华娱卫视财务部工作流程指引
一、部门各项费用的预算控制工作之开展
1、关于OPEX（“营运支出申请表“（参见附件1））与“付款申请表（参见附件2）“的用途
OPEX（“营运支出申请表”）表示在未来一段时间内，需要就某个事项或是某种需要而发生有关费用的申请。它代表一个事先的告知与批准。在OPEX得到适当批准后，就表示管理层业已同意OPEX所申请的事情或事项。
在OPEX得到批准后，相关部门就可以就该事项去与供应商商谈有关细节，包括草擬合同(需注意合同簽程的相關規訂)，支付款项的具体情况，送货与验货等。
“付款申请表”表示某具体金额的款项需要由公司向外界支付。在这个环节就需要审批付款申请，开具支票及支付款项。
用通俗语的话来说，OPEX表示告诉大家，我需要占用公司的某资源，而付款申请表示我要将该公司的资源拿出去。
2、在理解了OPEX与付款申请的具体情况后，我们将谈谈有关流程：
一般来说，OPEX一般有以下几种方式的申请
1) 按内容申请：例如，公司的房租、物业管理费用、网线租赁费用、公司花卉租赁费用、车辆月租费等。这些属于一个固定项目，且在可预见的未来一段时间内（一年、半年或是一个季度），都是稳定及可以估计的，故建议一次性申请。
2) 按項目申請：关于某一具体活动，或是节目版权的购买等这种，属于某一个特定的项目的，则需要按项目来申请。例如市场部门的“战神”的地面推广活动、策划部门的某个晚会等，属于一个专门的项目，故需要一次性申请这个项目的营运支出。
3) 按时期来申请。如果该费用并不合适按项目来申请，例如金额不稳定或是某些金额在未发生前不能确定，需要进行估计的，则可以考虑按时期来申请。例如公司日常饮用水、公司水电费、员工工资及连带费用、租赁车辆所产生的路桥费油费及司机加班费等，则可以采用预先估计一个合理的使用量，按一个时间（一个季度、半年或是一年），来进行申请。
4) 制作费用的申请。因为制作部门所涉及的费用项目非常多，故一般建议制作部门按各节目在一季度内所拍摄的集数之总合来申请。
应该说，营运支出的申请以这几种为主，当然也不排除例外情况，财务部门会根据具体情况，对例外的情况给予建议。如有任何疑問，請與財務總監或財務經理咨詢。
1 5) 关于付款申请，如果是分批付款或是按月付款，请按每批和每月所支付的实际金额进行申请。但是在香港，对方公司出具的Invoice或是Debit Note被视为等同于付款申请表，各部门可以在上面盖上公司付款流程所需要的印章，申请付款。
3、在了解了OPEX和付款申请的有关流程后，我们将来谈谈有关预算控制。
1）、财务部门已经将业经董事会批准的05年度各部门预算发给大家，为了配合管理层和各部门领导的管理需要，也为了加强财务的监控功能，现在需要各部门助理配合我们进行预算的使用情况跟进工作。 2）具体的方式可以有以下几种：
A、可以使用CETV现有的“营运支出控制表”（参见附件3）由部门助理进行更新。 B、制作部门采用“Control Sheet“（参见附件4） 的方式。
C、各部门也可以使用自行设计的表格，只要能够相应的预算控制的要求就可以。（可将人力资源部的“员工成本跟进表”作为一个例子）.3）部门助理将有关营运支出申请表或付款申请表交来财务之前，请先更新预算的使用情况，并将更新后的有关表格作为营运支出或是付款申请的附件。 A、所有营运支出均需按审批权限取得适当的批准。
B、申请部门的管理员审核申请，以决定是否有足够预算结余支持该项申请。如预算结余不足，申请部门需要递交支持申请的文件，根据审批权限获得追加预算的批准。 C、预算审核后，如所需採購的物品或服務的估算金額在等值HKD4,000以上，需提供2家报价；等值HKD10,000或以上的,需提供3家以上的报价。报价单之比较及预算余额之审查均需详细记录在营运支出申请表上。如在获取足够报价上遇有困难, 其原因及理由亦应详列于营运支出申请表上。 流程图如下: (i) OPEX
申请人填寫《营运支出申请表》并提供相關资料如預算明細、報價單或control sheet等——》部门主管审核——》财务複核——》管理层审批（包括TOM及更高层的管理层审批）——》申請人才可以對外落實採購物品或服務或費用支出（注意：如需對外以公司名義簽訂任何帶法律效力的文件，均需進行“終結報告”簽程手績）
(ii) 預支款或報銷
申请人填寫《付款申請表》并提供相關资料—收款人或企事業單位名稱(例如，由收款
