第八次华北地区档案学会学术研讨会论文
论企业科技档案服务与创新
摘要：文章对企业科技档案定义进行了阐述，解释了科技档案工作的来源以及重要性；探讨了企业科技档案的现状；从科技档案服务理论概述入手，对科技档案工作的原则、科技档案工作的服务模式以及科技档案工作的创新进行了论述。
关键词：企业；科技档案管理；创新内容和方法；服务模式
中图分类号：G275.9文献标识码：A
科技档案是档案中的一大门类，是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的，对国家和社会具有保存价值的，应当归档保存的科技文件材料。科技档案不仅具有保存一个企事业单位科技活动传承发展不可或缺的知识和记忆功能，
[1]还具有其他竞争情报源无法替代的、独具特色的竞争情报功能。科技档案资源对太钢这样
的科技创新型企业而言，其竞争情报功能尤为突出。对科技档案资源的有效开发利用，还有助于太钢了解企业外部环境变化和经济社会发展形势，也有助于企业了解环境大势，确立企业发展新方向，确定产品或服务创新的新思路。
国务院颁布的《关于加强技术创新 加速科技产业化》的决定中，将科技创新定义为：“以市场为导向，将科技潜力转化为技术优势的创新活动，包括从新思想的产生到技术开发、产品研制、生产经营管理、市场营销和服务的全过程。”企业是市场竞争的主体，科技创新是提高企业核心竞争力的关键要素，更是企业做大、做强，保持可持续发展的根本动力。因此，企业要在市场竞争中求得生存和发展，就必须加强科技创新，通过持续不断的科技创新，企业在竞争中才能立于不败之地，才能谋求到新的发展机遇。企业在增强自身实力，实施科技创新的过程中，形成了大量的科技档案，这些科技档案是企业从事科技创新的历史积累，是企业科技创新人员智慧的结晶，是企业具有重大价值的无形资产。反之，科技档案能在企业的科技和生产活动中发挥知识储备、依据凭证和情报功能。企业科技人员利用科技档案，能使企业科技创新活动避免重复研究、提高研究效率，进一步加速科技创新，从而促进企业发展并提高经济效益。总之，科技档案是企业科技创新的智慧结晶，在企业科技创新中发挥着巨大作用；而企业科技创新是科技档案的内容来源，科技档案是随着科技创新活动的发展而逐渐形成、积累起来的。
但是目前科技档案还达不到为企业创造经济效益的程度，我们究其原因进行探讨。
一、目前企业科技档案工作中的不和谐因素及存在原因
（一）、科技企业档案工作中现有的标准制度与实际情况不适应
现在我们科技档案管理仍然还在沿用过去制定的一些法规、规章、标准，部分已不适合现代企业发展的要求，特别是最近几年企业科技信息改革的步伐很大，科技档案工作还按照过去的方法进行，存在依据标准和实际工作的不和谐。例如有一些企业对文件材料的收集，基本还是按照过去制定的范围，现在企业的活动范围不断扩大，形成的文件种类不断增加，但是，档案部门没有跟上企业改革发展的步伐，且缺乏有力的措施和方法，使一些非常重要的档案没有归档。
（二）企业科技档案工作与企业的发展不同步
企业科技档案必须适应信息化要求，把电子文件妥善保管起来。目前的大型企业，信息化建设程度很高，但是企业科技档案工作的信息化建设远远落后于企业的信息化水平，没有将信息分别录入OA系统、TMIS系统、局域网系统、门户网站上等，没有一个完整的电子档案管理系统，非常不利于科技档案的管理和开发利用。
（三）科技档案人员配备与实际工作的需要的不相称
科技档案人员的配备不同程度地受企业定员的制约而没有配备适当的专业人员，很多只是由其他工作人员兼职，科技档案管理人员事务多、头绪杂，对科技档案业务知识的系统学习、掌握不够，因此，科技档案工作人员的业务素质较低，不利于档案工作的发展。
