铁路建设项目合同管理创新体系探讨
摘要：铁路建设项目合同管理在铁路工程管理中占有举足轻重的地位。本文通过对铁路建设项目合同管理现状及其存在问题的总结和分析，指出铁路建设项目合同管理需从组织层面和制度层面来完善，并尝试构建了铁路建设项目合同管理的组织体系和制度体系。 关键词：铁路建设项目，合同管理，创新体系
中国铁路建设史上规模最大的铁路建设正在展开，这也是中国铁路建设项目改革发展史中变化最复杂的时期，急需我们对铁路项目管理进行系统融合和提升。项目管理的核心是合同管理。合同是企业之间经营关系的纽带，合同的订立、履行及其管理的好坏，关系到企业的效益和社会信誉，而且关系到企业及建设项目未来的发展和存亡。随着铁路市场的不断开放，国际工程项目的建设也将更多。国际工程要按国际惯例办事，而国际惯例很重要的一点就是严格的合同管理。因而，在现阶段对铁路建设项目的合同管理进行探讨有十分重大的意义。
1.铁路建设项目合同管理现状及存在的问题
从1991年起，建设部和国家工商局相继联合颁发了《建设工程勘察设计合同示范文本》、《建设工程施工合同示范文本》和《工程建设监理合同示范文本》。同时《合同法》于1999年10月1日起开始实行，这大大地推动了我国建设工程合同管理更加规范地向前发展。铁道部也相继出台了相关合同管理规定，其中包括《铁路施工合同示范文本》、《铁路建设工程监理招标文件示范文本》等规范性文件，2005年铁道部修订发布了《铁路合同管理办法》。近年来，在以施工图设计为基础的单价合同管理中推行工程量清单、在总承包项目中推行总价合同，进一步强化了合同责任和风险承担，对投资控制起到了重要的推动作用，并逐渐构 建起一套依靠市场手段进行调节的行业管理体系。总之，铁路建设项目的合同管理日益规范化。
虽然我们国家出台了一系列的法规来强调要按合同来管理铁路建设项目、来规范合同的管理，但实际情况仍差强人意，合同管理水平与国际惯例要求相比还是相差较远，主要表现在以下几个方面：
（1）合同管理人员素质不高，法律意识淡薄
合同管理是一项专业性强、知识面宽，需要精通法律、法规，并有丰富实践经验的管理工作。许多人虽具有一定的专业知识，但缺少法律、管理方面的知识和经验。虽然企业对合同管理人员进行业务知识培训，但由于有些单位不注重保 持合同管理人员的相对稳定，合同管理人员变动过于频繁，使培训效果不佳。目前，合同管理人员的综合素质不高，尤其是法律素质低，已成为影响铁路项目合同管理水平提高的主要障碍之一。
（2）不注重资信审查
合同在签订前，对合同签订对方企业的性质、注册资金、资产、经营情况及信誉没有进行详尽考查，不索取对方当事人的有关资料（企业法人营业执照、授权委托书、资产负债情况、相关业绩、特许行业或特种商品的经营许可证、质量体系认证书、银行和税务部门出具的信用证书等）或对索取的资料审查不细，没有看营业执照是否经过工商年检，签订的合同是否超出其经营范围；对于委托代理人签订合同，没有索取授权委托书和委托代理人身份证明，审查其代理权限范围和期限，这些都给合同诈骗和虚假合同留下了可趁之机。
（3）基础性合同管理不到位
一是合同管理制度不落实。有的组织各部门分头签订合同，各自保管，互不通气，组织合同管理员不能全过程参与合同的签订、履行，无法审查合同的内容，合同管理工作流于形式，起不到预防损失的作用。二是缺乏对合同实施有效的监督控制。虽然制定了合同管理制度，但合同审批登记、合同存档台帐无单位负责人签字或盖章，有的甚至合同存件散失。三是合同报审报批制度不落实。虽然项目建设过程中建立了合同报审报批制度，但只停留在纸面上，该报审而未报审，报审报批制度难以落实。
（4）合同文本不规范，对合同相关资料存档的重视不够