2 人出據附有公章的收款路徑)、已批准的需求申請(例如，出差申請表、預算明細)、發票或有效稅票(如屬匯總發票，即供應商需提供供貨清單)(報銷時必需提供)、收貨單(如屬物品採購)、合同及終結報告或採購單及報價單、已批准opex及control sheet等支持文件——》部门主管审核——》财务複核——》管理层审批（包括TOM及更高层的管理层审批）——》財務開據轉帳支票支付
注意：除特殊情況外，所有對公支出必須以轉帳支票支付。
二、各项财务表格的填写纲要（包括使用范围、填写的相关要求及注意事项）：
1、统一要求：各项表格都需要将内容事项、币种、金额填写清楚，附件或是票据齐备，收款人名称正确。各项报销表的票据粘贴整齐有序，如果有可能，请编号及在每张粘贴纸上写上小计金额。
2、“资本支出采购申请单”（参见附件5）和“营运支出申请表”，是各部门拟就某项目或内容，在某时间段内将会发生的固定资产采购费用、营运费用进行预先申请。
各申请部门在填写“资本支出采购申请单”和“营运支出申请表”时需要清楚列明申请之理由。由申请部门的部门助理审核预算的使用情况，在营运支出申请表上填写预算的使用情况或是用Control Sheet跟进预算的使用情况。如果发现没有足够的预算结余支持该项申请,则需要提醒部门负责人进行追加预算的申请。
申请部门需获得适当数目的供货商报价单。报价单之比较及预算余额之审查均需详细记录在申请表上。如在获取足够报价上遇有困难,其原因及理由亦应详列于申请表上。申请部门主管需审阅及审批所推荐供货商的理由。若提供最低价格的供货商未被采用，申请部门需加以解释并记录在案。
制作部门和活动策划部门在考虑各制作节目和活动策划所需费用时，需要考虑到聘请的临时主持人或是临时性工作人员所产生的个人所得税。其金额可以按一个大约的比例估计,也在有一个估计的劳务金额后，向财务部门咨询估计的个人所得税金额。
3、“固定资产清理/转移申请表”（参见附件6）用于各部门申请将公司的固定资产进行报废或转卖时所需要填写的表格；
4、“付款申请表”，用于申请向供应商或是收款人支付某一固定金额的款项。 申请部门应填写付款申请单幷在提交与财务部作付款安排前由有关人仕按审批权限审 3 批。付款申请表应详列付款细节及付款理由。
若收款人姓名有别于发票上所示之名字时，应从供货商处取得书面确认幷将之提交往财务部。当付款方式为银行汇票或电汇时，收款人之姓名及其银行帐户号码、货币等资料应获供货商之书面确认。
申请部门应在提交至财务部作付款安排前核实供货商发票/付款通知书/付款申请单与已获审批之营运支出/固定资产采购申请单及相关之采购单、收货单及送货单上之资料。
发票付款的有关要求与流程与付款申请单之和要求与流程一致。发票连同支持文件，包括收货单，送货单及采购单副本需送至财务部按付款管理制度安排付款。
在申请付款时应最少准备以下文件(如适用/如有)：业经审批的营运支出申请或是固定资产采购申请单、采购单、收货单、验货单、供货商送货单、供货商发票。
礼品制作及印刷品制作、文具采购、名片印刷、磁带购买，公司饮用水购买等属于公司采购性质的付款申请或是发票付款申请，均需要采购申请文件、收货文件、验货文件和发票齐全。部门需要指定专人在验收单上签名以示所接收的货物/服务达到要求标准。
快递费的报销或是付款申请，请将发票和托运收据同时作为附件，要求托运收据的金额与发票的金额一致。
节目部门的购片款的支付：需要支付某笔购片款项时，节目部门需要向财务部门递交业经审批完毕的Invoice。在签署完终结报告和购片合同后，节目部门需要及时给相应的文件备份给财务部门。财务部门会在确保已有业经适合审批的“营运支出申请表”和终结报告和已签署完毕的合同后，安排款项的支付。
关于租车的款项的支付，除需要以支持付款的“营运支出申请表”外，尚需要准备以下文件以确保租车业务的真实性及准确性：公司内部关于租车的申请表、向租车公司发出的租车确认书，已使用该次租车服务的确认文件（可以是使用人的签名，也可以是业经公司人员签名的租车公司的派车单）、租车公司出具的发票。
5、應酬開支費申請表（参见附件7）：应酬费中的餐费及赠送礼物,单笔超过3000元的,需要事先向管理层申请,得到批准后方可发生(如屬緊急情況, 可先取得台長的口頭批准, 後補書面批准)；除餐费及赠送礼物外的其它应酬项目,无论金额大小,均需要事先向管理层申请并签署应酬开支费申请表,得到批准后方可发生。
上述两种情况,在报销时均需要一并提交业经批准的\"业务应酬费申请表\".