二、信息时代科技档案管理工作的原则
我国档案工作在长期的实践过程中，逐步地形成和确定了基本原则，这个基本原则是：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用”。科技档案管理工作的原则在信息时代的基本思想包括三个方面：
（一）安全性原则
虚拟档案馆不同于纸质的实体档案馆，这些虚拟档案的存储位置不定，但是依然归属档案管理控制下。这些虚拟档案的检索、传递以及利用，可以方便地通过网络来实现，为此，信息化背景下的档案管理需要按照网络化的规则进行操作。
（二）标准化
档案信息的数字化如果沿用传统的档案著录方式就会极大地降低效率及准确性。为此，需要采用统一的计算机软件、统一的数据格式进行档案的标准化建设。
1、档案管理一体化
档案馆作为档案资源的中心枢纽，对于每一份档案要进行登录、控制、分发直到归档，档案管理人员在以上环节中要全程跟踪管理及在线服务。
2、档案工作程序化
档案中每一份文件的产生都是相关的用户按照规定的流程进行著录的，最终进入归档平台，从而构成程序化的档案工作流程。
（三）开放性
档案管理开放性的原则就是继承“档案开放原则”的人权思想以及人本理念，从而确保所有公民均可以获取数字化的档案信息。
三、科技档案工作的服务模式
科技档案工作的服务性是档案工作的基本属性之一，是档案工作赖以生存和发展的基本原因。科技档案工作者要确保服务获得效益，并做到既搞好服务，又维护档案的完整与安全，为构建和谐企业服务。科技档案工作的服务模式包括以下四个方面：
（一）前端服务
科技档案基础工作的源头就是收集。档案的形成过程即各种形态的具体档案，从被制作出来到被作为档案正式保存并发挥档案作用的过程。所以要使档案收集的齐全完整，为利用工作创造好条件，就必须在档案的形成过程中做好前端服务工作。
（二）过程服务
科技档案工作的过程服务是一项重要的工作，过程服务重在过程管理，是科技档案工作者融入企业的各个生产经营管理的全过程进行档案管理，是一种主动服务。企业科技档案工作的基本原则是：集中统一管理企业科技档案、维护科技档案的完整与安全、便于各方面对科技档案的利用。满足对科技档案的需要，是科技档案工作的根本目的。这就要求我们科技档案工作者必须从齐全完整、安全、满足利用上下功夫，过程服务正是围绕基本原则开展工作的有效途径。过程服务是维护科技档案的完整与安全的手段，没有科技档案的完整与安全就不可能有科技档案的方便利用。
（三）实体服务
科技档案的实体服务，就是根据需求和库藏科技档案的实际情况提供科技档案实体借阅利用，这是每一个科技档案工作者必须掌握的基本技能，也是一项基础工作。
（四）开发利用服务
科技档案只有通过利用才能体现价值，科技档案的开发利用始终的科技档案工作的重点，但是，科技档案的开发利用工作在目前来看是一个薄弱环节。
四、科技档案工作的创新
通过对信息时代背景下的企业科技档案管理现状、原则与服务模式的全面分析，可以更好地发现科技档案工作的薄弱环节，由此我们提出了以下创新理念：
（一）理念创新
创新科技档案工作，要求我们解放思想、转变观念、统一思想，树立正确的、全新的档案服务意识，树立档案工作为企业服务的观点。用新的服务方式去取代过去的传统的服务方式，变要我服务为我要服务，变被动服务为主动服务。为本单位的生产经营管理工作提供全方位、多层次、高水平的服务。
（二）服务创新
科技档案工作服务与创新，关键在于服务人才的优化。随着科技档案工作的内容、主题、手段和方法的变化，科技档案工作领域的拓展，科技档案工作人员角色和职能也将从传统的科技档案实体的保管者转为科技档案信息的管理者、科技档案信息产品的生产者、科技档案信息利用的咨询者、科技档案信息的提供者和传播者、科技档案信息知识的教育者。这就要求科技档案工作者大兴学习之风，利用周围一切可以利用的条件，多途径、多渠道地自我学习和提高，形成一支复合型的科技档案干部队伍。