一些合同的条款过于简单，缺少合同成立的主要条款，甚至连交货时间、交货地点、付款时间、违约责任及纠纷解决办法等十分重要的条款都没有，还有的合同条款约定的意思不明确，含糊不清。违约责任约定缺失或者无意义，容易纵容合同当事人违约，而且一旦发生违约或者纠纷时也不好补救和处理。争议解决条款没约定或约定失当，往往得不到法院认可和采信，失去了就地就近解决纠纷的诉讼便利。此外，有的单位没有按规定对合同文本及合同签订、履行过程中的凭证、单据、图纸、文件、电报、电传、通知等相关资料进行收集、整理、归档。由于司法实践中均以证据佐证的事实为依据，如果合同相关资料保管不善，就有可能在发生合同纠纷时，因为举证不力或空口无凭而陷入有理说不清的尴尬境地，使企业蒙受不应有的损失。
2.铁路建设项目合同管理创新体系的建立
通过上述对目前铁路建设项目合同管理现状及问题的总结和分析，笔者认为要加强并不断完善铁路建设项目的合同管理，应当从铁路项目的组织层面和制度层面来不断完善合同管理体系。
（1）合同管理的组织体系
合同管理的任务必须由一定的组织机构和人员来完成。要提高合同管理水平，必须使合同管理工作专门化和专业化，在项目组织中应设立专门的机构和人
员负责合同管理工作。
1）组织机构的设置
铁路建设项目要由上而下地建立和健全合同的管理机构，使合同管理覆盖每个层次，延伸到各个角落。要建立合同管理领导小组，合同管理领导小组组长一般由公司总经理担任，副组长由副总经理担任，成员由公司的三总师（总工程师、总会计师、总经济师）及各业务部门的负责人组成。职能部门中应设立计划合同部，设立合同经理（即计划合同部部长）、合同管理工程师、合同管理员，并具体定义合同管理人员的地位、职能，合同管理的工作流程、规章制度，确立合同与成本、工期、质量等管理子系统的界面，将合同管理融入项目管理全过程中。如果设有法律工作部门的，那么这个部门应当配合合同管理部门，起到法律咨询、合同评审、履约监督和组织仲裁、诉讼的作用。组织机构设置见图1所示。
图1组织机构设置图
2）组织人员的培养
人是组织中的重要元素，合同管理人员素质的高低，直接影响着合同管理的质量，因而组织成员的培养也是合同管理组织创新体系的重要内容。应加大合同管理人员的培养力度，努力提高合同管理人员的素质。
首先应重视选人和岗前培训。合同管理人员应选调素质高、学习能力强、知识面广、责任心强的人员，并经铁路企业组织的专业培训、考核合格后方可上岗。优先选聘具有丰富的项目管理经验、招投标经验和熟悉工程造价管理的工程技术人员。其次，应组织好在岗学习。根据企业和市场实际，组织合同管理人员在职学习。如布置学习任务，定期检查；进行短期培训；结合实际进行正反两个方面的事例分析总结；鼓励参加法律和经济管理专业的考试及相关的执业资格考试；同时进行职业道德教育。再次，应建立有效的交流渠道。创造同行交流渠道，引导同行交流以达到相互促进、相互学习的目的。最后应建立激励机制，建立、完善岗位竞争机制和奖惩机制，明确合同管理人员的责、权、利。
（2）合同管理的制度体系
建立制度的目的是为了维护一种秩序，使企业形成良好的运行机制。企业应就合同管理全过程的每个环节（包括合同的洽谈、草拟、评审、签订、下达、交底、学习、责任分解、履约跟踪、变更、中止、解除、终止等），建立和健全具体的可操作的制度，使合同管理有章可循。组织各层次也应有自己的合同管理制度。总之，必须形成一套完整的合同管理制度，以便合同管理机构和人员在合同管理过程中做到有章可寻，有法可依。合同管理制度应主要包括以下几个方面：
1）合同管理目标制度
合同管理目标制度是在合同管理活动中要达到一定的合同目标所形成的管理制度。通过制定合同管理目标可以在合同履行过程中经过周密计划，及时组织、指挥、督促和协调，力求使组织内部各部门、各环节相互配合，充分利用人、材、机具、方案、环境等有利因素，保证组织经营管理生产活动顺利进行，提高项目管理水平。
