著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。
( 一 ) 著录条目格式的类型
1.段落符号式条目格式
分类号
档案馆代号
档号
电子文档号
微缩号
正题名=并列题名:副题名及说明题名文字:文件编号 / 责任者 + 附件 .一稿本:文种.一密级:保管期限.一时间.一载体类型:数量及单位:规格.一附注
提要
主题词或关键词
段落符号式条目格式将著录项目划分为四个段落。
著录卡片示例见下图。
档案著录条目 2.表格式条目格式
当实际工作需要使用表格式条目时,其著录项目应与段落符号式条目格式相同,其排列顺序可参照段落符号式条目格式。
作业：
1、某校档案室有关教育改革专题的档案50件，利用者在查找有关教改专题档案过程中，查出40件，阅读后认为其中30件是相关的，10件是不相关的，这一检索过程的检全率和漏检率，检准率和误检率分别是多少？
1、检全率：30/50 ╳ 100%=60%
漏检率：20/50 ╳ 100%=40%
检准率：30/40 ╳ 100%=75%
误检率：10/40 ╳ 100%=25%
2、写出下面著录条目中1－16项目名称
D193（1）
04267（2）
2－17－18－28（3）
32－46（4）
吉林省人委、吉林省军区关于协助测量部队进行国防测量的联合通知（5）：吉办丹字[1961]44号（6）/吉林省人委；吉林省军区（7）＋国防测量业务要求协助事项（8）.－正本（9）：通知（10）.－秘密（11）：永久（12）.－19610209（13）.－2页（14）：16开（15）
国防测量 地形志貌（16）
六、著录用文字和著录信息源-
七、著录项目细则
( 一 ) 题名与责任说明项 1.题名 (1) 正题名
①符合规范的正题名,照原文著录。
②单份文件没有题名,依据其内容拟写题名,并加“[]”号。例如 :“[金川设立办事大臣管理地方事务事 ]” 。
③当单份文件题名不能揭示文件内容时,原题名照录,并根据其内容另拟题名附后,外加“[]” 号。例如 :“通知 [共青团中央关于纪念一 .二九的通知]” 。
④当单份文件的题名过于冗长时,在不丢失重要信息和损伤原意的情况下,可删去冗余部分, 被节略的内容用 “„” 号表示。
⑤当案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长时,一般应重新拟写案卷题名,将原题名修改好后再著录。
(2) 并列题名
必要时,并列题名与正题名一并著录。并列题名前加“=”号。
例如:天津市污染气象要素的研究 =Research of the Pollution Meteorological Element in Tian jin” 。
(3) 副题名及说明题名文字
副题名一般参照原文著录。当正题名能够反映档案内容时,副题名不必著录。必要时,说明题名文字照原文著录。副题名、说明题名文字前加 “：” 号。
2.文件编号
(l) 文件编号除了年度用 “[]” 号外 ,其余照原文字符号抄录,其前加 “:”号。例如：“：中发[1980]16号”、“:GB/T13968-92” 。
(2) 联合发文或档案上有多种文件编号时,一般只著录一个文件编号。立档单位的文件编号必须著录。若著录多个文件编号,中间用 “；” 号隔开。
3.责任者
例如:“/国家计委；国家科委；国家档案局”
“/国家计委[ 等 ] (l) 责任者只有一个时,照原文著录,其前加 “/” 号。
(2) 责任者有多个时,须著录列居首位的责任者,其余视需要著录。立档单位本身是责任者的,必须著录。被省略的责任者用 “[ 等 ]” 表示。第一个责任者之前加 “/” 号,责任者之间以 “；” 号相隔。
“ :/ 徐吕林 ( 编剧,导演 )；舒适,项坤,上宫云珠 (主演)； 陈哥辛( 作曲 )”
多个责任者具有同一职责或身份又必须著录时,可将职责或身份置于最末一个责任者后 的 “()” 号中,责任者之间以 “,” 号相隔。
同一责任者有多个职责或身份又必须著录时,可将多个职责或身份置于责任者后的 “( )”号中,职责或身份之间可以 “,” 号相隔。
(3) 机关团体责任者
①必须著录全称或者不发生误解的通用简称。
例如 :“/ 中国共产党中央委员会” 或 “/中共中央”；“/ 中华人民共和国外交部”或 “/ 外交部 ”。
②历代政权机关团体责任者,著录时其前冠以朝代或政权名称,并加 “()” 。
例如 : “/ ( 清 ) 内阁”、“/( 民国 )外交部 ” 。
(4) 个人责任者
①个人责任者一般只著录姓名,必要时在姓名后著录职务、职称或其他职责,并加 “()” 号。
例如 :“/ 陈毅 ( 外交部长 )” 。
②文件所署个人责任者有多种职务时,只著录与形成文件相应的职务。
例如 :“毛泽东 ( 中共中央主席 )”。
③清代及其以前的个人责任者应冠以朝代名称 , 并加 “()” 号。
例如 : “/（清）李鸿章”。
④少数民族个人责任者的称谓,不同民族有差异,应依照该民族的署名习惯著录。
⑤外国责任者,姓名前应著录各历史时期易于识别的国名简称,其后著录统一的中文姓氏译名。必要时著录姓氏原文和名的缩写。国别、姓氏原文和名的缩写均加 “()” 。
例 如 :“( 美 ) 爱因斯坦 (Einstein,A.)”
(5) 文件所署责任者为别名、笔名时,均照原文著录,但应将其真实名称附后,并加 “()” 号。
例如 : “/ 茅盾 ( 沈雁冰 )” 。
(6) 未署责任者的文件,应著录根据其内容、形式特征考证出的责任者,并加 “[]”号，考证无结果时,以三个 “口”代之。
例如 :“/ 口口口”。
(7) 文件责任者不完整时,应照原文著录,将考证出的完整责任者附后,并加 “[]”号。
例如 :“周 [ 周恩来 ]” 。
(8) 文件责任者有误,仍照原文著录,但应考证出真实责任者附后,并加 “[]” 号。
例如 :“/ 王国央 [王国英 ]” 。
(9) 考证出的责任者根据不足时,应在其后加 “?” 号,一并著录于“[]”内。
例如 :“/[ 张治中 ?]”。 4.附件
(l) 只著录附件题名,其前面冠 “+” 号。
(2) 文件正文后有多个附件时,应当逐一著录各附件题名,各附件题名前冠以 “+” 号。若附件题名过长,也可节略,其被节略内容用 “ „ ” 表示。自拟附件题名外加 “[ ]”
号。
档案著录条目
(3) 若附件题名具有独立检索意义，亦可另行著录条目，但应在附注项中加以说明。