（三）模式创新
要树立效益观，转变过去科技档案工作只讲投入，不讲产出，不求效益的观念，科技档案管理人员要优化库藏，把好接收，征集关口，实现科技档案的经济和社会价值；要运用各种先进的技术和手段，最大限度地开发科技档案信息资源，满足企业各种需要；要加强科技档案咨询服务，科技档案利用服务职能的建设，为不断发展的企业需求提供优质服务。如，建立企业级科技档案信息中心，将档案、图书、情报、标准、技术图纸过程管理一体化管理，即在原有图书、档案、情报、标准化、生产技术管理等机构的基础上设立的统一的信息管理
[2]实体机构。这种组织形式便于建立计算机管理系统，实行现代化管理，同时也有利于实现对信息资源的联合开发利用，促进企业的发展。利用现代计算机、网络技术提供远程服务。企业科技档案管理部门应抓住时机积极开展数字化科技档案馆建设，在信息网络建设过程中增强紧迫感，把网络建设作为实现科技档案管理现代化的一项重要任务纳入到日常工作中去。
（四）制度创新
统一制度和规范非常重要，与管理模式配套，科技档案管理制度必须进行整合，要涵盖企业所有管理职能的内容和程序，实施科技档案管理业务流程再造，既简化流程又严格规范执行程序，引入考核监督机制，并保证有经济责任制考核的措施，强化制度的可操作性和执行力。企业科技档案管理职能主要有：要保管科技档案，作为企业科技档案信息的利用中心，向各方面提供服务；负责本企业科技档案的收集、整理、鉴定、保管和统计工作；编研科技档案信息，开发科技档案信息资源；宣传教育等职能。制度创新要就是要对科技档案工作的各个环节制定工作流程，实施节点考核制度，保证档案管理职能的发挥。
（五）管理创新
科技档案管理创新，包含管理业务工作创新和服务机制的创新，要简化繁琐的科技档案事务管理，解放劳动力，主体工作以科技档案开发利用服务为宗旨。变过去的单一的科技档案借查阅服务为时间、空间全方位的立体服务。采取科技档案信息网上查询、现行文件的网上自由传输等服务方式，真正实现科技档案服务方式由实体型向信息型转变。
（六）技术创新
随着企业现代化水平的不断提高，办公自动化、局域网的建立、TMIS系统的普遍使用，电子文件大量产生，科技档案信息资源越来越丰富，给科技档案工作带来了前所未有的机遇和挑战。数字科技档案馆的建设呼之欲出，它是利用电子网络远程获取科技档案文件信息的一种方式，它不是一种物理存在的实体，只是利用网络技术，将分布于不同科技档案机构的数字化科技档案信息资源，以网络化方式加以互相连接，提供及时利用，实现科技档案信息
[3]资源共享，实质是形成一个有序的信息空间和资源共享的信息环境。从而使科技档案资源
的收集到提供利用都在全新的高技术环境下高效地完成，真正使科技档案工作与企业的各项工作融合在一起，发挥它应有的作用。
总之，科技档案工作的服务与创新是一个永恒的主题，我们要通过服务与创新，提高档案工作者的综合素质，提高挡案工作的管理水平和服务质量，使企业档案工作与企业的建设、生产、经营、管理等各项工作和谐同步地发展，同时为企业的进一步发展提供服务，为企业创造经济效益、增强企业的竞争力，为建设和谐企业、和谐社会做出贡献。
参考文献：
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[2]李菊芳.论科技档案在企业科技创新中的作用[J]．机电兵船档案，2009，(2)：12-13．
[3]毛羽丰.超媒体技术在档案管理中的实现[J]．机电兵船档案，2011，(5)：55-57．