2）合同管理信息制度
在现代社会，信息是管理的基础，缺乏信息的管理是没有效率的管理。随着建设项目规模的扩大，合同涉及的内容、条款越来越复杂，仅仅依靠传统的管理方法和手段已无法满足现代合同管理的需要。因此，借助现代信息技术和信息管理方法为合同管理提供信息支持是合同管理工作发展的必然。应建立以计算机和互联网为核心的合同信息管理系统，实现信息共享（经济和技术秘密除外），随时掌握合同的签订、履约及纠纷情况，对建设项目合同形成真正的信息管理和动态管理。
3）合同管理责任制度
合同管理责任制度的建立有利于组织内部各部门之间的分工与协作，做到责任明确，逐级负责，落实到人。合同管理人员应负责将各种合同事件的责任分解落实到各工作小组或分包商，使他们对各自的工作范围、责任等有详细的了解。通过层层合同责任分解，层层合同责任落实到人，有利于调动各工程小组合同管理人员及合同履行中涉及的有关人员的积极性，促进合同管理工作正常开展，确保合同圆满完成。
4）合同审查批准及交底制度
由于建设项目合同涉及到法律、企业成本与计划、工程技术、财务管理等方面的问题，为了使合同在签订后合法有效、便于履行，就必须在签订前进行审查、批准的程序。审查主要是指在合同签订之前由各职能部门审查会签，再由企业合同主管部门或法律顾问室统一审查。批准主要是指由法人或法定代表人签置是否同意对外签订合同的意见。从最新的决策理论来说，群策群力，集思广益，充分征求各方的意见后所形成的决策是避免决策失误的最好方法。合同签订以后，合
同管理人员必须对各级项目管理人员和各工作小组负责人进行合同交底，组织大家学习合同，对合同的主要内容做出解释和说明，使大家熟悉合同中的主要内容、各种规定、管理程序，了解承包人的合同责任和工程范围。
5）合同统计考核及归档制度
合同统计考核制度是统计管理工作的重要组成部分。运用科学统计方法，通过对合同统计数据、表格的分析，可发现问题、找出差距和不足，不断总结经验，为企业的经营决策提供重要的理论数据。合同统计考核制度包括统计方法、统计范围、表格填报时间和规定等。当合同履行完毕后，还需对其进行存档，以便在审计时提供必要资料，同时也为以后的合同签订等工作提供档案资料。
6）合同管理检查奖惩及评审制度
铁路建设项目合同管理因其生产的“产品”的特殊性决定了合同管理具有许多特点，例如合同管理时间长；合同变更频繁、管理难度大；合同管理法律要求高、系统性强等特点。作为合同管理部门必须经常对合同的签订、履行情况等进行检查，发现问题及时研究处理。对在合同管理过程中执行的比较好的部门和人员应给予表扬和奖励。实行合同管理检查奖惩制度是保证合同管理工作顺利进行，维护项目利益，激发合同管理人员及相关人员积极性的重要措施。而建立合同管理评审制度可以不断地对合同管理工作进行持续改进，使之更加具有科学性、规范性、系统性、实用性。合同管理具有明显的经济效应和社会效应的特点，合同管理工作做得比较好的组织不但可以建立良好的社会信誉，而且可以明显提高项目的经济效益。
3.结论
铁路建设项目合同管理是铁路工程管理的一项非常重要的内容。在合同管理中，应建立完善的合同管理机构，加强对合同管理人员的培训，并建立健全的合同管理制度，转变思想观念。此外，要想使我国铁路建设项目的合同管理状况从根本上得到改善，还需要政府和业界人士的共同努力。政府部门要在深入调研的基础上，逐步完善有关法律法规，调整有关合同样本，以均衡各方的利益和风险，适应国际竞争的需要。同时，有关部门要加大执法力度，确保工程质量、工期和投资效益，提高合同履约率，维护合同各当事人的合法权益。只有这样才能提高我国铁路行业的整体素质和对外竞争力。
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