6、“收货单”（参见附件8）：用于填写公司所购物品的收货及验收情况，包括市场部门所订购的各项消耗品、礼品、公司的文具、名片、磁带等各项公司采购物品；
各项非公共事务部门所进行的采购,其所采购的物品的质量由申请部门进行验收,由公共事务部进行数量的验收,在验收完毕后,由申请部门和公共事务部门的验收人员分别在收货单上进行确认。
公共事务部门提出的采购申请，由公共事务部门对所采购的物品质量进行验收，由其它后勤部门（如人力资源部或财务部门）对数量进行验收。在验收完毕后,由公共事务部门和其它后勤部门的验收人员分别在收货单上进行确认。
7、本地费用报销表（参见附件9）：用于公司员工的报销，用于报销日常费用，主要包括加班餐费，的士费，手机话费，交际费和邮寄费用等；本地报销费用表的填写及申请应该不迟于应报销费用发生后的十五個工作天。如果有延迟，需要加以额外的说明并得到管理层的批准。交际应酬费用应该得到事先的批准，任何人不应该自已批准自己的交际应酬费。加班超过一定的时间，可以得到一个不低于某一金额的餐费报销和车费报销，具体可以参见人力资源部门的本地报销政策。
8、差旅费用报销表（参见附件10）：用于报销因公出差而产生的各项差旅费用。如果有出省的差旅费用，需要事先得到管理层的批准，大家可以填写“出差申请表”得到适当的批准后，在报销时将有关的出差申请作为附件。如果该出差事先有借款，请将借款单的复印件也作为报销单时的附件。
如果在出差费用中有由公司直接支付的款项，主要指由旅行社代定的机票、火车票等交通费用或是酒店住宿费用，也需要在出差费用报销表中加以列示以便统计，并在表格的下方将之减除，以清楚列示出非公司直接支付部分的报销款项。且这部分由旅行社会代定，由公司直接支付的交通费或是酒店费用，需要在报销时提供原始票据，如火车票、机票、或是酒店住宿清单。
差旅费报销表要求按时间顺序进行明细项目的填写，票据粘贴也要求按时间顺序进行粘贴。結束出差後10個工作天內，出差人需要填写该表并向财务部门进行报销。
9、项目（节目）款报销表（参见附件11）：用于各部门针对于某项目或某节目的报销表格。该表格将直接支付给供应商和直接支付给员工的借款进行了分别列示，大家可以按各
5 节目或项目的不同内容和具体情况进行分别列示。项目（节目）款报销表要求按报销内容进行分类填写，在报销表上列明公司直接向供应商支付的款项和申请人预借款项。票据的粘贴也要求按款项内容分别粘贴。
关于劳务费用的发生，请各部门统一使用“劳务发放签收表”（参见附件12） 并在发放的时候向领取劳务的人员索要身份证或是护照的复印件，并将其证件的复印件作为报销劳务款项时的必需之附件。
注意事项：以上表格均按不同公司有进行区分，分别适用于佳佳影视文化传播、CETVSZ和CETVHK，请大家在使用的时候注意进行区分。
三、報銷期限要求
1、所有預支款必須於五週內進行報銷。
2、費用報銷期限
- 出差結束後10個工作天；
- 其他於費用報銷需於發生後十五個工作天。
3、公司保留對晚於該期限的報銷人員進行處分及或扣除包括但不限於工資/獎金/佣金/補貼的權利。
四、财务部门的工作指引
1、各个部门将要付款申请单于周一至周四下午两点至四点（緊急單據除外）递交至财务部，并登记在“文件登记表”（参见附件13）中。
2、财务部拟每周进行一次报销单的审核，包括本地费用报销表，差旅费报销表。完成审核后，财务部将统一交给管理层签批。管理层签批后将统一交回财务部门。每月财务部门会将本月内审批完毕的报销表进行汇总，安排一次报销款项给员工。
3、营运支出申请表和付款申请表由使用部门提出申请，部门负责人签批審核后，均需要先交来财务部门进行複核，在财务部门複核完毕后，再交由管理层审批。财务部门在5个工作日内，对各部门交来的营运申请和付款申请进行複核。如果不合适的申请，财务部门将退回给申請部门进行修改或补充。合适的申请，将统一交给管理层进行审批。管理层审批完毕后，将统一交回财务部门處理。
4、对业经审批完毕的营运支出申请表，财务部门会通知申请部门来领取。对业经审批完毕的付款申请或是INVOICE，财务部门将安排有关款项的支付。对业经CETV管理层审批完毕，但按LOA尚需要TOM及和黄审批的营运支出申请和付款申请，财务部门会跟进有关上报审批的工作。
5、关于审批完毕的付款申请，财务部应被给与充份时间去处理。 除在不能预计/控制之紧急情况外，一般之付款过程大约需时十个工作天。
6、有关营运支出申请和付款申请（发票付款申请）的现行审批权限（参见有关表格）。
7、有关支票及电汇单的目前签署权限（参见有关表格），变更后的签署权限（参见有关表格）
8、财务部门将对按流程处理完毕的各单据进行收发登记（“文件登记表”参见附件13），烦请各部门助理进行签收。
附件1-营运支出申请表Operating Expend
